איך לשלוח מכתב למישהו חשוב?
ככלל, כנראה שתשלח מכתב לאדם חשוב מכיוון שאתה רוצה לשנות את דעתו לגבי משהו.
מכתב כתוב היטב יכול לשכנע מישהו לאמץ את נקודת המבט שלך או לתת לך את מה שאתה רוצה. אתה יכול לכתוב מכתב לנציגים הנבחרים, לנשיאי המכללה או האוניברסיטה, או לחברי הכמורה. כשכותבים מכתב למישהו חשוב, חשוב להשתמש בפורמט הנכון ולשמור על נימה מקצועית עקבית. תמכו בטיעונים שלכם בראיות והתייחסו לכל טיעוני-נגד חזקים. עליך תמיד לשמור עותק של המכתב לרישומיך ולבקש קבלה כאשר אתה שולח אותו בדואר.
שיטה 1 מתוך 3: כתיבת מכתב יעיל
- 1הסבירו מדוע אתם כותבים. עליך לזהות מדוע אתה כותב בפסקה הראשונה במכתבך. אם לא תעשה זאת באופן מיידי, הנמען עשוי להיות מבולבל ולהניח את המכתב שלך בצד. זכרו להגיע ישר לעניין.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "אני כותב כדי לבקש מכם להצביע 'לא' על קידוח המסמיך הצעת החוק בסנאט הקרובה ב בשמורת הטבע הלאומית הארקטי. אני מאמין הקידוח יגרום נזק חמור לסביבה."
- 2תמכו בטיעון שלכם. ככלל, כנראה שתשלח מכתב לאדם חשוב מכיוון שאתה רוצה לשנות את דעתו לגבי משהו. בהתאם לכך, עליך לתת להם סיבה לראות את הנושא כפי שאתה רואה אותו. זה יכול להיות שאתה צריך לעשות קצת מחקר.
- עיין בספרים או מאמרים לפי שמם. ציין עובדות, סטטיסטיקה או אנקדוטות התומכות בטיעון שלך. אם אתה מסתמך על התבוננות אישית, כלול פרטים מרכזיים - מי, מה, איפה מתי וכו '.
- אם יש לך יותר מסיבה אחת לעמדתך, פתח כל אחת מהן בפסקאות נפרדות. סוג זה של ארגון מקל על הקורא לעקוב אחריו.
- אם אינך כותב מכתב לוויכוח, פשוט כלול את עיקר המידע שאתה רוצה להעביר בגוף המכתב.
- 3הפנה את הקורא למידע תומך נוסף. זכור שאתה כותב מכתב ולא עבודת גמר. בהתאם לכך, ייתכן שתרצה לכוון את הקורא לכיוון היכן יוכלו למצוא טיעונים מפותחים יותר.
- לדוגמה, אתה יכול לכלול את הכתובת לאתר שבו הנמען יכול למצוא מידע נוסף.
- ניתן גם להזכיר את שמות הספרים או המאמרים בנושא.
- 4התייחס לטענות נגדיות. יעיל במיוחד להזכיר טיעוני נגד נפוצים ואז להפריך אותם. הזכר רק את טיעוני הנגד החזקים ביותר אך ספק סיבה מדוע הקורא לא צריך לתת לטיעונים אלה משקל רב מדי.
- לדוגמא, אתה יכול לטעון שטענה נגדית מבוססת על נתונים פגומים. אולי תכתוב משהו כמו: "תומכי קידוחים בארקטי טוענים שיש נפט בשפע מתחת לפני השטח. עם זאת, נתונים חדשים יותר הטילו ספק בטענות אלה."
- לחלופין, אתה יכול לטעון שטענה הנגדית טועה. לדוגמה, אתה יכול לכתוב, "שימור הקוטב הצפוני לא יביא לעלויות נפט גבוהות יותר. למעשה, בארות חדשות יותר בטקסס ובאוקלהומה יכולות להשלים את ההבדל."
אם כתבת את המכתב במשך מספר ימים, כלול רק את התאריך שסיימת את המכתב. - 5השתמש בטון מתאים. אתה מעביר מידע חשוב באמצעות טון. קשה להגדיר טון, אבל אתה שומע טון כשאנשים מדברים. מישהו יכול לומר, "זה משוגע" בנימה הומוריסטית או בזו המפחידה. טון קיים גם כשאנחנו כותבים. אתה רוצה לשמור על נימה מקצועית כשאתה פונה למישהו חשוב.
- הימנע משימוש בצירים, שהם מזדמנים מדי. כתוב "אני" במקום "אני".
- אל תשתמש בסלנג או בז'רגון. כתוב "הייתי מוטרד" במקום "התחרפנתי".
- היו מנומסים ומכבדים. לא להעליב מישהו או לקרוא לו בשמות. זה יכול להיות קשה, במיוחד אם אתה כותב מכתב כי אתה רוצה להתווכח.
- 6כתוב בקול הפעיל. המשפטים שלך צריכים להיות חזקים ככל האפשר. בהתאם, כתוב בקול הפעיל. משפטים פעילים הם ברורים יותר ובדרך כלל פשוטים יותר ממשפטים קוליים פסיביים. השווה בין הדברים הבאים:
- קול פסיבי: "הנושא הזה הוחלט כבר לפני עשר שנים." במשפט זה מישהו הכריע בנושא - אבל אתה לא יודע מי.
- קול פעיל: "הקונגרס הכריע בנושא זה לפני עשר שנים." עם משפט קול פעיל, אתה יודע בדיוק מי הנושא.
שיטה 2 מתוך 3: עריכת המכתב שלך
- 1עיין במכתב. לאחר שתקלידו טיוטה, עליכם לנסות לעבות את המכתב עד כמה שאפשר. פשט את כל המילים והמשפטים המיותרים. לפשט משפטים או רעיונות מסובכים, ולארגן מחדש את הפסקאות במידת הצורך.
- 2הגה את מכתבך. שגיאות הקלדה, מילים שהושמטו ושגיאות דקדוק מפחיתות את איכות המכתב שלך. בהתאם, אתה רוצה לעבור על המכתב שלך כדי לוודא שכתבת אותו במדויק.
- קרא את זה לאחור. התחל עם המשפט האחרון, ואז קרא את המשפט שלפניו. על ידי קריאה לאחור, לא תצפה את מה שהתכוונת לומר. במקום זאת, תתמקד במילים בדף.
- קרא את זה בקול רם. אולי תשמע טעות שעיניך יבריקו.
- אל תסמוך רק על בדיקת איות או בדיקת דקדוק. הרבה שגיאות חולפות על פני.
- 3בקש ממישהו אחר לקרוא את המכתב. טון כל כך חשוב שאתה צריך שאדם אחר יקרא את המכתב כדי לוודא שאתה לא גס, כועס או לא רשמי מדי. עם זאת, עליך גם לקרוא אותו ולשתף את רשמיהם לגבי התוכן:
- האם הם השתכנעו מהוויכוח שלך? האם הם נותרו לא משוכנעים?
- איזה מידע אחר יעזור לשכנע אותם?
- הגעתם למקצועיים ואמינים?
שיטה 3 מתוך 3: עיצוב ושליחת המכתב שלך
- 1הגדר את מסמך עיבוד התמלילים שלך. עליך להקליד את המכתב שלך, ועליך לבחור סגנון וגודל גופן הקוראים בנוחות לרוב האנשים. באופן כללי, Arial או Times New Roman 12 נקודות יעבדו.
- אם אתה יוצר מכתב לדוא"ל, אתה עדיין צריך להשתמש בגופן רגיל. הימנע מצבעים או מכל דבר שקשה לקרוא.
- קבעו גם שוליים באינץ 'מכל הצדדים.
כשכותבים מכתב למישהו חשוב, חשוב להשתמש בפורמט הנכון ולשמור על נימה מקצועית עקבית. - 2כלול את הכתובת שלך. עליך לכלול את הכתובת שלך, אך לא את שמך, בפינה השמאלית העליונה. השתמש בעיצוב חסום, אז אל תיכנס לכניסה. כל המידע אמור להתאים לשוליים השמאליים.
- אם אתה משתמש בנייר מכתבים, אינך צריך לכלול את הכתובת שלך.
- 3הוסף את התאריך. דלג למטה בשורה ואז כלול את התאריך שכתבת את המכתב. אם כתבת את המכתב במשך מספר ימים, כלול רק את התאריך שסיימת את המכתב. הקלד את התאריך לפי פורמט המדינה בה מקבל הנמען.
- בארה"ב, התאריך מופיע כדלקמן: "12 בפברואר 2017."
- במדינות אחרות, התאריך יופיע כך: "12 בפברואר 2017."
- 4כלול את פרטי הנמען. דלג על שורה נוספת והכלל את כתובת הנמען. עליך לכלול את שמם ואת הכתובת.
- זכור לשמור את המידע בשורה השמאלית.
- 5הכניס את ההצדעה שלך. זו הברכה שלך. הצדעות בדרך כלל זהות. אתה כותב "יקר" ואז השם ואחריו נקודתיים. לדוגמה, השתמש בפעולות הבאות:
- אם אתה יודע את שם המשפחה של הנמען, כתוב "מר ג'ונס היקר:"
- אם אתה יודע שהאישה נשואה, אתה יכול להשתמש ב"גברת ". כמו ב"גברת ג'ונסון היקרה: "
- אם האישה רווקה, או אם אינך יודע אם היא נשואה, כתוב "גב 'ג'ונסון היקרה:"
- אם אינך יודע אם האדם הוא גבר או אישה, אתה יכול לכתוב "אדוני היקר או גברת:"
- אם לאדם יש כותרת, אתה יכול להשתמש בכותרת: "סנטור יקר קולינס:" או "ד"ר סמית היקר:"
- 6ספר לנמען כיצד ליצור איתך קשר. לפני שתסיים את המכתב, עליך להודות למקבל על זמנו ולזהות כיצד הם יכולים להגיע אליך אם יש לו שאלות. ספקו את מספר הטלפון ואת כתובת הדוא"ל, אם אפשר.
- לדוגמא, אתה יכול לכתוב "תודה על זמנך. אני יודע שאתה עסוק מאוד, אבל אני מרגיש בלהט בנושא זה. אני שמח לענות על כל שאלה שיש לך. ניתן להגיע אלי בטלפון 555-5555 או בדוא"ל. בכתובת abczy122@gmail.com. "
- 7הכנס את הסגירה שלך. עליכם להביא את המכתב לסגירה. הקלד "בכבוד רב" ואז דלג למטה כמה שורות לפני שתקליד את שמך. תוכלו לחתום על המכתב ברווח שבין לבין.
- הקפידו לחתום על המכתב באמצעות עט לבד או עט אחר המייצר חתימה חלקה ורציפה.
אם אינך כותב מכתב לוויכוח, פשוט כלול את עיקר המידע שאתה רוצה להעביר בגוף המכתב. - 8שימו לב לכל המתחמים. אתה יכול לכלול חוברת, מאמר או מסמכים תומכים אחרים עם מכתבך. עליך להקליד "מארז:" או "מארזים:" ואז לתאר בקצרה מה כללת.
- לדוגמה, תוכל להקליד "2 מארזים: מאמר, מכתב." זה מציין שאתה כולל מאמר ומכתב נוסף עם המכתב שלך.
- באופן אידיאלי, היית צריך להזכיר את המתחם במקום אחר בגוף המכתב. אתה רוצה שהנמען יבין מיד מדוע הכללת אותם.
- 9הוסף את שמות הנמענים הנוספים. אתה יכול לשלוח עותקים של המכתב שלך לאנשים אחרים. עליך לציין זאת מתחת למארזים שלך. הקלד "cc:" מתחת למארזים. זה מייצג "עותק באדיבות".
- אתה יכול לכלול את שם האדם ותוארו, כגון "סמ"ק: ג'יימס רוברטס, עוזרו של נשיא האוניברסיטה."
- אם אתה שולח עותק ליותר מאדם אחד, יישר את שמות הנמענים האחרים מתחת לראשון. אינך צריך להוסיף עוד "cc".
- 10שלחו את המכתב בדואר. אם ברצונך לקבל אישור על קבלת המכתב, באפשרותך לשלוח אליו דואר מאושר, להחזיר קבלה (בארה"ב). בבריטניה תוכל לשלוח את המכתב Royal Mail חתום עליו.
- שמור תמיד עותק של המכתב לרישומיך.
שאלות ותשובות
- אני רק רוצה לדעת לכתוב את המכתב, להדפיס אותו ולהכין אותו למעטפה.חשוב על הסיבה שאתה כותב את המכתב. החליטו על המילים בהן תשתמשו. כתוב שלוש פסקאות, הקדמה, הסבר על מה אתה כותב ולמה, פסקת הגוף, המפרטת את נקודת המבט שלך ואת פסקת הקריאה לפעולה, הודיעה לקורא מה אתה מקווה שיעשו בזה. הוסף את התאריך, הכתובת, שורת הנושא, ההצדעה והחתימה. לחץ על הדפס במחשב שלך. קפלו את המכתב בשלושה, הניחו אותו במעטפה. כתוב את הכתובת שלך מאחור ואת כתובת הנמען בחזית, עם מספיק חותמות. שים אותו בתיבת דואר.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
