איך כותבים מכתב התפטרות?

ערכו פתיחה ידידותית אך רשמית. זה יכול להיות איזון מסובך לשמור, אבל המטרה שלך צריכה להיות לשמור על דברים ידידותיים תוך שמירה על המקצועיות שלך. אלא אם באמת אין לך קשר טוב או מוכר עם הבוס שלך, עליך להתחיל את מכתבך באמירה "יקר" ואחריו שמו הפרטי של הבוס שלך. אתה יכול לומר משהו כמו "ליזה היקרה" לפני שתכריז על התפטרותך. אם אתה אומר "גב 'סמית היקרה", אז ההתפטרות שלך עשויה להיות רשמית מדי, במיוחד אם יש לך קשר ידידותי או לפחות לבבי עם הבוס שלך.

• כמובן שאם הדברים במקרה יהיו רשמיים יותר בחברה שלך ובדרך כלל אתה מכנה את הבוס שלך "מר ג'ונס", אז אתה צריך לדבוק בזה במכתב - במקרה כזה פתאום היכרות תהיה מוזרה.
• אם המכתב שלך מוקלד על נייר במקום דוא"ל, פשוט כתוב את התאריך בצד שמאל למעלה, כשמתחתו כתוב שם הבוס שלך וכתובתו.

ציין בבירור את כוונתך להתפטר. חשוב לציין את כוונתך להתפטר במונחים ברורים, כך שהבוס שלך לא חושב שאתה פתוח להצעה בשכר גבוה יותר או להטבות אחרות, או שאתה פתוח להצעה נגדית למרות שקיבלת תפקיד חדש. אתה רוצה להיות צלול כך שאתה נשמע בטוח בהחלטה שלך, או כך שאתה לא מתמודד עם אי הנוחות של הבוס שלך להגיע אליך במחשבה שיש סיכוי שתישאר בסופו של דבר. להלן מספר דרכים בהן תוכל לציין בבירור את כוונתך להתפטר:

• "אני מגיש בזאת את התפטרותי בתור [עמדתך כאן.]"
• "אנא קבל מכתב זה כהודעה על התפטרותי מתפקידי כ- [עמדתך כאן]."
• "בצער אני מגיש את מכתב ההתפטרות שלי בתור [עמדתך כאן]."

תן הודעה ראויה. באדיבות פשוטה לתת למעסיק שלך זמן סביר למילוי תפקידך. אם העבודה שלך מסובכת, יתכן והמעסיק שלך יזדקק לזמן בשביל להכשיר את המחליף שלך. תן הודעה על לא פחות משבועיים. זה עשוי להיות באדיבות לתת הודעה נוספת אם עמדתך בחברה גבוהה יותר. אנשים רבים ממליצים להשתמש בזמן החופשה הנתון שלך כמדידה מדויקת של כמה שבועות אתה צריך לתת; אם יש לך חופשה של שלושה שבועות, למשל, עליך לתת התראה של שלושה שבועות אם אתה רוצה להיות מנומס. עליך לציין מיד את יום העבודה האחרון שלך לאחר שהצהרת על כוונתך להתפטר - תוכל אפילו לעשות זאת באותו משפט. כך תוכל לעשות זאת:

• "אני מגיש בזאת את התפטרותי כ- [עמדתך כאן] החל מיום 12 ביולי 2014."
• "אנא קבל את המכתב הזה כהודעה על התפטרותי מתפקידי כ- [תפקידך כאן]. יום העסקתי האחרון יהיה 12 ביולי 2014."
• "בצער אני מגיש את מכתב ההתפטרות שלי בתור [עמדתך כאן]. אני מתכוון לעבוד עד סוף החודש, כשהיום האחרון שלי הוא 31 ביולי 2014."

ציין את הסיבות שלך לעזיבה (אופציונלי). אינך צריך להיות יסודי מדי בחלק זה, אך זו יכולה להיות מחווה נחמדה לציין את הסיבות שלך להתפטרות. אם אתה מתפטר כי אתה פשוט לא מרוצה מחברה, אתה לא צריך לפרט על כך. עם זאת, אם אתה מתפטר בגלל פרישה, חופשת לידה, סיבות אישיות או, לרוב, מכיוון שקיבלת הצעה בחברה אחרת, תוכל לציין זאת בכדי לתת לבוס שלך תחושה טובה יותר של המצב. להלן מספר דרכים בהן תוכל לציין את הסיבות לעזיבה:

• "לאחרונה הוצעה לי הזדמנות חדשה בחברה אחרת, והחלטתי לקבל את ההצעה."
• "קיבלתי הצעה לשמש [תפקיד כאן] של חברה שמתאימה לצרכים שלי, ולאחר בחינה מדוקדקת הבנתי שההזדמנות הזו היא הדרך הנכונה עבורי."
• "ברצוני להודיע לך שאפרוש ב -3 באפריל."
• "אחרי הרבה מחשבה ושיקולים החלטתי לא לחזור אחרי חופשת לידה."
• "החלטתי להתפטר מסיבות אישיות."

ציין שאתה מוכן לעזור במהלך המעבר. אם אתה נמצא במצב שיהיה קשה למלא אותו, ואם אתה באמת מרגיש שאתה חייב את זה לחברה, אתה יכול להבהיר שאתה שמח לעזור לאמן מישהו אחר שיעשה את העבודה שלך או שיעביר בצורה חלקה שלך חובות. באופן אידיאלי, אם תכננתם להתפטר, אולי הייתם עושים חלק מזה כבר לאט לאט, אך בכל מקרה, אם אכפת לכם מהחברה ויודעים שיש לכם נעליים גדולות למלא, תוכלו להזכיר שאתם מוכנים לעזור במהלך הביניים. כך תוכל לציין זאת:

• "אשמח לעזור במעבר תפקידי כדי שהחברה תמשיך לתפקד בצורה חלקה לאחר עזיבתי. אני זמין לעזור לגייס ולהכשיר את מחליפי."

תודה למעסיק שלך על החוויה. לעמוד בפיתוי לעזוב פיסת מוחך אלא אם כן אתה רוצה להיזכר בתור יבבה אסירת תודה. למעשה, עשו את ההפך: תעדו זיכרונות חיוביים מעבודתכם. ציין כיצד עבודה זו השפיעה באופן חיובי על הקריירה שלך וכיצד היא יכולה או יכולה לעזור לך להשיג תפקיד טוב עוד יותר. זה יותיר את הבוס שלך מרגיש שחווית חוויה חיובית בחברה וזה ימזער כל איבה פוטנציאלית שתיתקל בה. אלא אם כן אתה באמת מרגיש שהבוס שלך לא ראוי למילים טובות, עשה זאת באדיבות נפוצה. הנה מה שאתה יכול לומר:

• "אני לא יכול להודות לך מספיק על כל הניסיון והביטחון שהעמדה שלי נתנה לי."
• "אני רוצה להודות לך בכנות על כל ההזדמנויות שנתת לי ועל כל הידע שצברתי בחברתך לאורך השנים."
• "תמיד אהיה אסיר תודה לך על שהקדשת מעל ומעבר כדי להבטיח את הצלחתי בתפקיד שלי."

עטוף את המכתב שלך על פתק חביב. הדרך בה אתה מסיים את מכתבך תלויה במה שציינת קודם. אם אמרת שתשמח לעזור לגייס ולהכשיר אדם חדש לתפקידך, אתה יכול לומר משהו כמו: "אתה יכול להגיע אלי בכל עת ב [מספר הטלפון שלך] או ב [כתובת הדוא"ל שלך]. זה יראה לבוס שלך שאתה באמת מחויב להצלחה של החברה שלך. זכור שאתה לא רוצה לסיים שום דבר מלבד טון חיובי שמשאיר את הבוס שלך מרגיש חם, או לפחות לא זועם.

• אם אכן יש לך קשר הדוק עם הבוס שלך, אתה יכול ללכת עוד קצת על מנת להבהיר זאת על ידי סיום באמירה כמו: "לעולם לא אשכח כמה עזרת לי לאורך שנים, ותמיד אהיה אסיר תודה אתה "או," לעולם לא הייתי מצליחה להבטיח את העמדה החדשה הזו בלי כל העזרה והעידוד שלך לאורך השנים. "

שיהיה לכם נעילה נעימה. סיים את מכתבך באמירה "בחום", "בברכה", "מאחלת לך טוב", או משהו דומה רגע לפני שאתה כותב את שמך. אתה יכול גם פשוט להשתמש ב"כבוד "אם אתה רוצה להיות רשמי יותר בנושא, אבל אתה יכול גם להשתמש בהזדמנות זו כדי להשתמש בסגירה שמראה באמת כמה אתה אסיר תודה על החוויה שלך בחברה.

הישאר מקצועי. היו מכובדים ואדיבים. אל תשתמש בשפה רגשית או שנויה במחלוקת במכתבך. אתה איש מקצוע, אז תפסיק כמו איש מקצוע. אם עזבת את עצמך בגלל תנאי העבודה בחברה שלך, אתה יכול לומר זאת בטובך, אך אין שום סיבה להיכנס לכל הפרטים מדוע עזבת את החברה. אתה יכול לרשום אותם על פיסת נייר אחרת עבור עצמך, אם זה יגרום לך להרגיש טוב יותר.

• רק זכור כי מכתב זה ייכנס לתיק כוח האדם שלך ויהיה זמין בכל עת שמעסיק עתידי יתקשר לחברה וישאל אודותיך; אתה לא רוצה שמכתב שלילי ישפיע לרעה על עתידך.

אם אתה מגיש את מכתב ההתפטרות שלך באמצעות דוא"ל, היצמד למוסכמות דומות. ניתן לעקוב אחר כללים אלה בין אם אתה מגיש מכתב התפטרות מסורתי ובין אם אתה מתפטר בדוא"ל. ההבדל היחיד הוא שהדואר האלקטרוני שלך לא ידרוש ממך לכתוב את התאריך או את כתובת הבוס שלך בצד שמאל למעלה, וכי תוכל לתאר את נושא ההודעה "התפטרות" יחד עם שמך, כדי לתת לבוס שלך רעיון למה לצפות.

• התפטרות בדוא"ל הופכת נפוצה מתמיד בחברה המתמצאת בטכנולוגיה של ימינו, אם כי אתה אמור להיות בעל תחושת נימוס במקום העבודה כאשר אתה מחליט על הדרך הטובה ביותר ללכת.
• עם המעבר ההמוני לדוא"ל לצורך התכתבויות רבות בעבודה, מקובל היה שמכתבי התפטרות נעשו מעט קצרים ממה שהיה פעם. עכשיו, רק 5-6 משפטים יכולים לעשות את הטריקים במקום כמה פסקאות מפורטות.