כיצד לארגן כרטיסי ביקור?

אם יש לך רק כמה כרטיסי ביקור ואתה לא רוצה לספר אותם, אפשר להימנע משימוש באפליקציה כדי לארגן אותם.

פרטי קשר הם בסיסיים ברשת ותקשורת עסקית. על ידי ארגון כרטיסי הביקור שלך תוכל למצוא אנשים מהר יותר, מה שיכול להוביל למכירות רבות יותר ולקשרים ארוכי טווח. על ידי רישום מידע חשוב, שמירה על בטיחות הכרטיסים שלך במקום אחד והעלאת המידע שלהם לאנשי הקשר שלך, תוכל לבנות את הרשתות שלך ולהתחבר לאנשים רבים בענף שלך.

שיטה 1 מתוך 3: לעשות סדר באוסף שלך

1
לבטל את האוסף הקיים שלך. אם אתה כבר בעסק כבר הרבה זמן, ייתכן שיהיה לך סטאש משמעותי של כרטיסי ביקור שצריך להתארגן. לפני שתתחיל לארגן את אלה אתה עשוי עדיין למצוא תועלת, חסוך זמן על ידי מעבר על הכרטיסים שלך וסילוק כל אלה שעשויים להיות לא שימושיים יותר.
- היפטר מכרטיסי ביקור שאינך מזהה. הם לא יעשו לך טוב.
- היפטר מכרטיסי ביקור המפרסמים שירותים או חברות שהושבתו.
- שמרו כרטיסים ממש נוסטלגיים (למשל הכרטיס למסעדה בה התארסתם), אך הניחו אותם בצד.
2

החליטו כיצד אתם רוצים לארגן את הכרטיסים. אתה יכול פשוט לשים את הקלפים לפי סדר אלפביתי לפי שם או חברה, אם זה נראה לך הכי שימושי. אתה יכול גם לשקול לקבץ אותם לפי אירוע או ענף, ולאחר מכן לבצע אותיות אותיות באותיות פרמטרים אלה. התנסו עד שתמצאו מערכת שמרגישה עבורכם, ואז עמדו בה.
3
העתק אוסף קטן. אם יש לך רק כמה כרטיסי ביקור ואתה לא רוצה לספר אותם, אפשר להימנע משימוש באפליקציה כדי לארגן אותם. קבל את כל המידע שלהם למקום אחד על ידי כתיבת המידע שלהם למקום התייחסות בו תשתמש.
- אם תרצה להשתמש בספר כתובות נייר, תוכל להעביר את פרטי הכרטיסים שלך אליו.
- אתה יכול גם להקליד את המידע היישר לתכונת אנשי הקשר במחשב שלך.
4
אחסן כרטיסים שימושיים. לאחר שווידאתם כי המידע שלהם נגיש בקלות, הגיע הזמן להבין מה לעשות עם כרטיסי הביקור. ההרגל "המיושן" לשמור כרטיסים שימושיים, גם אם אתה רק משתמש בגומייה במגירת השולחן שלך, הוא גיבוי טוב למידע ממוחשב.
- קל להוסיף ולגרוע כרטיסים באמצעות Rolodex, ותנועת הסיבוב שלו מקלה על סריקה דרך כרטיסים. עם זאת, הוא גדול ומגושם, ועשוי להוסיף לשולחן שלך מראה רטרו שלא בכוונה.
- בעל כרטיסי ביקור הוא אטרקטיבי וקומפקטי, עם שרוולים שקופים בודדים להחזיק כל כרטיס ביקור. הימנע מהצורך לארגן מחדש את כל העניין בכל פעם שאתה מוסיף כרטיס חדש על ידי השארת מספר חריצים ריקים בכל חלק אלפביתי.

וודא שהמקום שאתה שם כרטיסי ביקור חדשים אינו המקום בו אתה שומר כרטיסים משלך.

שיטה 2 מתוך 3: הולך דיגיטלי

1
ודא שאנשי הקשר הדיגיטליים שלך נמצאים בנקודה. אם תחליט לייבא את כרטיסי הביקור שלך כך שהם משתלבים בצורה חלקה עם אנשי הקשר הדיגיטליים שלך, תרצה לוודא ששתי הבריכות מסודרות ומעודכנות. לפני שאתה מעלה את כרטיסי הביקור שלך, נצל את ההזדמנות לבחון את רשימת אנשי הקשר הקיימת שלך ולהסיר כל מיושן.
- אם עדיין אין לך דרך לארגן את אנשי הקשר הדיגיטליים שלך, אנשי קשר של Google מומלצים לעתים קרובות מכיוון שהוא בחינם, אמין ועובד במגוון מערכות הפעלה.
2
בחר אפליקציה. ישנם אפליקציות רבות הזמינות לטאבלטים וסמארטפונים אשר יסרקו כרטיס ביקור ויעלו אוטומטית את המידע שלו לאנשי הקשר שלך. אינך יכול להשתמש באפליקציה באמצע אירוע, כמובן, אך אתה יכול להשתמש בה בחדר המלון שלך לאחר שתסיים להתחבר לאותו יום. להלן מספר אפשרויות פופולריות - הן בחינם או כמה דולרים לכל היותר:
- Camcard סורק כרטיסים פיזיים ומאפשר לך להחליף "כרטיסים אלקטרוניים" עם משתמשים אחרים.
- Worldcard ממיין אוטומטית כרטיסים, והוא זמין גם בגרסאות יפניות, סיניות וקוריאניות.
- ScanBizCards מאפשר לך לשמור גרסה ברורה של התמונה לאחר שציינת את המידע שלה.
3

שקול סורק כרטיסים. אם אתה מוצא את עצמך ממיין עשרות כרטיסי ביקור לאחר כל אירוע, סורק כרטיסי ביקור שנרכש בנפרד עשוי להפוך את חייך למהירים מעט. סריקת כרטיסים היא אפשרות פופולרית. עם זאת, אפליקציות לסמארטפונים יכולות לבצע את אותה העבודה, כך שאם אינכם עובדים עם נפח כרטיסים מאיים, ייתכן שרכישה נפרדת זו אינה נחוצה.
4

העלה כרטיסים ואנשי קשר מייד. כשאתה חוזר מארוחת צהריים עסקית, תערוכה או פגישה, שים מיד את כרטיסי הביקור שקיבלת במקום בטוח ובלתי נשכח. כשיש לך זמן, תפס את כרטיסי הביקור שהצטברו במגירת השולחן שלך, וייבא אותם. נסו לעשות זאת בתזמון עקבי - פעם ביום או בשבוע, למשל.
5
קחו הערות דיגיטליות. בדיוק כמו שאתה כותב על כרטיס ביקור פיזי, אתה אמור להיות מסוגל להוסיף הערות נוספות באפליקציית כרטיסי ביקור. הקלד כל מידע שלא היה בכרטיס: מה עושה בעל הכרטיס, איזה מידע או לקוחות פוטנציאליים הם הציעו, מתי פגשת אותם וכן הלאה. היה מפורט: אתה לא עושה את זה במקום, כך שתוכל לקחת את הזמן שלך.
- העתק את ההערות הכתובות שלך החוצה.
- אם חיפשתם את האדם מאז שפגשתם אותו, תוכלו גם להרחיב בעזרת מחקר נוסף.
6
צור מערכת דירוג. ארגן את אנשי הקשר שלך עוד יותר על ידי שיקוף באיזו תדירות אתה מצפה לכתוב אליהם או לעבוד איתם. חלק אותם לקבוצות: קשרים עסקיים אמינים, קשרים עסקיים פוטנציאליים וכאלה שכנראה לעולם לא תדבר איתם יותר. השתמש במערכת שלא תשכח כדי שתוכל לסווג את אנשי הקשר שלך.
- חלק מהאפליקציות כוללות תכונה בה ניתן לרשום הערות כאלה.
- אתה יכול להשתמש במערכת מספור או במערכת תאורה עצומה ירוקה, צהובה ואדומה, תלוי באפליקציה שלך.
7
סדר את אנשי הקשר כראוי. תלוי בכרטיס או באפליקציית אנשי הקשר שלך, יהיו לך אפשרויות רבות לגבי הדרכים בהן תוכל לארגן אנשי קשר. (סביר להניח שתוכלו לתייג אנשי קשר כדי למיין אותם לקבוצות שונות, כלומר תוכלו לארגן את המידע שלהם בדרכים רבות ושונות.) הנה כמה רעיונות כיצד לבצע סדר בסדר אנשי קשר:
- אותיות אלפבית לפי שם משפחה.
- סיווג לפי סדר אלפביתי של שם או חברה.
- עיר בה נפגשת.
- קטגוריית תעשייה.

אם אתה כבר בעסק כבר הרבה זמן, ייתכן שיהיה לך סטאש משמעותי של כרטיסי ביקור שצריך להתארגן.

שיטה 3 מתוך 3: קבלת כרטיסי ביקור

1
שיהיה לכם קלפים משלכם. ברוב המקרים, אנשים לא רק מוסרים זה לזה כרטיסי ביקור - אלא מחליפים אותם. הקל על החלפת כרטיסי ביקור על ידי שמירת כרטיסיך משלך במסגרות מקצועיות כמו פגישות ותערוכות, אך גם בחיי היומיום שלך. אתה אף פעם לא יודע מתי אתה הולך לפגוש איש קשר חדש.
- אם אתה מתקשה לשמור על המסודר של הכרטיסים שלך, נסה לייעד כיס או תיקיה מיוחדים עבורם. רצועת גומי עובדת גם היא בקמצוץ.
- לעולם אל תמסור את הכרטיס שלך מבלי לשאול - ניתן לראות בכך דוחק. במקום זאת, אמור משהו כמו "אני באמת רוצה לדבר איתך יותר על מה שאתה עושה. האם אתה רוצה להחליף כרטיסים?"
2

קרא את הכרטיס כשתקבל אותו. בחינת כרטיס הביקור לשנייה או שתיים היא דרך טובה לרשום מידע חשוב על איש קשר חדש. אם אתה מתקשה בזכירת שמות, השתמש בכרטיסים ככלי לחיבור שמות לפרצופים. כותרת האדם מודפסת בדרך כלל גם בכרטיס ביקור. זה עוד רמז לגבי מי הם ומה הם עושים.
3
יש מקום לשים כרטיסי ביקור חדשים. אם אתה נושא איתך מחברת או תיק לישיבות, קבע בו מקום לכרטיסי הביקור של אנשי קשר חדשים. לחלופין, השתמש בכיס השני של ספק כרטיסי הביקור שלך כדי לאסוף כרטיסים שאתה מקבל.
- אל תדבק קלפים בתווים שלך, או תשים אותם בכיס. הם עלולים להיעלם בקלות, או אפילו לעבור את הכביסה.
- אם אתה נוסע ומצפה לקבל הרבה כרטיסי ביקור, אתה יכול לאחסן אותם בשקית Ziploc במלון שלך או בתיק כדי לשמור עליהם מסודרים ויבשים.
- וודא שהמקום שאתה שם כרטיסי ביקור חדשים אינו המקום בו אתה שומר כרטיסים משלך. אתה לא רוצה לערבב אותם.
- איפה שאתה שם את הקלפים כרגע אינו מקום קבוע - זכור כי תסיר ותארגן אותם אחר כך.
4
הערות בכתב יד. בכל פעם שקיבלתם כרטיס ביקור חדש, רשמו את שם המקום בו נפגשתם תוך מספר ימים מיום הפגישה. בדרך זו, לא תשכח. כמו כן, רשום הערה קצרה על מה שדיברת עליו. ואז כשתפנה לאדם אחר כך, תוכל להזכיר לו את פרטי השיחה שלך.
- אם הכרטיס מבריק ואינך יכול לכתוב עליו בעט רגיל, נסה להדביק במקום פוסט לכרטיס.

אם אתה מוצא את עצמך ממיין עשרות כרטיסי ביקור לאחר כל אירוע, סורק כרטיסי ביקור שנרכש בנפרד עשוי להפוך את חייך למהירים מעט.

טיפים

אם אתה מקבל הרבה כרטיסי ביקור, בדוק תוכנה שתסייע בניהולן. סורקי כרטיסי ביקור קיימים, וכך גם תוכנה שתקרא בפועל כרטיס ביקור מנייר ותבחר את המידע שעליו. אלה יכולים לחסוך לך הרבה הזנת נתונים ידנית.
אם אתה צריך לדעת יותר על אנשי הקשר העסקיים שלך מאשר רק שמות ומספרי הטלפון שלהם, בדוק חבילות תוכנה המיועדות לניהול פרטי קשר או ניהול לקוחות.
עקוב מיד אם הבטחת משהו או אם מישהו נשמע מעוניין.
אל תתנו לכרטיסי ביקור לא מעובדים להצטבר. הקלידו אותם או הגשו אותם לפחות פעם בשבוע, לפני שאתם שוכחים את מי שפגשתם ומדוע.

אזהרות

אם אתה שומר אנשי קשר במחשב שלך, גבה את הקבצים באופן קבוע. הפוך את הגיבוי לאוטומטי, במידת האפשר.

דברים שתזדקק להם

כרטיסי ביקור משלך
תיקיית כרטיס ביקור או כיס
אפליקציית כרטיסי ביקור
סורק
פוסט-שלה

קרא גם: איך מכינים כרטיסי ביקור לשמרטפות?