איך כותבים מכתב לגיוס תרומות?
מכתב הגיוס הממוצע הוא 3 עמודים, אך אל תפחדו לכתוב קצר או ארוך יותר, כל עוד יש לכם מה לומר.
לא משנה כמה ראויה המטרה שלך, כתיבת מכתב אפקטיבי לגיוס תרומות יכולה להיות אתגר. רוב הקוראים יעניקו למכתב שלך רק שטחה חטופה כשהם נושאים אותו לפח. כדי לגרום למכתב שלך לעבוד, עליכם להשתמש בסיפורים אישיים ובעובדות המושכות את העין כדי למשוך את תשומת ליבו של הקורא, לגרום להם להיות מעורבים רגשית ולהראות באופן ספציפי כיצד הם יכולים לעזור.
חלק 1 מתוך 4: הכנה לכתיבת מכתבך
- 1הכירו את הקהל שלכם. האם אתה כותב לבני משפחה וחברים? האם אתה כותב לתורם עבר או מבקש טיימר ראשון? האם יש להם עניין שהיה קיים במשימה שלך? בני כמה הם? באיזה סוג מדיה חברתית הם משתמשים? איזה סוג של מגזינים הם קונים? שאלות מסוג זה יעזרו לך לקבוע את התוכן, הטון והפריסה האופטימליים עבור המכתב שלך.
- ראשונים יזדקקו למידע נוסף על הארגון שלך ומה אתה מנסה להשיג.
- כשאתה כותב לתורמים מהעבר, הקפד תמיד להודות להם על תרומתם ולספר להם מה השיג הכסף שנתנו.
- כשאתה כותב מכתב לטיול שליחות או לגיוס כספים בכנסיות, הקפד לבקש תמיכה רוחנית כמו גם כספית. עליך לסיים תמיד בבקשה מהקורא להתפלל להצלחתך, ללא קשר אם הם תורמים.
- 2חקר את הקהל שלך במידת הצורך. אם אינך יודע מה קהל היעד שלך אוהב לקרוא, או מינו, הכנסתם, גילם וכו ', תצטרך לעשות מחקר. אתה יכול לשכור חברת מחקר שוק שתסייע, או שתוכל לבצע את המחקר בעצמך.
- גוגל יכולה לעזור לך לאתר מחקרים שאחרים כבר ביצעו בקהל היעד שלך. חפש פוסטים בבלוג, מאמרים במגזינים או תוצאות סקר.
- אתה יכול גם ליצור סקר כדי לבקש משוב מהתורמים הנוכחיים.
- 3החלט בין דואר רגיל לדוא"ל. דיוור ישיר עובד טוב יותר עבור קהלים "מסורתיים": אזרחים ותיקים וכאלה שתורמים לקמפיינים פוליטיים, אוניברסיטאות וקמפיינים אמנותיים. דוא"ל עובד טוב יותר עבור קהלים צעירים יותר, במיוחד אלה שנותנים גורמים ממוקדי חינוך, מחקר וטכנולוגיה.
- מכתבי דוא"ל הם בדרך כלל קצרים יותר, ויהיה צורך בקישור לאתר לתרומה מקוונת.
- אותיות רגילות ארוכות יותר, אינטנסיביות יותר גרפיות, ועליהן לכלול מעטפה מוטבעת וכרטיס תשובה.
- 4דע את המטרה שלך. לפני שאתה מבקש כסף, עליך לדעת בדיוק כמה אתה מבקש ולמה. לאחר מכן, עליכם לפרק את הסכום הזה ולהחליט באילו תוספות התורמים האפשריים שלכם יוכלו לתרום, ומה תוכלו לעשות עם התוספות הללו.
- לדוגמה, אם אתה מגייס 18700 אירו למסע לחקר דרכים ליצירת בית גידול חדש לפילים באפריקה, והתורמים שלך עשויים להעניק תוספות של 75 €, 370 € או 750 €, אולי תגיד להם ש 75 € ישלם עבור מדריך מקומי למשך יום, 370 € ישלם עבור דיור של חבר צוות למשך שבוע, ו 750 € ישלם עבור נסיעתם לאפריקה.
קבע את ההשפעה שיש לכל תרומה. כשאתה מגייס תרומות, חשוב על צד ההשפעה כמו גם על הצד הכספי, כי זה מה שתורמים באמת דואגים לו. ככל שתצליחו לקשור את היעד הכספי שלכם לאיזושהי השפעה חברתית, כך היא תצליח יותר.
- 5החליטו כיצד מטרה זו מתחברת למשימה שלכם. חיבור המטרה הספציפית שלך למשימה הגדולה שלך יעזור לערב תומכים ארוכי טווח, וגם יהפוך את זה לכניסה לעתיד העתידי לתורמים ראשונים.
- בדוגמה שלמעלה, המשימה של הארגון עשויה להיות להגן על חיות בר בסכנת הכחדה. אולי היית קובע כי הפילים נמצאים בסכנת הכחדה בעיקר בגלל גידול בית הגידול, והגדלת בית הגידול במספר מסוים של דונמים תעצור את הירידה במין.
- 6מצא הוכחה. תורמים אוהבים עובדות ונתונים. הכללת עובדות ניתנות לכימות במכתב שלך תראה לתורמים שביצעת את המחקר שלך ומוכנים להשיג את היעדים שהגדרת.
- כדי להמשיך בדוגמת הפילים, ייתכן שהארגון ירצה לכלול את מספר הפילים שנותרו, את המספר שאבד בכל שנה, את היקף השטח הנוכחי שלהם ואת כמות השטח שאבד בכל שנה, בתור התחלה.
- 7אספו סיפורים ומחקרי מקרה. רגש מניע תרומות יותר משכל. נכון, סיפורים מרתקים רגשית הם דרך עוצמתית לעניין תורמים ולהראות להם את ההשפעה המוחשית שיש לדולרים שלהם.
- בדוגמה של הפילים שלנו, אתה יכול לכלול סיפור על עדר שגוסס עד שניתנה לו גישה לאדמה נוספת, או על קבוצת פילים שאתה רוצה לעזור לה, אך לא תוכל עד שהטיול הזה יושלם.
לא משנה כמה ראויה המטרה שלך, כתיבת מכתב אפקטיבי לגיוס תרומות יכולה להיות אתגר.
חלק 2 מתוך 4: לכידת תשומת לב הקורא
- 1התאם אישית את המכתב. השתמש תמיד בשם הקורא. מכתב ל"תומך יקר "או" אדוני היקר "ימשוך את תשומת ליבם בצורה לא נכונה. סביר להניח שזה יהיה הדבר האחרון שהם יקראו. זכור: המכתב שלך צריך להיות ממוקד בתורם שאתה כותב אליו אפילו יותר מאשר בעבודה שלך. השתמש "בך" הרבה. ובמקום להשתמש ב"אני "או" אני ", השתמש ב"אנחנו" או "שלנו" כדי ליצור קשר.
- 2התחל בכותרת מושכת תשומת לב (לאותיות) או בשורת הנושא (למייל). רוב הקוראים יציצו רק במכתבך בדרך לזרוק אותו לפח. זה אומר שעליך למשוך אותם במהירות. חשוב על הכותרת שלך כפרסומת כדי לגרום להם לקרוא את המשפט הראשון. כותרת היא בדרך כלל 1-2 שורות, המודפסות מודגשות או בסוג גדול יותר משאר המכתב. הכללת מספר כותרות משכנעות לאורך מכתבך תעזור להפוך אותו ליותר רחיק. כדי לכתוב כותרת משכנעת:
- התחל בכותרת שמובילה לסיפור על אדם או מצב שהארגון שלך עזר לו או מנסה לעזור. לדוגמא: ברנדה ג'ונסון גוססת. ילדיה זקוקים לעזרתך, וכך גם אני.
- השתמש בהובלות המביאות את הקורא למעורבות. התחלת הכותרת בביטוי כמו "רק דמיין אם..." או "תחשוב על..." עוזרת לערב אותם במכתב.
- התחל בשאלה פתוחה כמו "כמה אנשים בעירנו רעבים בחג המולד מדי שנה?" או "מדוע יותר ויותר ילדים נושרים מבית הספר?"
- התחל בעובדה מפתיעה שנועדה לזעזע את הקורא כמו "כל יום 7400 אנשים נדבקים בנגיף ה- HIV" או "1,2 מיליון תלמידים עוזבים את התיכון בכל שנה."
- לקבלת מכתב בטון קליל יותר, נסה להתחיל בקריאה: "זו שוב אותה תקופה של השנה - עוגת האביב הגדולה של אפיה כמעט כאן!"
- 3עקוב אחר הכותרת עם פסקה ראשונה משכנעת. מטרת הכותרת היא לגרום לקורא להתבונן בפסקה הראשונה. הפסקה הזו צריכה לחבר אותם כדי שהם ימשיכו לקרוא. הדרך היעילה ביותר לגייס תרומות היא להגיש ערעור רגשי, לכן אתה רוצה להוביל בנרטיב שמתחבר לקורא. זה המקום האידיאלי לכלול את מקרה הביקורת שלך. או השתמש בציטוטים ישירים מהמקרה או ספר את הסיפור.
- הנה דוגמה טובה לפתיחה ממכתב התרמה שנשלח בדואר מאת בית הקובנה, המושך את הקורא פנימה עם סצנה חיה המבססת קשר רגשי מיידי: "היא עמדה על השוליים ונראתה מפוחדת ובודדה בחלקה העליון של הלטר ואדום עז שפתון. השעה הייתה שתיים לפנות בוקר. רוח צוננת הצליחה ברחוב ונראה כאילו היא מצמררת אותה. היא הייתה ילדה... סתם ילדה. משכנו את הטנדר שלנו לבית הברית לדרכה והתגלגלנו לאורך החלון..... "
- 4גבה את הפותחן שלך בעובדות. לאחר ששילב את הקורא בערעור רגשי, הגיע הזמן לכלול עובדות ונתונים לכימות הבעיה שאתה מנסה לטפל בה. השתמש בעובדות כדי להדגים את היקף הבעיה ולהקשר את מקרה המחקר המקדים שלך.
טיפ מומחה המומחה שלנו מסכים: כשאתה כותב את מכתב הגיוס שלך, חשוב על זה כסיפור.
חלק 3 מתוך 4: בקשת כסף
- 1התמקדו בתכנית או יוזמה ספציפית. ההקדמה שלך הייתה צריכה לתאר את הבעיה הכללית שאתה מנסה לטפל בה. זה הזמן להתמקד בהיבט מסוים אחד של הבעיה ההיא ואיך אתה מתמודד עם זה. זכרו: הקוראים רוצים מידע קונקרטי על מה שתשיגו.
- לדוגמא: במקום משהו מעורפל כמו "אנו עוזרים לילדים חסרי בית ברחובות לונדון", ספר לקורא בדיוק כיצד אתה עוזר להם: "יש לנו 50 מקלטים חסרי בית בעיר הבירה המספקים חום ואוכל שיכולים לחסוך למעלה מ -150 צעירים. חי עם החורף. "
- נסה לחבר את היוזמה שלך לסיפור או למחקר המקרה בהקדמה שלך.
- 2בנה לקרשנדו לפני השאלה. לאותיות טובות יהיה שיא - נקודה שבה הרגש שאתה מעורר, תחושת המטרה והסיכוי לחולל שינוי מתכנסים. השאלה צריכה לעקוב מיד אחר הרגע הזה. הנה דוגמה ממכתב גיוס תרומות למקלט של אישה שעברה התעללות כיצד לבנות ביעילות לשאלה:
- התחל בסיפור משכנע של לקוחה מסוימת - בוא נקרא לה מריה - שעוברת התעללות כדי למשוך את תשומת ליבו של הקורא.
- תן עובדות ונתונים כדי להדגיש את בעיית ההתעללות בבני הזוג באזורך כדי להראות את היקף הבעיה.
- התמקדו בהיבט מסוים של הבעיה: המחסור במקלטים לנשים שהתעללו באזורכם. הבהיר את הסכנה הטמונה בכך בפני נשים שעוברות התעללות ואז עליהן לחזור הביתה מכיוון שהן אינן יכולות למצוא מחסה.
- קשר את הבעיה לסיפור המקורי שלך. דבר על הבעיות שמריה תיתקל בה אם לא היה לה מקלט ללכת אליו. בשלב זה, הקורא צריך להיבהל ולהשקיע רגשית בתוצאה. הם מוכנים לעזור. הגיע הזמן לשאול.
טיפ מומחההמומחה שלנו מסכים: כשאתה כותב את מכתב הגיוס שלך, חשוב על זה כסיפור. לכל סיפור יש גיבור, סכסוך ואיזשהו סוג של יישוב סכסוכים. בררו מי הגיבור שלכם, או מי מרכז הסיפור. ואז, דבר על מה אתה נלחם, והבין איך המשימה שלך תעזור לגיבור לנצח במאבק ההוא. זה הופך את זה לאישי יותר, ותפיק ממנו יותר תרומות.
- 3הצע סכומי תרומה ומה הם ישיגו. עליכם לרשום סכומי תרומה מוצעים המתאימים לתורם המסוים. כמו כן, הקפידו לציין את השפעת המתנה כדי שהתורמים ידעו בדיוק מה הם נותנים. לדוגמא: תרומתך בסך 19 אירו תאכיל וילבש ילד רעב למשך חודש.
- 4הקל על תרומה. הגעת עד כה לקורא. הדבר האחרון שאתה רוצה לעשות הוא לאבד אותם במתח הביתי על ידי קושי לתרום.
- בדואר רגיל, כלול תמיד מעטפה חזרה מוטבעת וכרטיס תשובה. על הכרטיס לרשום אפשרויות מתנה ולכלול רווח ריק כדי שיוכלו להזין סכום אחר. לקבלת התוצאות הטובות ביותר, אפשר להם לתרום באמצעות המחאה, על ידי הזנת פרטי כרטיס האשראי שלהם או על ידי כניסה לאינטרנט. כלול תמיד גם כתובת, דוא"ל ומספר טלפון שבו הם יכולים ליצור איתך קשר.
- אם שולחים דוא"ל, צריך להיות קישור ברור ונועז לאתר בו הם יכולים לתרום את תרומתם. וודאו שדף התרומות שלכם פשוט, עם פריסה אינטואיטיבית, קישורי מדיניות אבטחה ופרטיות ברורים וכתובת, דוא"ל ומספר טלפון שבו הם יכולים ליצור איתכם קשר.
- בין אם מבקשים בדואר רגיל או בדוא"ל, שקול לתת לתורמים אפשרות לתשלומים חודשיים מאושרים מראש.
- 5דון בתוצאה של אי נתינה. הקורא צריך לדעת כמה חשובה תרומתם.
- אתה יכול להשתמש במספרים כדי להראות את ההשלכות של אי פעולה (כלומר מספר הילדים ילך רעב).
- אל תשכח לקשור את התוצאות של אי תרומה בחזרה למחקר המקרה או לסיפור האישי שאתה משתמש בו. לדוגמא: "וודא שלנשים כמו מריה יהיה מקום בטוח להישאר בו."
כשאתה כותב מכתב לטיול שליחות או לגיוס כספים בכנסיות, הקפד לבקש תמיכה רוחנית כמו גם כספית.
חלק 4 מתוך 4: סגירת המכתב
- 1דע מתי לסיים. אל תרגיש צורך להוסיף מידע נוסף רק כדי לתפוס מקום. מכתב גיוס התרומות הממוצע הוא 3 עמודים, אך אל תחששו לכתוב כתב קצר או ארוך יותר, כל עוד יש לכם מה לומר. נסו להימנע מגושי טקסט ענקיים. שפע של שטח לבן יקל על העיכול של המכתב.
- מכתבים למשפחה וחברים - בין אם לטיול שליחות ובין אם לגייס כסף למטרה כמו מירוץ ממסר למאבק בסרטן - הם בדרך כלל קצרים יותר. נסה לשמור אותם סביב עמוד אחד.
- 2תודה לקורא מראש על תמיכתם. כמו כן, דאגו להזכיר להם פעם נוספת מדוע תמיכתם כה קריטית.
- 3כלול PS. למרות שזה בסוף, ה- PS הוא אחד הדברים הראשונים שקוראים קוראים בעת סריקת המכתב שלך. זו גם הזדמנות אחרונה להסיע את המסר שלך הביתה. בשורה אחת או שתיים, ה- PS שלך אמור להציג את המטרה הספציפית שאתה מנסה להשיג ולשאול חזק, בשפה שונה מהכותרות וכותרות המשנה במקומות אחרים במכתב שלך. נסה לכלול:
- כמה כסף תרצו שהתורם ייתן בדיוק.
- למה אתה שואל.
- מה הכסף יעשה.
- לדוגמא: בית הספר לפ.ס מתחיל ב -6 בספטמבר. האם אוכל לסמוך על תרומתך בסך 19 אירו לרכישת שמלה לילדה קטנה?
- 4שכתב ושנה. ודא שאתה משתמש באנגלית רגילה ושיחה כך שההודעה שלך תהיה קלה לקריאה וברורה. קבל משוב על הטיוטה הראשונה שלך כדי לשפר אותה. ולבסוף, דאג לקרוא את מכתבך לפני שתשלח אותו.
קרא גם: איך מגייסים כסף באינטרנט?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
