כיצד להתכונן לביקורת?
טיפ: שמירת החשבונות שלך לאורך השנה יכולה לצמצם את זמן ההכנה לקראת הביקורת.
מדי שנה, ארגונים רבים, כולל עמותות ותאגידים למטרות רווח, מתכוננים לביקורת עצמאית של הרשומות הכספיות שלהם. אמנם הסיכוי לביקורת יכול להיות מרתיע ולחץ, אך תכנון קפדני יכול להקל על התהליך לניהול. אם תסקור את הספרים שלך לפני הביקורת, ייתכן שתוכל לבחור בנושאים ולתקן אותם לפני שהמבקר יבוא. מעבר לכך, שמירה על תקשורת ברורה עם המבקר שלך תסייע להבטיח שהביקורת תתנהל בצורה חלקה.
חלק 1 מתוך 3: ארגון מסמכים וצוות
- 1ערכו פגישה עם הצוות שיעבוד על הביקורת. זמן קצר לאחר סוף השנה, אסף צוותי כספים ואחרים שעלולים להיות מעורבים בביקורת. בפגישה זו עברו על המסמכים הדרושים לביקורת והגיעו לציר זמן להפקתם.
- אם יש לך ארגון גדול יותר, כדאי לך לחלק את המסמכים ולהפקיד אנשי צוות שונים האחראים על כל קטגוריה כדי שניתן יהיה להכין את המסמכים בצורה יעילה יותר.
- קבע אילו אנשי צוות יצטרכו להיות מוכנים וזמינים לשיחה עם המבקר כאשר הם מתחילים לבצע את עבודת השטח שלהם. למבקר שלך עשויה להיות רשימה של אנשי צוות ספציפיים שהם רוצים לראיין כחלק מתהליך הביקורת.
- 2קבע איש צוות יחיד שישמש כאיש נקודת הביקורת. הכי יעיל להיות אדם נקודתי אחד שעובד ישירות עם המבקר, כך שהמבקר תמיד יודע למי להפנות את שאלותיו. אותו נקודה יכול אז להאציל במידת הצורך כדי לענות על שאלות המבקר או להמציא את המסמכים הדרושים לו.
- איש הנקודה יהיה אחראי גם על הלוגיסטיקה של ביקור עבודתו בשטח. הם ישוחחו עם המבקר כדי לברר איזה סוג של משאבים יזדקק למבקר, כך שניתן יהיה לארגן אותם מבעוד מועד. לדוגמה, המבקר עשוי להזדקק לחדר פרטי לעבוד בו WiFi זמין.
- 3אסוף את כל המסמכים המבוקשים במקום אחד. המבקר שלך יספק לך רשימת מסמכים להם יהיה צורך לבצע את הביקורת. התחל לאסוף עותקים דיגיטליים ונייר של מסמכים אלה בחדר בו המבקר יבצע את עבודתו.
- בנוסף למסמכים פיננסיים, תזדקק גם למסמכים ארגוניים וארגוניים, פרוטוקולי ישיבות דירקטוריון או ועדה, פוליסות ביטוח וכל החוזים או ההסכמים שהארגון שלך מחויב להם.
- לעיתים קרובות קל יותר לעבוד עם מבקר עותקים דיגיטליים של מסמכים מכיוון שהוא יכול לחפש בהם את המידע הדרוש לו. צור תיקיה דיגיטלית אחת למסמכי ביקורת וארגן את כל מה שנמצא שם לפי הקטגוריות בהן המבקר משתמש.
טיפ: הזמינו את המסמכים המבוקשים באותו סדר כמו ברשימת המבקר, כך שהמבקר יוכל למצוא את מה שהוא זקוק לו בקלות.
המבקר שלך יספק לך רשימת מסמכים להם יהיה צורך לבצע את הביקורת. - 4תיאום צוות ורשומות מול המבקר לפני תחילת עבודת השטח. יום לפני הביקורת, היפגש עם המבקר בטלפון או באופן אישי ועבר בתוכניות עבודת השטח. ספר להם היכן כל הרשומות שהם זקוקים להם ואילו אנשי הצוות אחראים לאילו חלקים בפעולותיך.
- תן למבקר שלך פרטי קשר לכל אנשי הצוות שעלולים להיות מעורבים בביקורת.
- המבקר יכול לכלול רשומות נוספות או מידע אחר שלא נכלל ברשימה הראשונית. עברו על מה שהכנתם עד כה ושאלו את המבקר אם הוא זקוק למשהו אחר בכדי להתחיל את הביקורת.
חלק 2 מתוך 3: עריכת ביקורת עצמית
- 1סקור נושאים שהועלו בביקורות קודמות. אם יש לך דוחות ביקורת קודמים, בדוק אותם והעריך את האזורים שבהם נתקלת בבעיות בעבר. בדוק אם הבעיות נפתרו או שיש לך עדיין עבודה לעשות.
- כתוב סיכום של התגובה לביקורת של השנה הקודמת ומה עשית כדי לנקות את הנושאים שציין המבקר. אם נושא נמשך, יידע את המבקר מלכתחילה כדי שיידע שעבדת על פיתרון.
- 2הכן פיוס וסוף דוחות כספיים. התאם את כל חשבונות הבנק שלך וודא שדוחות ההתאמה והדוחות הכספיים מאזנים. אם אתה מבחין בשגיאות או אי התאמות, יהיה לך זמן לתקן אותן לפני הביקורת.
- וודא כי דוח הפיוס של הבנק שלך כולל רשימה מלאה של המחאות שטרם נותרו עם מספר הצ'ק, התאריך והסכום, וכן את פרטי ההפקדות שבוצעו אך טרם אושרו. אלה דברים שנבדקים בדרך כלל על ידי רואי החשבון.
טיפ: שמירת החשבונות שלך לאורך השנה יכולה לצמצם את זמן ההכנה לקראת הביקורת.
- 3בדוק דוחות סגירת סוף שנה כדי לוודא שהם מתאזנים. עיין בכל לוחות הזמנים החשבונאיים שלך ובדוחות סוף השנה. ערכי הסיום צריכים להיות מסכימים עם יתרת הניסיון. אם לא, יש לך עבודה נוספת לפני שהביקורת תתחיל להבין היכן הבעיה.
- ציין את כל ההוצאות שנצברו ותעד את החבות שנוצרה מכל חופשה שנצברה אך לא מנוצלת, כולל חופשה בתשלום המתגלגלת לשנה הקלנדרית הבאה.
למבקר שלך עשויה להיות רשימה של אנשי צוות ספציפיים שהם רוצים לראיין כחלק מתהליך הביקורת. - 4עדכן את ההערות בדוחות הכספיים שלך לפי הצורך. בדברי ההסבר לדון פריטים שנכללו בדוחות הכספיים שלך. לאחר הפקת הצהרות חדשות לשנה, בדוק את ההערות וודא שהם עדיין תואמים את המידע בהצהרות.
- אם אירועים עוקבים אחרונים התרחשו מאז סוף השנה שעשויים להשפיע על המידע בדוחות הכספיים שלך, ודא שהם כלולים בהערות.
- כלול את כל המקרים שעלולים להשפיע על המידע בדוחות הכספיים שלך אם הם קורים. לדוגמא, אם הארגון שלך מעורב בתביעה, זה ייכלל בהערות שלך כמקרה.
חלק 3 מתוך 3: תקשורת עם המבקר שלך
- 1חתמו על הסכם בכתב המציין את תנאי הביקורת. הסכם זה, המכונה לעתים "מכתב התקשרות", מפרט את היקף הביקורת ומאפשר לך לדעת כמה זה יעלה. ההסכם צריך לכלול גם סעיף הקובע כי כל העלאת שכר טרחה או הארכת זמן יידונו איתך מראש.
- המכתב מפרט בדרך כלל על מה הצוות שלך יהיה אחראי ועל אילו מסמכים אתה אמור להכין ומוכן למבקר לפני היום הראשון בעבודה בשטח.
- אם יש משהו בהסכם שאתה לא מבין או לא מסכים איתו, דן עליו עם המבקר לפני שאתה חותם.
- ביקורות שנתיות יכולות להיות הוצאה משמעותית. העלות הכוללת מבוססת בדרך כלל על גודל הארגון שלך.
טיפ: נסה לאבטח את אותו מבקר מדי שנה, כך שירכוש היכרות עם הארגון שלך. זה יכול לעזור לשמור על עלויות נמוכות.
- 2בקש רשימה של מסמכים נדרשים מספר שבועות לפני הביקורת. בדרך כלל המבקר שלך יתן לך רשימה של מסמכים נדרשים בעת חתימתך על מכתב ההתקשרות. אם לא, וודא שיש לך מספיקה בכדי להספיק את כל המסמכים והדוחות.
- המסמכים הדרושים הם בדרך כלל זהים משנה לשנה, כך שאם יש לך רשימה משנה קודמת, תוכל להתחיל מוקדם על ידי איסוף המסמכים ברשימה זו. רק זכרו להשוות את הרשימה החדשה שהמבקר שלכם נותן לכם עבור כל המסמכים או הדוחות שנוספו.
טיפ: בררו באיזו פורמט המבקר רוצה את המסמכים שלכם. תוכלו לחסוך זמן אם תוכלו להמיר מסמכים מבעוד מועד ולהציג אותם בתבנית הנכונה.
- 3חפש הבהרה לגבי עסקאות חריגות לפני תחילת הביקורת. אם יש לך עסקאות שונות מהמקובל בארגון שלך, שאל את המבקר עליהן לפני תחילת הביקורת. רואי החשבון בדרך כלל שמחים לענות על שאלות לגבי אלה, ותוכלו להבטיח שיש לכם את המידע שהמבקר זקוק לו כדי שיוכלו להשלים את הביקורת ביעילות.
- שאל את המבקר לגבי שינויים בחוקים השולטים בביקורת או שינויים אחרים שבוצעו מאז השנה הקודמת, כך שתוכל להתאים את המסמכים והרשומות שלך בהתאם.
- אם תביא מראש עסקאות חריגות או נושאים פוטנציאליים למבקר, הוא יידע למה לצפות ולא תצטרך לקחת זמן במהלך עבודת השטח כדי להסביר אותם.
צור תיקיה דיגיטלית אחת למסמכי ביקורת וארגן את כל מה שנמצא שם לפי הקטגוריות בהן המבקר משתמש. - 4הימנע מתזמון חופש במהלך הביקורת ומיד אחריה. כאשר המבקר מתחיל בעבודת השטח שלו, כל אנשי הצוות שעליהם המבקר יצטרך לדבר איתם צריכים להיות זמינים. אם מישהו זקוק לחופשה מסיבה שאינה בשליטתו, וודא שאיש צוות אחר מתודרך למידע עליו היה אחראי ויכול לעבוד עם המבקר במקומו.
- בנוסף, וודא כי חברי הדירקטוריון או מנהלי הכספים שלך נוכחים או זמינים לענות על שאלות המבקר במהלך עבודת השטח וגם אחריהם.
- 5הזמן את המבקר להשתתף בישיבות הדירקטוריון או הוועדה. אם נקבעו לך ישיבות דירקטוריון או ועדה בין הזמן שאתה חותם על מכתב ההתקשרות למועד בו המבקר קבע את עבודת השטח שלו, הרשה למבקר לשבת. זה ייתן לו היכרות נוספת עם הארגון שלך והאנשים שהם יהיו בו. עובדים איתם לפני עבודת השטח שלהם.
- זה גם עוזר למבקר להבין כיצד אתה מתכונן לביקורת ומציג בפניהם נושאים פוטנציאליים שעלולים להתעורר במהלך הביקורת כדי שיוכלו לתכנן גם את אלה.
- הכנסת המבקר להשתתף בישיבות הדירקטוריון או הוועדה חשובה במיוחד אם שכרתם מבקר חדש שמעולם לא עבדתם איתו בעבר.
- המבקר שלך גובה תשלום עבור הזמן שהם מקדישים לביקורת. אתה יכול לקצץ בעלויות הביקורת שלך על ידי ביצוע עבודות הכנה רבות ככל האפשר כדי להבטיח שהם לא יצטרכו להשקיע זמן רב ברגע שהם מתחילים בעבודת השטח שלהם.
קרא גם: איך להפוך לחוקר מקרי המוות?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
