כיצד לפתור בעיה בשירות לקוחות על ידי תלונה ביעילות?

הגיע לנקודה בצורה פרו אקטיבית ומנומסת. בניגוד לדעה הרווחת, האנשים הנעימים הם בסופו של דבר הזוכים בשירות הלקוחות. זה לא אומר להיות רעוע. זה רק אומר שאתה צריך להיות מישהו שאנשים רוצים לעזור לו.

הגיש תלונה אחת בכל פעם. התקשרות והפעלה של עשרה דברים שזקוקים לפתרון מהיר היא דרך מובטחת לגרום לאנשים לכוון אותך. באמת ניתן לטפל רק בבעיה אחת בכל פעם, ולכן עדיף לך לבצע שיחת המשך ברגע ששירות הלקוחות לצידך ויש לך איש קשר איתו לטפל בבעיות אחרות.

לא לשקר או להגזים. הערכת יתר של בעיה בדרך כלל ברורה מאוד עבור אנשי שירות הלקוחות, מכיוון שהם מתמודדים עם אותן בעיות יום אחר יום. שקר מוחלט לא מביא אותך רחוק מאוד ברגע שהם מתחילים לשאול שאלות. אסטרטגיה טובה בהרבה היא להביע תחושת דחיפות אמיתית: "אני יוצא מהעיר." "אני באמת מרגיש חסר אונים במצב הזה." "אני ממש צריך את העזרה שלך." צפו בתגובה לתגובה אמפתית.

להיות ידידותי. אתה רוצה להיות מישהו שאנשים רוצים לעזור לו. לצד השני יש את המשאבים לעזור אם הוא רוצה. בקשה לעזרה כנה, מנומסת ופשוטה, כאשר היא באה לידי ביטוי בצורה ברורה, צריכה להביא את התוצאה הרצויה. זה באמת אינטרסים של הצד השני לטווח הארוך לתת לך סיפוק.

• הכנסת שליליות בדרך כלל לא עוזרת. שמור על דברים קלים, ידידותיים ורגועים. כל שעליך לעשות הוא לטפל בבעיות.

מעקב. כאשר הוסכם על פיתרון, תן לצד השני מספיק זמן ליישם אותו ואז התקשר חזרה כדי לוודא שהוא נעשה. אם הם סייעו לך בכנות ובהגינות, הם ישמחו לדבר איתך שוב בכדי למסור לך את החדשות הטובות על פתרון הבעיה שלך. אם זה לא קרה, היכנס לדיון נוסף לקבלת החלטה.

בקש את העזרה שאתה זקוק לה. אל תניח רק שהם יודעים מה אתה רוצה. לפעמים צריך לאיית את זה. הציעו פתרון משלכם, או תנו להם לתאר פתרון. הם עשויים להבין גורמים שאינכם מודעים להם.

תעד את שיחתך. שים לב עם מי דיברת ומתי ומה נדון. כאשר אתה מתמודד עם יותר מנציג אחד, הדבר יקל עליך. רוב אנשי שירות הלקוחות ימסרו לכם בשמחה את שמם, מספר הטלפון ואפילו כתובת הדואר האלקטרוני.

תהיה בוגר. לתקשר בצורה מקצועית. בתמורה תטופל באופן מקצועי.

צפו לתוצאות. אתה רוצה שיקרה דברים חיוביים באינטראקציה שלך עם נציגי שירות לקוחות. תפקידם לעזור, אז אלא אם כן תתן להם סיבה שלא, יש לך את כל הזכות לצפות לתוצאה חיובית.

תן שבחים במקום שמתחייב. בעת המעקב, תן שבח ותודה אם אתה מרגיש שמגיע להם. פשוט "תודה" - כמו חיוך - עובר דרך ארוכה ולא עולה לך כלום. זה גם מעודד את הצד השני להמשיך לעזור לך.

אפשר לאדם שעוזר לך לבצע את עבודתו. בדרך כלל יש לבצע הליך. למד על תהליך זה, הכיר את מסגרת הזמן ואפשר לצד השני לעקוב. התקשרות חזרה מוקדם מדי עלולה לגרום לתחושות רעות ולתוצאות רעות. אם חלף זמן סביר מבלי לשמוע מהם, תוכל לעקוב אחר קריאה לעודד אותם להכפיל את מאמציהם בשמך.

תהיה הגיוני. אל תבקש ארוחת סטייק להחליף את ההמבורגר השרוף שלך. זה הוגן לברר מה סביר ומעשי. המסגרת של מרבית החברות תתאים לכך.

דבר עם אנשים "כן". הימנע מאנשים "לא". אדם "כן" הוא מי שיש לו את הכוח והיכולת - אפילו את הנטייה - לומר "כן". "לא" אדם הוא אדם שכל עבודה היא לומר "לא" ולא יכלו לתת "כן" אפילו אם הם רוצים.

• פשוט שאל אם יש להם את היכולת והסמכות לפתור את הבעיה שלך. אם לא, בקש את האדם שעושה זאת.
• תגלה שאנשים "כן" אמיתיים הם האנשים הכי קשים להגיע בארגון כלשהו. לחברות בדרך כלל אינטרס כלכלי לומר "לא". אל תוותרו. נסה להשיג שמות ופרטי קשר לאנשים "כן" אלה ולמד את הדרך הטובה ביותר להגיע אליהם.