כיצד לסלק משרד ביתי?
ברגע שביצעת את כל העבודה הזו כדי לדלג את המשרד שלך, אל תיתן לו להיות מבולגן שוב.
אם אתה אחד מאותם אנשים עם משרד ביתי, בין אם אתה עובד מהבית או בדיוק כמו שיש לך מקום לארגן ולשלם את החשבונות שלך, אז שמירה על סידור היא דרך נהדרת לשפר את הפרודוקטיביות ואת מצב הרוח שלך. למרבה הצער, עם הזמן, סביבת העבודה שלך עשויה להיות מבולגנת ועמוסה בניירות, דוחות או דואר. אבל אל דאגה - זו בעיה קלה לתיקון. הקדישו יום לניקוי, ואז הטמיעו מערכת הגשה קפדנית כדי לשמור על המשרד הביתי מסודר ומאורגן.
שיטה 1 מתוך 4: פינוי ומיון הפריטים שלך
- 1שימו בצד פריטים שאתם משתמשים בהם מדי יום. בעוד שחלק מהבלאגן בשולחן ובמשרד שלך עשוי להיות מדברים שאתה אפילו לא משתמש בהם, כנראה שיש כמה פריטים שאתה משתמש בהם באופן קבוע. לעתים קרובות משתמשים בפריטים כמו עטים, מהדקים, כריות כתיבה או מדגישים. קח את הפריטים האלה והניח אותם בצד במקום בטוח כדי שלא תיפטר מהם בטעות.
- אם אינך בטוח מה חשוב, הקדיש שבוע לעבודה רגילה וציין מתי אתה משתמש בכל פריט. בסוף השבוע אמורה להיות לך רשימה של דברים שבהם השתמשת, ולהראות לך אילו פריטים לשמור.
- 2הסר את כל הפריטים הרופפים משולחן העבודה שאינך משתמש בהם. לאחר שהנחתם בצד את הפריטים החשובים, ערכו חשבון על כל השאר על שולחנכם. יש כנראה ניירות רופפים, עטים שבורים, שטרות ועוד בלאגן שאתה אפילו לא מסתכל עליהם. נקה את כל זה והכניס אותו לקופסה.
- הקפד לבדוק את כל המסמכים שאתה נפטר מאישור שאין עליהם מידע רגיש, כמו מספרי חשבון בנק. אם יש, גרוס את הניירות האלה במקום לזרוק אותם בשלמותם.
- אם יש לך מזכרות כמו תמונות או מזכרות על השולחן שלך, שים אותם בקופסה נפרדת כדי שלא תזרוק אותם במקרה.
- 3רוקן את כל מגירות השולחן והארונות שלך. אתה יכול להשתמש במגירות שלך כשטח השלכה כדי לשים דברים שאין לך מקום בשבילם, כך שהבלאגן יכול להיות די רע כאן. התחל עם צפחה ריקה וזרוק את כל המגירות החוצה. בדרך זו תוכלו להקדיש מגירות למטרה ספציפית כשאתם מחזירים את הפריטים.
- היזהר כשאתה מרוקן את המגירות למקרה שתכניס לשם משהו שברירי לאורך השנים.
- 4ממיין את כל מה שתמצא בקטגוריות. לאחר שהסרתם הכל מהשולחן ומהמגירות, התחילו לעבוד ולמיין אותו. חלק את הפריטים לקטגוריות. הנפוצים עשויים להיות חשבונות, דואר, דוחות עבודה, ציוד משרדי כללי או אחרים האישיים עבורך. עם הכל מסודר, אתה יכול להחזיר אותו בצורה הרבה יותר מסודרת.
- הכינו גם ערימת זבל לדברים שאינכם צריכים או משתמשים ותכננו להיפטר מהם.
- אולי תמצא כמה פריטים חשובים, אך יתאימו יותר למקום אחר. מתכונים, למשל, צריכים להיות במטבח. העבר את הפריטים למקום אחר אם אתה מוצא אותם.
- 5זרוק את כל מה שאתה לא משתמש בו. בזמן שאתה ממיין את הפריטים שלך, הפרד את הדברים הלא חשובים. כשתסיים למיין, זרק את כל הזבל כדי לפתוח מקום נוסף במשרד שלך.
- פריטים חשובים כוללים רשומות עסקיות, מסמכים רפואיים או תעודת זהות ומידע בנק. דברים לא חשובים יהיו הצהרות או קבלות של כרטיסי אשראי מיושנים, חשבונות שכבר שילמת, וגרוטאות או פתקים שלא הסתכלת בהם שנים. ייתכן שתמצא גם פריטים רופפים שהשארת במגירות כשלא ידעת מה עוד לעשות איתם.
- אם אתה לא בטוח אם לזרוק משהו, שים אותו בתיבה שכותרתה "שבוע חשוב על זה". ואז, חזור לקופסה כל שבועיים וקבל החלטה על כל דבר שקיים בתיבה.
- 6אבק מעל שולחן העבודה והמגירות כשהם ברורים. סביר להניח שהצטברו אבק ולכלוך סביב המשרד שלך, במיוחד אם לא ניקית זמן מה. נצל את ההזדמנות לאבק את הכל בזמן שהשולחן נקי. נגבו את השולחן והמגירות בעזרת סמרטוט לח או מגבונים לחים לפני שתחזירו הכל.
- זכור לנקות גם את המחשב. מחק את המסך והמקלדת כך שכל סביבת העבודה תיראה רעננה.
- בצע ניקוי אחר אם אתה צריך. לשאוב את המשרד, למשל, זו דרך טובה לגרום לחלל להראות ולהרגיש נקי יותר.
- השאר את החלון פתוח בזמן שאתה עובד לסנן את כל האבק שאתה בועט בזמן הניקוי.
הנפוצים עשויים להיות חשבונות, דואר, דוחות עבודה, ציוד משרדי כללי או אחרים האישיים עבורך.
שיטה 2 מתוך 4: ארגון פריטי הנייר שלך
- 1קבל ארון קבצים אם עדיין אין לך. אם העומס המקורי נגרם מחוסר מקום אחסון, אז ארון קבצים יכול לפתור את הבעיה. השג ארון שמתאים לשטח המשרד שלך והשתמש בו כדי למיין את כל המסמכים שלך ופריטים חשובים אחרים כדי שלא יצטברו על שולחן העבודה שלך.
- תייג את כל התיקיות ומפרידי הקבצים שבהם אתה משתמש בארון כדי לשמור על סדר.
- זכור להיצמד למערכת התיוק שלך אם אתה משתמש בארון קבצים. אל תזרוק דברים למגירות ללא מטרה.
- 2הקדש כל מגירה לקטגוריה ספציפית. אל תתייחסו לשולחן העבודה ולארונות התיקים כמו למגירות זבל. תן לכל מגירה מטרה ספציפית המתאימה לקטגוריות הנייר שלך, כמו חשבונות, רשומות רפואיות, ציוד משרדי וכדומה. היצמד למערכת זו כדי לשמור על סביבת העבודה שלך מסודרת.
- השתמש בתיקיות קבצים כדי לזהות פריטים אם יש לך כמה קטגוריות באותה מגירה. הפרד חשבונות, דוחות בנק ודו"חות עסקיים עם תיקיות שונות.
- אם אתה נוטה להחזיק הרבה פריטים אקראיים או להתקשה לזרוק דברים, אתה יכול להקדיש מגירה אחת לפריטים שונים. זו פשרה המאפשרת לשמור על עומס כלשהו, אך מבודדת אותו במקום אחד כדי שלא יתפשט.
- 3תייג את כל התיקיות, המגירות והקלסרים שלך. מערכת תיוג טובה תעזור לכם לעמוד בתוכנית הארגון. תן לכל מגירה, תיקיה, כרית או מחברת מטרה ספציפית ותייג אותה. ואז היצמד למערכת הזו בכל פעם שאתה שם משהו כדי שהכל יהיה במקום הנכון.
- מערכת התיוג שלך יכולה להיות פשוטה, כמו לכתוב "חשבונות" על תיקיה. אם אתה מעדיף גישה יצירתית יותר, נסה קידוד צבעוני של התיקיות עם תוויות מקל.
- אם למגירות שלך אין קטעים לתוויות, פשוט השתמש ברצועת נייר דבק וכתוב עליה עם סמן. ואז משוך את הסרט אם מטרת המגירה משתנה.
- 4השתמש בארגן שולחן עבודה לצורך עבודות וקבצים חשובים. מארגני שולחן העבודה הם פחים קטנים עם תאים שמתאימים בקלות על שולחנות העבודה. אתה יכול להשתמש באחד כזה כדי למיין את הניירות והתיקיות שבהם אתה משתמש באופן קבוע, כך שהם יהיו ממש לפניך כשאתה זקוק להם. קנו אלה מחנויות ציוד משרדי או באינטרנט.
- תווית או קוד צבע כל קטע לארגון טוב יותר.
- אם אין לך הרבה דברים למיון, ייתכן שמארגן שולחן העבודה יהיה כל מה שאתה צריך במקום ארון קבצים שלם.
- 5צור תחנת דואר כדי למיין את החשבונות שלך ודואר אחר. דואר יכול להצטבר על שולחן העבודה שלך, וכמה כלים יכולים לעזור להפחית את העומס. נסה להשתמש בסל דואר שמתחבר לקיר שלך. זה מארגן את הדואר שלך ושומר אותו מחוץ לשולחן העבודה שלך.
- השתמש בסל "פנימה" ו"אאוט "כדי למיין את הדואר שכבר טיפלת בו ואת הדואר שעליו אתה עדיין צריך להסתכל.
- אתה יכול גם להשתמש בפח או בסל על שולחן העבודה שלך למיון דואר, אם שולחן העבודה שלך מספיק גדול.
אגרטל או מסגרות לתמונות מעניקים אווירה נעימה למשרד שלכם, ופנו את שולחן העבודה שלכם לפריטים חשובים יותר.
שיטה 3 מתוך 4: צמצום השימוש בנייר
- 1הדפיסו רק את הדרוש להפחתת העומס. נייר הוא אחת הסיבות העיקריות לבלאגן במשרד. חשוב פעמיים לפני ההדפסה ושאל את עצמך אם אתה באמת זקוק לעותק פיזי של הקבצים האלה. אם לא, בדוק במקום זאת את המסמך במחשב והמנע מנייר להצטבר על שולחן העבודה שלך.
- כבונוס נוסף, תחסוך כסף על נייר ודיו למדפסת. עדיף שהסביבה תשמור על נייר.
- אם אתה עובד מהבית, ככל הנראה רוב העבודה שלך מתבצעת בצורה דיגיטלית בכל מקרה, כך שהתנגדות לדחף להדפיס קלה יותר מאשר אם עבדת במשרד.
- 2היפטר מניירות וספרים אליהם אתה יכול לגשת באופן מקוון. עם כל כך הרבה פריטים דיגיטליים עכשיו, פרסומים פיזיים רבים תופסים רק מקום. אם אתה מסתכל באופן קבוע על מאמרים, מדריכים או דוחות, בדוק אם אתה יכול לגשת אליהם באופן מקוון. אם כן, העותקים הפיזיים שלך אינם נחוצים. מחזר או תרם אותם בכדי לפנות מקום.
- העבר את המנויים והחיובים למגזינים או ליומנים לדיגיטל בלבד. זה מונע מהם להצטבר במשרד שלך.
- בדוק אם אתה יכול למכור או לתרום ספרים לפני שאתה נפטר מהם. ספריות וארגוני צדקה תמיד מחפשים תרומות.
- 3סרוק ניירות חשובים ומחזר את העותקים הפיזיים. רבים מהשטרות והרשומות שלך ניתנים לדיגיטציה. קבל סורק או צלם תמונות באיכות גבוהה, ואז גרוס וממחזר את המקור. זה מפחית את הצטברות הנייר במשרד שלך.
- זכור להשתמש במערכת תיוק טובה במחשב שלך כדי לא לאבד את המסמכים. תייג הכל והכנס את הקבצים לתיקיה.
- שמור מסמכים רגישים על שולחן העבודה שלך במקום להשתמש באחסון בענן. ניתן לפרוץ את אלה וניתן יהיה לגנוב את המידע שלך.
בעוד שחלק מהבלאגן בשולחן ובמשרד שלך עשוי להיות מדברים שאתה אפילו לא משתמש בהם, כנראה שיש כמה פריטים שאתה משתמש בהם באופן קבוע.
שיטה 4 מתוך 4: סדר את שולחן העבודה והמחשב
- 1השתמש בסלים או פחים לארגן את הציוד המשרדי שלך. עטים, טושים, מהדק וקלטת יכולים להעמיס בראש שולחן העבודה שלך. קבל לעצמך פחית או פח לכל הפריטים האלה כדי לשמור עליהם תחת שליטה. זכור להחזיר את כלי הכתיבה שלך לשם בכל פעם שתסיים להשתמש בהם כדי שלא יצטברו שוב.
- אם יש לך כמה סוגים של עטים או טושים ואתה רוצה להפריד אותם, השתמש בפח עם קטעים לפריטים שונים.
- אתה יכול להקדיש מגירה לציוד משרדי גדול יותר כמו המהדק שלך. זה משחרר את שולחן העבודה שלך לפריטי עבודה חשובים יותר.
- 2משוך את כבלי המחשב והטלפון. כבלים וכבלים יכולים להיות סיבה ענקית לבלאגן בשולחן העבודה. הפעל אותם לשולחן שלך מכיוון שמרחיק אותם מהדרך. חוטי טעינה, למשל, יכולים לרוץ מאחורי השולחן שלך כדי להישאר מוסתרים.
- אתה יכול להרחיק חוטים עם קליפס סקוטש שעוברים לאורך שולחן העבודה שלך. קנו אלה בחנויות ציוד משרדי.
- אם אפשר, עבור למכשירים אלחוטיים כמו מקלדת ועכבר USB. זה מצמצם את כמות החוטים על שולחן העבודה שלך.
- 3שלב את סמלי שולחן העבודה של המחשב. אל תשכח משולחן העבודה במחשב שלך. בעל טונות של אייקונים בכל מקום יכול לגרום לתחנת העבודה שלך להרגיש כאוטית. החליק את המחשב על ידי יצירת תיקיות שולחן עבודה והצבת קבצים במקומות הנכונים. עמדת העבודה שלך תיראה הרבה יותר מסודרת לאחר מכן.
- 4התקן מדפים צפים מעל שולחן העבודה שלך לקבלת שטח אחסון נוסף. מעט שטח אחסון נוסף עשוי להיפטר מבעיית העומס שלך. קבל ערכת מדפים צפים מחנות חומרי בניין או בנה משלך. תלו אחד או יותר מעל השולחן כדי לקבל שכבות חדשות של שטח.
- זכרו לשמור על המדפים החדשים מסודרים. השתמש בהם לאחסון מסודר, לא כמקום לזרוק דברים.
- מדפים תלויים יכולים להיות גם דקורטיביים. אגרטל או מסגרות לתמונות מעניקים אווירה נעימה למשרד שלכם, ופנו את שולחן העבודה שלכם לפריטים חשובים יותר.
- 5המשך לנקות באופן קבוע כדי שלא יצטבר הזבל שוב. ברגע שביצעת את כל העבודה הזו כדי לדלג את המשרד שלך, אל תיתן לו להיות מבולגן שוב. בצע ניקוי וסידור מחדש באופן קבוע כדי ששטח העבודה שלך יישאר מסודר.
- אם אתה זקוק לתזכורת לניקוי, נסה להגדיר יום בכל חודש שהוא יום הניקיון שלך.
- הימנע מהדחף להשאיר דברים על שולחנך או לזרוק אותם למגירה בסוף היום. החזירו הכל למקומו הנכון, או זרקו אותו החוצה אם זה לא חשוב.
קרא גם: איך מודדים לחליפה?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
