איך כותבים דוח עסקי?
כדי לכתוב דוח עסקי, התחל במבוא שמציג רעיון, בעיה או מטרה ברורים. לאחר מכן, הציגו את העובדות תוך התמקדות ברעיון עיקרי אחד בכל פיסקה, ודונו ביתרונות ובסיכונים אפשריים הקשורים למטרתכם. לאחר מכן, הציגו את המחקר והפתרונות המוצעים לכם. הקפד לארגן את הנתונים לחלקים נפרדים על בסיס נושא והכלל כותרות קטעים לקריאות. לסיום, סיכמו את עיקרי הדוח שלכם במסקנה. לקבלת טיפים לעיצוב סוגים שונים של דוחות עסקיים, המשך לקרוא!
סקור את השלבים במדריך כיצד לכתוב דוח התקדמות לקבלת פריימר טוב לכתיבת דוחות.
דוחות עסקיים הם אחת הדרכים היעילות ביותר לתקשר בעולם העסקים של ימינו. למרות שמטרות הדוחות העסקיים רחבות היקף, עסקים או אנשים פרטיים יכולים להשתמש בהן כדי לקבל החלטות חשובות. כדי לכתוב דוח עסקי יעיל, ראשית עליך להבין מהו וכיצד ניתן להשתמש בו.
חלק 1 מתוך 2: החלטה איזה סוג דוח לכתוב
- 1הציגו רעיון. דוח המציג רעיון נקרא דוח הצדקה / המלצה. אתה יכול להשתמש בדוחות אלה כדי להציע הצעות להנהלה או למקבלי החלטות חשובים אחרים. דוח זה מכיל בדרך כלל סיכום וגוף. הסיכום מדגיש את בקשתך. גוף הדו"ח מתעמק ביתרונות, בעלויות, בסיכונים וכו 'הקשורים לבקשתך.
- לדוגמה, אתה רוצה מדפסת תלת מימד לחטיבה שלך. כדי לשכנע את המנהל שלך לבצע דרישה, היית כותב דוח הצדקה / המלצה לבקש רשמית מצוות ההנהלה את המדפסת.
- 2הציגו סיכונים הכרוכים בהזדמנות ספציפית. התחקיר עוזר לקבוע את הסיכונים הכרוכים עם דרך פעולה ספציפית. סוג דוחות זה מעולה לסייע לחברה לצפות השלכות. הדו"ח יכלול מבוא, גוף ומסקנה. ההקדמה מדגישה את הבעיה הנחקרת. הגוף משמש לדיון בעובדות ותוצאות החקירה. המסקנה משמשת לסיכום.
- לדוגמה, נניח שחברת התרופות X רוצה להיות שותפה עם חברת התרופות Y, אך יש לה חששות מסוימים. חברה X לא רוצה לשתף פעולה עם חברה שיש לה בעיות כלכליות עכשוויות או שהיה לה בעבר בעיות כלכליות. חברת X עורכת חקירה ומשתמשת בדוח חקירה לדיון במידע פיננסי מעמיק על חברת Y ומנהליה.
- 3הציגו מידע ציות לגוף המנהל. דוח זה, המכונה דוח תאימות, מסייע לחברות להראות אחריות. חברה תשתמש בדוח תאימות כדי להוכיח לגוף המנהל (עיר, מדינה, ממשלה פדרלית וכו ') שהיא פועלת לפי כל החוקים / כללים החלים וכי היא מוציאה כסף כראוי. הדו"ח מכיל מבוא, גוף ומסקנה. ההקדמה כוללת בדרך כלל סקירה על החלקים העיקריים של הדוח. הגוף מכיל את הנתונים הספציפיים, העובדות וכו ', שהגוף הרגולטורי צריך לדעת. המסקנה משמשת לסיכום.
- למשל, CALPERS (מערכת הגמלאים לעובדים ציבוריים בקליפורניה) הייתה צריכה להראות למועצת המינהל שלה כי היא פעל על פי כל החוקים והכללים הרלוונטיים בשנת 2010. היא הרכיבה דוח תאימות שנתי כדי להציג את פעילותם בשנה.
- 4הציגו את היתכנות הרעיון או הפרויקט המוצע. דוח חקר כדי לקבוע אם רעיון יעבוד נקרא דוח היתכנות. הדו"ח צריך להכיל סיכום וגוף. הסיכום מציג את הרעיון. הגוף מכסה את היתרונות, הבעיות הפוטנציאליות, העלויות הנלוות וכו ', של הרעיון המוצע. חברה עשויה להשתמש בדוח היתכנות כדי לבחון שאלות כגון אלה:
- האם פרויקט זה יכול להסתיים במסגרת התקציב שלו?
- האם הפרויקט יהיה רווחי?
- האם פרויקט זה יכול להסתיים במסגרת הזמן המוקצב?
איך לכתוב דוח קצר על התפלגות העסק שלי לחודש? - 5מחקר נוכחי שנמצא במחקר. מחקרים מדווחים מתנות לחקור על סוגיה או בעיה. זה מבט מעמיק על נושא מאוד ספציפי. על הדוח להכיל תקציר (סיכום), מבוא, שיטות, תוצאות, מסקנה והמלצה. זה צריך גם לצטט את המחקר או המחקרים המעורבים.
- לדוגמא, עסק עשוי לערוך מחקר כולל על החברה האם לאסור על עישון בטרקלין העובדים שלו. האדם שכותב את המחקר יפיק דוח מחקרי מחקר.
- 6עזור לחברה לשפר את המדיניות, המוצרים או התהליכים שלה באמצעות ניטור עקבי. דוח זה, המכונה דוח תקופתי, נכתב במרווחי זמן קבועים, כגון שבועי, חודשי, רבעוני וכו '. הוא עשוי לבחון יעילות, רווח והפסד, או כל מדד אחר לאורך המרווח שנבחר.
- למשל, נציג מכירות של תרופות יכול לספק סיכום חודשי של שיחות המכירה שלו.
- 7דווח על סיטואציה ספציפית. מצב ספציפי - בניגוד למרווח קבוע - דורש דו"ח מצבי. המצב יכול להיות פשוט כמו המידע שנמסר בכנס או מורכב כמו דיווח על התגובה לאסון טבע. דוחות אלה מכילים מבוא, גוף ומסקנה. השתמש בהקדמה כדי לזהות את האירוע והצג בתצוגה מקדימה בקצרה את מה שאתה מכסה בגוף הדוח. המסקנה דנה בפעולות שבוצעו או הנחוצות למצב.
- כדוגמה, הגוף השולט במדינה רוצה דיווח מצבי לאחר הוריקן.
- 8הציגו מספר פתרונות לבעיה או סיטואציה. דו"ח קנה מידה שוקל פתרונות פוטנציאליים מספר על מצב נתון. בהתבסס על התוצאות, הכותב ימליץ על דרך פעולה מסוימת. דוח קנה מידה צריך להכיל מבוא, גוף ומסקנה. ההקדמה קובעת את מטרת הדו"ח. הגוף מציג את המצב או הבעיה ואחריו פתרונות / חלופות פוטנציאליים. המסקנה חושפת את הפיתרון או החלופה הטובים ביותר.
- לדוגמה, ABC Auto Manufacturing, Inc., רוצה לפתוח מפעל באסיה. הדו"ח עשוי לצמצם שלוש אפשרויות מדינה על פי צרכי החברה. הדו"ח יגיע למסקנה איזו משלוש המדינות היא המיקום הטוב ביותר עבור המפעל החדש.
חלק 2 מתוך 2: כתיבת דוח עסקי
- 1קבע את המטרה והפורמט שלך. שאל את עצמך מה היית רוצה שהדוח יבצע. בהתבסס על המטרה הרצויה, בחר סוג דוח מהרשימה שלמעלה.
- ללא קשר לתשובה, עליכם לתמצת את האובייקטיבי שלכם. אם הוא מבולבל, הדוח שלך רק יבלבל את הקהל שלך, מה שעלול לפגוע באמינות הדוח.
- לדוגמה, ייתכן שתרצה להשיג תקציב פרסום גדול יותר עבור המחלקה שלך. הדוח שלך צריך להתמקד בתקציב הפרסום הנוכחי ובאופן שבו אתה יכול להשתמש ביעילות בתקציב גדול יותר.
- 2זהה את הקהל שלך. הקהל שלך עשוי לכלול צד חיצוני (מישהו שלא עובד בתוך החברה שלך) או מישהו במשרד שלך. שקול את הידע או ההיכרות שיש לקהל כבר בנושא המיועד. כמו כן, חשוב כיצד הקהל ישתמש במידע שבדוח.
- זכור שללא קשר לקהל שלך, שום שורה תחתונה לא מדברת בקול רם יותר מכסף לחברה או ללקוח.
- לדוגמה, נניח שאתה רוצה ליישם תוכנית חלוקת עבודה לחטיבה שלך. אתה מחליט שקהל היעד שלך הוא מנהל משאבי אנוש של החברה, מנכ"ל ו- COO. שקול עד כמה הם כבר יודעים על תוכניות לשיתוף עבודה. התשובה תקבע את הטון לדוח. אם החברה שלך מעולם לא שקלה תוכנית לחלוקת משרות, הדוח יהיה גם אינפורמטיבי וגם אסטרטגי. אם החברה שקלה תוכנית לחלוקת משרות, הדוח יהיה פחות אינפורמטיבי ומשכנע יותר.
כדי לכתוב דוח עסקי יעיל, ראשית עליך להבין מהו וכיצד ניתן להשתמש בו. - 3זהה את מה שאתה צריך ללמוד. החלק הקשה ביותר בכתיבת דוח עסקי אינו בכתיבה. זה גיבוש מסקנה ואיסוף הנתונים הדרושים לתמיכה במסקנה זו. זה כולל מגוון של מיומנויות, כולל איסוף נתונים וניתוח שוק. מה אתה - ובסופו של דבר, ההנהלה - צריך לדעת כדי לקבל החלטה מושכלת בנושא?
- 4אסוף את הנתונים המתאימים לדוח שלך. חשוב שהנתונים שלך יהיו חוקרים היטב; אחרת, אתה מסתכן באיבוד האמינות. איסוף הנתונים עצמו תלוי בסוג הדוח שאתה כותב. וודא כי פרמטרי הנתונים שתבחר הם תמציתיים ורלוונטיים לנקודת הדוח.
- נתונים עשויים להגיע באופן פנימי, מה שאומר שתוכל לאסוף אותם די מהר. נתוני מכירות, למשל, צריכים להיות זמינים ממחלקת המכירות עם שיחת טלפון, כלומר תוכל לקבל את הנתונים שלך ולחבר אותם לדוח שלך במהירות.
- נתונים חיצוניים עשויים להיות זמינים גם באופן פנימי. אם מחלקה כבר מבצעת איסוף נתוני ניתוח לקוחות, שאל את המחלקה. אינך צריך לערוך את המחקר בעצמך. זה יהיה שונה בכל סוג של עסק, אך כותב דוח עסקי לעיתים קרובות אינו זקוק לביצוע מחקר ממקור ראשון.
- למשל, אם אתה כותב דוח הצדקה / המלצה, עליך לחקור את כל היתרונות של הרעיון המוצע שלך ולשלב את המחקר בדוח שלך.
- 5ארגן וכתב את הדוח. האופן שבו אתה מארגן את הדוח תלוי במטרה שלך. למשל, היית מארגן דוח תאימות באופן שונה מאשר דוח היתכנות. ברגע שיש לך מושג איך אתה רוצה לארגן את הדוח שלך, אתה יכול לכתוב את התוכן שלך.
- פרק נתונים רלוונטיים לחלקים נפרדים. דוח עסקי לא יכול להיות מבול גדול של נתונים ומידע. ארגון הנתונים במקטעים נפרדים הוא המפתח להצלחה של דוח עסקי כתוב היטב. לדוגמה, שמור על נתוני מכירות נפרדים מנתוני ניתוח לקוחות, שלכל אחד מהם כותרת משלו.
- ארגן את הדו"ח בכותרות מדורים מתאימות, אשר ניתן לקרוא במהירות כמחקר עצמאי, אך גם לתמוך במטרה הבסיסית של הדו"ח יחד.
- מכיוון שחלק מהסעיפים עשויים להיות תלויים בניתוח או קלט מאחרים, לעתים קרובות אתה יכול לעבוד על חלקים בנפרד בזמן שאתה ממתין להשלמת הניתוח.
- 6הסיקו מסקנות עם המלצות ספציפיות. הסיקו מסקנות ברורות הנובעות באופן הגיוני מהנתונים שנבדקו בדוח. ממליץ בבירור על דרך הפעולה הטובה ביותר בהתבסס על מסקנות אלה, אם זה מתאים.
- כל יעדים צריכים לכלול פעולות ספציפיות ומדידות. כתוב את כל השינויים בתיאורי התפקידים, בלוחות הזמנים או בהוצאות הדרושים ליישום התוכנית החדשה. על כל הצהרה לציין באופן ישיר כיצד השיטה החדשה תסייע לעמוד ביעד / פתרון המופיע בדו"ח.
- 7כתוב את סיכום ההנהלה. סיכום ההנהלה צריך להיות העמוד הראשון בדו"ח, אך הוא צריך להיות הדבר האחרון שאתה כותב. סיכום ההנהלה צריך להציג את הממצאים והמסקנות שלך ולתת סקירה קצרה מאוד על מה שמישהו יקרא, אם הם יבחרו להמשיך לקרוא את הדו"ח כולו. זה כמו טריילר לסרט, או תקציר בעבודה אקדמית.
- סיכום ההנהלה מקבל את שמו מכיוון שהוא ככל הנראה הדבר היחיד שמנהל עסוק היה קורא. ספר לבוס שלך את כל מה שחשוב כאן, ולא יותר מ-200-300 מילים. בשאר הדוחות ניתן לעיין אם הבוס סקרן יותר.
- 8השתמש באינפוגרפיקה לצורך נתונים רלוונטיים, במידת הצורך. במקרים מסוימים, ייתכן שתמצא מועיל לכלול גרפים או תרשימים המציגים נתונים כמותיים. השתמש בצבע בתוך התצוגה, מכיוון שהוא מפנה יותר תשומת לב ועוזר להבדיל את המידע. במידת האפשר, השתמש בנקודות תבליט, מספרים או נתונים מסודרים כדי לעזור לקריאות. זה מבדיל את הנתונים שלך משאר הדוח ומסייע להצביע על משמעותם.
- באופן כללי, דמויות חזותיות הן רעיון מצוין לדוחות עסקיים מכיוון שהכתיבה והנתונים עצמם יכולים להיות יבשים מעט. אל תעבור לים, עם זאת. כל האינפוגרפיות צריכות להיות רלוונטיות והכרחיות.
- השתמש בתיבות בדפים עם הרבה טקסט וללא טבלאות או דמויות. עמוד מלא טקסט יכול להיות מייגע את הקורא. מידע מוסגר יכול גם לסכם ביעילות נקודות חשובות בדף.
כדי לכתוב דוח עסקי, התחל במבוא שמציג רעיון, בעיה או מטרה ברורים. - 9ציטט את המקורות שלך, במידת הצורך. תלוי בסוג המחקר שעשית, ייתכן שיהיה עליך להסביר היכן השגת את המידע שלך. מטרת עמוד הביבליוגרפיה או המקורות בדוח עסקי היא לספק משאב לאחרים במידה והם מעוניינים לעקוב אחר הנתונים ולבדוק אותם.
- השתמש בעיצוב המתאים לציטוטים בדוח שלך, בהתבסס על הענף שלך.
- 10הגה את דוחך פעמיים. שגיאות כתיב או שגיאות דקדוק בסיסיות עשויות לגרום לקוראים שלך להתרשם שלא השקעת מספיק מאמץ בדוח. טעויות אלה יכולות אפילו להטיל ספק באמינות הממצאים שלך. כמו כן, וודא שאתה מציג את המידע שלך בצורה ברורה ותמציתית.
- לדוגמא, אל תשתמשו יתר על המידה במילים מהודרות ואל תהפכו את המשפטים שלכם למילים מדי.
- הימנע משימוש בסלנג.
- אם הדו"ח והקהל שלך קשורים קשר הדוק לענף ספציפי, ראוי להשתמש בז'רגון או במונחים טכניים. אבל אתה צריך לדאוג לא לעשות שימוש יתר בז'רגון ובמונחים טכניים.
- באופן כללי, כתיבה עסקית נכתבת בקול פסיבי, וזה אחד המקרים הבודדים שבהם כתיבה פסיבית היא בדרך כלל טובה יותר מכתיבה אקטיבית.
- לעתים קרובות אתה יכול לפספס שגיאות בעת הגהת עבודתך בשל היכרות כתיבתה. שקול לשאול מישהו אחר במחלקה שלך שרוצה שהדוח יצליח לקרוא גם עליו. היו פתוחים למשוב. עדיף לשמוע על טעויות של עמית לעבודה מאשר מבוס. סקור כל תגובה מתוך ביקורת העמיתים ושכתב את הדו"ח תוך התחשבות בתגובות.
- 11צור תוכן עניינים. עצב את הדוח העסקי בצורה רשמית ככל האפשר, וצור תוכן עניינים כדי להקל על ההתייחסות ולעיון בדוח שלך. כלול את כל הסעיפים הרלוונטיים, במיוחד את סיכום המנהלים והמסקנות.
- 12ארוז את הדוח העסקי שלך. ההשלמה הטובה ביותר לדוח יסודי ונחקר היטב היא אריזה מלוטשת. זה עשוי לכלול תיקיות נחמדות, קלסרים או נייר. השורה התחתונה היא שהדוח העסקי שלך צריך להיראות חד כדי לסקרן את הקהל שלך מספיק כדי לקרוא אותו.
- זה חל גם על כל גרפים או תרשימים הכלולים בדוח.
קרא גם: איך פונים לאישה במכתב עסקי?
שאלות ותשובות
- איך לכתוב דוח קצר על התפלגות העסק שלי לחודש?סקור את השלבים במדריך כיצד לכתוב דוח התקדמות לקבלת פריימר טוב לכתיבת דוחות.
- האם עלינו לחתום בסוף הדוח?חתימות מופיעות בדרך כלל על מכתב נלווה המעביר את הדוח, ולא על הדוח עצמו. עם זאת, שמותיהם של אלה שאספו וניתחו נתונים או המליצו (וכותרותיהם וכישוריהם, אם אינם ידועים) צריכים להיכלל בעמוד השער בין כותרת הדוח לתאריך הדוח.
- האם אוכל לקבל מחקר פיננסי?כמובן. קבלת מחקר פיננסי היא אפשרות מגמתית שרוב החברות / הארגונים העסקיים מחפשים.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל למקם כמויות גדולות של תאריכים בדוח עסקי?
- כיצד אוכל לכתוב דוח עדכון סטטוס עסקי?
תגובות (10)
- הסוגים השונים וצעדיהם נתנו לי מושג רחב כיצד לכתוב דוח.
- אני אסיר תודה למחבר המאמר ממש כיוון שהוא נאמר בצורה מאוד ברורה שהופכת מאמרים שלמים לברורים וקלים להבנה. זה לגמרי עוזר לי לדעת לבנות את הדוח לבד.
- תודה רבה. זה עזר לי מאוד במשימה שלי בקולג '.
- זה עוזר לי לסדר את הדוח שלי בתמציתיות ובהתאם.
- מאוד אינפורמטיבי ועוזר בלימודים.
- ההכנה לראיון עם מבחן כתיבת דוחות הייתה מבוא מצוין.
- מאמר זה עזר לי מאוד! זה הסביר מה המורה והתכנית שלי לא עשו.
- באמת הייתי מרוצה מהפריסה של מאמר זה. היה קל מאוד למצוא את המידע, והייעוץ שנתן היה מאוד שימושי.
- מאוד עוזר לי. עכשיו אני מבין לגמרי איך כותבים דוח עסקי.
- מאמר זה נתן לי את החוויה לכתוב דוח.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
