כיצד ליצור מערכת ניהול מסמכים מהיסוד?
האם זו תהיה צריכה להיות מערכת פורמלית או מערכת גמישה, מערכות גדולות יותר ממילא יהיו רשמיות יותר.
ניהול מסמכים הוא אחד העיסוקים העיקריים בכל חיי מנהלים. לא משנה מה יגידו, המשרד ללא נייר הוא עדיין מיתוס. להלן מספר רעיונות כיצד להפעיל מערכת הפניה טובה לניהול מלמעלה למטה.
- 1בדוק באיזה סוג ניירות אתה מטפל.
- האם מדובר במסמכים חסויים או משפטיים.
- האם הם דורשים הפניה מהירה או שהם יכולים לשבת בארכיונים.
- האם הם נדרשים למחקר היסטוריית שוק.
- האם למסמכים יש מגבלת זמן, כך שהם פעילים במשך 12 חודשים, ואז הם כבר לא פעילים (כגון אחריות וכו ')
- האם אתה יכול להפעיל מערכת אחת, או שהיא זקוקה לשניים (או יותר).
- 2תבדקו לאיזה משרד זה רלוונטי. התייעץ עם אנשים אלה מכיוון שיש להם רעיונות למערכת יעילה מאוד, או רשימת משאלות להימנע.
- חנויות וחייבים
- משאבי אנוש
- תחזוקה
- מימון ומנהל
- שירות מכירות
- רישום ורישיון
- משפטי
- שיווק
- רפואי
- היסטורי או ביוגרפי.
- הנדסה או R + D.
- וכו
להלן מספר רעיונות כיצד להפעיל מערכת הפניה טובה לניהול מלמעלה למטה. - 3בדוק גם כיצד הם יאוחסנו. ניתן להגיש עותקים דיגיטליים בפשטות, אך לעתים קרובות יש לשמור את עותק הנייר המקורי.
- קבצים זקופים על מדף או ארון.
- תיוק זקוף / ארונות תיקים (עם מגירות)
- מערכות דלתות הזזה או מגירות לצרכים גדולים.
- חור יונה או דומה.
- ילקוט, קופסה או מעטפה.
- האם זו תהיה צריכה להיות מערכת פורמלית או מערכת גמישה, מערכות גדולות יותר ממילא יהיו רשמיות יותר.
- הם יכולים להיות ממערכת מרכזית אחת או ממרכזי תיוק מקומיים.
- 4שקול את היתרונות והחסרונות של כל אחד מהם.
- לדוגמא: לקבצים זקופים יש אחסון מוגבל, אך קל יותר לגשת אליהם כמו לשלוף ספר ממדף הספרייה. תיבות ארכיון מאחסנות יותר, אך קל יותר לניירות להשתחרר ולאבד את ההזמנה שהוגשה.
- מעטפות מהוות "סטאש ושכח" טוב לצורך תיוק אישי פשוט, אך יכולות להיות קשות מאוד אם המעטפות עצמן אינן מאוחסנות היטב או על מנת שהן יהיו מבולגנות במהירות.
- 5לאחר שעבדתם בדיוק את הצרכים של כל קטע, התחילו בבחירת שיטת התיוק שלכם. אתה יכול לבחור בין אלפביתיות, כרונולוגיות, סוג מסמך, אזור או קובץ לכל ישות.
- הם עשויים להיות שילוב של שניהם, אך לוקחים בחשבון את מטרת ההנהלה. האם זה כדי לשמור עליהם בסדר ומאוחסן, או שמא מדובר במידע פעיל שזקוק להפניה?
זה גם מחליק את המערכת כדי שאנשים יידעו שהם יכולים לגשת לניירות ביתר קלות, במיוחד אם זה יהיה צורך דחוף. - 6בחר את הסוג שהופך אותו להפעלה וההתייחסות לקלה ביותר. שקול להתקין את שלושת הדברים האלה:
- עותקים של שיטת מערכת התיוק על כל מדף, או דלת הארון שבהם אנשים יכולים לקרוא אותם כדי שילמדו במהירות היכן הדברים נמצאים.
- אינדקס התייחסות שמראה היכן מנהל או צוות ממדור אחר יכולים לאתר את מה שהם צריכים. זה שימושי יותר עבור ארכיונים גדולים.
- דף היסטוריה לכל קובץ, מודבק למעטפה או לקובץ כדי להראות מי לקח את הקובץ ומתי, ומתי הוא הוחזר. אם נדרש, תן מקום לציין מה נעשה לתוכן הקובץ כגון עותקים שנעשו או ניירות שנוספו / הוסרו.
- 7היו עקביים, מכיוון שזה מקל על המערכת. התכוון להתקין מערכת שמפעילה את עצמה מכיוון שיש פעמים שאתה נמצא בחופשה או חולה ומישהו יצטרך להפעיל אותה.
- 8לאחר שבחרתם בשיטה המעשית ביותר לצורך,
- רכוש את כל מוצרי התיק והציוד כגון מהדק, אגרופי חורים וכו ', קבצים, ארגזי ארכיון וציוד אחסון.
- הכן את האתר שלך כך שניתן יהיה לאחסן קבצים.
- אספו את כל הניירות היחסיים ואספו אותם לפי הצורך.
- צור עותקים דיגיטליים במידת הצורך ושמור אותם בכונן ובקבצי המשנה הנכונים. הגן עליהם ושמור אותם כקבצים לקריאה בלבד, כך שלא יתרחשו תאונות.
- הגש את הניירות בקובץ, בתיבה או הילקוט הנכונים ואז אחסן אותם.
- שימו לב היכן הגשתם אותו לאינדקס במידת הצורך.
התייעץ עם אנשים אלה מכיוון שיש להם רעיונות למערכת יעילה מאוד, או רשימת משאלות להימנע. - 9התחזוקה היא חובה מתמשכת. שקול דרכים שונות לכיסוי הבעיות הנפוצות הבאות:
- קבצים נהיים גדולים או פגומים - ובמקרה כזה אתה יכול להשיג קובץ אחר או תיבה.
- הנתונים הכלולים כבר אינם עדכניים - עבור אלה אתה יכול לאחסן אותם ולאחסן אותם. אם אין בהם שימוש עתידי ומורשה להיפטר מהם, גרוס ונמחזר את הניירות.
- בעבודות פגומות, העתק את המקור והשאיר את העותק בקובץ והנח את המקור במקום בטוח לצרכים כאלה. בחלק מהמקרים שלמות המקור חיונית. תייג את העותק כהעתק ותעד מתי הדבר נעשה (מכיוון שהם עשויים להזדקק לאישור או עדות).
- שמור על אינדקס מעודכן והמשיך לשכלל את המערכת אם יהיה צורך בכך. ודא שאנשים מכירים את השינויים שבוצעו.
- ודא קבצים מוחזרים המצב שהם עזבו, זה קורה לעתים רחוקות, אבל כשזה חוזר על המדף זה חייב לשחזר לבית במצב טוב.
- ערכו ביקורת חודשית בכדי להבטיח שכל הקבצים נמצאים שם, לפי הסדר והמלא. זוהי גם הזדמנות לבדוק את הבעיות הנ"ל.
- 10עבור מערכות בקנה מידה גדול, זה מומלץ לעתים קרובות כחלק מהמערכת שאנשי הצוות יודיעו למחלקת הארכיון בטלפון או בדוא"ל מראש לאיסוף, כך שהצוות שלך יכול לארגן הכל לפני שהם מגיעים.
- היתרונות הם שמה שמתבקש מסופק, הם חוסכים זמן ואינם צריכים לחכות בחלק שלך, או לערב צוות לא ארכיוני בחלק שלך. זה גם מחליק את המערכת כדי שאנשים יידעו שהם יכולים לגשת לניירות ביתר קלות, במיוחד אם זה יהיה צורך דחוף.
- 11ברכו את עצמכם. המערכת שלך צריכה להיות פעילה, בסדר טוב, נגישה ויכולה לשמש את כולם.
- שמור על המערכת מסודרת כך שתוכל להימנע מעומס יתר.
- שמור על קשר פעיל עם אנשים המשתמשים בו ושמור עליו כדי להבטיח שהכל עובד בצורה חלקה.
- וודא שכאשר תסתלק זה יטופל.
קרא גם: איך בוחרים צבע לחליפות?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
