כיצד לבקש סיקור תקשורתי לאירוע?
אם אתה במכללה ורוצה כיסוי תקשורתי לאירוע בקמפוס, בדוק אם באוניברסיטה שלך יש טופס בקשה לכיסוי תקשורתי.
אירוח אירוע יכול להיות זמן מרגש שלוקח הרבה הכנות, אבל לפעמים קשה להפיץ את הבשורה עליו. אם אתה רוצה לפרסם או לפרסם את האירוע שלך כדי שאנשים יידעו למה לצפות, פנה לכלי תקשורת בקהילה שלך ובקש מהם לדווח על כך. על מנת לייצר יותר עניין, כתוב הודעה לעיתונות שמסבירה מה מייחד את האירוע שלך למשלוח לעיתונאים. אם הם יבחרו לסקר את האירוע שלך, הם ישתפו את המידע כך שהוא יגיע לקהל רחב יותר!
חלק 1 מתוך 2: כתיבת הודעה לעיתונות
- 1שים את פרטי הקשר שלך בראש העמוד. רשום את שם הארגון שלך בשורה הראשונה של המסמך כך שיהיה באותיות רישיות ומודגשות. השאירו שורה ריקה אחרי שם הארגון. בצד ימין של הדף, שים את שמך, מספר הטלפון, הדוא"ל ואתר האינטרנט של הארגון כך שכלי התקשורת יידעו עם מי לפנות אם הם זקוקים למידע נוסף. שים כל פריט בשורה נפרדת כך שיהיה קל יותר לקרוא אותו.
- ציין מספר מספרי טלפון, כגון נייד, עבודה ובית, למקרה שעיתונאים לא יוכלו להגיע אליך בפעם הראשונה. לדוגמה, תוכל לכתוב: (123) 555-7890 (נייד); (234) 555-8901 (עבודה).
- לדוגמה, פרטי יצירת הקשר עשויים להופיע:
John Doe
johndoe@google.com
google.com
- 2ציין את התאריך שבו תרצה שההודעה לעיתונות תפורסם. שים את תאריך השחרור בצד שמאל של הדף כך שהוא יופיע באותה שורה כמו שמך בפרטי יצירת הקשר. אם אתה רוצה שהתקשורת תפרסם את המהדורה מיד, כתוב "לפרסום מיידי:" ואחריו התאריך הנוכחי. אם אתה רוצה שהמהדורה תצא בשעה ספציפית, שים את "UNDER EMBARGO TOT" ואחריו את התאריך שאתה מעוניין לפרסם.
- אם האירוע עדיין נמשך כמה חודשים, אתה יכול לבחור להפסיק את המידע עד 2-3 שבועות לפני האירוע כדי שיהיה רלוונטי יותר.
- הימנע מלהפיץ את המידע לאירוע שלך לציבור מוקדם מדי, אחרת אנשים עלולים לשכוח ממנו עם הגיע התאריך.
- 3בוא עם כותרת קליטה על האירוע שלך. כתוב את הכותרת כיצד תרצה שהיא תופיע כאשר היא תפורסם בסופו של דבר. ציין את האירוע ומשהו שמייחד את זה לעזור לקוראים להתעניין כך שהם נוטים יותר להשתתף. השתמש באותיות רישיות בכל אחת מהמילים החשובות בכותרת והפוך אותה למודגשת.
- נסה לשמור על הכותרת שלך על 1-2 שורות כדי שהיא לא תיראה מכבידה מדי על הדף.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב משהו כמו, " מארחים אוניברסיטת הדסון צדקה קרנבל כדי לגייס כספים עבור הספריה החדשה".
טיפ: בדוק אם בכלי התקשורת יש לוחות שנה מקוונים שבהם תוכל להוסיף את האירוע שלך. - 4ענה מי, מה, איפה, מתי ולמה בפסקה הראשונה. שמור על הפסקה הראשונה באורך של 2-3 משפטים, כך שעיתונאים יראו מיד את המידע החשוב ביותר. ציין את שם הארגון או המארגן, שם האירוע, מתי ואיפה הוא מתקיים, ואת הסיבה שאתה מארח אותו.
- התייחס לעצמך בגוף שלישי במקום להשתמש בהצהרות "אני" או "אנחנו".
- הימנע מלהזכיר מידע לא חיוני בפסקה הראשונה מכיוון שהוא עלול להקשות על הקריאה. אנשים צריכים לקבל את כל המידע העיקרי לאירוע מהמשפטים הראשונים.
- לדוגמא, אולי תכתוב, " אוניברסיטת ההדסון הודיעה שהם יארחו קרנבל רחוב ב -3 במרץ במטרה לגייס כספים חדשים לעדכון הספרייה שלהם. קרנבל הצדקה יהיה בשטח הקמפוס הראשי עם דוכנים ומשחקים המנוהלים על ידי סגל ו מתנדבי סטודנטים. "
- 5השתמש בפסקאות הגוף כדי להסביר את האירוע ביתר פירוט. ציין אירועים מיוחדים, דוברי אורח או מה היתרונות שאנשים שמשתתפים באירוע יכולים לקבל. כתוב בגוף שלישי בנימה מקצועית שאינה קובעת דעות כלשהן ולכן השחרור נשמע אינפורמטיבי. השתמש רק בכ 3-4 פסקאות גוף בהודעה לעיתונות שלך כדי לשמור על התמצית והעניין.
- נסו לכלול הצעות מחיר מדוברי האירוע בכדי לעזור לייצר עניין רב יותר. וודא שהדובר יודע מתי אתה שולח את ההודעה לעיתונות כדי שלא יתפסו אותם.
- ציין אם יהיו הזדמנויות לצילום או וידאו אם ברצונך שעיתונאים יצלמו או יתעדו את האירוע. זה יכול לעזור לשכנע את מכשירי הטלוויזיה והעיתונים.
- רמקולים אורחים או מוסיקה עשויים למשוך שקעי רדיו מכיוון שהם יוכלו להקליט אודיו קל יותר.
טיפ: אם גוף ההודעה לעיתונות עובר לעמוד שני, שים את המילה "MORE" שבמרכזה בתחתית העמוד הראשון.
- 6כלול לוחית דוד שמדברת על הארגון שמנהל את האירוע אחרי הגופה. כתוב 1-2 פסקאות קצרות המציינות את שם הארגון, עם הקמתו ואת משימת הארגון. כתוב מחדש את פרטי הקשר של הארגון כמשפט האחרון בתנור הדוד, כך שהוא מופיע כאשר ההודעה לעיתונות מתפרסמת.
- השתמש באותה פלטה בכל הודעה לעיתונות, כך שתישאר עקבי.
- לדוגמה, ייתכן שתכתוב, "אוניברסיטת ההדסון הוקמה בשנת 1994, והיא ידועה בכל רחבי הארץ בזכות תוכניות המדע והמתמטיקה שלהם, ומתהדרת במאות בוגרים מדי שנה. אוניברסיטת הדסון ממוקמת ברחוב מיין 111, מידטאון, קליפורניה, 90109. ניתן להגיע למשרד הראשי שלהם בטלפון (123) 555-1234. אתר האינטרנט שלהם הוא www.hudsonu.edu. "
חלק 2 מתוך 2: להגיע לכלי תקשורת
- 1ערכו רשימה של כלי תקשורת באזורכם המכסים אירועים דומים לשלכם. חפש תחנות חדשות, אתרי קהילה, בלוגרים ועיתונאים עצמאיים שממוקמים בקרבתך. שימו לב לסוגי הסיפורים שכיסו כדי לראות אם כתבו על אירועים דומים בעבר. רשמו את שם הבלוג או הפרסום, את שם העיתונאי וכל מידע ליצירת קשר שתוכלו למצוא עבורם כדי שתוכלו לשלוח את ההודעה לעיתונות.
- אם אתה בוחן אתרי חדשות גדולים יותר, ודא שאתה מוצא את השמות ופרטי ההתקשרות של העיתונאים שבדרך כלל מכסים אירועים, כך שתשלח את ההודעה לעיתונות למקום הנכון.
- מכשירי טלוויזיה ועיתונים בדרך כלל יסקרו אירועים אם יש הזדמנויות צילום או אירועים מרגשים לצילום, כמו משחקי ספורט צדקה או מצעדים.
- מכשירי רדיו נוטים לכלול ראיונות או מוזיקה בדוחות שלהם, כך שהם עשויים לסקר את האירוע שלך אם יש קונצרט חי או דוברי אורח.
טיפ: בדוק אם בכלי התקשורת יש לוחות שנה מקוונים שבהם תוכל להוסיף את האירוע שלך. בדרך זו, כל מי שמבקר באתר יראה את המידע לאירוע שלכם.
שלחו את ההודעה לעיתונות לפני האירוע מוקדם ככל האפשר, כך שכלי התקשורת יספיקו להסתכל ולסקור אותה. - 2ציין את פרטי האירוע בתחילת הודעת דוא"ל. שמור על הפסקה הראשונה של הודעת הדוא"ל שלך למשך 2-3 משפטים, כך שעיתונאים יוכלו לקבל מושג מה האירוע שלך ומה מייחד אותו. ציין את כל פרטי האירוע שציינת בפסקת הפתיחה של ההודעה לעיתונות שלך כדי שהם יוכלו לראות אם זה משהו שהם רוצים לדווח עליו.
- הקפד לפנות לעיתונאים בשמם במידת האפשר כדי ליצור קשר טוב יותר איתם.
- לדוגמה, ייתכן שתכתוב משהו כמו:
שלום ג'יין,
רציתי להודיע לך על קרנבל צדקה שאוניברסיטת ההדסון מארחת בקמפוס ב -3 במרץ. בכספי הגיוס מהקרנבל ישמשו לשיפוץ הספרייה בקמפוס הישן."
- 3הוסף פרטים ראויים לחדשות וסגירה בפסקה השנייה. דבר על פעילויות שעיתונאי טלוויזיה או עיתון עשויים לרצות לצילומים. אם הולך להיות נאום, מוסיקה או הופעה של אדם ידוע בקהילה, הזכירו גם את אלה שכן הם יכולים לפנות לעיתונאי טלוויזיה, רדיו ועיתונים. תודה לעיתונאי שהקדיש זמן לקריאת המהדורה לפני סגירת המכתב.
- לדוגמא, אפשר לומר: "במהלך הקרנבל יתקיימו משחקים ודוכנים המנוהלים על ידי אנשי סגל וסטודנטים, משאיות אוכל והגרלות. הקרנבל יסתיים בהופעה של מוזיקאים מקומיים ואחריו מיכל דאנק עם הדיקן! אני כללו קישור להודעה לעיתונות למטה.
תודה! אני מצפה לשמוע ממך ואעקוב אחר זמן קצר. "
- לדוגמא, אפשר לומר: "במהלך הקרנבל יתקיימו משחקים ודוכנים המנוהלים על ידי אנשי סגל וסטודנטים, משאיות אוכל והגרלות. הקרנבל יסתיים בהופעה של מוזיקאים מקומיים ואחריו מיכל דאנק עם הדיקן! אני כללו קישור להודעה לעיתונות למטה.
- 4כלול קישור להודעה לעיתונות באימייל שלך לפני שליחתו. העלה את ההודעה לעיתונות לאתר או לשירות ענן כדי שתוכל לגשת אליו באופן מקוון. העתק את הקישור הישיר להודעה לעיתונות והדבק אותו בתחתית הדוא"ל לפני שליחתו לעיתונאים. שלחו את ההודעה לעיתונות לפני האירוע מוקדם ככל האפשר, כך שכלי התקשורת יספיקו להסתכל ולסקור אותה.
- הימנע מהעלאת מסמך PDF לדוא"ל מכיוון שעיתונאים עלולים לאבד את זה בקלות רבה יותר.
- 5עקוב אחר היום לאחר שליחת ההודעה לעיתונות. המתן יום אחד לפחות לפני שתגיע לעיתונאים שאליהם שלחת את ההודעה לעיתונות. שלח דוא"ל נוסף ושאל אותם אם קיבלו את ההודעה לעיתונות והאם הם מתכננים להריץ אותה. אתה יכול גם ליצור איתם קשר בטלפון אם אתה רוצה לדבר איתם ישירות. אם יש לעיתונאים שאלות או חששות, הם יידעו אותך במעקב.
- הימנע ממעקב מספר פעמים תוך כמה ימים מכיוון שזה יכול להיות מכריע לעיתונאים והם עשויים שלא להעריך זאת.
- אם האירוע עדיין נמשך חודש או חודשיים, זה בסדר לשלוח מעקב אחר שבוע לפני כן כדי להזכיר לעיתונאים.
על מנת לייצר יותר עניין, כתוב הודעה לעיתונות שמסבירה מה מייחד את האירוע שלך למשלוח לעיתונאים.
- אם אתה בקולג 'ורוצה כיסוי תקשורתי לאירוע בקמפוס, בדוק אם באוניברסיטה שלך יש טופס בקשה לכיסוי תקשורתי.
- הימנע מצירוף מסמכים לדוא"ל שאתה שולח מכיוון שהם עלולים ללכת לאיבוד כאשר עיתונאים מורידים או מנסים לפתוח אותם. קשר תמיד להודעה לעיתונות שלך בדוא"ל.
קרא גם: איך גוזרים קשרי רוכסן?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
