כיצד לקחת את העסק שלך לדיגיטלי במהלך התפרצות וירוס העטרה?
בעיצומה של מגיפה עולמית, בריאותם של החברים והמשפחה שלך היא ללא ספק בראש סדר העדיפויות שלך. עם זאת, כבעל עסק קטן, ככל הנראה העסק שלך הוא חלק מהמשפחה שלך, וגם אתה רוצה להגן עליו. עבור סוגים מסוימים של עסקים, העובדים שלך יוכלו לעבוד מרחוק. אם זה לא אפשרי עבורך, עדיין ניתן לקחת את הדיגיטל העסקי שלך כדי להבטיח שכאשר המשבר יסתיים, כולם יוכלו לחזור לעבודה.
שיטה 1 מתוך 4: הגדרת עבודה מרחוק
- 1שים צוות קטן האחראי על ניהול עובדים מרוחקים. העובדים המרוחקים שלך צריכים לדעת עם מי לדבר אם יש להם בעיות הקשורות במיוחד לעבודה מרחוק, כגון גישה למסמך או כניסה למערכת שלך. הקצה לאנשים ספציפיים להתמודד עם סוגיות אלה. אם יש לך עסק קטן עם פחות מ- 100 עובדים, האחראי לכך יהיה רק 1 או 2 אנשים.
- אנשי הצוות הזה צריכים להיות בעלי יכולת טכנולוגית יחסית ומסוגלים לפתור בעיות קישוריות ובעיות טכנולוגיות אחרות עם עובדים מרוחקים. אם יש לך צוות IT בצוות, מומלץ להכניס אותו לצוות זה.
- העמדת אנשים ספציפיים שאחראים לנושאים אלה מבטיחה גם כי הבעיות נפתרות תמיד באותו אופן במקום שעובדים שונים ימצאו אסטרטגיות שונות שלא בהכרח יתאימו יחד.
- 2ניסחו מדיניות עבודה ברורה מרחוק. העובדים שלך צריכים להבין מה מצופה מהם בזמן שהם עובדים מהבית. יידעו מתי עבודתם תיבדק וכיצד הם יכולים לתקשר עם המפקחים שלהם.
- הכירו בכך שעובדים מסוימים עשויים להזדקק לעבודה בשעות שונות במהלך ההתפרצות ממה שהיה רגיל. החליטו אילו שעות מתאימות ובאיזו זמנים, אם בכלל, אתם זקוקים באופן ספציפי שעובדיכם יהיו זמינים.
- לדוגמה, ייתכן שיהיה כל העובדים זמינים לפגישת צוות בכל בוקר. לאחר מכן, הם חופשיים לעבוד כאשר הם יכולים כל עוד הם עובדים לפחות 7 שעות ביום.
- אתה יכול גם לבקש מכל עובד לספק לך לוח זמנים גס שהוא מתכוון לעקוב, כך שההנהלה תדע מתי ליצור עימם קשר במהלך היום.
- 3קבעו מקרר מים וירטואלי בו יוכלו העובדים שלכם לקיים אינטראקציה. קיום מקום עבודה מקושר ומשגשג פירושו לאפשר לחברים לעבודה להתרועע ולדבר על תחומי העניין המשותפים שלהם. פתיחת בסיס צ'אט שבו עובדים יכולים לדבר ביניהם, לא רק על דברים בעבודה, אלא גם על דברים אישיים, יבטיח שהעובדים שלכם ירגישו פחות מבודדים בזמן שהם עובדים מהבית.
- כמה חברות טכנולוגיה, כולל גוגל ומיקרוסופט, מאפשרות גישה חופשית לאפליקציות הצ'אט שלהן, כך שתוכל להגדיר צ'אטים פרטיים לעובדים שלך.
- שירותי צ'אט והודעות מיידיות, כגון Slack ו- Microsoft Teams, מאפשרים לעובדים ולמחלקות בודדות לתקשר במהירות ובקלות. אתה יכול גם לשלוח התראות ברחבי החברה כדי לוודא שכולם נמצאים באותו דף בכל עת.
- 4ספק לעובדים שלך הכשרה ותמיכה לעבודה יעילה מהבית. ייתכן שרבים מהעובדים שלך מעולם לא עבדו מהבית. במידת האפשר, קיים יום אימונים לפני שיעברו מרחוק כדי שתוכל להציג את המערכות בהן ישתמשו כדי לעבוד מרחוק.
- אם העובדים שלך יעבדו על המחשבים האישיים שלהם, ייתכן שהם יביאו אותם למחשבים אלה לעבודה כדי שתוכל לעזור להם לטעון את התוכנות הדרושות להם וללמד אותם כיצד להיכנס לתוכניות העבודה.
- תן לכל עובד אדם נקודתי אליו יש להגיע עם כל חשש או נושא שאינו קשור לטכנולוגיה. אדם זה יכול להיות המפקח על הדיווח הישיר שלהם או מישהו אחר בהנהלה.
- עודד את העובדים שלך להשתמש במעקב פרודוקטיביות וזמן כדי לעזור להם להישאר במשימה בשעות העבודה, כמו גם להבטיח שהם יקבלו את ההפסקות שהם צריכים. אפליקציות כמו Toggl ו- Todoist פופולריות.
טיפ: סקרו את העובדים שלכם כדי לגלות למי יש ניסיון בעבודה מהבית. מי שמכיר את העבודה מרחוק יכול לעזור לאחרים להסתגל.
- 5צור מרכז מידע על וירוס קורונה לעובדים. התפרצות וירוס העטרה היא מצב שמתפתח במהירות ועובדיך עשויים שלא לדעת לאן לפנות כדי לקבל מידע אמין או להבין כיצד מידע זה עשוי להשפיע על עבודתם ועל הענף שלך. הקצה לחבר צוות לאצור בקפידה מידע ממקורות אמינים, כגון ארגון הבריאות העולמי וה- CDC, כמו גם משאבים ממשלתיים פדרליים, ממשלתיים ומקומיים.
- עם כל המידע שאתה משתף, ציין בבירור אם מידע זה משפיע על העסק שלך או לא. אם כן, ציין באופן ספציפי את ההתאמות שהעסק שלך מבצע.
- 6היכנסו לעובדים על בסיס קבוע. המגפה היא תקופה מפחידה וחייהם של אנשים עוברים שינויים רבים. התקשרו לעובדים שלכם וודאו שהם מצליחים בסדר ואינם זקוקים לתמיכה נוספת. הקשב לדאגות שלהם ועשה מה שאתה יכול כדי לעזור להם בכל הנושאים שיש להם.
- הזדהות עם עובדים שצריכים לטפל בבני משפחה חולים או שמתמודדים עם ילדים בבית. אתה יכול לשקול לתת להם קצת חופש או להתגמש כדי להתמודד עם האחריות שלהם.
- ספק משאבי בריאות הנפש לכל העובדים שלך כדי לעזור להם לשמור על יציבותם. וודאו שהעובדים שלכם לוקחים זמן לטיפול עצמי ולא נכנעים ללחץ.
- 7ערכו פגישות מקוונות לפחות פעם בשבוע. פגישות מקוונות מאפשרות לעובדים שלך לראות ולהתחבר אחד לשני, כך שהם מרגישים פחות לבד ופחות מבודדים. אמנם שיחות עסקיות עשויות לשלוט בפגישות שלך, אך הקציב זמן לעובדים להתפרק ולדבר על האתגרים העומדים בפניהם.
- Hangouts ו- Zoom של Google הם אפשרויות פופולריות לשיחות ועידה בווידיאו עם עובדים מרוחקים.
טיפ: אם הפגישות שלך כוללות תערובת של אנשים בחדר אחד במשרד ואחרים מרוחקים, תן לאנשים המרוחקים לדבר קודם. זה ייתן להם יותר תחושה שהם בחדר איתך והם חברים פעילים בצוות.
שיטה 2 מתוך 4: שיווק העסק שלך
- 1סיעור מוחות דרכים להתאים את אספקת המוצרים והשירותים שלך. ההתפרצות משפיעה עמוקות על עסקים קטנים רבים, אך במיוחד על אלה שמוכרים מוצרים ושירותים שאינם חיוניים, בין אם לצרכנים ובין לעסקים אחרים. הטכנולוגיה הדיגיטלית מספקת דרכים רבות עבורך להמשיך ולהוציא את המוצרים והשירותים שלך ללקוחות.
- לדוגמה, אם היית צריך לסגור חלון ראווה, מכירות מקוונות עשויות להיות אפשרות. אם אין לך חלון חנות מקוון, אתה יכול גם לקבל הזמנות דרך הטלפון.
- אם אתה מוכר שירותים, יתכנו דרכים להציע שירותים אלה באופן וירטואלי או להסדיר את המשך השירותים באופן המכבד את ההתרחקות החברתית. לדוגמה, אם יש לך עסק לטיפוח כלבים, אתה יכול לפגוש לקוחות במכוניתם ולקחת את חיות המחמד שלהם פנימה לטיפוח, ואז להחזיר אותם כשתסיים.
- שירותי ייעוץ, ייעוץ או סוכן יכולים להתנהל באופן וירטואלי באמצעות ועידת וידאו ושירותי שיתוף מסמכים מבוססי ענן, כגון Google Drive או DropBox.
- 2חפש דרכים למוצר או לשירות שלך יכול להיות שימוש נוסף. צרכיהם של האנשים משתנים עם המגפה, בייחוד מכיוון שאנשים רבים מבלים יותר זמן בבית ממה שהם היו עושים בדרך כלל. אם למוצר או לשירות שלך יש שימושים מסוימים שיכולים להועיל לאנשים בשלב זה, אתה יכול להדגיש את השימושים האלה כדי להגדיל את המכירות.
- לדוגמא, נניח שיש לך בוטיק בגדים. אם אתה מוכר צעיפים, אתה יכול להתחיל להתאים אותם רטרו למסכות מעצבים ללקוחות לאן כאשר הם צריכים להיות בציבור.
- כדוגמה נוספת, אם בבעלותך מאפייה וחנויות המכולת המקומיות שלך חסרות לחם באופן עקבי, אתה עלול לאפות כיכרות לחם שאנשים יכולים לקנות. דאג למשלוח או לאיסוף בשוליים.
- 3קדם כרטיסי מתנה שיעזרו לעסק שלך להמשיך לצוף. כרטיסי מתנה מעניקים לעסק שלכם אינפוזיה מהירה של מזומנים שיכולים לעזור לכם לשמור על צף, גם אם העסק פחת בגלל ההתפרצות. בנוסף, כרטיסי מתנה מבטיחים שיהיו לך לקוחות לאחר סיום המשבר.
- אם יש לך רשימת דוא"ל, השתמש בה כדי לעודד את הלקוחות הקבועים שלך לקנות כרטיסי מתנה לעצמם ולחבריהם ובני משפחתם.
- אתה יכול גם להציע כרטיסי מתנה דרך חשבונות המדיה החברתית שלך.
טיפ: שקול לבצע מכירה ללקוחות שקונים כרטיסי מתנה בזמן ההתפרצות. לדוגמה, תוכל להוסיף קופון בשיעור של 10% הנחה על הרכישה שנעשתה באמצעות כרטיס המתנה.
- 4התאם את העסק שלך להציע מוצרים או שירותים חדשים. התפרצות וירוס העטרה מציבה אתגרים חדשים ולאנשים יש צרכים שלא היו קיימים לפני ההתפרצות. אם תוכל למצוא דרך כלשהי למלא את הצרכים הללו, ייתכן שתוכל למשוך לקוחות חדשים לעסק שלך במהלך ההתפרצות.
- לדוגמה, אם אתה בעל מזקקה, אתה יכול להתחיל להכין חיטוי ידיים במקום משקאות חריפים.
- 5נסה לארח סמינרים ברשת אם יש לך עסק b2b. אם אתה מציע מוצרים ושירותים לעסקים אחרים, סמינרים מקוונים יכולים לעזור לך להעביר את היתרונות של המוצר או השירות שלך מבלי שאף אחד יצטרך לעזוב את ביתם. בנוסף, במקום לדבר עם לקוח פוטנציאלי אחד בלבד, אתה יכול להציג את העסק שלך בפני כמה בכל פעם.
- סמינרים מקוונים מאפשרים ללקוחות פוטנציאליים לשאול שאלות וגם להשתתף בדיון על בסיס שאלות שלקוחות פוטנציאליים אחרים עשויים לשאול. דיונים אלה יכולים לתת לך רעיונות לגבי מוצרים או שירותים אחרים להציע.
- אם סמינרי האינטרנט שלך יצליחו, הם עשויים להתגלות כבעלי ערך לא רק במהלך ההתפרצות אלא גם לאחר שהמצב נרגע.
שיטה 3 מתוך 4: תקשורת עם לקוחות
- 1הבהיר ללקוחות שלך שאתה עדיין פתוח והולך חזק. לקוחות רבים עשויים לחשוב על העסק שלך ולתהות האם אתה פתוח. אתה יכול לסיים את הספק הזה על ידי פרסום קבוע ברשתות החברתיות כדי ליידע את הלקוחות שלך שאתה מוכן לשרת אותם ואת הקהילה שלך.
- לצד הודעת הלקוחות שלך שאתה פתוח, פרט את הצעדים שאתה נוקט בכדי לשמור על בטיחות ובריאות הלקוחות שלך וגם העובדים שלך. לדוגמה, ייתכן שתדגיש כי החנות שלך סגורה, אך לקוחות עדיין יכולים לאסוף הזמנות.
- לעסקים רבים יש שעות קצרות יותר במהלך המגיפה. שלח את השעות שלך בבירור בכל פוסט, יחד עם מספר טלפון שבו לקוחות יכולים להגיע אליך.
- 2הודע ללקוחותיך באופן יזום על שינויים במדיניות. התגובה להתפרצות פירושה שהמצב בשטח יכול להשתנות במהירות. השתמש במדיה החברתית או ברשימות דוא"ל כדי ליידע את הלקוחות שלך על כל שינוי לפני שהם מתרחשים בפועל, כך שלקוחותיך יוכלו להסתגל בהתאם. יש לזכור כי אנשים רבים יוצאים רק פעם אחת ביום אם הם חייבים, ולכן כל שינוי בשעות החנות או בלוחות הזמנים למשלוח בהחלט צריך להידרש מראש.
- לדוגמה, ייתכן שתשלח דוא"ל לרשימת הלקוחות שלך ביום שישי ותודיע להם שביום שני, תהיה פתוח רק משעה 10 בבוקר עד השעה 14:00 בימי שני עד שישי.
- אינך רוצה להיראות כגורר רגליים בכל הנוגע לסגירת דלתותיך או לשינויים בפעולותיך. הלקוחות שלך עשויים לפרש זאת כאשר אתה מציב את הרווחים שלך לפני הבריאות והבטיחות של העובדים שלך ושל הלקוחות שלך. במקום זאת, פעל לפני שהממשלה אומרת לך לעשות זאת.
טיפ: אם כי אתה כמובן צריך לעמוד במנדטים הממשלתיים, אתה תרוויח רצון טוב עם לקוחות קיימים ופוטנציאליים אם תוכל להראות שאתה עושה מעל ומעבר כדי להגן על בריאות ובטיחות הקהילה שלך.
- 3הצע תמריצים ללקוחות שנשארים איתך. מכיוון שרבים מלקוחותיך נאלצים להישאר בבית, הם עשויים לחפש פתרונות מקוונים או מרוחקים אחרים כדי לפתור את הבעיות שפתרו בעבר עם המוצר או השירות שלך. לאחר שעבר משבר בריאות הציבור, הם עשויים להיצמד לפיתרון החדש הזה ולא לחזור אליך.
- לדוגמה, ייתכן שתציע התאמת מחירים או משלוח חינם ללקוחות במהלך ההתפרצות.
- כדי לגרום ללקוחות לחזור, מציעים קופון או הנחה שתקף רק בעוד מספר חודשים, כאשר כנראה שהמשבר החמור ביותר יסתיים. זה יכול לעזור להבטיח שהלקוחות שלך יחזרו.
- 4הפעל לקוחות לאירועים מקוונים. מסיבות ואירועים יכולים להיות דרכים לעסוק בלקוחות קבועים כמו גם לאסוף חדשים. עם זאת, במהלך ההתפרצות, סביר להניח שלא תוכלו לקיים אירועים חיים. השתמש במקום זאת באירועים וירטואליים כדי לבדר לקוחות, כמו גם לעורר תחושת קהילה.
- לדוגמא, אם העסק שלך חוגג חגיגות 5 שנים, ייתכן שתארח מסיבה מקוונת ותזרום להקה מקומית כבידור חי. אתה יכול לשלוח דוא"ל ללקוחות הרגילים שלך ולפרסם את האירוע ברשתות החברתיות.
- אם ברשותך בר או פאב, ייתכן שתדבר עם חברת טריוויה של בר על אירוח לילה טריוויה וירטואלי. אתה יכול להציע קנקן בירה או כרטיס מתנה כפרס לצוות הזוכה - זה מחזיר את הלקוחות לבר שלך לאחר ההתפרצות.
טיפ: שירותים כמו YouTube ו- Facebook Live הם בחינם ומאפשרים לך לשדר בשידור חי את האירוע הווירטואלי שלך ללקוחות שלך.
- 5ספק משלוח חינם או מוזל להזמנות מקוונות. הצורך לשלם עבור המשלוח הוא לעתים קרובות אחת הסיבות העיקריות שלקוחות לא אוהבים לעשות קניות באינטרנט בכל עת. אבל במיוחד במהלך ההתפרצות, לאנשים רבים יש תקציבים צמודים ולא רוצים להוציא את כספם על עלויות משלוח.
- אתה יכול להציע משלוח או משלוח חינם עבור הזמנות מעל סכום מסוים - נניח, 26 € או 37 € בדוק את המכירה הממוצעת שלך, ואז הוסף 3,70 € או 7,50 € לזה. לדוגמה, אם המכירה הממוצעת שלך היא 34 €, ייתכן שתציע משלוח חינם לרכישות מעל 37 €
- עבור עסקים מקומיים קטנים, אפשרות נוספת היא להציע משלוח חינם ללקוחות מקומיים, ואז תשלום עבור משלוח ללקוחות שאינם מקומיים.
- 6השתמש במדיה החברתית כדי להזדהות עם הלקוחות. ההתפרצות היא תקופה בלתי צפויה ורבים מהלקוחות שלך פשוט מחפשים קצת ביטחון וקצת יציבות בחייהם. להבטיח להם שהעסק שלך נמצא שם כדי לתמוך בהם והקהילה תעבור דרך ארוכה בכדי לבסס רצון טוב ונאמנות לקוחות למותג שלך ולעסק שלך.
- שתף טיפים שיעזרו ללקוחותיך במהלך ההתפרצות, כמו גם סיפורים או ממים משעשעים, מעוררי השראה וקלילים שהלקוחות שלך יזדהו איתם.
- תן להתפרצות וירוס הקורונה להיות זמן עבורך להאניש את העסק שלך ולהוכיח שאתה חלק מהקהילה. אתה יכול גם להדגיש סיפורים מעובדיך העוסקים בהתפרצות.
שיטה 4 מתוך 4: שמירה על פעולות חלקות
- 1זהה בבירור את האתגרים שהעסק שלך עשוי להתמודד איתם. שב עם צוות הניהול שלך כדי לקבוע את סוג הבעיות שהעסק שלך עלול להיתקל בהם. התחל עם אתגרים לאחר מספר שבועות ואז הרחב משם. קח בחשבון שאתה עלול להיות סגור לציבור למשך כמה חודשים.
- לדוגמה, אם אתה הבעלים של מסעדה, האתגרים שלך עשויים לכלול את היכולת לא לפתוח את חדר האוכל ולא לקבל מזון מספק.
- לאחר שרשמת את האתגרים שלך, עבוד עם צוות ההנהלה שלך בכדי לבחון את הדרכים להתגבר על האתגרים שזיהית. לדוגמה, כמסעדה אתה יכול להשתמש בצוות הבית שלך כדי לספק אוכל לאנשים או להגדיר אפשרויות איסוף בשולחן העבודה.
טיפ: אם יש לך עסק קטן עם רק 1 או 2 אנשים ברמת הניהול, תוכל לשקול להביא כמה מהעובדים הבכירים שלך שהיו איתך זמן מה כדי לעזור בזיהוי אתגרים ובפתרונות סיעור מוחות.
- 2צור צוות יחיד לניהול פעולות במהלך המשבר. בכל מצב משברי, יש חשיבות עליונה לתקשורת בכדי להבטיח שכולם בעסק שלך יהיו באותו דף. אם יש לך עסק קטן יחסית, הצוות שלך יכול פשוט להיות מורכב מאנשים שכבר ניהלו פעולות. עבור עסקים גדולים יותר, שמור על צוות עד 5 עד 7 אנשים.
- דאגו לצוות להיפגש באופן קבוע ולשמור על פעילותם שקופה לשאר הארגון. שימוש ב- Google Docs או בתוכנית דומה יעזור לצוות לשתף מידע בקלות.
- 3עדכן מעקב ותחזיות עסקיות על בסיס יומי או שבועי. ייתכן שעדכנת בעבר את הדוחות העסקיים שלך על בסיס חודשי או אפילו רבעוני. עם זאת, מכיוון שפרוץ וירוס הכורון הוא מצב שמתפתח במהירות, עליכם לעקוב מקרוב אחר המצב העסקי שלכם כדי שתוכלו להסתובב ולהסתגל לפי הצורך לפני שמצבכם נהיה עגום מדי.
- היה שקוף עם הדוחות שלך ושתף אותם עם ההנהלה וחברי הצוות שהגבת על תגובת ההתפרצות שלך.
- 4השתמש במקורות חלופיים כדי לסייע בייצוב שרשראות האספקה שלך. בגלל ההתפרצות, אספקה ומוצרים עשויים להגיע לאט יותר או בכלל לא להגיע. אם אתה תלוי ביצרנים, אתה עלול להיסגר על ידי סגירת מפעלים. ספקים מסוימים עשויים להיסגר באופן זמני. זהה מקורות הפועלים במהלך ההתפרצות כך שתמיד יהיו לך גיבויים.
- גם אם שרשרת האספקה שלך לא מושפעת, נניח שזה עשוי להיות בשבועות הקרובים. אם אתה מוצא ספקים חלופיים עכשיו, לא תצטרך לחפש אותם אחרי שכבר נגמר לך משהו.
- פיזור הביקוש בין מספר ספקים במקום שימוש אחד בלבד עוזר לייצב את שרשרת האספקה, למרות שהיא עשויה להיות מעט פחות יעילה עבורך.
- 5התמקדו באמפתיה ביחס להזדמנויות עסקיות חדשות. עסקים מסוימים עשויים לקרות עם הזדמנויות צמיחה חדשות כתוצאה מהמגפה. עם זאת, זה לא אמור להיות המוקד העיקרי שלך כעסק במהלך ההתפרצות. במקום לחפש דרכים לנצל את המצב, חפש דרכים להזדהות עם מצוקת הקהילה שלך ושל הלקוחות שלך.
- בצע פעולות שישמשו בצורה הטובה ביותר את הקהילה שלך ואת תחומי העניין של לקוחותיך בתקופה זו, ולא פעולות שישפרו את השורה התחתונה שלך. זכור שהדבר הטוב ביותר עבורך עשוי להיות לא בהכרח הצעד העסקי הטוב ביותר.
- לדוגמה, נניח שאתה מנהל מרכז בריאות וכושר ונאלץ לסגור. אם היית ממשיך לקחת דמי חבר חודשיים מהלקוחות שלך, בהחלט היית מצליח להתמודד עם הסערה. עם זאת, זה יגרום טינה ויכול לגרום ללקוחות לבטל את חברותם. במקום זאת, תוכל להשעות תשלומים למשך חודשיים או שלושה.
- 6הישאר גמיש כך שתוכל להסתגל למצב המשתנה במהירות. נצל את הטכנולוגיה העומדת לרשותך כדי למצוא דרכים שיעזרו לעסק שלך להסתגל למשבר. שמור על דרכים פתוחות שאינך יכול לשקול בדרך כלל כדי שיהיו לך אפשרויות.
- אם אתה נתקע בשיטות ישנות לניהול העסק שלך ומסרב להסתגל, העסק שלך יתקשה לשרוד את ההתפרצות. במקום זאת, היו פתוחים לכל מה שיכול לעזור לעסק שלכם להישאר מעל המים בזמן הלא בטוח הזה.
- אם יש לך עסק בארה"ב, הורד את ערכת כלי התגובה Coronavirus של לשכת המסחר האמריקאית מ- https://uschamber.com/coronavirus-response-toolkit. הוא כולל משאבים רבים שיעזרו לעסק שלך לעבור את המשבר הזה.
- בעלי עסקים אמריקאים יכולים ללמוד עוד על הלוואות SBA ועל סיוע ב- CARES Act בכתובת https://score.org/coronavirus-sba-loans-and-cares-act-assistance.