כיצד להפנות מכתב לפקיד ממשלתי?
כדי לפנות למכתב לפקיד ממשל, ראשית עליכם למצוא את שם הפקיד ותאריו המסייעים להפגין כבוד בעת התייחסותכם למכתב. לאחר מכן, מצא את כתובתם על ידי חיפוש מקוון אחר שמם וביטוי "כתובת למשלוח דואר", או בדוק ב- Europe.gov רשימה של כתובות לפקידים רבים. בעת כתיבת המעטפה, כלול את שמם המלא, כותרות וכתובת רשמית בצורה ברורה וקריאה בחזית, והקפד לכתוב את כתובת החזרה שלך בפינה השמאלית העליונה. פשוט הניחו את החותמת בפינה השמאלית העליונה ושחררו את המכתב בדואר. אם אתה רוצה ללמוד עוד, כגון כיצד להשתמש בשפה הניתנת לפעולה במכתבך, המשך לקרוא את המאמר!
כתיבת מכתב לפקיד ממשל יכולה להיות דרך נהדרת לשקול את הנעשה במדינה, במדינה או ביישוב שלך. חפש באינטרנט את כתובת הדואר הרשמית של המנהיג שאליו ברצונך ליצור קשר. כללי ההתנהגות הנאותות הפונות משתנות מן רשמי רשמי, כדי לוודא להסתכל למעלה התקן עבור האדם הספציפי שאליו אתה שולח את המכתב!
שיטה 1 מתוך 3: התייחסות למכתב
- 1למדו את שם הפקיד. וודא שאתה יודע בדיוק מי האדם הזה, וכי הוא האדם המתאים לפנות אליו בנוגע למקרה שלך. הבהיר מדוע אתה כותב מכתב לפקיד המסוים הזה.
- 2מצא את כתובת הדואר של הפקיד. הפעל חיפוש באינטרנט אחר "[דואר רשמי] כתובת דואר." אם חיפוש באינטרנט אינו מציג את התשובה, בקר באתר האינטרנט של המחלקה הרלוונטית בממשלה המקומית, הממלכתית או הלאומית.כיצד למצוא כתובות דואר ספציפיות
אם אתה גר באירופה: בקר בכתובת https://usa.gov/ כדי לגשת לרשימה מקיפה של פרטי קשר עבור מנהלים לאומיים, מדינתיים ומקומיים.
אם אין לך פקיד ספציפי בראש: חפש את כתובת המחלקה הרלוונטית. אולי עליך לפנות למשרד ה- DMV המקומי שלך, או למחלקה לביטחון פנים. - 3התייחסו למכתב. כלול אתתואר הרשמי ושמו המלא(למשל הנשיא ברק אובמה) יחד עם שלוכתובת דואר רשמית.כתוב את המילים בצורה ברורה וקריאה במרכז המעטפה, ואז אטום את האות בתוך המעטפה. הדביקו חותמת בפינה השמאלית העליונה של המעטפה. אם אתם מקווים לתגובה מפקיד ממשל זה, דאגו לכתוב את שמכם המלא וכתובת ההחזרה בפינה השמאלית העליונה של המעטפה!
שיטה 2 מתוך 3: בעקבות כללי התנהגות נאותים
- 1הראה כבוד ראוי. פתח את מכתבך בהצדעה רשמית, וסיים אותו בהצהרת סיום מתאימה. בהתאם לרמת השלטון, רשאי פקיד זה להעסיק צוות מזכירים שיקרא בתיבת הדואר שלו לצורך מכתבים חשובים. אמכתב מנומס, מתחשב וכתוב היטבכמעט תמיד יהיה סיכוי גבוה יותר להגיע דרך מערכת סינון זו.
- אם אתה כותב לשגרירות או לשגריר, קרא כיצד לפנות לשגרירים.
- 2השתמש בכותרת המתאימה. אם יש רק אדם אחד במשרה נתונה בכל פעם (למשל, הנשיא, ראש העיר או יושב ראש הבית), תוכל לפנות לאדם לפי תוארו בלבד: אדוני הנשיא או גב 'ראש העיר. אם מספר אנשים ממלאים משרה נתונה בו זמנית (למשל סנטור, שופט, נציג), עליכם להשתמש בשם המשפחה כדי להבהיר למי בדיוק אתם פונים.
- זה אף פעם לא כואב כלול את שם הפקיד,גם אם הוא האדם היחיד שמכהן בתפקיד. מכתב שמטופל באופן אישי מעניק מידה מסוימת של אנושיות למסר שלך.
- זה אף פעם לא כואב
- 3קרא מכתבי דוגמה, או שלח מכתב טופס. עשה את המחקר שלך כדי לגלות כיצד אנשים אחרים פנו למכתבים לפקיד ממשל מסוים זה. חלק מקבוצות האקטיביזם ואתרי העצומה יספקו מידע ספציפי על יצירת קשר עם הגורמים הרלוונטיים למען מטרה מסוימת. ייתכן שתוכל פשוט לשלוח בדוא"ל לפקיד.נתקל בבעיות?
אם אתה מאוד לא בטוח כיצד לפנות ולהתייחס לפקיד המדובר, זכור שאתה לא צריך להשתמש במילים שלך. יש נבחרי ציבור שמקבלים מאות מכתבים מדי יום, ובוודאי שאין להם זמן לקרוא מקרוב את כולם. במקרים מסוימים תוכלו להעביר את הנקודה באמצעות מכתב טופס ושורת נושא ברורה.
שיטה 3 מתוך 3: כתיבת מכתב הניתן לפעולה
- 1בקש משהו בר ביצוע. לפני שתשלח את המכתב, שקול אם פקיד ממשל זה יוכל לפעול בצורה משמעותית על פי מכתבך.הימנע מלבקש דברים לא מציאותיים.אל תבקש מפקיד הממשלה לעשות יותר ממה שמשרה / ה מאפשרת לו. קח צעד אחורה ושקול אם יש ערוץ טוב יותר לתלונה שלך.
- עתירות ומכתבי טופס הם בדרך כלל כתובים היטב ופועלים. ודא, עם זאת, כי הפעולות הנדרשות נופלות במסגרת תפקידו של פקיד זה.
- 2תביא את המכתב שלך לראש הערימה. בהתאם לדרגה, פקידי ממשל עשויים לקבל עשרות עד מאות מכתבים מדי יום. הוא או היא עשויים אפילו להעסיק סדרני מכתבים מקצועיים כדי לקבוע אילו מספר הודעות נבחרות באמת נקלעות לידי הפקיד. הפוך את המכתב שלך למנומס, תמציתי ואקטואלי. במשפט הראשון או בשורת הנושא, התייחס לנושא שנמצא בראש סדר היום של הפקיד.טיפים להבטחת מכתבך
כתוב טוב: ודא שהמכתב שלך תובנה וכתוב היטב. האותיות הנמצאות בראש הערימה יהיו קריאות, רלוונטיות וקלות להבנה של הפקיד.
זהה את אישוריך: הסבר בקצרה את כישוריך, ואמר לפקיד מדוע עליו לשים לב לדעתך. אולי יש לך תואר דוקטור, או שאתה גר בעיירה שהייתה בחדשות לאחרונה, או שפגשת באופן אישי את הפקיד בשלב כלשהו בעבר. - 3וודא כי מכתבך מתאים. האם זה הכרחי, או שאתה פשוט פורקן? שלח בקשה מנומסת, תמציתית ומציאותית. אל תקלל או תפיל עלבונות.כבוד מוליד כבוד.
- אל תאיים על גורם ממשלתי. ניתן לאתר את המכתב אליך. מעבר לכל סיכון, האיומים שלך לא בהכרח יעוררו פעולה יצרנית.
- אם אתה זקוק לעזרה נוספת, אזרחי ארה"ב יכולים ליצור קשר עם משרד הפרוטוקול של משרד החוץ בטלפון 202-647-2663. נציגים זמינים לענות על שאלות כללי נימוס בטלפון.
- אם ברצונך לכתוב את הגברת הראשונה של אירופה הנוכחית, יש לפנות אליה כגברת [שם משפחה] הן על המעטפה והן בברכה. כשבעלה יוצא מתפקידו, היא חוזרת לקרוא לגברת [שם פרטי ושם משפחה של הבעל].
- להיות מנומס. אל תכלול איומים או הערות דלקתיות.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לכתוב מכתב הוקרה למושל?הפסקה הראשונה במכתב שלך תהיה לתת התייחסות לאירוע, לפעילות או לאירוע אליו אתה מתייחס. בפסקה השנייה שלך, התייחס למטרת התוכנית, הפרויקט או הפעילות של החברה שלך כאשר הסיוע או התמיכה הניתנים על ידי המושל תרמו להגשמתה, וכי מחווה כזו זוכה להערכה רבה. סיים את מכתביך בתודה על תמיכתם ושיתוף הפעולה בעניינים שעניינם הדדית.
- האם זה בסדר לשלוח מכתב על רעיון שיש לי לעזור לאזור?כן. ייתכן שתרצה לבדוק באתר הממשלה אם הוא כבר סקר את הנושא הזה.
- כיצד אוכל לכתוב מכתב לפקיד אם אני בן 12?אין דרישת גיל לכתוב לפקיד. כל עוד אתה ברור עם הכוונה שלך והנושא שלך, אתה יכול לכתוב לפקיד. אתר את כתובת הדואר הרשמית שלהם, וודא שאתה פונה לאדם הנכון, וכתוב.
- האם אוכל להשתמש ב"אדון "לצורך ההצדעה?אדוני או גברתי מתאימים.
- האם פקיד ממשלתי יגיב למכתבי אם אכתוב אותם?בדרך כלל, כן, אם כי זה תלוי בנציג. זה כנראה יהיה מישהו מהצוות שלהם שיגיב לך, במקום הפקיד עצמו.
- האם אוכל לספר לפקיד ממשלתי את רעיונותיי לעזור להם?כן! פקידי ממשלה אחראים לאנשים שהם מייצגים ושליחת רעיונותיך תהיה להם עזרה רבה כפקיד.
- האם עלי לכלול תאריך בראש המכתב?כן תמיד.
- האם אוכל להשתמש ב"יקר "לצורך ההצדעה או שעלי להשתמש ב"אל מר כך וכך"?"יקר" מתאים. עם זאת, עדיף להשתמש בתואר הפקיד במקום מר או גברת.
- האם עלי לפנות למספר פקידים באותו מכתב מקדים או שמא יהיו מכתבי כיסוי פרטניים?רצוי להתאים אישית, או צרו קטגוריה כללית ורשמו שמות על האות.
- כיצד אוכל לחבר מכתב להעברת הצעת חוק?אתה לא יכול לקבל הצעת חוק עם מכתב. אתה יכול לשלוח מכתב לחבר הקונגרס שלך. השתמש בפורמט מכתב רשמי והצהיר את המקרה שלך בצורה ברורה עם טיעונים תומכים. וודא שהאיות והדקדוק שלך נכונים ונקיים כך שדבריך יילקחו ברצינות.
- האם מכתב צריך להיות קובץ מצורף או כגוף דוא"ל בעת הפנייתו לפקיד ממשלתי?
- האם אני צריך לכתוב את הכתובת שלי על המכתב, כמו גם את המעטפה?
- כיצד אוכל לכתוב מכתב מקדים להצעה לראש העיר עירוני?
תגובות (13)
- מעולם לא כתבתי מכתב באנגלית לפקיד ממשלתי. מצאתי את האתר הזה, כל הדוגמאות וההסברים כאן ממש מועילים, ועשיתי את המכתב הרשמי הראשון שלי, בהצלחה. תודה רבה!!
- מאמר זה היה מאוד שימושי, יכולתי ללמוד שיטות חדשות לכתיבת מכתבים רשמיים.
- אני מתכנן לכתוב מכתב כל רשות באזורי שתקשיב לסיפור שלי. בזכות אתר זה, כעת יש לי מושג מה לעשות.
- השיטה של כתיבת בקשות למושל על בקשת עזרה הייתה מועילה.
- בהחלט שדרגתי את עצמי לקידום שלי.
- זה היה ממש מועיל ומצאתי שזה פשוט יותר מימי הלימודים!
- זה עזר ונתן לי תובנה כיצד לכתוב מכתב!
- צעדים ומאמר שימושיים!
- פתרון מיידי לבעיה.
- זה מגדיל את בסיס הידע שלי.
- נעזרתי כיצד לפנות לראשי המחלקות הממשלתיות שלנו. תודה.
- זה פינה הרבה אזורים אפורים.
- תודה! מאוד תמציתי, ברור ומקיף.
