כיצד להפנות מכתב לשגרירות?
כדי להפנות מכתב לשגרירות, התחל על ידי הצבת התאריך בפינה השמאלית העליונה של הדף. לאחר מכן, מתחת לתאריך, ציין את הכותרת הרשמית ואת שם האדם אליו אתה פונה בשגרירות, ואחריו את מלוא הכתובת של השגרירות. אחרי השם והכתובת, כלול שורת נושא כמו "RE: בקשה לאשרת תייר להורים." לסיום, כלול ברכה רשמית מתחת לשורת הנושא, כמו "שגריר נכבד." אם אתה רוצה ללמוד עוד, כגון איך לעצב את המכתב שלך, המשך לקרוא את המאמר!
האופן שבו אתה פונה למכתב לשגרירות תלוי במדינה ובאדם הפרטי שאליו אתה כותב.
שגרירות היא המשרד הרשמי של שגריר מדינה אחת במדינה אחרת. השגריר הוא הנציג הרשמי של ארצם. גם השגרירויות וגם הקונסוליות מטפלים בענייני מדינה אחת במדינה אחרת. אם ברצונך לפנות לשגריר או לחבר אחר בשגרירות או בצוות הקונסולרי, עליך לכתוב מכתב רשמי. מכתב זה צריך לכלול את פרטיך האישיים, בקשותיך וסיבות הכתיבה שלך, והצדעות רשמיות, או שאולי לא תקבל תגובה. האופן שבו אתה פונה למכתב לשגרירות תלוי במדינה ובאדם הפרטי שאליו אתה כותב.
חלק 1 מתוך 3: עיצוב מכתבך
- 1הקלד את המכתב שלך במחשב. מכתבים בכתב יד קשה לקריאה, ואולי אינם זוכים לתגובה. אם ברצונך לקרוא את המכתב שלך ולהתייחס אליו ברצינות, חשוב להקליד אותו בצורה מסודרת באמצעות פורמט מכתב עסקי מוכר .
- השתמש ביישום רגיל לעיבוד תמלילים, גם אם אתה מתכנן למסור את המכתב באמצעות דוא"ל. בדרך כלל עדיף לשלוח קובץ מצורף מאשר לכתוב את המכתב בגוף הדוא"ל. עם זאת, מן הסתם עליכם לבדוק תחילה עם השגרירות כדי לראות מה עדיף.
- לרוב היישומים לעיבוד תמלילים יש תבנית בה תוכלו ליצור מכתב עסקי. תבניות אלה בדרך כלל יגדירו את השוליים וסגנונות הפסקאות שלך.
- השתמש בגופן רגיל וקריא כגון Times New Roman או Helvetica, בגודל 12 נקודות. אל תשתמש בגופני סקריפט. # חפש תבניות. ברוב המקרים תכתוב לשגרירות בנוגע לסוגיית הגירה - מטעמך או עבור חבר או בן משפחה. ישנם מספר אתרי סיוע בהגירה הכוללים תבניות מכתבים לנושאים שונים.
- תבניות אלה מעניקות לך שפה מומלצת לשימוש, כך שתוכל לכתוב ולכתוב ביתר קלות על מכתבך. אל תעתיק אותם מילולית. קרא אותם בעיון וודא שהשפה המוצעת מתאימה למצבך. אם כל זה לא חל, אל תכלול אותו.
- בדוק את הרקע של האתר לפני שתשתמש בשפה המוצעת שלהם. ברוב האתרים הללו יש עמוד "אודות" בו תוכלו לגלות מי אחראי על האתר. וודאו שזה אדם או ארגון שאתם יכולים לסמוך עליו.
- 2השתמש בפסקאות חסום. מכתבים עסקיים מסורתיים נכתבים בפסקאות חד-צדדיות ומוצדקות משמאל עם רווח כפול בין הפסקאות. שימוש ברווח כפול פירושו שאינך צריך להזין את השורה הראשונה בכל פסקה.
- אם אתה כותב בשפה שקוראים אותה מימין לשמאל, כגון ערבית או עברית, הפסקאות שלך יהיו מוצדקות מימין.
- 3שים את התאריך בראש הדף. השורה הראשונה שאתה מקליד תהיה התאריך שבו אתה שולח את המכתב. תוכנית עיבוד התמלילים שלך עשויה להכניס אוטומטית את התאריך אם אתה משתמש בתבנית. אם אינך מתכנן לשלוח את מכתבך למספר ימים, תצטרך להתאים תאריך זה כך שישקף את תאריך הדיוור.
- באופן כללי, אתה לא צריך לדאוג אם בסופו של דבר אתה יום חופש. לדוגמה, תוכל לסיים את מכתבך בכוונתך לשלוח אותו באותו יום, אך לא להגיע לסניף הדואר רק לאחר סגירת העסק. פירוש הדבר שתצטרך לשלוח את המכתב שלך למחרת, אך לא תצטרך להדפיס מכתב חדש עם התאריך השונה.
- עם זאת, בעוד שעיכוב של יום או יומיים זה בסדר, אם בסופו של דבר לא תצליחו לשלוח את המכתב במשך שבוע ויותר, סביר להניח שתרצו להדפיס עותק חדש עם תאריך מותאם. הקורא שלך יצפה שהתאריך על המכתב יהיה זהה או קרוב למועד חותמת הדואר.
כיצד אוכל לכתוב מכתב לשגרירות כדי לסגור את תיק הדרכון שלי? - 4מצא את הכתובת המתאימה. החלק העליון של המכתב שלך יכלול אזור בו תוכל לכתוב את שמך וכתובתך, ואז את שמו וכתובתו של האדם שאליו אתה כותב. התקשר לשגרירות או בדוק באתר האינטרנט שלה כדי ללמוד את הכתובת שאליה אתה צריך לשלוח את מכתבך.
- זכור כי לשגרירויות רבות וגדולות יותר יהיו כתובות שונות לשימוש, תלוי בסיבת המכתב שלך.
- אם אתה עדיין לא יודע, תצטרך לברר את האדם הנכון לפנות שיוכל לעזור לך בבעיה שלך. אתרי אינטרנט, דוגמת פרויקט ויזה או עולם השגרירות, וכן חיפושים באינטרנט אחר המדינה והמילה "שגרירות" יכולים לעזור לך בזיהוי האדם הנכון. ניתן גם להתקשר ישירות לשגרירות כדי לזהות את איש הקשר הטוב ביותר.
- הקלד את שם האדם שאליו אתה פונה, את שם השגרירות ואת כתובת השגרירות שאליה אתה כותב. כתוב זאת באותו פורמט כמו שהיית כותב על גבי מעטפה לדיוור.
- לדוגמא, אם אתה כותב לאיש צוות שגרירות בשגרירות קנדה, היית כותב "מר פוטר, שגרירות קנדה" בשורה הראשונה של גוש הכתובות, ואחריו הכתובת הפיזית. אם מר פוטר הוא השגריר, היית כותב "מר פוטר הנכבד, שגריר קנדה, שגרירות קנדה." שים לב כי עבור מדינות רבות התואר הנכון לשגריר הוא "הוד", כמו ב"כבודו מר פוטר, שגריר קנדה, שגרירות קנדה. "
- 5כתוב שורת נושא. בעקבות הכתובות, כלול שורה המאפשרת למקבל מכתבך לדעת מדוע אתה כותב ועל מה המכתב. אינך צריך לכלול את שמך בשורת הנושא, וזה לא חייב להיות משפט מלא.
- לדוגמה, אתה יכול לכתוב "בקשה לאשרת תייר להורים" או "הזמנה למסיבת הקונסוליה הצרפתית."
- אם אתה כותב באנגלית, לפני שורת הנושא מקדימות בדרך כלל האותיות "RE", קיצור לטיני שמשמעותו בעצם "לגבי".
- שורת הנושא שלך מאפשרת לאדם שמקבל את מכתבך להפנות אותו לחבר הנכון בצוות השגרירות, במקרה ששלחת אותו לאדם הלא נכון. בעזרת שורת נושא, הם יכולים לעשות זאת במהירות מבלי לקרוא את כל המכתב. מסיבה זו, שורת נושא חשובה במיוחד אם לא הצלחת לזהות אדם ספציפי.
חלק 2 מתוך 3: כתיבת מכתבך
- 1חקרו את הנימוסים הנהוגים במדינה אליה אתם כותבים. למדינות שונות יש פורמליות ופרוטוקול דיפלומטי משלהן לפנייה לשגרירים ולאנשי צוות שגרירות אחרים.
- יתכן שתוכל למצוא מידע זה באתר השגרירות, או באמצעות חיפוש מהיר באינטרנט באמצעות שם המדינה עם מילים כמו "נימוסים", "פרוטוקול דיפלומטי" או "צורות כתובת".
- יש לזכור כי במדינות שיש בהן מלוכה ומכירות באצולה, יתכנו אצילים המשמשים כשגרירים או בתפקידים אחרים של שגרירות. תארים אלה עשויים להחליף כל תואר כללי לחברי צוות השגרירות.
- יש לכתוב את מכתבך בנימה רשמית, תוך שימוש נימוסי ובנימוס מרבי. אם אתה כותב בשפה שיש לה "אתה" רשמי, כגון צרפתית או ספרדית, עליך להשתמש בזה.
- שים לב בזהירות כאשר אתה כותב לשגריר באופן ספציפי, מכיוון שכותרתו שונה תלוי אם אתה אזרח המדינה שעבורו משמש האדם כשגריר. אם אתה אזרח באותה מדינה כמו השגריר, אתה יכול להתייחס אליהם כאל "הנכבדים". עם זאת, אם אתה אזרח במדינה אחרת, בדרך כלל עליך לקרוא להם "הוד מעלתו", על פי המנהג הדיפלומטי. וודא שיש לך את המין הנכון - אל תניח רק על סמך השם.
- 2התחל בברכה שלך. לאחר שתסיים את חסימות הכתובות ואת שורת הנושא של המכתב שלך, אתה מוכן להתחיל את המכתב עצמו. השתמש בברכה רשמית ופנה לאדם שאליו אתה כותב בכותרתו המלאה.
- כדי לפנות נכון לאדם, יהיה עליך לפעול לפי כללי הנימוס או הפרוטוקול הדיפלומטי הנכון על סמך המחקר שלך.
- אם אתה פונה לקונסול הכללי או לכל עובד שגרירות אחר, בדרך כלל תשתמש בשמם המלא. לדוגמה, אתה יכול לכתוב "מר פוטר היקר." עם זאת, שים לב לכל תאר אחר שיש לאדם, למשל אם הוא בן אצולה או בעל תואר דוקטור.
- השתמש ב"שגריר מכובד יקר "אם אתה פונה ישירות לשגריר.
- אם אינך יודע את שמו או מינו של האדם שאליו אתה כותב, תוכל להתחיל במכתבך "אדוני היקר או גברת." עם זאת, עליכם לעשות כל מאמץ להפנות את מכתבכם לאדם ספציפי. אם אתה מקבל את האדם הלא נכון, תמיד ניתן לנתב אותו מחדש.
- עקבו אחר הברכה עם הפיסוק הנהוג במדינת השגרירות. בחלקם פסיק מתאים, בעוד שאחרים עוקבים אחר הברכה באמצעות נקודתיים.
כיצד אוכל לכתוב מכתב היכרות לשגרירות לויזת תייר כאיש עסקים? - 3הצג את עצמך. החלל כפול לאחר ברכתך והתחל את מכתבך על ידי הודעת המקלט מי אתה. כלול את כל פרטי הזיהוי הנחוצים, כגון מספרי יישומים או מספרי ייחוס הקשורים לנושא מכתבך.
- המשפט הראשון צריך לציין את שמך ואת מדינת האזרחות שלך. עקוב אחר כל מידע זיהוי נוסף הרלוונטי לסיבת הכתיבה שלך.
- עקוב אחר המשפט הראשון עם תיאור קצר של הסיבה לכתיבה שלך. זה לא צריך להיות יותר ממשפט או שניים.
- 4הסבירו את הסיבה שלכם לכתיבה. בפסקאות הנותרות של מכתבך תפרט על רקע המקרה שלך, כולל כל מידע שהנמען יזדקק לו כדי להשיב כראוי למכתב שלך.
- אורך מכתבך ותוכן הפסקאות הנותרות יהיו תלויים בסיבת הכתיבה שלך. אם אתה צריך לתת רקע מורחב או ציר זמן למצב שאליו אתה רוצה שהשגריר או פקיד שגרירות אחר יגיב, זה עשוי להיות ארוך.
- אם אתה כותב מסיבה פרוצדוראלית, כמו למשל לבקש אשרת מבקר, המכתב שלך בדרך כלל לא אמור להיות יותר משלוש פסקאות, ולא אמור להימשך יותר מדף או שניים לכל היותר.
- שמור על הכתיבה שלך ברורה ותמציתית, והשתמש בשפה רשמית לאורך כל הדרך. אם אתה פונה לאדם שאליו אתה כותב בכל מקום בגוף מכתבך, השתמש בכותרתו הרשמית ופעל לפי כללי נימוס אחרים שקטפת ממחקרך.
- 5הוסף את הסגירה שלך. הפסקה האחרונה במכתב שלך היא בדרך כלל רק משפט או שניים שמספרים לנמען מה הפעולה שאתה רוצה שיעשה בתגובה למכתב שלך. אם אתה מצפה לתגובה במסגרת זמן מסוימת, יש להזכיר אותה כאן.
- אם אתה זקוק למשהו ספציפי מהאדם, ציין מה זה ואת פרק הזמן בו אתה זקוק לו. זכור לאפשר זמן לדיוור.
- הייה זהיר נותן תאריך יעד, במיוחד אם אתה כותב לשגריר או חבר צוות בעלת דירוג גבוה. במקום להגיש דרישה, אמור משהו כמו "אנא שימו לב כי עלי למסור את המסמך שביקשתי תוך חודש, אחרת לא אוכל להשלים את בקשתי", או "אנא הגיבו בסוף החודש הזה כדי שאוכל להיפגש המועד האחרון שלי. "
- עקוב אחר זה במשפט המודה למקבל על זמנו ותשומת ליבם. לדוגמה, ייתכן שתכתוב "אני מעריך שיש לך דרישות רבות לזמנך. תודה על תשומת הלב המהירה שלך לעניין זה."
- אם אינך בטוח אם שלחת את מכתבך לאדם הנכון, ייתכן שתרצה לכלול הערה לכך. לדוגמא, אולי תכתוב "אם יש מישהו אחר בשגרירות שמסוגל יותר לטפל בנושא שלי, אני מבקש שתעבירו להם בחביבות את המכתב הזה."
חלק 3 מתוך 3: שליחת המכתב שלך
- 1סיים את מכתבך. לאחר שסיימת לכתוב את מכתבך, הגה אותו בקפידה ותקן את כל שגיאות הדיפוס והטעויות בדקדוק או פיסוק. ייתכן שתרצה לקרוא את מכתבך בקול רם כדי לוודא שהוא קורא בקלות.
- סיים את מכתבך בברכת סיום כגון "בברכה שלך" והשאיר כמה שורות ריקות לחתימתך. מתחת לזה, הקלד את שמך וכתובתך, יחד עם כל זיהוי או פרטי קשר אחרים שאתה חושב שנחוצים, כגון מספר הטלפון שלך או כתובת הדוא"ל שלך.
- אם אתה כולל מסמכים אחרים עם מכתבך, רשום אותם בתחתית מכתבך כדי שהקורא יידע לאילו קבצים מצורפים לצפות. אתה יכול גם להשתמש ברשימה זו כרשימה עבור עצמך כדי לוודא שכללת את כל הדרוש.
- הדפיסו את המכתב הסופי שלכם וחתמו עליו בעט עם דיו כחול או שחור. בדוק את התאריך במכתב שלך לפני שאתה שולח אותו וודא שאתה לא צריך להתאים אותו קדימה.
- לאחר שחתמת על מכתבך, צור עותק של המכתב החתום לרישומיך.
כדי להפנות מכתב לשגרירות, התחל על ידי הצבת התאריך בפינה השמאלית העליונה של הדף. - 2אסוף קבצים מצורפים כלשהם. אם יש מסמכים נוספים שעליך לכלול במכתב שלך, צור עותקים מהם. גלה אם אתה צפוי לשלוח מסמכי מקור או שהעתקים יספיקו. אם עליך לשלוח מסמכי מקור, צור עותק לרישומיך לפני שתשלח את המסמך.
- אם אתה שולח מסמכים מקוריים, בדרך כלל עדיף להשתמש במעטפת מנילה גדולה יותר שתאפשר לך לשלוח אותם בדואר בלי לקפל אותם.
- להעתקות, השתמש במעטפה רגילה בגודל אות, אלא אם כן יש לך יותר משלושה או ארבעה גיליונות, ובמקרה זה עדיף להשתמש במעטפת מנילה גדולה יותר ולהשאיר אותם שטוחים במקום לקפל אותם.
- סמן כל עותק או מסמך בזהירות למקרה שהם נפרדים זה מזה.
- 3שלחו את המכתב שלכם בדואר. ברגע שיש לך הכל במעטפה, תצטרך לנסוע לסניף הדואר כדי לוודא שיש לך דמי משלוח נכונים על המכתב ועיצוב נכון את הכתובת, במיוחד אם אתה שולח אותה למדינה זרה.
- כלול את שמך וכתובת ההחזרה על המעטפה. זה ייכתב בגב המעטפה או בפינה הימנית העליונה, בהתאם למנהג המדינה.
- השם והכתובת של הנמען שלך צריכים להיכתב בחלק האמצעי או הימני התחתון של המעטפה, שוב בהתאם למנהג המדינה. השתמש בכותרת הרשמית של הנמען אם רלוונטי.
- ייתכן שתרצה להמתין עד שתגיע לסניף הדואר כדי לטפל במעטפה שלך, או לעצב מחקר מבעוד מועד.
- אם אתה כותב בכתב יד את הכתובות על המעטפה, השתמש בעט כדורי כדי שהדיו לא יימרח, והדפס בזהירות או כתוב בכל הכותרות. אל תכתוב בקלילה או בתסריט על המעטפה, מכיוון שקשה לקרוא אותה.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לכתוב מכתב לשגרירות כדי לסגור את תיק הדרכון שלי?אם ברצונך למסור את הדרכון שלך, בדרך כלל תוכל לעשות זאת באמצעות הדרכון המקומי או משרד ההגירה שלך. יהיה להם טופס למילוי, אך בדרך כלל לא תצטרך לכתוב מכתב לשגרירות לצורך כך.
- איך כותבים מכתב לשגרירות לקבלת תעודת פטירה?רשומות חיוניות קונסולריות מטופלות בדרך כלל במיוחד על ידי משרד הרשומות החיוניות הקונסולריות, ועשויות לדרוש תשלום. יכול להיות שיש לך טופס ספציפי למילוי, שעשוי להיות יעיל יותר מכתיבת מכתב. התקשר למשרד הקונסוליה או בדוק באתר האינטרנט שלהם.
- כתבתי לשגרירות הודו על קבלת דוח רפואי ועדיין לא קיבלתי כלום. מה עלי לעשות אחר כך?אם לא קיבלת תגובה למכתב שלך וחלף זמן מספיק, פנה לשגרירות למעקב. וודא שיש לך מידע הכרחי לגבי המקרה שלך, כגון מספרי זיהוי.
שאלות ללא מענה
- כיצד אוכל לכתוב דוא"ל לשגרירות שלי?
- כיצד אוכל לכתוב מכתב בקשה לשיתוף פעולה בפיתוח עם השגרירויות בארצי?
- כיצד אוכל לכתוב לשגרירות גרמניה בבקשה לקבל תפקיד כעוזר כלכלי ופוליטי?
- כיצד אוכל לכתוב מכתב היכרות לשגרירות לויזת תייר כאיש עסקים?
- כיצד אוכל ליצור קשר עם שגרירות אירופה בניגריה?
תגובות (11)
- קיבלתי את הידע הנוסף כיצד לפנות לפקיד ממשלתי בכיר בצורה שונה ולרעיון כיצד להתחיל מכתב רשמי המופנה לפקיד ממשלתי. תודה ועוד כוח.
- תודה על ההוראות המפורטות שלך כיצד לפנות כראוי לאנשים בעלי מעמד ו / או אמצעי למציאת המידע הדרוש. כמו כן, הפורמט האפשרי לשימוש באופן מאורגן, כמו גם מידע רלוונטי לכלול.
- מאמר זה היה מאוד שימושי.
- המדריך להגשת ויזה לארה"ב הוא מספיק מפורט ומפורש אפילו בכדי שהטיימר הראשון יוכל להשתמש ולהשיג את המטרה שנקבעה. תודה.
- אני רוצה לחנך את ילדינו לעקוב אחר הנימוסים המתאימים בכתיבת מכתבים לאנשים שונים כדי להבטיח אופי טוב.
- התייחסות למכתב שונה מהתכתבויות עסקיות רגילות. ההצגה וההסבר עם מותר / אל תעשה אינפורמטיבי מאוד עם שימוש מינימלי בשפה.
- אני מתכנן לפרסם את המנגה שלי ביפן, אבל אני יודע שקודם כל אצטרך לתרגם אותה ליפנית. אני באמת רוצה לדעת איך אוכל לפרסם את המנגה שלי.
- זה מאוד מועיל.
- הבהירות והפשטות עוזרים.
- בדרך כלל שימושי, אך אם תוסיף דוגמה מלאה למכתב רשמי לשגרירות, זה יהיה נהדר.
- מאוד אינפורמטיבי. הוראות ברורות.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
