איך לכתוב מכתב עסקי ללקוחות?
כדי לכתוב מכתב עסקי ללקוחות, השתמש בנייר מכתבים בעל מראה מקצועי הכולל את שם העסק או הלוגו שלך. פתח בברכה מנומסת וציין מיד את מטרת המכתב בשורה הראשונה. כדי לבסס טון אסרטיבי, הקפידו לכתוב בקול הפעיל, והוסיפו פרטים רלוונטיים להבהרת מטרת המכתב. עטוף את מכתבך בקריאה לפעולה ואל תשכח לקרוא היטב את המכתב לפני שתשלח אותו! לטיפים נוספים על כתיבה בקול הפעיל, המשך לקרוא!
כיצד אוכל לכתוב מכתב עסקי ללקוחות פוטנציאליים?
כאשר אתה בעל עסק, סביר להניח שתצטרך לכתוב מכתבים ללקוחות שלך. יתכן שאתה כותב כדי לספר להם על אירועים או מבצעים חדשים, או שאתה מגיב לתלונת לקוח מטעם החברה שלך. ללא קשר לסיבת המכתב, עליכם לשמור תמיד על נימה מקצועית.
חלק 1 מתוך 2: עיצוב המכתב העסקי
- 1השתמש בנייר מכתבים מקצועי. המכתב העסקי יהיה ייצוג של החברה שלך. אז זה צריך להיראות מובחן ואיכותי. זה צריך גם לשאת את הלוגו או המותג של החברה שלך.
- ניתן ליצור נייר מכתבים באמצעות תבניות נייר מכתבים צבעוניות שתוכננו מראש ב- Microsoft word. הקפד להשתמש בלוגו או במותג הקיים שלך בנייר המכתבים.
- 2פתח תוכנית לעיבוד תמלילים. כדאי תמיד להקליד מכתב עסקי במחשב.
- צור מסמך חדש והגדר שוליים של 2,50 ס"מ למסמך.
- השתמש בגופן serif כגון Times New Roman, Georgia או Ariel. הקפד להשתמש בגודל גופן שאינו גדול מ- 12 נקודות, אך לא קטן מ- 10 נקודות. המכתב לא אמור להיות קשה לקריאה בגלל בחירת הגופן או גודל הגופן.
- ודא שהמסמך מוגדר למרווח יחיד.
איך אוכל לכתוב מכתב ללקוחות שלי שאינני יכול לקבל יותר את העסק שלהם? - 3הגדר את טופס החסימה. טופס החסימה הוא הפורמט הנפוץ ביותר המשמש לאותיות עסקיות. זה גם הכי קל להתקנה ולמעקב. יש להשאיר את כל הכותרת מיושרת ויהיה רווח אחד בין כל כותרת. החל מלמטה התחתון של המסמך, המכתב העסקי שלך אמור לכלול את הכותרות הבאות:
- התאריך של היום, או התאריך שבו אתה שולח את המכתב. התאריך חשוב מכיוון שהוא יכול לשמש עבור הרשומות שלך ואת הרשומות של המקלט. כמו כן, ייתכן שיש לו שימוש חוקי. אז וודאו שהוא מדויק.
- כתובת השולח. זו הכתובת שלך, מעוצבת בסגנון הכתובת הסטנדרטי. אם הכתובת שלך כבר מופיעה בנייר המכתבים שלך, תוכל לדלג על כותרת זו.
- הכתובת הפנימית. זה השם והכתובת של האדם שאליו אתה כותב. השימוש במר / גברת הוא אופציונלי. כך, למשל, אם היית כותב לנינה בראון, תוכל להשאיר את הגברת / העלמה משמה אם אינך בטוח מה מצבה המשפחתי.
- ההצדעה. זה יכול להיות " גב 'בראון היקרה " או " נינה בראון היקרה ". אם אינך בטוח מי עומד לקרוא את המכתב, השתמש ב"אדוני היקר, או גברת יקרה ". אתה יכול גם להשתמש ב"למי זה עשוי לחשוש ", אך רק כמוצא אחרון אם אין לך מושג מי הקהל שלך.
- גוף המכתב. נתמקד בזה יותר בחלק הבא של המאמר.
- סגירת המכתב עם חתימה. זה יכול להיות "בברכה", או "בברכה חביבה".
חלק 2 מתוך 2: כתיבת המכתב העסקי
- 1זהה את הקהל שלך. הטון של המכתב תמיד צריך להישאר מקצועי, ללא קשר לקהל. אך ככל הנראה תתאים את שפתך או את בחירת המלים שלך על סמך מי שאתה כותב. אם אתה כותב למחלקת משאבי אנוש בעסק אחר, ייתכן שיהיה עליך להשתמש בשפה רשמית יותר. אך אם אתה כותב ללקוח ספציפי, אתה יכול להשתמש בשפה בלתי פורמלית או מזדמנת יותר.
- זיהוי הקהל שלך פירושו גם שתימנע מבלבול הקהל שלך. הימנע משימוש במינוחים שהקורא לא יבין. סביר להניח שלקוח לא יכיר את ראשי התיבות המשמשים את תוכנית החלל בחברה שלך, למשל, אז הימנע משימוש בהם במכתב.
- הכלל מספר אחד בכתיבת מכתב עסקי טוב הוא להיות ברור, תמציתי ואדיב.
- 2ציין את מטרת המכתב בשורה הראשונה. שקול את מטרת המכתב. האם ליידע את הלקוחות שלך על המיקום החדש שלך באזור חדש של העיר? האם זה כדי להזכיר ללקוח על שטר שטרם שולם או יתרת חוב? או להגיב לתלונת לקוח? עם מטרה זו בחשבון, צרו שורה ראשונה שתאפשר לקורא לדעת מיד על מה המכתב. אל תהיה מעורפל לגבי מטרת המכתב. תגיע לעניין.
- התחל על ידי שימוש ב"אני "אם אתה אומר את דעתך כבעל עסק. השתמש ב"אנחנו "אם אתה כותב בשם חברה או ארגון.
- התמקד בהצהרה ישירה כגון: "אנו כותבים כדי להודיע לך" או "אנו כותבים לבקש". אתה יכול גם להשתמש בהצהרת "אני" אם אתה כותב כבעלים של העסק. כגון: "אני פונה אליך בגלל" או "שמעתי לאחרונה על... והייתי רוצה לדעת יותר על..."
- לדוגמא, אתה (בעל העסק) כותב לנינה בראון על שטר שטרם שולם מהחודש שעבר. התחל את המכתב ב: "אני יוצר איתך קשר כי יש לך יתרת חוב בחשבונך ממרץ 2015."
- לחלופין, אתה עובד בחברה וכותב בתגובה לתלונת לקוח נגד תוכנית החלל של החברה. התחל את המכתב ב: "קיבלנו את תלונתך על תוכנית החלל של מאדים."
- יתכן שאתה כותב כדי להודיע לקורא שהם זכו בתחרות, או שהם קיבלו מקום בתכנית לתארים מתקדמים. התחל בביטוי כמו: "אני שמח להודיע לך..." או "אנו שמחים להודיע לך...".
- אם אתה מביא חדשות רעות, התחל בביטוי כמו: "אנו מצטערים ליידע אותך...". או, "לאחר בחינה מדוקדקת החלטתי שלא...".
איך אוכל לכתוב מכתב התנצלות ממנהל מסעדה ללקוח על שיש משהו באוכל שלו? - 3השתמש בקול הפעיל, ולא הפסיבי. אנו משתמשים בקול הפסיבי כל הזמן בדיבור נפוץ. אבל הקול הפסיבי יכול לגרום לכתיבה שלך להיראות משעממת או מבלבלת. הקול הפעיל יעיל הרבה יותר במכתב עסקי מכיוון שהוא קובע טון אסרטיבי יותר.
- דוגמה לקול הפסיבי עשויה להיות: "באילו תלונות ספציפיות אוכל לטפל עבורך?" נושא המשפט, הלקוח ("אתה") מופיע בסוף המשפט, ולא בתחילת המשפט.
- דוגמה לקול הפעיל עשויה להיות: "מה אני יכול לעשות כדי לטפל בתלונות שלך?" גרסה זו של הביטוי, בקול הפעיל, הרבה יותר ברורה וקלה להבנה עבור הקורא.
- השימוש בקול הפסיבי יכול להיות דרך טובה להעביר את המסר שלך מבלי להפנות תשומת לב לשגיאה או לנקודה לא מחמיאה. אבל השתמש בו רק במקרה זה. באופן כללי, הקול הפעיל יעיל הרבה יותר באותיות עסקיות.
- 4עיין באירוע קודם או בתקשורת קודמת עם הקורא, אם רלוונטי. אולי פנית לנינה בראון מוקדם יותר בחודש שעבר עם אזהרה לגבי החשבון שלא שולם. או אולי לקוח הביע את תסכולו מתוכנית החלל בחודש שעבר בכנס. אם כבר היית בקשר עם הקורא, הודה בכך. זה יזכיר לקורא את איש הקשר הקודם שלך ויגרום למכתב העסקי להרגיש מיידי וחשוב יותר.
- השתמש בביטוי כמו: "לפי המכתב הקודם שלי על החשבון שטרם שולם..." או "תודה על התשלום שלך במרץ." או "זה היה מאוד שימושי לשמוע על הבעיות שלך עם תוכנית החלל בכנס במאי."
- 5הגש בקשה או הציע עזרה. קבע טון חיובי עם הקורא על ידי הגשת בקשה מנומסת או הצעת עזרה בצורת יחסי עבודה.
- נניח שאתה בעל עסק שמנסה לגרום ללקוח לשלם חשבון. השתמש בביטוי כמו: "אודה לתשומת לבך המיידית בעניין החיוב שלא שולם."
- נניח שאתה כותב בשם החברה שלך. השתמש בביטוי כמו: "ברצוננו לקבוע פגישה פנים מול פנים איתך ועם ראש משאבי אנוש שלנו."
- אתה צריך גם להציע לענות על כל שאלה או דאגה שיש לקורא. השתמש בביטוי כמו: "אשמח לענות על כל שאלה או חשש שיש לך בנוגע לחשבונך." או, "האם תרצה שנמסור לך פרטים נוספים על התוכנית?"
כדי לכתוב מכתב עסקי ללקוחות, השתמש בנייר מכתבים בעל מראה מקצועי הכולל את שם העסק או הלוגו שלך. - 6עטוף את המכתב. כלול קריאה לפעולה, מצידך או מצד הקורא. זה יכול להיות דרישת תשלום עד לתאריך מסוים, או הערה לגבי קביעת פגישה רשמית עם הקורא.
- כלול משפט על דיבור עם מקלט המכתב בעתיד. "אני מצפה לראות אותך בפגישת התקציב בשבוע הבא." או "מצפה לדון איתך בהמשך במהלך ביקורך במטה שלנו."
- שים לב לכל המסמכים שברשותך כולל המכתב שלך. הוסף ביטוי כמו "אנא מצא מצורף את החשבון שטרם שולם" או "תמצא עותק מצורף של תוכנית ההסברה שלנו בחלל."
- סיימו את המכתב בביטוי סיום. השתמש "בכבוד רב" או "בכבוד רב שלך" עבור לקוחות או לקוחות.
- השתמש ב"שלך נאמנה " למכתבים רשמיים ליחידים שאינך מכיר כלל.
- השתמש ב"ברכה "או" הטוב ביותר "אם אתה כותב למישהו שאתה מכיר או שיש לך יחסי עבודה.
- 7הגה את המכתב. כל העיצוב והכתיבה הקפדניים שלך יהיו לשווא אם המכתב מלא בשגיאות כתיב!
- חפש כל מקרה של הקול הפסיבי, ונסה להתאים את המשפט לקול הפעיל.
- שימו לב לכל משפטים שאורכים זמן רב או שאינם ברורים וישירים. במכתב עסקי, פחות הוא בדרך כלל יותר, אז הכן את אורך המשפטים שלך במידת האפשר.
- בעת הדפסת המכתב, השתמש בנייר לא בקו בגודל 8 x 11. אם אתם שולחים את המכתב בדואר, קפלו אותו לשליש ושלחו אותו במעטפה רגילה.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לכתוב מכתב ללקוח שלי על מס שנוסף בשטרות?עקוב אחר מבנה המכתב הרשמי כדי לכתוב ללקוח שלך אודות המס שנוסף בשטרות.
- כיצד אוכל לכתוב מכתב ללקוחותיי על החברה שלנו שמשנה את שם החברה שלה?אמור משהו כמו: "אנחנו הולכים לשנות את שם העסק שלנו ל - - - - -. זה משקף טוב יותר את הכיוון שהחברה שלנו נוקטת עכשיו וגם מהווה הכרה בצוות הגדול שלנו שמסוגל לספק לך את השירות הטוב ביותר האפשרי.. אנא מצא מגנט למקרר ולוח השנה הסגורים שלנו כמתנות שיעזרו לך לזכור את שמנו החדש. שם חדש אך אותה תשומת לב נפלאה לצרכיך. בוב המנכ"ל. "
- כיצד אוכל לפרק מערכת יחסים עם לקוח?כל שעליך לעשות הוא לכתוב להם לומר להם מדוע אתה רוצה לפזר את הקשר ולאחל להם בהצלחה.
- כיצד אוכל לכתוב ללקוחות שלי להודיע להם על נקודת קשר יחידה בחברה שלי?פנה לאותו אדם, או נסה לשפר את המכתב העסקי שלך באמצעות פסקה אחרת. ככל שאינפורמטיבי יותר כך טוב יותר.
- איך אוכל לכתוב מכתב ללקוחות שלי שאינני יכול לקבל יותר את העסק שלהם?כתוב תחילה משהו כמו, "אני מצטער". ואז תגיד שבגלל הנסיבות אינך יכול לקבל יותר את העסק שלהם.
- כיצד אוכל לכתוב מכתב סירוב על מחשב נייד פגום?הסבירו בצורה ברורה, בנימוס ובנחישות את הסיבות שאתם מסרבים לתקן או להחליף את המחשב הנייד הפגום. תודה להם על העסק שלהם והציעו מספר שבו הם יוכלו להגיע אליכם.
שאלות ללא מענה
- איך כותבים מייל להזמנה ראשונית ללקוח?
- כיצד אוכל לכתוב מכתב תודה ללקוח חדש?
- כיצד אוכל לכתוב מכתב ללקוח שלי ולשאול אותו אם הוא יקנה תוכנה חדשה?
- איך אוכל לכתוב מכתב התנצלות ממנהל מסעדה ללקוח על שיש משהו באוכל שלו?
- אני בעל חנות אוטומטית ורוצה לשלוח מכתב לשירות הצי המקומי שלנו כדי לנסות לשמור על עסקיהם. כיצד אוכל לכתוב מכתב עסקי ללקוחות פוטנציאליים?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
