כיצד ליצור חבילת יחסי ציבור לאירוע?
ערכת עיתונות, או ערכת יחסי ציבור, היא פשוט חבילת מידע המסופקת לחברי התקשורת על ידי ארגון שרוצה סיקור עיתונאי.
ערכת עיתונות, או ערכת יחסי ציבור, היא פשוט חבילת מידע המסופקת לחברי התקשורת על ידי ארגון שרוצה סיקור עיתונאי. לא רק שהם נועדו ליידע את התקשורת על הארגון שלך, הם נועדו גם לפתות את חברי התקשורת לרצות ללמוד עוד על מה שיש לך להציע. בעבר הלא רחוק, ערכת עיתונות הייתה חבילה פיזית של חומרים שנשלחו ישירות לארגון חדשות או כתב. אלא אם כן ארגון מתכונן לאירוע ספציפי, בימינו "ערכת העיתונות" היא בדרך כלל רק קטע באתר שאומר "עיתונות". בעוד שיצירת ערכות עיתונות לאירועים דורשת התאמה מסוימת לאירוע הספציפי, היסודות של ערכת העיתונות זהים.
שיטה 1 מתוך 2: יצירת ערכת העיתונות הבסיסית
- 1הציגו את הארגון שלכם. החלק הראשון בערכת העיתונות שלך צריך להיות מתוכנן כך שיעניק לעיתונאי ידע טוב בעבודה על הארגון שלך לבדו. חשוב על קטע ההיכרות כעל גרסת הערות הצוק של שאר ערכת העיתונות שלך. זה צריך להכיל:
- הסבר למה הארגון שלך עושה, מדוע הארגון שלך עושה את מה שהוא עושה ולמי הוא עושה את זה.
- עובדות בסיסיות מאוד על ההיסטוריה של הארגון שלך, כולל תאריך הקמתו וצמיחתו לאורך זמן.
- סטטיסטיקה חשובה הממחישה את סיפור הארגון שלך. אם ערכת העיתונות הייתה מיועדת לחברה, זה עשוי לכלול מספרי צמיחה, אם ערכת העיתונות נועדה ללהקה, הסטטיסטיקה עשויה להיות צפיות ביוטיוב, הורדות או מספר מדינות (או מדינות) שסיירו.
- תוכן עניינים להמשך ערכת העיתונות.
- איש קשר עיתונאי ופרטי יצירת הקשר שלו.
- 2ספר להם על המוצר או השירות שלך. באופן כלשהו, צורה או צורה, כל ארגון שיוצר ערכת עיתונות יציע מוצר או שירות. מכיוון שהמוצר או השירות הם שמייצרים הכנסה, עליכם להדגיש את הנקודות הטובות שלו ולמזער את הרע. אם אתה מציע מוצר חדש, הסביר מדוע הוא משמעותי. לדוגמה, ה- Exmaster 5000 - שיאו של שנים של מחקר ופיתוח - עתיד לחולל מהפכה בענף. סטייה מוחלטת מהמקובל, ה- Exmaster 5000 יכול לעשות... "
- לא משנה אם אתה מציג מוצר ישן או מגלגל מוצר חדש, סעיף זה קורא לתמונות, וידאו ושמע כדי להציג את ההצעה שלך.
- אף על פי שללהקות, חברות תיאטרון ועמותות אולי לא חושבות על עצמן כמציעות מוצר או שירות, התפוקה היצירתית שלהן או המשימה שלהן מהוות את המוצר שלהן.
לפני האירוע, הידר את ערכות העיתונות הפיזית שלך. - 3כלול קישורים להודעות לעיתונות וכיסוי העיתונאים בעבר. מכיוון שערכת העיתונות שלך מיועדת לקבל סיקור תקשורתי בתנאים שלך, עליך לכלול דוגמאות לסוג הכיסוי התקשורתי אליו אתה מכוון.
- זהו מרכיב סטנדרטי בערכת עיתונות, וכתבים יודעים שזה מרמז על סוג הכיסוי שאתה מחפש. תנו לשאר ערכת העיתונות שלכם להוכיח מדוע הכתב צריך להסכים.
- אם ערכת העיתונות שלך היא דיגיטלית לחלוטין, דרך טובה להציג את הסיקור התקשורתי הקודם היא לצטט את הלדים בדף שלך ולקשר לקובץ PDF של המאמר כולו. אם ערכת העיתונות שלך היא פיזית, ערוך בזהירות. חמישים עמודים של מאמרים ישנים והודעות לעיתונות הוא מוגזם.
- 4כתוב שאלות נפוצות. באופן כללי, חלק העונה על שאלות נפוצות (FAQ) משמש כדי למנוע ממך לבזבז זמן על מענה שוב ושוב על אותן שאלות. אך בהקשר של ערכת עיתונות, השאלות הנפוצות צריכות להציע את סוגי השאלות שאתה מעוניין שהעיתונאים ישאלו.
- למשל, אם הארגון שלך מכר מוצר שהיה לו מגוון שימושים, אך מכל סיבה שהיא נפתח בכפתור בפינה נישה מאוד בשוק, אתה עשוי להעלות שאלה כמו: "האם כל מה שהווידג'ט הזה יכול לעשות?" וענה עליה בכמה הצעות כיצד להפיק את המרב מהמוצר שלך.
- 5כתוב ביוגרפיות קצרות של אנשי צוות חשובים. כשמדובר בזה, כל הסיפורים הם סיפורי "עניין אנושי". אלה אנשים שקונים ומשתמשים במוצרים ואנשים הזקוקים לשירותים. יש תמיד דרך למצוא זווית אישית בסיפור, אפילו אחד על השקת מוצר. כשאתה כותב קצת על הצוות שלך, אתה מקל על העיתונאים לגלות מהי אותה זווית אישית.
- כשאתה כותב את הביוגרפיות, עיין יותר מהמידע הסטנדרטי על היכן הלכו וכך הלכו לבית הספר וכמה תארים יש להם. במקום זאת, הדגישו היבט ייחודי בהיסטוריה של הנושא, כמו הסיבה להצטרפותם למיזם מלכתחילה. להרבה אנשים יש תארים, אך למעטים מאוד יש את אותם תשוקות ומניעים.
- לדוגמה, אתה יכול לומר כי "המנכ"ל שלנו, בוב סמית ', לא התחיל לחשוב שהוא הולך להיות מנכ"ל של מנהיג בתעשייה כמו ווידג'טק. הוא התחיל כגבר עם חזון - ליצור יישומון כמו לא אחר."
בעוד שיצירת ערכות עיתונות לאירועים דורשת התאמה מסוימת לאירוע הספציפי, היסודות של ערכת העיתונות זהים.
שיטה 2 מתוך 2: להתאים אותו לאירוע שלך
- 1כלול המלצות מתאימות. מקובל לכלול עדויות של לקוחות בערכות עיתונות. מכיוון שערכת ערכות עיתונות בימינו ופירושם היא בדרך כלל קטע באתר, ההמלצות הן בדרך כלל כלליות, המייצגות סוגים רבים של לקוחות. למרות שזה הגיוני בהקשר זה, אם אתה מרכיב ערכת עיתונאים לאירוע ספציפי, תועיל לך טוב יותר באמצעות המלצות של אנשים הדומים לאלה באירוע.
- אם אתה מכין ערכת עיתונאים לכנס אדריכלים, כלול המלצות של אדריכלים. לדוגמא, "היישומונים של ווידג'טק שינו לחלוטין את הדרך שבה אני מתכנן תוכניות לבתים. אני פרודוקטיבי פי עשרה ממה שהייתי לפני שווידג'טק פרש את הווידג'ט המקורי. עכשיו הם שוב, מה שמאפשר את ההצלחה שלי. לא הייתי רוצה לא אהיה איפה שאני היום בלי ווידג'טק. "
- 2צור מולטימדיה ספציפית לאירוע. זה הופך להיות יותר ויותר נפוץ בערכות עיתונות הכוללות תקליטורי DVD, תקליטורים, מצגות שקופיות (וכמובן) צילומים. הוספת רכיבים אלה עובדת. חברי התקשורת נוטים יותר לקרוא ערכות עיתונות המכילות רכיבי שמע ווידאו. התאמה אישית של המולטימדיה שלך לאירוע שאתה מגביר ממקסמת את יעילות האסטרטגיה.
- חשבו על ערכת העיתונות שלכם כמכתב ארוך לעיתונאים המסביר מדוע וכיצד עליכם לכסות אתכם ואת המוצר שלכם. ערכת עיתונות שאינה מותאמת אישית היא כמו מכתב טופס. בדיוק כפי שאתה בוודאי מייחס חשיבות מועטה לטופס מכתבים, כתבים ייחסו פחות חשיבות לערכת עיתונות שאינה מותאמת לאירוע שלך.
- כך שאם תוכנת השרטוט החדשה שפיתחה חברתכם הולכת לחולל מהפכה במקצוע האדריכלות, הסרטון שתכללו בערכת העיתונות שלכם צריך לדבר על כך ספציפית.
- זכור לכלול קבצים של הלוגו שלך (השתמש בכונן הבזק לחבילה פיזית) עם ערכת העיתונות שלך.
- 3שלח הודעות לעיתונות. כשבוע לפני האירוע שלך, שלח הודעה לעיתונות לפרסומים שאתה מצפה שיסקרו את האירוע שלך (או שהתקווה תכסה אותו). בדרך זו, תוכלו להימנע מללכת לאיבוד בקהל ההודעות לעיתונות המתחרה ביום הראשון לאירוע, ולתת מספיק זמן להוביל בכדי להפיק תועלת מהפרסום שלפני האירוע.
- החוכמה המקובלת קובעת שעליך להימנע מלשלוח את ההודעה לעיתונות בימי שני, שישי וסופי שבוע. ריבוי ההודעות לעיתונות נשלח ביום שני או שישי בבוקר, כך ששליחתך ביום חמישי אחר הצהריים תגרום לו להתבלט.
- אל תנסה להתחרות בסיפור חדשות גדול. הוריקן מתקרב תמיד יהיה סיפור גדול יותר מהשקת המוצר שלכם.
מכיוון שערכת העיתונות שלך נועדה לקבל סיקור תקשורתי בתנאים שלך, עליך לכלול דוגמאות לסוג הסיקור התקשורתי אליו אתה מכוון. - 4הידר את ערכות העיתונות הפיזית שלך. לפני האירוע, הידר את ערכות העיתונות הפיזית שלך. מכיוון שערכת העיתונות שלך זמינה באתר שלך, החבילה הפיזית מיותרת מעט. אבל רוב האנשים מעדיפים לקרוא נייר על פני מסכים, ואתה רוצה להקל על האנשים שמסקרים את האירוע שלך.
- אינך צריך לשלוח את החבילה שלך למעצב גרפי, אך עליך לעשות כמיטב יכולתך כדי שערכת העיתונות שלך תיראה מסוגננת ובולטת. זה אולי מתחרה על תשומת לב עם כמה אחרים, ועליך להשתמש בכל יתרון שאתה יכול להשיג.
קרא גם: איך להגיע לאנשי קשר בגוגל?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
