איך להתארגן לנסיעת עסקים?
באופן דומה, שלח כמה שיותר חומרים עסקיים או מזכרות שאתה רוכש בטיול שלך הביתה כדי להקל על הנסיעה חזרה.
ארגון נסיעת עסקים והכנת עצמכם לנסיעה דורשים הסתמכות עצמית ותכנון נכון. להקדיש זמן להישאר מאורגן יבטיח שהטיול שלך יצליח, ויעזור לך להימנע מלחצים וסיבוכים מיותרים. ערוך סידורי נסיעות בהתאם למדיניות החברה שלך, ושמור את כרטיסי הטיסה, הזמנת המלון ורכב ומסמכי נסיעה אחרים במקום אחד. התחל להכין רשימת אריזה כמה שבועות מראש, ושלח מראש דגימות, מוצרים וחומרים עסקיים מגושמים אחרים ללקוח או למלון שלך. בנוסף, למד את העניינים והיעדים של היעד שלך כדי שתוכל לייצג בצורה הטובה ביותר את עצמך, את החברה שלך ואת המדינה שלך אם אתה נוסע לחו"ל. למרות שנסיעות עסקים אינן חופשות, הישארות מסודרת תהפוך את הטיול לחוויה מהנה.
שיטה 1 מתוך 3: עריכת סידורי נסיעה
- 1בדוק את מדיניות ההחזרים וההוצאות של החברה שלך. לכל חברה קיימים כללים ומדיניות שונים לנסיעות עסקים. חברות מסוימות עשויות לאפשר לך להשתמש בכרטיס אשראי ארגוני עבור הוצאותיך או לדרוש ממך לשלם עבור הוצאות מראש עם החזרי חברה ששולמו לך לאחר הטיול. אל תזמין שום דבר לפני שאתה בטוח, ואל תתבייש לשאול: אתה תראה מצפוני רק אם תשאל על ההתחייבויות הכספיות שלך.
- אם עוד לא קיבלת הוראה, דאג לשאול את המפקח שלך או נציג נסיעות עסקי אחר: "האם אני אחראי על הזמנת כרטיסי טיסה וסידורי נסיעות אחרים? אם כן, האם אני מקבל את ההחזר, והאם ההחזר קורה באמצעות שיק או תשלום חיוב?? "
- שאל אם מותר לך מחיר למזון, או לפי יום. שאל אם ארוחות ספציפיות מכוסות או אם חלות מגבלות על קצבת מזון.
- שאל אם מכסה דלק אם יש לך רכב שכור. שאל אם כרטיסי תחבורה ציבורית או כרטיסי רכבת הם הוצאות חלות.
- עקוב אחר כל הקבלות והדרך הספציפית שפרטי החברה שלך מדווחים עליהם. לדוגמה, שאל אם עליך ליצור העתקי קבלות או להגיש מסמכי מקור בדוח הוצאות.
- חשוב להכיר את מדיניות הנסיעות של החברה שלך, מכיוון שפעולותיך בנסיעת העסקים ישקפו אותך ויכולתך למלא את מדיניות החברה.
- 2הכן מסמכי נסיעה לנסיעות בינלאומיות. שמור את כל המסמכים הנדרשים שלך במקום אחד, כגון דרכונים או אשרות. כלול הזמנות של מלונות ורכבים עם מסמכי הנסיעה שלך כדי להישאר מסודרים. ודא שהדרכון או הוויזה שלך לא יפוגו תוך שישה חודשים ממסעך.
- גלה אם למדינת מולדתך יש שגרירות או קונסוליה במדינת היעד שלך במקרה חירום או מצבים מסוכנים.
- פנה לחברתך או בדוק באתר הממשלתי של מדינת היעד שלך בקרת גבולות כדי לברר אם אתה זקוק לחיסונים חובה.
- אם אין לך דרכון, דאג להגיש בקשה לחודש לפחות שלושה חודשים לפני הזמן, או עקוב אחר הנהלים של מדינת ביתך כדי לקבל דרכון מזורז.
- 3הזמינו הזמנות וסידורים אחרים. אם אתה אחראי על הזמנתך והזמנת מקומות הלינה שלך, דאג לעשות זאת מראש. הזמינו חדר במלון, רכב שכור, כרטיסי רכבת או כרטיסי טיסה, בהתאם לצרכים שלכם. קבלו אישור בכתב על הזמנות, במיוחד תאריכי צ'ק-אין וצ'ק-אאוט, כך שתהיו בטוחים שהטיול יעבור בצורה חלקה.
- דאג לחפש מבצעים ולהשוות מחירים, אלא אם כן חברתך קבעה שותפויות חברת תעופה או מלונות.
- אם אתה נוסע למדינה אחרת, בדוק שוב אם חגים גדולים נופלים במהלך הנסיעה שלך. ודא שהעסקים עדיין פתוחים עבור מקומות הלינה שאתה צריך באותם חגים.
- התקשר לספקי הנסיעות ולמלון שלך כדי לאשר את התאמותיך תוך יום עד יום לפני נסיעתך. לא רק להניח שהכל מתנהל על פי התוכנית.
- אם אתה נוסע אווירי תכוף, שקול להגיש מועמדות לתוכנית TSA PreCheck כדי להפחית את ההוצאות בבדיקות אבטחה.
ארגון נסיעת עסקים והכנת עצמכם לנסיעה דורשים הסתמכות עצמית ותכנון נכון.
שיטה 2 מתוך 3: להקל על העומס שלך
- 1שלח דוגמאות דואר, מוצרים או מטען אחר מבעוד מועד. הפחית את העומס שלך על ידי שליחת כל החומרים העסקיים הנדרשים בדואר לפני הנסיעה שלך. שוחח עם הלקוח שלך או חבר בקשר ליעד שלך לגבי קבלת ואחסון אותם אם זה נוח. לחלופין, שלחו אותם למלון שלכם ובקשו מהם להחזיק עבורכם את החבילה.
- באופן דומה, שלח כמה שיותר חומרים עסקיים או מזכרות שאתה רוכש בטיול שלך הביתה כדי להקל על הנסיעה חזרה.
- 2ארוז ביעילות לנסיעת העסקים שלך. התחל רשימת אריזה לפני כמה שבועות עם פריטים שתזדקק להם. התחלה מוקדמת תיתן לכם זמן להוסיף לרשימה בהדרגה כשאתם חושבים על מצרכים ונוחיות שתרצו לטיול.
- התחל עם פריטים עסקיים כגון המחשב הנייד שלך, דוחות וחוזים. הקפד לכלול מטענים אלקטרוניים,
- כלול פריטים אישיים כגון בגדים, מוצרי טואלטיקה, קוסמטיקה ומרשמים או תרופות אחרות. רכשו בקבוקים קטנים בגודל נסיעות של כל מוצרי טיפוח שתזדקקו להם לחלוטין, וזכרו כי המלון שלכם מציע מוצרי היגיינה אישית. כל הנוזלים שתביא בכלי נשיאה חייבים להיות בכלי קיבול של 3,4 גרם (100 מ"ל) ומטה, וכלם נכנסים לשקית סגירה חוזרת בגודל רביעי. מכולות הגדולות מכך חייבות להישמר בתוך מזוודות מסודרות.
- עשו כמיטב יכולתכם לארוז בקלילות כדי שתמנעו מבדיקת תיק, מה שיכול לקחת את הזמן היקר שלכם במהלך נסיעת עסקים. תוכלו גם להימנע מתסכול מאיבוד תיק בדק.
- 3היה אסטרטגי לגבי ארון הבגדים שלך. תכנן את ארון הבגדים שלך על פי אורך ואופי הטיול שלך. לפני האריזה, העריך את ארון הבגדים שלך לבגדים שהכי ימנעו להתקמט. דאג לארוז בגד אחד או שניים תלבושות מזדמנות ונוחות לשעות ההשבתה או לחקר.
- בזמן שאתה רוצה להימנע מארוז יתר או מבדיקת תיק, אל תשאיר את עצמך לא מוכן. הביאו חולצת שמלה נוספת או חולצה במקרה של נשפך. תיק נוסף עשוי להאט אתכם ולהפוך את הטיול שלכם לקצת פחות נוח. צורך ללבוש חולצה מוכתמת כדי ללבוש פגישה עסקית מכיוון שזו האופציה היחידה שלך תגרום לך להיראות לא מוכנה ולא מקצועית.
- תלו בגדים שנוטים להתקמט ברגע שאתם מגיעים לחדרכם.
- בחרו פריטי לבוש שניתן לערבב ולהתאים כדי ליצור מגוון נוסף בתלבושות שלכם.
- בררו עם המלון מראש האם החדרים שלהם כוללים מגהצים או אידוי. שקול לרכוש ספינת קיטור ניידת קטנה. לחלופין, תלו את הבגדים בחדר האמבטיה בזמן שאתם מתקלחים חם כדי לשחרר קמטים.
למרות שנסיעות עסקים אינן חופשות, הישארות מסודרת תהפוך את הטיול לחוויה מהנה.
שיטה 3 מתוך 3: הגדרת עצמך להצלחה
- 1פתח מסלול ותעד פרטי קשר. כדי להישאר מסודר הכי טוב שאפשר, שמור תיעוד של כל סידורי הנסיעה שלך ופגישותיך. שמור מסמך אחד שמקובל בקלות המפרט את כל זמני הטיסות, מיקום המלון שלך, פרטי חברת השכרת רכב ופגישות עסקיות מתוזמנות.
- שמור עותק מודפס בהישג יד, ולא רק שמור את המסלול בטלפון או במכשיר האלקטרוני שלך.
- המסמך צריך גם לרשום את פרטי הקשר של אנשים שאתה פוגש במהלך נסיעתך, למקרה שתצטרך לדווח על עיכובים או מצבי חירום.
- 2ודא שתהיה לך גישה לכסף בטיול שלך. השג את המטבע המתאים, למשל באמצעות קיוסק חליפין בשדה התעופה היעד שלך. ודא שהבנק או כרטיס האשראי שלך מתפקדים כהלכה במקום שאתה נוסע. בהתאם לשיטת התשלום שהחברה שלך תשתמש בה, ייתכן שיהיה עליך לוודא שקיימים סניפים של הבנק שלך ביעד שלך, גם אם אתה מטייל מקומי.
- התקשר לבנק או לחברת כרטיסי האשראי שלך כדי ליידע אותם אודות תוכניות הנסיעות שלך כדי להימנע מהשעיית הכרטיס או החשבון שלך באופן זמני.
- בדוק אמצעי תשלום כפולים המקובלים על ידי המלון, חברת התעופה או מיקומים אחרים.
- שמור קבלות ותעד את ההוצאות שלך אם אתה מקבל החזר על ידי החברה שלך.
- 3בדוק את שירות התאים שלך. במיוחד אם אתה מטייל בינלאומי, עליך לחקור אפשרויות להישאר מחובר בחו"ל. לספק הנוכחי שלך עשויים להיות תעריפים סבירים עבור היעד שלך או לגבות עלויות נדידה מופרזות, עיין במחקר!
- בהתאם ליעד שלך, ייתכן שיהיה זול יותר או קל יותר לרכוש כרטיס סים מקומי לנתונים, קול או שניהם, כדי להחליף לטלפון שלך עם ההגעה כדי לקבל שירות זול ועקבי. אתה יכול להחליף כרטיס SIM רק אם הטלפון שלך לא נעול.
- אם אתה נמצא איפשהו רק לתקופה קצרה, תוכל להסתדר באמצעות נקודות חמות אלחוטיות בחינם ושירות כמו סקייפ. שוב, האם זה יעבוד למטרותיך יהיה תלוי במקום בו אתה נוסע ומה יהיו צרכי התקשורת שלך.
- 4למדו מידע תרבותי ונימוס בעת נסיעה למדינה אחרת. יש מדינות הנוהגות בשיטות נימוס מסוימות, שעשויות להיות מכריעות להופעת הרושם העסקי הראוי. מחוות גופניות ותנועות גוף מסוימות מתפרשות גם הן שונות ומשתנות בכל מדינה. החברה או מתכנן הנסיעות שלך עשויים להיות משאב טוב ללמוד כיצד לתקשר באופן מקצועי עם תרבות אחרת.
- זכור כי תייצג את עצמך, את חברתך ומדינת המוצא שלך. למד על תרבות היעד שלך ושפת האם שלך מראש על ידי מחקר מקוון, קריאת ספרים ובדיקת מדריכי טיולים.
- אם החברה שלך מציעה שיעורי הכשרה או סמינרים בין תרבותיים, דאג להשתתף.
להקדיש זמן להישאר מאורגן יבטיח שהטיול שלך יצליח, ויעזור לך להימנע מלחצים וסיבוכים מיותרים.
- גבה את פרטי העבודה שלך. כדי להימנע מאובדן מידע עסקי חשוב על הכביש כמו למשל קריסת המחשב או אובדן מטען, ודא שיש לך מידע מגובה בכונן הבזק או בכונן קשיח חיצוני ומאוחסן במקום נפרד, כגון תיק הנשיאה שלך. שמור עותקים קשיחים של לוחות זמנים, מספרי קשר ומידע נחוץ אחר.
- שמור על סודיות המידע של החברה שלך בעת נסיעה. נזהר בעת קריאת מסמכי חברה או כניסה למחשב שלך בפומבי, כדי להימנע מחשיפת מידע רגיש של החברה למטיילים אחרים.
- ייצג את החברה שלך באופן מקצועי ושמור על קשרים עסקיים חיוביים. לדוגמא, היו מנומסים ומנעו התנהגות לא מקצועית על ידי התרחקות או הגבלת צריכת אלכוהול. זכרו שאתם בנסיעת עסקים ולא בחופשה.
קרא גם: איך להגיע לעבודת ברמנים?
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
