כיצד לנהל פגישה וירטואלית אפקטיבית?
ניהול פגישה וירטואלית אפקטיבית הוא חיוני כאשר לקוחות, עובדים או עובדים אינם מסוגלים להיות נוכחים במהלך פגישה אישית רגילה.
ניהול פגישה וירטואלית אפקטיבית הוא חיוני כאשר לקוחות, עובדים או עובדים אינם מסוגלים להיות נוכחים במהלך פגישה אישית רגילה. הניע מועמדים והפוך פגישות למרתקות על ידי הקפדה על כך שלמשתתפים מחוץ לאתר תהיה אותה חוויה כמו אנשים בחדר הישיבות הפיזי. השג זאת באמצעות תכנון מדוקדק כמה ימים לפני הפגישה.
שיטה 1 מתוך 4: הכינו סדר יום
- 1קבע כמה זמן תימשך הפגישה. הכינו מתווה של מה שצריך לכסות במהלך הפגישה.
- 2הכין קו זמן. ספק את משך הזמן שיוקדש לכל קטע. כתוב הפעם לצד כל נושא עליו יידון במהלך הפגישה.
- 3אסוף מידע שצריך לדון בו. חפש מידע שימושי באופן מקוון או מסופק על ידי החברה.
- 4הכינו העתקים של החומר הרצוי עליו יידונו במהלך הפגישה. הכינו תמיד כמה עותקים נוספים של כתבי יד לאורחים או מבקרים לא צפויים.
שיטה 2 מתוך 4: שלחו ניירת מבעוד מועד
- 1התריע בפני הצוות כי תהיה פגישה. אתה יכול לשלוח תזכיר דוא"ל לצוות. כדי להבטיח שכולם יהיו מודעים לפגישה, שלחו אליכם אישור בדוא"ל.
- 2העבירו את כל החומרים האינפורמטיביים או העברת המידע שיידונו מבעוד מועד. זה מאפשר לאנשים המשתתפים בפגישה לעיין במסמכים הנדרשים ולהכיר את הנושאים הנדונים. זה יאפשר להם להגיע מוכנים ולשאול את כל השאלות שיש להם במהלך הפגישה.
- 3תן לאנשים שמשתתפים בפגישה כל הניירת הנדרשת שיש למלא או לעדכן יום לפני הפגישה. הודיעו לעובדים שהם צריכים להביא את הטפסים המלאים הללו איתם לכנס.
נדרש תכנון קפדני להפקת פגישה וירטואלית פורייה.
שיטה 3 מתוך 4: בדוק ציוד אלקטרוני
- 1ודא שכל מוצרי האלקטרוניקה המשמשים במהלך הפגישה הווירטואלית תקינים. עשו זאת לפחות שבוע לפני הזמן. בדוק את תפקודם של ציוד שמע כלשהו, כגון טלפונים, מצלמות וידיאו וציוד משרדי אחר.
- 2הפעל מבחן קטן על כל אחד. אתה יכול גם לבצע ריצום מדגם על כל ציוד כדי לוודא שאתה יודע לעבוד על כל ציוד.
- 3תקן את כל הבעיות עם הציוד האלקטרוני, או שלח את הפריט לחנות תיקונים. אם החברה זקוקה לגרסה מעודכנת, או לפיסת ציוד אלקטרוני חדשה בדקו אם לחברה יש את הכסף לשלם עליה.
שיטה 4 מתוך 4: במהלך הפגישה הווירטואלית
- 1הצג את עצמך. ציין את שמך ותוארך. דבר בקול ברור ותמציתי.
- 2הסבירו הכל בפירוט. חשוב לספק למאזין מרחוק פרטים מפורשים בכדי להבטיח שהוא מבין את כל מה שנידון.
- 3הפעל את המאזין על ידי בקשת משוב והניע מועמדים להשתתף בדיון. מכיוון שהמאזינים אינם מקבלים רמזים חזותיים, זה יכול להיות קשה לעניין אותם ולעסוק בדיון. אחת הדרכים לוודא שהאדם מקבל ומבין מידע היא לשאול שאלות אחת לכמה דקות.
- 4הימנע מהצבת האדם על אילם. כדי לגרום להם להרגיש כאילו הם נמצאים בחדר הישיבות עם משתתפים אחרים, אפשר להם לשמוע את מה שאחרים שומעים.
- הקפד לעקוב אחר אזורי הזמן. מה שעשוי להיות זמן מתאים לפגישה בחלק אחד של העולם אולי לא הזמן הטוב ביותר עבור מישהו באזור אחר של המדינה.
- נדרש תכנון קפדני להפקת פגישה וירטואלית פורייה. אי בדיקת כפול של ציוד עלולה לגרום לכך שהפגישה לא תפעל בצורה חלקה או תבוטל.
קרא גם: איך להיות מדיח כלים יעיל למסעדה?
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
