איך להתארגן ולחסוך זמן כיזמית נשית?
לחסוך זמן ולהישאר מאורגן בזמן ניהול עסק, קטן כגדול, זו משימה מונומנטלית, במיוחד עבור נשים יזמיות.
לחסוך זמן ולהישאר מאורגן בזמן ניהול עסק, קטן כגדול, זו משימה מונומנטלית, במיוחד עבור נשים יזמיות. בין אם אתם רווקים ובין אם אתם נשואים או אם, עליכם לארגן את העסק באופן שגם תחסכו לעצמכם קצת זמן. ארגון הכל כראוי מבטל את העומס ומרחיק אתכם מהלחץ. על ידי ארגון נכון של הדברים, תוכלו להרחיק את הבלגן ולהתחיל מחדש כל יום. ארגון וחיסכון בזמן הם שם נרדף - אם אתה מסודר, אתה חוסך זמן באופן אוטומטי. תכנן כיצד להתחיל ומה סדרי העדיפויות שלכם על ידי ביצוע השלבים הבאים.
חלק 1 מתוך 3: קידום העסק שלך באינטרנט
- 1שים את העסק שלך ברשת. אם זה עתה התחלתם, האפשרות לרשום את העסק שלכם בספריות עסקיות מקוונות היא רעיון טוב אחד. אם אתה תוהה מה זה קשור לארגון, כך זה עוזר: אם אתה מפרט את העסק שלך באופן מקוון, תמיד יש סיכוי שהוא מופיע בדף הראשון של כל מנוע חיפוש. ארגון דברים באינטרנט הוא הרבה יותר קל מאשר לעשות זאת באופן ידני; יתר על כן העסק שלך לא מתמודד עם נפילות, הוא תמיד מתעדכן על ידי הרשימות, למשל, מדריך עמודי העסקים האוסטרלים. הם מספקים שירותים ייחודיים כדי לשמור על העסק שלך בראש ולשמור אותו מאורגן על ידי עדכון זה לעתים קרובות עבורך.
חלק 2 מתוך 3: שמירה על סביבת העבודה מסודרת
- 1שמור על העומס בשולחן העבודה שלך פנוי. כל עסק שונה, לכן שמור על הגשת התיקים שלך בשולחן העבודה. מסודר יחסוך ממך את הטרחה באיתור קבצים ממבנה הקבצים המבולגן. צור מבנה קבצים במחשב או ברשת שמתאים לך. אם חסר לך זה, התחל בתיקיות אלקטרוניות שכותרתן:
- תכנון עסקי
- מכירות ושיווק
- עיצוב וסמלים
- כספים
- משפטי
- אישי.
ארגון וחיסכון בזמן הם שם נרדף - אם אתה מסודר, אתה חוסך זמן באופן אוטומטי. - 2שמור את הקבצים שלך בתיקיות שלהם, כדי למנוע את הכאוס. אם יש לך ילדים, זה גם עוזר לשמור על הקבצים שלך מפני הילדים השובבים שלך.
- אם אתה נתקל בבעיה בקובץ, למשל, הקובץ לא נכנס לתיקיה, צור תיקיית משנה או תיקיה חדשה. יש לפעול על פי אותו הליך לבניית הדואר האלקטרוני שלך. השתמש בכותרות תיקיות עבור בעיות או מיילים שאתה מקבל בתדירות הגבוהה ביותר.
- 3זרוק את הבלגן מהשולחן שלך. זרוק פריטים שאינך משתמש בהם, כמו עטים, דיסקי מחשב ישנים ונייר גרוטאות. שמור על עומס השולחן שלך פנוי על ידי שמירת חומרים מתכלים שבהם אתה משתמש באופן קבוע, כגון עטים ועפרונות, מהדק, מספריים, מהדקי נייר, משטח פוסט-איט, משטח פתק, לוח שנה וספר הודעות טלפוניות. כדי לשמור על סדר, קנה מוצרים חיוניים אלה:
- הכל במדפסת אחת - סורק, מכונת צילום ומכונת פקס. כל פריט חוסך זמן רב של העוזר במשרד שלך (אם יש לך).
- השתמש בממייני קבצים ובמגשי מכתבים כדי למנוע קבצים להצטבר על שולחנך.
- הכן לפחות שלוש מגירות בשולחן שלך לצורך אספקה, דברים אישיים וחפצי חברה. הם חייבים להיות עם לוגו החברה.
- 4שמרו על מערכת תיוק יעילה. קבצים ממשיכים להצטבר מדי שנה, והצרור נראה כל כך מעצבן ומבולגן כשאתה רוצה לחפש קובץ ישן משנה לפני כן. כמו גם מערכת זו, בצע את הפעולות הבאות:
- אחסן קבצים ישנים: קבצים שאינך משתמש בהם באופן קבוע ואין צורך בהם יותר, צריכים להיות מאוחסנים בתיבות קבצים בהתאם לתאריכים או לקטגוריות כגון מכירות, קידום מכירות, משפטי, פיננסי ואישי.
- שמור על בטיחות חומרים ישנים: אחסן את תיבות הקבצים הללו במקום חסוי כלשהו, כגון ארונות או בחדר אחסון מחוץ למתחם, שמפתחותיו אמורים להיות רק איתך. שמור עותק של מפתחות בבית ובמשרד.
- הישאר מעודכן: ממיין קבצים אלה באופן קבוע וזורק מידע או קבצים שאינך זקוק להם יותר. לעולם אל תשליך חשבוניות, חוזים, אחריות ומסמכי מס.
הם מספקים שירותים ייחודיים כדי לשמור על העסק שלך בראש ולשמור אותו מאורגן על ידי עדכון זה לעתים קרובות עבורך.
חלק 3 מתוך 3: חיסכון בזמן
- 1חפשו לחסוך זמן ככל האפשר. למרות שאתה הולך לחסוך מספיק זמן כשאתה מאורגן, יש כמה טיפים שיכולים לעזור לך לחסוך יותר זמן, כפי שמפורט בחלק זה.
- 2חסוך 900 שעות בשנה על ידי ביצוע הטריק הזה. לעולם אל תסיים שיחה או פגישה מבלי לתכנן את הצעד הבא שלך. לפני שתסיים שיחה, לא משנה כמה היא קצרה, התחל את הצעד הבא שלך במהלך שיחה או פגישה עצמה. בדרך זו לעולם לא תצטרך להבין מה הלאה.
- לדוגמא: לא אתה צריך להקצות לעצמך את הצעד הבא שוב ושוב. כשאתה מנהיג אתה הולך לבקש מאחרים לעקוב אחר הדברים. יש לשמור עשרים מכל דקה כדי לבדוק את הצעד הבא. בדרך זו תוכלו לחסוך 12 דקות בפגישה ארוכה של שעה ו- 900 שעות בשנה.
- בשיחה של 5 דקות, תוכלו לבצע שתי היכרות בדוא"ל עבור הלקוח שלכם. כך אפילו לא תשכח והיית שולח דואר באופן מיידי.
- בפגישה באורך של חצי שעה תוכלו לרשום דברים במהלך פגישה ותוכלו לתכנן כיצד לנהוג לאחר סיום הפגישה. תוך כדי שיחה אתה יכול להעביר את המסמכים למשקיע או ללקוחות שלך ובכך לחסוך 5 דקות שלך.
- 3עקוב אחר שעות שיש לך ביום. חשוב מאוד לתזמן את הזמן היומיומי שלך. יש תוכנית ועומדים בה.
- קבעו את זמנכם במתכנן - קיר או לוח שנה לשולחן העבודה, מחברת בה אתם משתמשים בכדי להקטין את הפגישות שלכם, אולי שעון ריבוי משימות או תוכנית מחשב.
- עליכם להתריע בפני אנשים מראש מה אתם רוצים מהם ואם משהו בדיוק עלה, במקום לשלוח לדואר, התקשרו אליו כך שהוא יגיב מיד. השאירו הודעה קולית ודואר גם אם הוא או היא לא לוקחים את שיחתכם.
- קבעו מועדים לעובדים שלכם ולעצמכם, כך שכל העבודה תתבצע בזמן.
למרות שאתה הולך לחסוך מספיק זמן כשאתה מאורגן, יש כמה טיפים שיכולים לעזור לך לחסוך יותר זמן, כפי שמפורט בחלק זה. - 4קבע זמן לדוא"ל ולמדיה חברתית. אמצו מערכת רישום עסקים כאמור בתחילת מאמר זה; זה מעדכן את העסק שלך. דוא"ל ומדיה חברתית יכולים להיות בזבוז זמן גדול. מדיה חברתית יכולה להסיח את הדעת, בדקו באתרי מדיה חברתית רק פעמיים ביום אם קיימות התראות.
- השתמש מערכת לניהול מדיה חברתית מרכזית עבור שיווק למטרות במדיה החברתית; יכול להיות שיש לך יותר מחשבון אחד, לוח מחוונים מרכזי כמו 'Hootsuite' יכול לעזור לך להימנע מלהלך בין אתרים. זה אפילו עוזר לך לתזמן פוסטים לאורך כל היום, כך שלא תצטרך להמשיך להירשם שוב ושוב.
- על מנת לחסוך יותר זמן, הימנע מהסחות דעת כמו הטלפון שלך, טלוויזיה, עמיתים לעבודה פטפטנית וכדומה. בדרך זו תוכלו להישאר נטולי מתח ותוכלו להוציא זמן מה נוסף למשפחתכם ולעצמכם. כדי להיות יזם מצליח, אתה צריך כישורי ניהול טובים.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
