איך כותבים מדריך למשרד?
לכתוב מדריך למשרד זו עבודה ענקית, אז אתה צריך שמישהו ייקח אחריות על זה.
מדריכי משרד הם חלק בלתי נפרד מכל ארגון עסקי מכיוון שהם מתקשרים על מדיניות החברה שיש להקפיד עליה. מרבית מדריכי המשרדים מתחלקים לאחת משתי קטגוריות: מדריכי מדיניות ונהלים או מדריכי עובדים. לא משנה איזה סוג מדריך אתה כותב, ארגון התוכן בצורה הגיונית הוא קריטי להצלחתך.
חלק 1 מתוך 3: החל ברגל ימין
- 1הקצאת מנהל פרויקט. לכתוב מדריך למשרד זו עבודה ענקית, אז אתה צריך שמישהו ייקח אחריות על זה. בהתאם לגודל הארגון שלך, אתה עשוי להקצות אדם או צוות לפרויקט.
- משאבי אנוש אחראים בדרך כלל על כתיבת מדריך לעובדים, אך מנהלי מחלקות יהיו כנראה בחירה טובה יותר עבור מדריך מדיניות ונהלים. אם אתה הבעלים של חברה קטנה, אתה יכול לקחת על עצמך את המשימה, כל עוד יש לך קצת זמן להתחייב אליה.
- וודא כי לאחראי על כתיבת המדריך יש כישורי כתיבה חזקים. חשוב מאוד שהמדריך יהיה ברור וקל לקריאה.
- 2השתמש בשפה המתאימה. המדריך שלך צריך להעביר מדיניות לכל העובדים שלך בצורה היעילה ביותר האפשרית, כך שהיא צריכה להיות פשוטה וקלה לקריאה.
- היזהר מהשימוש בז'רגון רב מדי בתעשייה, במיוחד אם יש לך כמה עובדים שאולי לא מכירים את זה בכלל.
- השתמש בראשי תיבות במשורה והבהיר את כל הדברים שאתה משתמש בהם.
- ודא ששפת המדריך תואמת את התרבות של החברה שלך.
- גם העיצוב חשוב. ודא שהכותרות שלך מודגשות, יש לך תוכן עניינים ברור, ויש מספיק מקום לבן כדי שהעובדים יוכלו לדלג בקלות על המסמך כדי למצוא את המידע הדרוש להם.
- 3עודד את תשומת העובד. תלוי בסוג העסק שיש לך ובסוג המדריך שאתה מקים, אתה באמת יכול להרוויח משיתוף הפעולה של כל הצוות שלך. על מנת לוודא שתפיק את המיטב מכולם, הקפד לתקשר לכל עובדיך את מטרת המדריך ואת חשיבות הקלט שלהם.
- נסה להדגיש את היתרונות שהמדריך יביא לעובדיך, כגון בירור נהלים מבלבלים או הקטנת משך הזמן שייקח לעובדים חדשים להתיישב. אחרת הם עשויים רק לראות במדריך מסמך משמעתי.
- 4דע את תהליך הבדיקה. לפני שתתחיל בפרויקט שלך, תהיה לך הבנה ברורה מי יעבוד עליו ובאיזה תפקיד. חשוב במיוחד להחליט מי יהיה אחראי על הסקירה הסופית לפני הפצת המדריך.
- 5מתכננים לעדכן אותו לעתים קרובות. מדריך המשרד שלך יהיה מסמך המשתנה כל הזמן, לכן עליך לתכנן לעדכן אותו לעיתים קרובות. עליכם להחליט מההתחלה מי יהיה אחראי על עדכון המדריך ובאיזו תדירות יבוצעו תיקונים.
- תוכלו גם לעודד עובדים להודיע לאדם נקודתי בכל פעם שהם מבחינים בשינוי שיש לבצע במדריך.
- בהתאם לארגון שלך, אתה יכול לבחור להדפיס עותקים קשיחים של המדריך שלך, או לחלופין לבחור במדריך אלקטרוני שיהיה הרבה יותר קל לעדכן אותו.
שמור על הטון של מדריך המשרד בקנה אחד עם האווירה של החברה שלך.
חלק 2 מתוך 3: כתיבת מדריך מדיניות ונהלים
- 1חלק לפי מחלקה. התחל בלצאת לרשימת משימות שכל מחלקה בארגון שלך אחראית על ביצוען.
- אתה יכול להקצות משימה זו לאדם יחיד או לאדם אחד בכל מחלקה. אם זה נופל על אדם אחד, ודא שיש לו את התמיכה של ראשי המחלקות.
- 2כתוב תיאורי תפקידים. ברגע שאתה יודע על מה אחראית כל מחלקה, קבע בדיוק אילו משימות כל עובד מבצע בכל מחלקה. זה יעזור לכם להפיץ באופן שווה את עומס העבודה וישאיר אתכם מוכנים יותר להעסיק עובדים חדשים בבוא העת.
- זה עשוי להיות מועיל ליצור תרשים ארגוני שמתאר למי כל עובד צריך לדווח, במיוחד אם זה לא ברור כרגע בארגון שלך.
- 3נהלי מתאר. ברגע שיש לכם רשימת משימות שכל עובד אחראי עליהן, זה הזמן להתעמק בכל משימה ולכתוב הוראות שלב אחר שלב כיצד להשלים אותן. העניין הוא לעזור בהכשרת עובדים חדשים ולהקל על העובדים הקיימים לכסות את עבודתו של זה בזמן היעדרות.
- דאג לתאר פרטים כגון היכן נשמרים מסמכים, היכן נשמרים חומרים מתכלים מסוימים וכיצד ליצור קשר עם ספקים ולקוחות.
- מומלץ שמישהו יבדוק כל משימה על ידי ניסיון להשלים אותה על ידי ביצוע ההוראות במדויק. וודא כי הסוקר אינו אותו אדם שבדרך כלל מסיים את המשימה. זה יתגלה במהירות אם חסרים צעדים או חוסר יעילות.
- 4שקול משימות חודשיות ושנתיות. בנוסף לתאר את הנהלים למשימות היומיומיות שעובדיך מסיימים, הקפד לתת דין וחשבון על פרויקטים גדולים יותר המתרחשים לעתים רחוקות, כגון סקירות רבעוניות או מצגות שנתיות.
- נסו לקבוע לוח זמנים לכל אחת מהמשימות הללו, כך שעובדים חדשים יבינו מתי להתחיל להתכונן אליהן.
- 5ספק מידע שימושי לעובדים חדשים. בנוסף למתן פרטים אודות אופן השלמת המשימות הנדרשות בתפקיד, יתכן ותרצה לספק לעובדים החדשים שלך טיפים נוספים שיעזרו להם להכיר את המשרד. זה יפחית את הסתמכותם על עובדים אחרים, ובתקווה שיגרום להם להרגיש בנוח מהר יותר. ייתכן שתרצה לכלול מידע על דברים כמו:
- מיקום חדרי הרחצה, חדרי הפסקות וחדר הדואר
- כיצד להשתמש בטלפון, במדפסת, במחשב ובציוד אחר
- איפה לחנות
- איך מזמינים אספקה
מדריך המשרד שלך יהיה מסמך המשתנה כל הזמן, לכן עליך לתכנן לעדכן אותו לעיתים קרובות.
חלק 3 מתוך 3: כתיבת מדריך לעובדים
- 1דע את הדרישות המשפטיות. ככל הנראה יש הרבה דברים שאתה רוצה לכלול בספר היד לעובדים שלך, אך אולי אינך יודע שישנם גם דברים שאתה מחויב לכלול באופן חוקי. עליכם להקפיד לכלול מידע על הזדמנויות תעסוקתיות שוות, הטרדות, חופשה רפואית משפחתית, התאמות לאנשים עם מוגבלות. פיצויים של עובד, חופשה צבאית, התאמות להנקה, וחופשה לנפגעי עבירה.
- במידת הצורך, כלול מידע אודות הסכמי אי-גילוי החברה ו / או הצהרות ניגוד עניינים.
- אם סביבת העבודה מסוכנת בכל דרך שהיא, כלול מידע אודות הצעדים שאתה נוקט כדי להבטיח את בטיחות העובד, כמו גם את מה שעובדיהם צפויים לעשות.
- אמנם לא נדרש כחוק, אך מומלץ לכלול סעיפים הנוגעים לזכות החברה לסיים עובדים כרצונם ולבצע שינויים במדריך. זה יעזור להגן על החברה אם עובד לשעבר יגיש תביעה.
- חוקי העבודה שונים בכל מדינה. מומלץ להתייעץ עם עורך דין לפני שתפרסם את מדריך העובדים שלך, רק כדי לוודא שלא כללת או השמטת דבר שעלול להזיק.
- 2כלול מידע על שעות הנוכחות. על ספר העובדים שלך לתקשר בבירור לעובדים מתי מצפים מהם להיות במשרד וכמה שעות הם צפויים לעבוד בכל שבוע.
- כלול גם מידע על גמול שעות נוספות, וודא שאתה מציין בבירור מיהו ולא זכאי לשעות נוספות.
- וודאו שהעובדים ידעו לדווח על היעדרות.
- אם אתם מציעים שעות גמישות, התארו את הליך ניצול ההטבה הזו.
- תן לעובדים לדעת מתי ואיך הם צריכים לצפות גם למשכורותיהם.
- 3מדברים על יתרונות. הקפד להקדיש חלק מהמדריך שלך להטבות, כולל חופש בתשלום, ביטוח רפואי, ביטוח חיים, תוכנית 401k של החברה וכל דבר אחר שאתה מציע. הקפד להסביר את ההסברים על היתרונות הללו, כך שרוב השאלות ניתנות למענה פשוט על ידי עיון במדריך.
- אם ההטבות שלך ניתנות על ידי ספק חיצוני, יידע את העובדים היכן למצוא מידע נוסף על התוכנית.
- אם יש לך שילוב של עובדים לפי שעה ושכר או עובדים במשרה חלקית ומשרה מלאה, הקפד לתאר בבירור מי נכנס לאיזו קטגוריה ואילו הטבות עומדות למי.
- 4פרוש קוד התנהגות. מדריך העובדים הוא גם המקום לקבוע את הכללים לפיהם על עובדיכם לעמוד. אתה יכול גם לקבוע הליך משמעתי, אך לוודא שהוא לא כל כך ספציפי שהוא לא יכול להיות מתאים בנסיבות מסוימות. הנושאים הנפוצים המכוסים בקוד ההתנהגות כוללים:
- היעדרויות בלתי מוסתרות והגעה מאוחרת
- קוד לבוש
- מדיניות סמים / אלכוהול
- כיצד לקיים אינטראקציה עם לקוחות ועמיתים לעבודה
- מדיניות מדיה חברתית
- 5תאר את תהליך הבדיקה. העובדים שלך ימצאו את זה מועיל אם הם יודעים בדיוק כיצד יתנהלו ביקורות הביצועים שלהם ומתי לצפות להם. היה ספציפי ככל האפשר בפירוט הנהלים והציפיות.
- 6כלול נהלים. למשרד שלך ככל הנראה יש הרבה יותר נהלים ממה שאתה יכול לדמיין, כך שייקח קצת זמן לחשוב על כל מה שאתה צריך לטפל במדריך שלך. נסה לחשוב על כל השאלות שיש לעובד חדש לגבי אופן פעולתו של משרדך, כולל דברים כמו:
- איך שעון פנימה והחוצה
- מדיניות צהריים והפסקה
- מדיניות בנושא שיווק בתעבורה
- כיצד לבקש חופש
- כיצד להגיש תלונה נגד עמית לעבודה
- מדיניות מזג אוויר גסה
משאבי אנוש אחראים בדרך כלל על כתיבת מדריך לעובדים, אך מנהלי מחלקות יהיו כנראה בחירה טובה יותר עבור מדריך מדיניות ונהלים.
- הימנע מפריטים שמיושנים במהירות.
- הקפד לאכוף את המדיניות באופן עקבי.
- סביר להניח שתסיים עם מספר טיוטות של המדריך שלך. זו תהיה משימה גוזלת זמן, אך עריכה ושינוי היא חיונית.
- שקול להשתמש בתבנית ידנית מוכנה, אשר ניתן למצוא באינטרנט בחינם במקרים מסוימים.
- אתה צריך לשקול ניסוח תכנית חירום וכן תכנית התאוששות מאסון, אשר עשוי או לא עשוי להיכלל במדריך שלך.
- שמור על הטון של מדריך המשרד בקנה אחד עם האווירה של החברה שלך. לדוגמה, אם אתה חברה וירטואלית לחלוטין, סביר להניח שהמדריך שלך יהיה בעל טון לא רשמי יותר מאשר תאגיד לבנים.
- תשאיר את זה פשוט. אין צורך להשתמש בשפה מסובכת.
- השתמש בראשי תיבות במשורה והבהיר את כל הדברים שאתה משתמש בהם.
- שקול מדריך מקוון. היתרונות כוללים דברים כמו עלות אפקטיביות, קלות גישה לעובדים ועריכה מהירה ויעילה. אם אתה בוחר באינטרנט, הקפד להיות אתר מאובטח.
- הקצה אדם או קבע בעצמך עדכונים ועריכות במדריך על בסיס קבוע.
- אל תפרסם את המדריך שלך לפני שהוא נבדק ביסודיות על ידי צוות משפטי ו / או משאבי אנוש לגבי בעיות תאימות.
תגובות (3)
- מאמר נהדר. זה היה תמציתי ולעניין וחושב היטב מההתחלה ועד הסוף.
- מאוד שימושי, פשוט ויעיל!
- זו הייתה גישה נהדרת צעד אחר צעד שתועיל מאוד כשאני מתחיל את הפרויקט הזה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
