כיצד לכתוב הצהרה על ניגוד עניינים?

מדיניות בסיסית של ניגוד אינטרסים אמורה להסביר מה מתאים לסכסוך ואת הצעדים שנקט הארגון שלך לניתוח הסכסוך.

עסקים ומלכ"רים יוצרים מדיניות של ניגוד אינטרסים כדי להבטיח שחברי הדירקטוריון, העובדים והמנהלים אינם מחפשים רווח אישי בזמן שהם עובדים בארגון. לדוגמא, חבר דירקטוריון עם עסק צדדי עשוי להציע את שירותיו להשכרה לארגון. זה יוצר סכסוך - האם חבר הדירקטוריון שוכר את עצמו מכיוון שזה לטובת הארגון, או לטובתו? מרבית החוזים ומדיניות החברה כוללים הצהרת ניגוד עניינים לאיסור כל פעילות העלולה להוביל לסכסוך. מדיניות בסיסית של ניגוד אינטרסים אמורה להסביר מה מתאים לסכסוך ואת הצעדים שנקט הארגון שלך לניתוח הסכסוך. עליכם ליצור גם טופס גילוי סכסוכים לעובדים למלא.

חלק 1 מתוך 4: התחלת מדיניות ניגוד האינטרסים שלך

1

מצא מדיניות לדוגמא. מלכ"רים עלולים לאבד את מעמדם ללא כוונת רווח אם אין להם מדיניות ניגוד עניינים או מדיניות נאותה. מס הכנסה נהג לפרסם מדיניות לדוגמא. עם זאת, עדיין תוכל למצוא עותקים באינטרנט המבוססים על מדגם ה- IRS. אתה צריך למצוא אחד ולהשתמש בו כמדריך תוך כדי ניסוח משלך.
2
ציין את מטרת המדיניות. לפני שנכנס לפרטי המדיניות עצמה, עליך להסביר את מטרת האימוץ. באופן כללי, תאמץ מדיניות ניגוד אינטרסים לשמירה על יושרה ולהגנה על האינטרסים של הארגון.
- לדוגמא, אתה יכול לכתוב משהו כזה: "הארגון שלנו שואף לשמור על הסטנדרטים הגבוהים ביותר של יושרה, וחיוני שהציבור יהיה בטוח בהתחייבותנו. לפיכך, יש להימנע מכל הופעה של סכסוך. כדי לשמור על שלנו שלמות ואמינות, אימצנו את המדיניות הבאה. "
- אם אתה ללא כוונת רווח, אתה יכול לכתוב דבר כזה: "מטרת המדיניות הזו היא להגן על מעמד הפטור ממס של הארגון כאשר שוקלים עסקה או הסדר שיכולים להועיל לקצין, דירקטור או עובד. מדיניות זו היא שנועדו להשלים אך לא להחליף כל חוקים מדינתיים ופדרליים החלים על ניגוד עניינים החלים על ארגונים ללא כוונת רווח. "
3
זהה למי מוטלת החובה לחשוף. היה ברור מי מכוסה על ידי המדיניות. לדוגמה, אתה יכול לכתוב מדיניות גילוי עבור הדירקטוריון שלך ומדיניות נפרדת עבור העובדים שלך.
- אתה יכול לקרוא לאדם זה "אדם מעוניין" לאורך כל הפוליסה.
- לחלופין, תוכל להגדיר "אדם מעוניין" בסעיף ההגדרה שלך.
4
כלול הגדרות. עליך להגדיר בבירור מונחים מסוימים המשמשים במסמך שלך, כך שלא יהיה ספק למה אתה מתייחס. ספק הגדרות לכל מונחי המפתח, כולל הבאים:
- "אדם מעוניין": אתה יכול להגדיר זאת באופן הבא: "כל נושא משרה ראשית, דירקטור או חבר בוועדה עם סמכויות שהועצבו על ידי מועצה ממשלתית, שיש לו אינטרס כספי ישיר או עקיף, כמוגדר להלן."
- "אינטרס פיננסי": ככל הנראה תגדיר זאת באופן רחב. לדוגמא, "לאדם יש אינטרס כספי אם יש לו, במישרין או בעקיפין, בעלות פוטנציאלית או ממשית, הסדר פיצויים או השקעה כלשהי בגוף שאיתו יש לארגון עסקה או הסדר."
- "בן משפחה מיידי": פירושו לעתים קרובות בן זוג או בן זוג וילדים. אתה יכול להגדיר את זה בצורה רחבה יותר.

מלכ"רים עלולים לאבד את מעמדם ללא כוונת רווח אם אין להם מדיניות ניגוד עניינים או מדיניות נאותה.

חלק 2 מתוך 4: הסבר כיצד מנוהלים סכסוכים

1
צרו את חובת הגילוי. ציין כי על בעלי עניין מוטלת החובה לגלות ניגודי עניינים. זהה גם למי עליהם לחשוף את הסכסוך הפוטנציאלי שלהם.
- בשפה לדוגמה ניתן לקרוא: "אדם מעוניין יגלה קיומו של אינטרס פיננסי ויחשוף את כל העובדות המהותיות בפני הדירקטורים. במאמץ לסייע לגילוי, כל חבר ימלא טופס ניגוד עניינים לפי הנסיבות, בתדירות לא פחותה מדי שנה. "
- עיין בשפה זו כך שתתאים למטרותיך. אולי תרצה שמישהו ידווח למישהו אחר על סכסוך פוטנציאלי.
2
הסבר כיצד יש להגיש הצהרת גילוי. עליך להורות לאנשים מכוסים להגיש הצהרת גילוי שנתית. הזכירו להם גם לחשוף כל סכסוך שמתעורר במהלך השנה. תן להם מועד אחרון (כגון 30 יום).
- אתה יכול לכתוב: "כל אדם המכוסה במדיניות זו חייב להגיש גילוי שנתי, אותו יבחן סגן הנשיא הבכיר. ברגע שכל אדם מכוסה נודע על סכסוך פוטנציאלי, עליו לגלות מיד את הנסיבות לסמנכ"ל בתוך 30 יום ו להפסיק את עצמו עד לבדיקת העניין. "
3
תאר כיצד הארגון מחליט אם קיים סכסוך. העובדים או חברי הדירקטוריון שיחשפו את הסכסוך הם רק חלק מהקרב. אתה צריך גם לציין מי יחליט אם יש סכסוך.
- לדוגמא, אם לחבר דירקטוריון יש סכסוך, הם יכולים להציג מצגת בפני חברי הדירקטוריון האחרים. לאחר המצגת הם עוזבים והדירקטוריון מצביע אם יש ניגוד עניינים.
- אם עובד מדווח על סכסוך, מישהו בהנהלה (כמו הנשיא או סגן הנשיא) יכול לבדוק אם הסכסוך הוא משמעותי. אם כן, הם יכולים להפנות את העניין לדירקטוריון, שיחליט אם קיים סכסוך או הופעה של סכסוך. לאחר מכן הם יכולים לבקש מהעובד לסגת מהפעילות.
4
מתאר את השלבים לניהול סכסוך. ברגע שקיים סכסוך, על הארגון לנקוט בצעדים מסוימים כדי להגן על עצמו. לדוגמה, מלכ"ר צריך לעשות את הפעולות הבאות:
- על הדירקטוריון לקבוע האם הם יכולים במאמץ סביר להשיג הסדר או עסקה משתלמים יותר. אם הם לא יכולים, הדירקטורים שאינם מעוניינים בכך יחליטו האם העסקה או ההסדר הם האינטרס הטוב ביותר של הארגון, לטובתו, והוא הוגן וסביר.
- אתה יכול גם לגרום ליושב ראש המועצה למנות אדם חסר עניין לחקור חלופות.
5
קבע את העונשים לעובד שאינו מציית. ייתכן שעובד או חבר דירקטוריון לא יגלה סכסוך פוטנציאלי. בהתאם לכך, ייתכן שיהיה עליך להעניש אותם. עליך לציין במדיניותך כי בכוח הדירקטוריון למשמע את האדם.
- אולי תכתוב: "אם לוועדה יש סיבה להאמין כי אדם לא הצליח לחשוף סכסוכים פוטנציאליים או ממשיים, היא תודיע לחבר. לחבר יש סיכוי להסביר את אי הגילוי בפני הוועדה. אם לוועדה עדיין יש סיבה להאמין שקיים סכסוך, זה ינקוט בפעולות מתקנות. "
6
מדיניות מלאכה לקביעת פיצויים. לפעמים נוצרים סכסוכים כאשר אתה מגדיר משכורות לחברי הארגון. אתה צריך לקבוע מדיניות ברורה המתארת מי יכול להצביע כאשר הדיונים בשכר יעלו. לדוגמה, תרצה את המדיניות הבאה:
- חברי הוועד המנהל שמקבלים פיצוי ישיר או עקיף אינם יכולים להצביע בעניינים הקשורים לפיצויים שלהם.
- חברי ועדות שהוועדה שלהם מטפלת בענייני פיצויים אינם יכולים להצביע בעניינים הנוגעים לפיצויים שלהם.
- שום דבר לא אוסר על חבר המצביע שמקבל פיצוי ישיר או עקיף למסור מידע על פיצויים לוועדה כלשהי.

באופן כללי, תאמץ מדיניות ניגוד אינטרסים לשמירה על יושרה ולהגנה על האינטרסים של הארגון.

חלק 3 מתוך 4: השלמת המדיניות

1
קבעו מדיניות לרישום הליכי הדירקטוריון. עליכם לתעד כראוי את תגובת הדירקטוריון לסכסוכים פוטנציאליים. במדיניות שלך, כלול את דרישות ההקלטה הבאות:
- דרישה כי הפרוטוקול יכיל את שמו של האדם בעל האינטרס שנחשף, מהות האינטרס ואילו פעולות ננקטו כדי לקבוע אם קיים סכסוך ממשי. שימו לב גם להחלטת הדירקטוריון האם קיים סכסוך.
- דרישה שהפרוטוקול ישקף את שמות כל הנוכחים לדיון או הצבעה על עסקה או הסדר, תוכן הדיון והחלופות המוצעות. רשום גם את ההצבעות שנלקחו.
2
הסבר כיצד תבדוק מעת לעת את המדיניות שלך. מס הכנסה דורש מלכ"רים לבחון מדי פעם את מדיניות ניגוד האינטרסים שלהם. בהתאם לכך, עליך להסביר מתי ואיך תעשה זאת. הבדיקה התקופתית שלך צריכה לכלול לפחות את הדברים הבאים:
- האם הסדרי הפיצויים שלך הם תוצאה של מיקוח לאורך הזרוע, סביר ומבוסס על מידע סקר אמין
- בין אם מיזמים משותפים, שותפויות והסדרים עם ארגוני ניהול תואמים את המדיניות הכתובה שלך ונרשמים כהלכה
- בין אם מיזמים משותפים אלה משקפים השקעה סבירה או תשלומים עבור סחורות ושירותים ואינם מביאים לתועלת פרטית אסורה או לעסקת יתר תועלת
3
ספק הדרכה נוספת לגבי פעילויות ציבוריות. כאשר העובדים שלך מדברים עם הציבור, עליהם להבהיר אם הם מדברים בעד הארגון או בשמם. זה יכול להפחית כל בלבול בנוגע למיקום הארגון בנושאים.
- לדוגמא, ניתן לכלול את הדברים הבאים: "כדי למנוע בלבול, חברים הפונים לציבור צריכים להבהיר אם הם מדברים כאנשים פרטיים או מדברים בעד הארגון. לפעמים הארגון מתבקש לדבר בפומבי בנושאים, או לספק נציגים ל ועדות המדינה. הבקשות יגיעו למשרד המינהלי וייבדקו על ידי סגן הנשיא הבכיר. במידת הצורך, הסמנכ"ל יעביר את המידע לנשיא. "
4
הראה את המדיניות שלך לעורך דין. מאמר זה מתאר מדיניות בסיסית של ניגוד עניינים. ייתכן שהארגון שלך זקוק למידע נוסף או אחר. כדאי להתייעץ עם עורך דין שמכיר את הארגון שלך.
- אם עדיין אין לך עורך דין, תוכל לקבל הפניה על ידי פנייה לשכת עורכי הדין המקומית או הממלכתית.
- התקשרו וקבעו פגישת ייעוץ. שאל כמה עורך הדין גובה.

מרבית החוזים ומדיניות החברה כוללים הצהרת ניגוד עניינים לאיסור כל פעילות העלולה להוביל לסכסוך.

חלק 4 מתוך 4: יצירת טופס גילוי

1
מצא טופסי גילוי לדוגמה. עובדים וחברי דירקטוריון מושפעים צריכים לחשוף סכסוכים פוטנציאליים מדי שנה. גילוי שנתי זה אינו מחליף את חובתם המתמשכת לחשוף סכסוכים המתעוררים במהלך השנה. עליך לנסח טופס כתבנית שתוכל להשתמש בו לכל האנשים המכוסים.
- שאל עסקים אחרים או מלכ"רים אם יש להם טופס שאתה יכול להסתכל עליו. השתמש בו כמדריך בעת ניסוח משלך.
2
פרמט את המסמך שלך. הגדר שוליים באינץ 'מכל הצדדים והשתמש בנייר 8,5x11. בחר גודל גופן וסגנון קל לקריאה. נקודת Arial או Times 12 מקובלת בדרך כלל.
- תוכל לכותרת הטופס שלך "טופס גילוי ניגוד עניינים".
3
הסבר את מטרת הטופס. אתה יכול לספק פיסקת מידע, להזכיר לאדם את החשיבות של גילוי ניגודי אינטרסים. שים את המידע הזה למעלה, כדי שהקורא לא יחמיץ אותו.
- לדוגמא, אתה יכול לכתוב: "ניגוד אינטרסים פוטנציאלי או ממשי מתעורר כאשר חובותיך צפויות להתפשר על ידי אינטרסים או יחסים מהותיים אחרים, במיוחד כאשר אינטרסים אלה אינם נחשפים. עליך לחשוף כל זיקה עסקית, אישית או התנדבותית. שעלול לגרום לעימותים אמיתיים או לכאורה. "
4

ספק מקום לזיהוי מידע. עליך לספק שורות ריקות עבור התאריך, שם האדם ותפקידו.
5
שאלו סדרת שאלות. זה יכול להיות הכי קל להגדיר את הטופס שלך כשאלון. אתה יכול לבקש מהאדם שממלא אותו לענות "כן" או "לא" לסדרת שאלות. ספק שורה לאדם למסור מידע נוסף אם הוא עונה "כן". אתה יכול לשאול את השאלות הבאות:
- האם אתה משמש כקצין בארגון שמנהל מערכת יחסים או עושה איתנו עסקים?
- האם שימשת אי פעם כמנהל עסק שהארגון שלנו משקיע בו?
- האם יש לך מערכת יחסים משפחתית עם מישהו שקיים קשר ידוע עם העסק שלנו? מערכות יחסים משפחתיות אלה כוללות: בן / בת זוג, הורה, ילד, סבא / סבתא, נכד, נין / ות, ואחים. בן הזוג של כל ילד, נכד, נין או אח נחשב גם לקשר משפחתי.
- האם השתתפת אי פעם בקשרי פיצוי, הסכם עבודה, הזדמנות השקעה או הסדר אחר, באופן ישיר או עקיף, עם ספק צד ג 'שעושה איתנו עסקים שיכולים להועיל לך באופן אישי?
- האם קיבלת אי פעם הלוואות ישירות או עקיפות, מתנות, תשלומים, הנחות, עמלות או שירותים בחינם מכל ארגון או אדם העוסק בעסקה כלשהי איתנו?
- האם אתה חולק בעלות על עסק שעושה איתנו עסקים? בעלות פירושה כוח הצבעה בתאגיד, אינטרס מועיל בנאמנות או רווחי אינטרס בשותפות.
6
הכנס חסימת חתימה. ספק שורות לחתימת האדם, שמו המודפס והתאריך. לאחר חתימתם, עליך לאחסן את הטופס למשך שנה לפחות.
- זכור שמדובר במידע חסוי שאסור לך לחלוק עם אנשים אחרים. שמור על הטופס כפי שהיית עושה מידע סודי אחר על עובדים.

קרא גם: כיצד להתגונן מפני סכסוכים מקוונים בנושא סימנים מסחריים?