כיצד ליצור תוכנית המשכיות עסקית?
כתוצאה מכך, יצירת BIA מאפשרת לך לקבוע באילו נושאים, סיכונים ואיומים שתוכנית המשכיות העסק שלך צריכה לטפל.
BCPs מספקים נהלים כיצד מעסיקים ועובדים יישארו בקשר וימשיכו לבצע את עבודתם במקרה של אסון או חירום, כמו למשל שריפה במשרד. למרבה הצער, חברות רבות לעולם אינן מקדישות זמן לפיתוח תוכנית כזו, בדרך כלל משום שהן אינן מרגישות שהיא נחוצה. עם זאת, יצירת BCP מקיף תאפשר לך לשפר את יכולתה של החברה שלך להמשיך כרגיל במהלך או אחרי שיבושים משמעותיים בפעילות העסקית.
שיטה 1 מתוך 4: הבנה מה עושה תוכנית רציפות עסקית טובה
- 1קבל את האיומים והסיכונים הפוטנציאליים העומדים בפני החברה שלך. האפשרות של שיבוש בכיבוי הפעילות העסקית שלך מפחידה לחשוב, אבל אתה תמיד צריך להיות מוכן ומוכן לקבל שסיכונים ואיומים עלולים לגרום לטלטלה עבור העסק שלך. ברגע שתוכל לקבל כי לא מתוכננת לסיכונים ואיומים יכולה להיות תוצאות הרסניות על הפעילות העסקית, תוכל לערוך תוכנית שתבטיח כי גם נכסי העסק שלך וגם אנשי הצוות שלהם מוגנים מספיק.
- ערכו רשימה של סיכונים אפשריים והשפעתם על החברה שלכם. לדוגמא, מותו של איש מפתח לא יביא בדרך כלל לסגירת דלתות לזמן מה, אלא יכול להשפיע קשות על התוצאות, על קשרי ספקים ועל שירות לקוחות.
- לאחר זיהוי סיכונים, מינו אותם לפי השפעה ופרנסה בכדי לתעדף את התכנון שלכם.
- 2אל תבלבל בין תוכניות המשכיות עסקית לבין תוכניות התאוששות מאסון. תוכניות המשכיות עסקית מכונות לפעמים תוכניות התאוששות מאסון ושניהם משותפים הרבה. תוכניות התאוששות מאסון צריכות להיות מכוונות להתאוששות עסקית בעקבות אסון, ולהקל על התוצאות השליליות של אסון. לעומת זאת, תוכניות המשכיות עסקית מתמקדות ביצירת תוכנית פעולה המתמקדת במניעת התוצאות השליליות של אסון בכלל.
- 3שקול את האיומים / הסיכונים הפוטנציאליים העומדים בפני החברה. תוכניות ניתוח השפעות עסקיות שוקלות את ההשלכות האפשריות לעסק שלך כאשר היכולת לתפקד ולעבד הופרעה בגלל איום או סיכון. כתוצאה מכך, יצירת BIA מאפשרת לך לקבוע באילו נושאים, סיכונים ואיומים שתוכנית המשכיות העסק שלך צריכה לטפל. עליך לשקול את ההשפעות האפשריות שעלולות לגרום לשיבוש בפעילות העסקית, כגון:
- הכנסות ומכירות שאבדו
- הוצאות מוגדלות
- עריקת לקוחות / חוסר שביעות רצון
- איחור במתן שירות
- קנסות רגולטוריים
- עיכוב / חוסר יכולת להתחיל בתוכניות עסקיות עתידיות.
שיטה 1 מתוך 4: הבנה מה עושה תוכנית רציפות עסקית טובה.
שיטה 2 מתוך 4: קביעת משאבי התאוששות מרכזיים
- 1ערכו רשימה של אנשי מפתח מרכזיים. לאחר התרחשות אירוע המשבש את הפעילות העסקית הרגילה, יהיה עליך לגייס במהירות אנשי מפתח כדי לבצע בהצלחה BCP. צור רשימת אנשי מפתח וגיבויים פנימיים - - אלה אנשי העובדים שממלאים תפקידים שבלעדיהם העסק שלך לא יכול לתפקד. הפוך את הרשימה לגדולה ככל שיידרש, אך קטנה ככל האפשר.
- ערוך רשימה של כל אנשי המפתח הפנימיים עם כל פרטי הקשר כולל טלפון עסקי, טלפון בבית, טלפון סלולארי, זימונית, דואר אלקטרוני עסק, דואר אלקטרוני אישי, וכל דרך אפשרית אחרת התקשרות עימם במצב חירום שבו תקשורת רגילה עשויה להיות זמינה.
- שקול אילו פונקציות תפקידים נחוצות באופן קריטי להמשך הפעילות היומיומית. עליך לחשוב מי ממלא תפקידים אלה כאשר בעל התפקיד הראשי נמצא בחופשה.
- זכרו שאנשי המפתח לא כוללים רק בכירים בכירים. לדוגמא, פקיד חשבונות נמוך עד בינוני עשוי להיות אחראי על עיבוד דוחות המשפיעים על הלוואות או גביות AR, המשפיעים מאוד על כמות ההכנסות התפעוליות הזמינות. יש לראות בפקיד החשבונות אנשי מפתח, מכיוון שתפקידי התפקיד של אותו אדם מקלים על גישת החברה להון הניתן על ידי עיבוד חובות וגביית כספים.
- 2תעד ציוד עסקי קריטי. מחשבים עסקיים באתר מכילים לרוב את המידע הקריטי ביותר שעליכם ועובדיכם חייבים להיות מסוגלים לגשת אליו גם כאשר אתם עובדים מחוץ לאתר. עליכם לערוך רשימה של ציוד / נתונים קריטיים, וליצור אסטרטגיה לגישה מאובטחת במקרה של הפרעה. אל תשכח תוכנה שלעתים קרובות תיחשב כציוד קריטי, במיוחד אם מדובר בתוכנה מיוחדת או אם לא ניתן להחליף אותה.
- רשימה זו צריכה לכלול סיסמאות, נתוני זיהוי ומיקום קבצי המפתח.
- עסקים מסוימים אינם יכולים לתפקד אפילו מספר שעות ללא מכשיר פקס. האם אתה מסתמך בכבדות על מכונת ההעתקות שלך? האם יש לך מדפסות מיוחדות שאתה בהחלט חייב להחזיק?
- 3זהה מסמכים קריטיים. עליכם לאסוף את כל התיעוד הדרוש בכדי לפתוח את העסק מחדש במקרה של שריפה או אסון אחר שמשמיד מסמכים קריטיים הנמצאים במקום. ודא שיש לך עותקים חלופיים מחוץ לאחסון פיזי ודרכים לגשת למסמכים קריטיים כגון מאמרים והתאגדות ומסמכים משפטיים אחרים, חשבונות שירות, מידע בנקאי, מסמכי משאבי אנוש קריטיים, ניירות חכירה לבניין, החזרי מס ומסמכים קריטיים אחרים.
- עליכם לשקול מה תהיה תוכנית הפעולה אם היה הפסד כולל במתקן. האם תדע מתי לשלם את ההלוואה על רכבי החברה שלך? למי אתה שולח תשלום עבור שירותי הדוא"ל שלך?
- 4זהה מי יכול להתקשר לטלוויזיה. במקרה שהפעילות העסקית לא יכולה להימשך במקום הרגיל, עבודה טלפונית מהבית היא דרך נהדרת עבור העובדים להמשיך ולעבוד בעבודה כרגיל. יכולת העובדים שלך לעבוד, גם כשהם רחוקים מהמשרד, תביא לכך שלפחות ניתן למנוע חלק מהעיכובים בביצוע העבודה כרגיל. אנשים מסוימים בחברה שלך עשויים להיות מסוגלים לנהל עסקים ממשרד ביתי.
- גלה מי יכול ומי לא יכול לעבוד מהבית בגלל מגבלות קישוריות לאינטרנט או בעיות אחרות, וודא לספק לעובדים שלך את המשאבים הדרושים לעבודה טלמיטית.
עם זאת, יצירת BCP מקיף תאפשר לך לשפר את יכולתה של החברה שלך להמשיך כרגיל במהלך או אחרי שיבושים משמעותיים בפעילות העסקית.
שיטה 3 מתוך 4: יצירת תוכנית המשכיות עסקית שלך
- 1זיהוי אפשרויות ציוד מגירה. אפשרויות ציוד למגירה הן חלופות ציוד נגישות בהן ניתן להשתמש אם וכאשר הפעילות העסקית הרגילה מופרעת.
- היכן היית שוכר משאיות אם אסון פגע או הרס כלי רכב המשמשים במהלך העסקים הרגיל? איפה היית שוכר מחשבים? האם אתה יכול להשתמש בשירות שירות עסקי לצורך העתקות, פקסים, הדפסות ופונקציות קריטיות אחרות?
- בדרך כלל אין צורך לזהות ספקי ציוד אלטרנטיבי באופן ספציפי, אלא אם כן הם ייחודיים וכבר ניהל משא ומתן על הסדר (נדיר מאוד).
- חשוב יותר לזהות את השירותים, הציוד ו / או המשאבים שתחליף צריך להיות מסוגל לספק. אנשי המפתח המופקדים על אחריות ניהול היחסים עם המחליף חייבים להיות בעלי הסמכות הדרושה לקבלת החלטות רלוונטיות.
- 2זהה את מיקום המגירה שלך. זה המקום בו תנהל עסקים בזמן שהמשרדים הראשיים שלך אינם זמינים.
- זה יכול להיות מלון - לרבים מהם יש מתקני עסקים מאובזרים מאוד שתוכלו להשתמש בהם. זה יכול להיות אחד ממשרדי הקבלנים שלך, או משרד עורך הדין שלך.
- מתקן להשכרת אחסון בקרבת האתר הרגיל שלכם עשוי להיות מקום נהדר למקם ולאחסן מוצרים בקמצוץ.
- אולי עבודה טלסקופית לכולם היא אפשרות קיימא.
- אם אכן יש לך מיקום זמני מזוהה, כלול מפה למיקום ב- BCP שלך. באשר הוא, ודא שיש לך את כל פרטי הקשר המתאימים (כולל שמות אנשים).
- 3בצע קטע "כיצד לבצע" ב- BCP שלך. זה צריך לכלול הוראות שלב אחר שלב כיצד לבצע את ה- BCP ולטפל במה לעשות, מי צריך לעשות את זה ואיך. רשום כל אחריות ורשום את שם האדם שהוקצה לה. כמו כן, בצע את ההפך: עבור כל אדם, ציין את האחריות. בדרך זו, אם אתה רוצה לדעת מי אמור להתקשר לחברת הביטוח, אתה יכול לחפש "ביטוח", ואם אתה רוצה לדעת מה ג'ו דו עושה, אתה יכול לחפש את המידע הזה תחת "ג'ו".
- 4תעד אנשי קשר חיצוניים. אם יש לך ספקים או קבלנים קריטיים, בנה רשימת אנשי קשר מיוחדת הכוללת תיאור של החברה (או הפרט) וכל מידע קריטי אחר עליהם, כולל פרטי יצירת קשר עם אנשי מפתח.
- כלול ברשימה אנשים כמו עורכי דין, בנקאים, יועצי IT... כל מי שאולי תצטרך להתקשר אליו כדי לסייע לנושאים תפעוליים שונים.
- אל תשכח חברות שירות, משרדי עירייה וקהילה (משטרה, כיבוי אש, מים, בתי חולים) ואת סניף הדואר!
- 5חברו את המידע! BCP חסר תועלת אם כל המידע מפוזר במקומות שונים. BCP הוא מסמך הפניה, וכל זה צריך להישמר יחד במשהו כמו קלסר בעל 3 טבעות.
- הכינו שפע עותקים ונתנו אחד לכל אחד מאנשי המפתח שלכם.
- שמור מספר עותקים נוספים במקום מחוץ לבית, בבית ו / או בכספת.
שיטה 3 מתוך 4: יצירת תוכנית המשכיות עסקית שלך.
שיטה 4 מתוך 4: יישום תוכנית ההמשכיות העסקית שלך
- 1העבר את ה- BCP לעובדים רלוונטיים. ודא שכל העובדים שעלולים להיות מושפעים מהפרעה קראו והבינו את ה- BCP. קח את הזמן כדי להבטיח שהעובדים מודעים לתפקידים הרלוונטיים שלהם ביישום ובביצוע המדיניות.
- 2ספק מידע חיוני על תוכנית BCP לצוותים שאינם מפתח. אל תשאיר את הדברים במקרה! גם אם אנשי המפתח יידעו על תפקידם במסגרת ה- BCP, עדיין עליכם לוודא כי כל העובדים מודעים להליכי פינוי בניינים, כמו גם למיקומי מגירה. בדרך זו היעדרותם הבלתי צפויה של אנשי מפתח לא תמנע מאנשי מפתח שאינם מפתח לדעת כיצד להגיב לשיבושים בתפעול העסקי.
- 3תכנן לשנות ולעדכן את ה- BCP שלך. לא משנה כמה טוב ה- BCP שלך, סביר להניח שיהיו אירועים משבשים שלא נקבעים בתוכנית שלך. היה פתוח לעדכון ו / או לשינוי ה- BCP שלך לאור מידע נוסף ו / או נסיבות משתנות. בכל פעם שמשהו משתנה, עדכן את כל העותקים של ה- BCP שלך, ולעולם אל תיתן לו להתעדכן.
- אל תסמוך על כספת חסינת אש לאחסון מדיות המחשב שלך. רוב הכספות חסינות האש מיועדות לנייר; CD, DVD, תקליטון או קלטת מגנטית יתמוססו. השג כספת מדיה עבור אותם פריטים. יתרה מכך, אחסן נתונים מחוץ לאתר בפלטפורמה של ענן!
תגובות (5)
- אני יכול להתחיל ליצור את ה- BCP שלנו בעזרת מאמר זה.
- זה עזר לי להבין את תכנון המשכיות העסק.
- רק ההבנה הכללית של פיתוח DR / BCP.
- הצעדים שיש לנקוט לפני, במהלך ואחרי במקרה של שיבושים עסקיים.
- עבודה טובה. מידע ברור ופשוט למשתמש בסיסי. תודה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
