איך מארגנים אירוע?
כדי לארגן אירוע, קבעו תקציב שלוקח בחשבון את כל ההוצאות, ההכנסות, הספונסרים והמגבלות. החליטו על מקום ושעה, ואז תיאמו פרטים לוגיסטיים כמו חניה, מקומות ישיבה ואוכל. בחר צוות של עוזרים אמינים ומנוסים שיכולים לעזור לך להתמודד עם פרטים קטנים יותר, במיוחד ביום האירוע, כאשר הדברים יכולים להיות קדחתניים! לטיפים לקביעת יום האירוע קראו הלאה!
מה אתה צריך לפני האירוע כדי להביא אנשים לשם ומה אתה צריך באירוע כדי לשמור עליהם?
ארגון אירוע יכול להיראות כמשימה מדהימה להפליא. ובלי ארגון וחשיבה קדימה, זה יכול להיות. ובכן, בואו נעבוד על הימנעות בדיוק מכך - החל מחודשי ההכנות מראש ועד לשמירה על קור רוח ביום החופש.
חלק 1 מתוך 4: תכנון חודשים קדימה
- 1הגדירו את מטרת האירוע. שיהיה לכם משפט או שניים בראש יעזור לכם להוביל את האירוע בכיוון הנכון. האם אתה מתכנן את זה כדי לחנך את הקהילה שלך? לשכנע תורמים פוטנציאליים לקבלת כספים? לחגוג אדם ספציפי או קבוצת אנשים ספציפית? קבל כמה שיותר צר. כל מה שאתה עושה (יהיה זה לחנך, לשכנע, לחגוג וכו '), מדוע אתה עושה זאת?
- חשוב על זה כעל הצהרת המשימה שלך. המסגרת שלך להצלחה. כאשר אתה יודע בדיוק מה אתה רוצה לעשות, זה הרבה יותר קל לעשות את זה!
- 2להציב מטרות. מה בדיוק אתה רוצה להשיג? לא כמה אנשים אתה רוצה להופיע, לא העובדה שהאירוע בכלל קורה - מה אתה רוצה לצאת מזה? 5 אנשים להרחיק חלק חדש בארגון שלך? 750 € גויסו? מחשבות השתנו? אנשים מתרגשים?
- חשוב על שלושת הדברים הראשונים שאתה רוצה שיקרה כתוצאה מאירוע זה והתרכז בכך שהם יהפכו למציאות. אולי מטרה אחת היא פיננסית, אחת חברתית ואחת אישית. זה תלוי בך!
- 3אספו מתנדבים. חברי צוות טובים עם כישורים שונים הם הכרח. הם יכולים לעזור בכל דבר, החל מהכנת לוחות זמנים ותקציבים ועד הכנת הזמנות וכרזות, קבלת פנים לאורחים וביצוע עבודות הניקוי לאחר מכן. במילים אחרות, הם יכולים לעזור לך לבצע דברים. ואם אתה יכול, קבל מתנדבים שאתה סומך עליהם!
- דאג לשמור על חברי הצוות והמפקחים "במהירות" עם התוכניות שלך. שיתוף פעולה יכול להקל על העבודה שלך. כשאתם מבקשים מהם לעזור, היו שלמים ככל האפשר מההתחלה לגבי הציפיות עבורם ורמת המעורבות שלהם.
- אם אינך נמצא במצב אפשרי למצוא מתנדבים, שכר צוות! הכל תלוי בסוג האירוע שאתה מארגן. המקום יכול להיות מסוגל לספק לך אחד כזה או לחלופין לעבור דרך סוכנות כוח אדם של צד שלישי.
- 4הכן תקציב. יש לכלול את כל ההוצאות האפשריות, הכנסות, נותני חסות והוצאות מותנות. אם לא תתקצב, בסופו של דבר תהיה לך מעט קבלות, ספר כיס ריק, ואין לך מושג מה לעזאזל קרה. היו מציאותיים מהיום הראשון כך שלא יראו הפתעות ביום של!
- מצא דרכים לשמור על עלויות נמוכות. האם אתה יכול לגרום למתנדבים לעבוד בחינם? שקול מקומות זולים יותר (כמו בית של מישהו)? זכרו: התכנסות קטנה ופשוטה שעוברת טוב תמיד מרשימה יותר ממסיבה שנזרקת לתשעים שהיא פלופ.
טיפ מומחההמומחה שלנו מסכים: התחל עם תקציב יציב כדי שלא תגמור בסופו של דבר יותר כסף ממה שתכננת. כמו כן, הקפידו על הספקים לגבי הסכום שתוכלו להוציא. בדרך זו, הם יכולים להתאים טוב יותר את השירות שלהם כדי לענות בצורה הטובה ביותר על הצרכים שלך.
- 5החליטו על זמן ומקום. זה הדבר החשוב ביותר כשמדובר באירוע שלכם. באיזו שעה ובאיזה מקום יגרמו לאנשים לומר "כן, אלך לזה!"? אתה רוצה זמן בו כולם יהיו חופשיים ומקום שהוא מיקום נוח. ומשהו שאתה יכול להרשות לעצמך להזמין!
- בדוק את לוח השנה של הקהילה שלך והתחשב בקהל שלך. אם אתם עובדים עם חבורת אמהות בבית, במהלך היום ובשכונה זה הדבר הכי טוב שלכם (אולי גם עם שמרטפות מסוימות המוצעות?) אם אתם מתקשרים לסטודנטים, עשו מרכז העיר בלילה. אם אתה יכול, לך לאן שהם כבר נמצאים.
- כמובן, במקומות מסוימים יש להזמין מקום. צרו קשר עם המקום שאתם חושבים להשתמש בו בהקדם האפשרי. הם עשויים להיות עמוסים יותר ממך!
- 6תחשוב על לוגיסטיקה. לוגיסטיקה לכל דבר. איך תהיה חניה? מה עם נגישות לנכים? מה אתה יכול לעשות עם גודל החלל שלך? איזה ציוד תזדקק? לאילו פריטים נוספים (מי שתייה לרמקולים, תגים, חוברות) תזדקקו להוצאות נוספות? כמה אנשים נדרשים כדי שזה באמת יתנהל בצורה חלקה?
- חשוב לשבת דקה עם עצמך (ועם הצוות שלך) ולשקול את כל צדי הסיפור. האם יש מכשול כלשהו שניתן לחזות ולמנוע? יש אורחים מיוחדים שצריכים להתארח? יש חריגים שצריך לעשות?
- 7חשוב על שיווק ופרסום. בזמן שאתה על הסדרה שאתה מכין, הכין פוסטר טיוטה. זה צריך לכלול את התאריך, השעה, המקום, האורח הראשי, שם האירוע, נושא או שורת תג לאירוע. מכיוון שזה כל כך מוקדם, אתה יכול לקחת את הזמן שלך לעניין הזה - אבל עדיף להמציא גרסה ראשונית עכשיו כדי לראות איך הכל מסתדר!
- חשוב על דרכים אחרות להוציא את המילה גם כן. תקיעות דואר אלקטרוני? דואר רגיל? פייסבוק, טוויטר, שני תריסר אתרי האירועים האחרים שם בחוץ (עוד קצת על זה)? מה אתם צריכים לפני האירוע כדי לגרום לאנשים שם מה אתה צריך בכל מקרה לשמור אותם?
- 8ארגן את עצמך. יתכן מאוד שאתה מרגיש כמו חמוס שראשו מנותק כרגע. קחו נשימה ופתחו את אקסל. הכינו טיוטת לוח זמנים של הפעילויות באירוע. הכינו כמה גיליונות אלקטרוניים כדי לארגן את מחשבותיכם. זה אולי נראה כמו ניירת מיותרת עכשיו, אבל בעוד חודשיים אתה תודה מאוד על העצמי שעבר שחשבת עלייך.
- הכן קו זמן (עם מועדים) לכל פעילות. רשמו את שמות כולם והיכן הם נדרשים מתי. כך תוכלו לארגן את עצמכם ולהעלות כל שאלה עתידית מאחרים.
איך אני מארגן אירוע אם אין לי הרבה זמן?
חלק 2 מתוך 4: התארגנות שבועיים לפני כן
- 1וודא שהכל הולך. תקנו את התאריך, המקום, (האורח הראשי), הצוות, שם האירוע ושורת התגים. האם יש משהו שיכול להשתבש? כל החלפות ברגע האחרון שיכולות להציג את עצמן? בשלב זה, הכל צריך להיות כתוב בדיו קבועה.
- 2נפגש עם הצוות שלך. קבל אישור לתקציב שלך, לוח הזמנים וכדומה, מחברי הצוות וכן ממפקחים. כרגע זה זמן טוב להוציא את כל השאלות לדרך. האם כולם יודעים את חובותיהם? האם הם מרגישים בנוח עם כל הנושאים?
- שוב, נפגש עם חברי הצוות והמתנדבים בכדי לסיעור מוחות בכל בעיה שתתעורר. זה גם הזמן המושלם ליצור תוכנית פעולה.
- וודא שלצוות אין בעיות פנימיות. הישאר בקשר עם כל ראשי הצוותים כמו גם חברי הצוות והמתנדבים.
- 3האצילו עבודה לאנשים שונים ותנו לאדם מנוסה לתאם את כל הפעילויות. אם האירוע הוא מגה-אירוע, תנו לאנשים שונים לתאם פעילויות שונות, בהשגחת אדם אחד. על חברי הצוות צריך לסמוך על ראש הצוות.
- מומלץ שיהיה אדם אחד או שניים שמקדישים את זמנם למפגש ולברכה ולדיבור על האירוע כאשר אנשים מסתננים והאירוע מתחיל. בעיקרון הם ועדת קבלה, שמגבירה את המורל ומודיעה לאנשים שהם בידיים טובות.
- 4דאג לעדכן את אתרי האינטרנט המחוברים לאירוע. אתה בטח בפייסבוק ובטוויטר, אבל יש המון אתרים אחרים שבהם אתה יכול להשתמש, שיכולים לעזור לך להוציא את המילה. Eventbrite, Evite ו- Meetup אם לא שמעתם על אלה, עשו גלישה עכשיו! ואם אתם מעוניינים למכור כרטיסים באופן מקוון, Ticketbud הוא די טוב.
- וכמובן האתר / הבלוג / עמוד הפייסבוק שלך, אם יש לך כזה. אתה יכול לשלוח תזכורות, להגדיר תמונות ולפקח על תשובות. ככל שאתה פעיל יותר, כך נוכחותך תהיה ידועה יותר. אם אתם עורכים אירוע המתבסס על גינון או עיצוב הבית או כל דבר אחר יצירתי, תוכלו גם להשתמש בפינטרסט.
- 5אסוף נותני חסות ומקורות כסף אחרים מהנציגים. בשבועות הקרובים ייווצרו הרבה הוצאות ואתה לא רוצה שכולן ייצאו מהכיס שלך! גבו לפחות חלק מהכסף לכיסוי העמלות הראשוניות - המקום, הציוד, הקייטרינג, אולי? חלק מהאנשים / מקומות / דברים האלה עשויים לדרוש תשלום לפני שהאירוע בכלל מתחיל לסרוק.
- הקפידו על מערכת קבלות, אישורים, חשבוניות וניירת כללית. יהיה עליך לשמור הכל ולהתייחס אליו בהמשך, כך שככל שאתה מאורגן מההתחלה כך ייטב. במיוחד אם חברה שאתה עובד איתה נותנת לך ממשלה.
- 6לשווק את האירוע. הכינו חוברות, שחררו פרסומות, יידעו את המדיה, שלחו דיוור, התקשרו לשיחות טלפון, שלחו הודעות לקבוצות אלקטרוניות ובקרו במשתתפים או נותני חסות פוטנציאליים. איך עוד אנשים יידעו לבוא? ודא שהמידע שאתה מוציא שם מלא ומותיר להם רק כמה שאלות - אחרי הכל הם צריכים להיות מסוקרנים!
- חשוב על קהל היעד שלך. אם אתה מנסה להגיע לאזרחים ותיקים, אתה לא מתכוון להשקיע את הזמן שלך בשליחת Snapchats מתוזמנים היטב. עבור למקומות והשתמש בכלים בהם הקהל שלך משתמש.
- 7אספו פריטים הדרושים לאירוע. פריטים אלה עשויים לכלול מדליות, משחקים, מזכרות, פרסים או תעודות. יש הרבה פיסות קטנות ושרבוטים שעשויים שלא להבחין בעין הבלתי מאומנת, אבל אתה מכיר כל פינה, פתח וכל מה שממלא אותו. ואל תשכח שולחנות, כסאות, ציוד קול, שלטים, מפות וכל הדברים החשובים והגדולים האלה!
- זה עוד דבר שכדאי לשבת ולחשוב עליו. אל תפסיק לחשוב על זה עד שמצאת 5 דברים ששכחת מהם - הכל עד עטים, ערכת עזרה ראשונה, סוללות, קרח וכבלים מאריכים. אתה רוצה לדעת שכל מה שקורה, יש לך את זה מכוסה.
- 8לעשות סידורים לכל דבר. ערוך סידורים לתמונות וסרטונים. ערוך סידורים להסעת האורחים. סידרו אוכל לצוות הניקיון. הרשימה יכולה להימשך עוד ועוד, אבל אז לעולם לא תגיע לארגן את האירוע שלך!
- קבעו סידורים לאוכל וכיבוד. זהו גם זמן טוב להתכונן ללינה מיוחדת, כגון לאנשים עם מוגבלות וכו '. בדוק אם הם משתתפים צמחוניים או עם צרכים תזונתיים ספציפיים אחרים. באתרי כרטוס לאירועים רבים כמו אלה המפורטים יש אפשרויות ל"שאלות מותאמות אישית "שיעזרו לך לאמוד את הצרכים המיוחדים יותר.
- ערוך סידורים לכיסאות, שולחנות, תפאורות, מיקרופונים, רמקולים, מחשבים, מקרני LCD, פודיומים - כל מה שצריך להגדיר במקום.
- 9הכן רשימת אנשי קשר. תזדקק לכל מספרי הטלפון, הכתובות והמיילים הרלוונטיים של חברי הצוות. כמו כן, הכינו רשימת אנשי קשר דומה עבור VIP וספקים של כל טובין ושירותים. כשמישהו לא מופיע או מאחר, זה מה שאתה מתייחס אליו.
- בואו נגיד שהקייטרינג לא נמצא בזמן. מה אתה עושה? אתה מוציא את סדין הדנדי היעיל שלך ומתקשר אליהם. אה, הם חשבו שאתה הולך לקחת 91 ק"ג חזיר משוך? טוב לא משנה. אתה מוסר את הסדין לסטו והוא תופס את המשאית שלו והולך לכתובת הרשומה על הנייר. משבר נמנע. ועכשיו אתה יודע אף פעם לא להזמין איתם שוב או להיות מפורש יותר בהוראות שלך!
- 10בקר במקום עם חברי הצוות שלך. התבונן במקום והעריך חניה, שירותים, חדרים ירוקים, סידורים, כניסות ויציאות שונות. חפש מקומות קרובים שבהם אתה יכול לצלם, לעשות שיחות טלפון ולקנות כל דבר למקרה חירום. בעיקרון, הכירו את השטח שלכם כמו גב היד.
- שוחח גם עם איש הקשר. הם צריכים להכיר את המקום טוב יותר מכל אחד אחר. האם יש נושאים שכדאי לדעת עליהם? יש אילוצי זמן? דלתות נעולות בשעות מסוימות? חלילה, בדיקות אזעקת אש מתוזמנות?
זה צריך לכלול את התאריך, השעה, המקום, האורח הראשי, שם האירוע, נושא או שורת תג לאירוע.
חלק 3 מתוך 4: עבודה 24 שעות לפני האירוע
- 1הישאר רגוע. יש לך את זה. חשוב להפליא לשמור על ראש ברמה ולא להיתפס בזיעה נפשית. אתה מתכונן כבר חודשים! הכל יהיה בסדר. ככל שתהיו רגועים יותר כך הצוות שלכם יהיה רגוע יותר והאירוע ילך בצורה חלקה יותר. חוץ מזה הכל יסתיים בקרוב!
- ברצינות. יש לך את זה. כיסית את כל הבסיסים שלך, חשבת על כל הבעיות האפשריות - אם משהו משתבש, אתה יודע איך להתמודד עם זה. וזכור: אף אחד לא הולך להאשים אותך. אורח סוער, אוכל רע - אנשים יודעים שאין לך שליטה על שום דבר. אז להירגע. אתה תהיה בסדר.
- 2בצע צ'ק-אין אחרון עם הצוות שלך. ודא שאתה מתקשר עם כולם כיצד להגיע למקום ולזמן. הדבר האחרון שאתה רוצה הוא שכל הצוות שלך מתקשר אליך בבת אחת ביום האירוע ותוהה איפה לעזאזל הדלת האחורית.
- גם אם אף אחד לא יוצא ושואל אותך שאלות, עשה כמיטב יכולתך כדי לאמוד את התנהגותם. האם כולם נראים בסדר עם תיאור התפקיד שלהם? האם אנשים מסתדרים? אם לא, דברו איתם ובדקו אם תוכלו לפתור את הקינקים. אולי מישהו יתאים יותר למחלקה אחרת או לעבוד עם אנשים אחרים.
- 3בדוק את כל ההזמנות והתגובות. צור רשימת מוזמנים בגיליון אלקטרוני וקבל ציון לראשים. ברוב האירועים, מספר האנשים שמספרים לא יציג את מספר האנשים שמופיעים בפועל. יכול להיות שיהיו לך 50 אנשים שאמרו שהם יהיו שם, אך בסופו של דבר הם 5 או 500. אז למרות שאתה צריך לדעת את המספר הזה, תהיה מוכן להתמודד עם שני קצות הספקטרום!
- הזכרו ל- VIP לאירועים בזמן שאתם נמצאים בהם. תתפלאי כמה אנשים יגידו, "אה, נכון. זה מחר, לא?" בשיחת טלפון או בטקסט פשוט ניתן להימנע מכך.
- 4לכו למקום ובדקו אם הכל מוכן. האם החדר נקי וזמין? האם כל הציוד האלקטרוני מוגדר ונראה שהוא עובד? האם אתה יכול לטעון מראש ציוד כלשהו, במידת הצורך? האם הצוות נראה מוכן באופן סביר?
- בדוק האם יש מספיק אנשים כדי לאייש את האירוע. תמיד עדיף שיהיו יותר ממה שאתה צריך, כמובן. יתכן שתזדקק למישהו שיברח כדי לבצע סידורי חירום או לטפל באורח או נושא שלא ראית שמגיע. או, אתה יודע, להביא לך קפה.
- 5הכינו ערכות למשתתפים. ערכה זו עשויה לכלול בקבוק מים, מזנון חטיפים, נייר פתקים, עט, חוברת וכל מידע שיידרש להם. מומלץ לכלול גם מזכרות קטנות. זהו מגע נחמד שבאמת משכנע אנשים שזה אירוע מאורגן ומחושב היטב. וזה גורם להם להרגיש מוערכים!
- זה יכול להיות לאורחים או שזה יכול להיות עבור הצוות שלך, או שניהם! מי לא אוהב בר גרנולה ועט בחינם?
- 6הכינו גיליון פועל. זו רשימה של כל המידע הדרוש ממוינים לפי זמן ו / או חדר. הכינו סדר יום לדקה לפעילויות חשובות. הפורמט לכך תלוי בך. פשוט נסה לשמור על כמות המידע שעליה למינימום כדי שיהיה קל לקרוא אותה.
- אם אתה באמת סוג A וסופר חרוץ, אתה עשוי למצוא את זה שימושי להכין סוגים שונים של יריעות ריצה. הדוברים עשויים לרצות רשימה של דוברים אחרים והיכן הם נמצאים ובאיזו שעה. הצוות שלך אולי רק רוצה רשימה של ציוד, זמנים ופרוטוקול ניקוי. אם יש לך זמן, זה עשוי להיות שימושי.
- 7הכינו רשימת ביקורת של הדברים שיש לקחת למקום. כמה נורא זה יהיה אם תגיע לשם, הכל שם, כל אחד שם, ואתה מבין שהדבר היחיד שלא הם 12000 הכוסות ששכחת בביתך? באסה. עכשיו הרסת הכל. אז הכינו את רשימת הבדיקה שלכם, בדקו אותה פעמיים והביאו את כל מה שצריך להביא!
- אם הדברים הם חצי תריסר מקומות, הקצה אנשים לכל חובה ספציפית. בדרך זו, ביום של אתה לא מבלה 8 שעות בריצה באיסוף הכל ומתחרפן. הפצת העבודה גורמת לידיים קלות יותר... או עם זאת האמרה הולכת.
כדי לארגן אירוע, קבעו תקציב שלוקח בחשבון את כל ההוצאות, ההכנסות, הספונסרים והמגבלות.
חלק 4 מתוך 4: ניהול יום האירוע
- 1הגיע מוקדם למקום עם חברי הצוות והמתנדבים שלך. בדקו שכולם שם וכל הציוד האלקטרוני תקין. יש לך שאלות ברגע האחרון? אם יש זמן, העבר את טל ההר, תן שיחת פיפ, ותפסיק! יש לך את זה. אתה כל כך מוכן.
- וודאו כי המארגנים עונדים תג מובחן או כלי עבודה מורגש אחר כך שהמשתתפים יוכלו למצוא עזרה במידת הצורך. לפעמים חאקים פשוט לא מספיקים.
- 2הגדר הכל. בפנים וגם בחוץ. האם אתה זקוק לבלונים בתיבת הדואר? שלט בפינה? מה עם הדלתות ודרך המסדרון? אם האורחים שלך צריכים לשוטט במבוך אמיתי, ככל שיש יותר שלטים, כן ייטב.
- כרזות קבלת פנים ומידע אחר מול הבניין יהיו שימושיים במיוחד. אתה רוצה שאנשים יוכלו לראות מהרחוב שזה המקום שהם צריכים להיות בו. אין שאלות לגבי זה!
- הכינו דלפק קבלה ורישום. כאשר האורחים נכנסים בדלת, עליהם לראות בדיוק מה עליהם לעשות. אחרת הם יצופו סביב לא בטוחים וחולים בנינוח. וזוכרים את ועדת הקבלה ההיא שדיברנו עליה? שיהיה מישהו ליד הדלת שיקבל אותם בברכה ויענה על שאלותיהם.
- תשים מוזיקה! זה יכול להרוג כל סרבול שאחרת עשוי להתנודד עליו.
- 3ודא שהאנשים החשובים יודעים מה קורה. אם רמקול מאחר באיחור, צריך להיות תקוע. אם האכילה אורכת זמן רב יותר ממה שהתחשב בהם, עליהם להתריע על שינויים בלוח הזמנים. לעתים רחוקות מאוד אירועים עוברים לחלוטין כמתוכנן - לכן כאשר אתה חורג ממסלולך, ודא שקווי התקשורת פתוחים.
- 4לצלם תמונות! יתכן שתרצה שיזכר משהו משלך. ולראות מישהו מסתובב עם מצלמה יכול לגרום לאנשים להתרגש. שימו לב לבאנרים של נותני החסות, לבאנר שלכם, לכניסה, לקבלות פנים וכו 'אולי תוכלו להשתמש בו לשנה הבאה!
- בקש מחבר או צלם מקצועי לטפל בזה, אם בכלל אפשרי. יש לך מספיק בצלחת שלך! תצטרך להיות רועש ומשתדל את האורחים שלך, אז שמישהו אחר יטפל בחומר הצילום.
- 5תן טייק אווי. כנראה שתלתם משהו בראש האורחים שלכם ורוצים שהם יסתלקו או יחשבו משהו, תוהים משהו או מחפשים לנקוט בפעולה. אז קחו חוברת או משהו שהם יכולים לקחת איתם שהם יכולים לעשות באופן אישי לאחר האירוע.
- חלק מזה יכול להיות פורום למשוב. הצע להם דרך לעקוב ולהגיד מה הם חושבים, איך הם עשויים לבצע שיפורים ומה הם רוצים לראות בפעם הבאה. וכמובן איך הם יכולים להסתבך!
- 6נקה את המקום! בדוק את מד החשמל, הסר את הכרזות, השולחנות וכו '. אתה רוצה לעזוב את המקום כמו שמצאת אותו - במיוחד אם שילמת עבור המקום ורוצה לחזור אי פעם. הם עשויים לגבות עמלות שאחרת ניתן היה למנוע. חילקו את העבודות כך שהכל ילך כמה שיותר מהר וללא כאבים.
- בדוק כדי לוודא ששום דבר בעל ערך לא הושאר מאחור, ואם כן, היוו אבוד ונמצא.
- אם פגעת במשהו, יידע את איש הקשר של המקום. עדיף להיות כנים וגלויים.
- דאגו לאשפה כמיטב יכולתכם. התחזוקה תדאג לכל דבר משם.
- 7דאג לכל החובות שלאחר האירוע. בהתאם לאירוע שלך, זה יכול לנוע בין שום דבר לרשימה ארוכה של תודות וקבלות. להלן מספר רעיונות לתחילת העבודה:
- תודה לכל חברי הצוות, במיוחד נותני החסות והמתנדבים. לא היית יכול לעשות את זה בלעדיהם!
- לסיים ולסדר את החשבונות. יש לעשות זאת במהירות האפשרית. ככל שפחות מחרוזות רופפות, כך טוב יותר.
- ערכו מסיבת תודה למי שעזר. אתה רוצה שהצוות שלך ירגיש מוערך והתורמים ירגישו שהם עשו שינוי עבור מטרה טובה.
- הפץ כל מזכרות או פרסומים אחרים לאנשים רלוונטיים.
- העבירו את הקבלות לספונסרים ואחרים.
- פרסם את התמונות באתר האירוע שלך.
- 8ערכו פגישה שלאחר הביקורת כדי להשיג ביצועים טובים יותר בפעם הבאה. אחרי הכל נאמר ונעשה, מה היית עושה אחרת? מה עבד ומה לא? האם אי פעם תבחר לארגן אירוע כזה שוב? מה למדת?
- אם אתה מקבל משוב, עבור על זה. ואם אתה לא מקבל את זה מהאורחים שלך, שאל את הצוות שלך! מה הם חשבו? האם לפחות נהנו? זה היה סרגל הגרנולה והעט החינמי, לא?
- עבודה שונה לארגון היא כמו פונקציות שונות. תקציב וחשבונות זה כמו פיננסים, ליידע את הנציגים ולגרום להם להשתתף זה כמו עבודה בשיווק, ניהול צוות הוא כמו משאבי אנוש, תחבורה היא כמו לוגיסטיקה, אירוע הוא כמו מבצעים, קשרים טובים עם מדיה ואחרים זה כמו יחסי ציבור.
- רשימת מסמכים (וכו ') להכנה
- תקציב
- לוח זמנים לאירועים (תזמון כל תוכנית באירוע)
- הזמנות
- רשימת האנשים שיוזמנו
- תוכנית פעולה
- קו זמן (לוח זמנים לסיום העבודה)
- חומרים למסיבת עיתונאים
- נאום
- רשימת המשתתפים
- השוואת הערות (יחד עם קורות חיים של רמקולים)
- סדר היום
- לוח זמנים לדקה
- רשימת רשת (מספרים ניידים של מארגנים)
- רשימת דברים שצריך לקחת
- רשימת עבודות שיש לבצע
- דוח האירוע (עבור מדיה ואחרים)
- החליטו אילו דברים כדאי למיקור חוץ ובאיזו עבודה צריך לעשות חבר הצוות. מיקור חוץ תלוי בתקציב, זמן, איכות, חשיבות העבודה וכו '.
- תחייך הרבה. היו באדיבות לכולם, מהצוות שלכם ומחוצה לו.
- לפני האירוע יש לאדם / לוועדה האחראי
- נותני חסות
- משתתפים מקומיים
- אורח ראשי, דוברים,
- תכנון, הדפסה, איסוף מאמרים והערכה זהה
- פרסים, מזכרות, מתנות, כרזות, תעודות, מזכרות
- תחבורה, קייטרינג, סידור מקום, קישוטים, רקע, חניה
- מדיה, יחסי ציבור, שיווק
- כשמישהו מציע עזרה (כולל כסף), הגיב מיד והודה לו בכנות.
- גורמים שיש לקחת בחשבון בעת בחירת מקום וניהול משא ומתן על המחיר
- יכולת האולם (מספר נציגים - לא כולל צירים צפים)
- הפרשה לאוכל (אם מוגשות ארוחות)
- תזמון (מתי האירוע יכול להתחיל ולסיים במקום)
- סידור תאורה (במקרה של אירועי לילה)
- ממוזג או לא
- הציוד הנדרש מסופק (מייקס, רמקולים וכו ')
- ריהוט לבגדים (שולחנות, כסאות, בגדי שולחן)
- בין אם מוסיקה, בידור מותרת ובין אם לא (לתוכניות בלתי פורמליות)
- גיבוי כוח
- נגישות - בין אם המקום הוא מרכז העיר (האם צירים יכולים להגיע ללא כל קושי)
- חדרים מיוחדים למארגנים, התחפשות וכו '
- עלות כוללת
- תכנון הכרחי. תכנון 'מה לעשות' (דברים חשובים) נעשה בישיבות צוות. תישאר עם זה.
- ביום האירוע יש לאחראי על האחוזה
- תיאום כולל
- חדר ירוק
- מזון
- פעילויות על הבמה
- אמן הטקס
- מחשב, מקרן LCD,
- צלם
- קבלה
- ניהול המונים ויחסי ציבור עם קהל
- אזור חניה
- בטחון
- חלוקת דברים שונים (מתנות, תעודות לאנשים נבחרים וכן לכל המשתתפים)
- גורמים שיש לקחת בחשבון בעת קביעת התאריך
- האם האורח הראשי ואנשי VIP אחרים זמינים בתאריך / ים המסוימים
- מה הכי מתאים לקהל שלך
- אם אתה לווה משהו, קח אחריות להחזיר אותו בזמן האמור.
- אבל גם תכנון בקבוצות קטנות יותר 'איך לעשות', 'איך צריך לעשות' וכו ', חשוב לא פחות.
- אין להאציל את העבודות והאחריות הניתנות לך בכל עת.
- רשום את כל הפרטים החשובים.
- קח יוזמה, הסתובב ומצא עבודות ממתינות שיכולות להתבצע על ידך, השלם אותו כשרואים אותו.
- אל תשאיר את השיש / המושב במקום בו אתה יושב / מוקצה.
- יישום נכון הוא קריטי לרעיון, תכנן להצליח עד האחרון...
- דווח בחזרה מרצון לאדם שנתן לך את המשימה, האם המשימה מצליחה או לא. אבל בזמן האמור.
- היה עליז מאוד, במיוחד כאשר אתה בקרב הקהל.
- היה אחראי על עבודתך.
- היה דייקן בכל עבודתך. אם איחרת, תן מידע מהיר לאדם שאליו אתה מדווח.
- אל תבקר ביקורת על אף אחד, אלא אם כן יש לך הצעה או פיתרון.
- היה איטי ויציב. אל תמהר תוך כדי תקשורת. זה רק יבזבז זמן.
- תמיד יש מוסר טוב ויחס חיובי עם כולם. אנא אל תחנן לאיש.
- כשיש בעיה, אל תאשים אחרים - אל תשים אותה על ראשך וצור מתח אלא נסה לפתור אותה.
- אל תחזור על שגיאות כלשהן.
- וודאו שיש לכם תוכניות פינוי ואם מדובר באירוע גדול, נסו להביא לשם שוטרים וחובשים בכוננות.
כמה עלי לקשט לאירוע שלי?
- לא להיבהל / להימתח. מוח מגניב יפיק תוצאות טובות יותר בזמן הנכון.
- היו מוכנים לכל מצב. לפעמים הדברים יוצאים משליטה. אם אתה חבר בצוות אל תכעס אם מישהו צועק עליך, (האדם עלול להיות מתוח). אם אתה רכז, אל תגיע למתח או לבהלה. עשו את הדברים בצורה קרירה. נסה להבין איזה מצב יקרה, ומה אתה יכול לעשות כשזה קרה.
קרא גם: איך לפדות את התחביבים שלך?
שאלות ותשובות
- בן כמה אני צריך להיות כדי לארגן אירוע?אתה יכול להיות בכל גיל בכלל! כמובן שזה תלוי בסוג האירוע שאתה מתאם וכמה תכנון, זמן וכסף זה לוקח, כך שתוכל לגלות שאתה זקוק לעזרה מההורים שלך או מבוגר אחר.
- כמה עלי לקשט לאירוע שלי?אירועים שונים דורשים קישוטים שונים. קחו בחשבון את מטרת האירוע, סידור החדר ומספר האורחים הכולל. באופן אידיאלי כדאי שתהיה לך ועדה שאחראית על קישוטים.
- איך אני מארגן אירוע אם אין לי הרבה זמן?אתה יכול להרכיב צוות ולהאציל משימות, או אפילו שמישהו אחר יהיה המארגן הראשי.
- האם ניתן לשכור קישוטים לאירוע?כן. אולמות מסיבות ופרחים רבים מציעים קישוטים להשכרה לצד כיסאות, מפות וכו '.
- מה עלי לעשות אם אני רק רוצה לשבור שיא עולמי על ידי קיום אירוע עם המספר הגדול ביותר של משתתפים?פרסם הרבה באמצעות מדיה ושיטות חברתיות רבות ושונות. הפוך אותו לנגיש, ערים גדולות עובדות הכי טוב.
שאלות ללא מענה
- האם יש צורך בהיתרים בארגון אירוע?
תגובות (30)
- דף זה שלך גרם לי להיות מרוכז יותר ממה שהייתי קודם. תודה על מאמר זה מכיוון שהוא נתן לי את הצעדים הנכונים וההכרחיים לעבור ולשקול לפני האירוע, במהלכו ואחריו. עכשיו אני יודע שעלי לדון ולנקות צוות, פגישות, דאגות, ועוד הרבה דרך המקור הזה. באופן כללי זוהי עזרה גדולה לאנשים כמוני שרוצים לארגן אירועים גדולים כקטנים.
- טיפים מועילים מעולים שתמיד צריך להוסיף לתהליך התכנון, מדהים. 100%
- הייתי זקוק לנקודות שיחה לפגישת ועדת תכנון האירועים שלנו. זה עזר לארגן פגישה מדויקת ועניינית.
- נותן רעיון הוגן כיצד לעשות דברים. עוזר מאוד להכנה של הרגע האחרון.
- מאמר זה מועיל מאוד ולימד אותי מאוד. תודה על מאמר נהדר שכזה.
- באמת הכרנו כל נקודת חשיבות שיש לזכור באירוע, טרום אירוע, במהלך האירוע, וגם אירוע פוסט. תודה לך על כך, אנא המשך לפרסם רעיונות כאלה.
- מצאתי את המאמר מקיף מאוד, ומכליל את כל הצעדים החשובים הדרושים לארגון אירוע מוצלח. הטיפים והאזהרות הנוספות היו מאלפים במיוחד. תודה, מדריך.
- זה עזר לי לגרום לי להיות יותר מאורגנת בהובלת ועדה לארגון אירועים.
- טיפים ברורים מאוד, בנויים להבנה קלה. תודה.
- למדתי הרבה על אירועים. איך התארגנות וסיום האירוע בלטו. תודה.
- הכין רשימת צ'ק על בסיס המאמר, שהיו לה כמה טיפים מעולים.
- שימושי ביותר לכל מארגני אירועים. חובה לכל.
- התבקשתי להכין סדנה רפואית. מאמר זה ארגן את מחשבותיי וגרם לי לקבל תמונה ברורה של מה עלי לעשות. תודה על המאמץ שלך.
- הפרטים שמסרת הם מפת דרכים להצלחה למי שרוצה ללמוד וליישם. מאמר נהדר!
- אני שמח שמצאתי את המאמר הזה. זה מאוד מעניין עבורי כי זה קשור לקו העבודה שלי. ברצוני להוסיף אותו לאתר שלי. זה היה נחמד מאוד!
- זה עזר לפתח מבנה כולל של מה שצריך לעשות ולתעדף. תודה.
- מארגן אירוע צדקה, ועברנו כמעט את כל השלבים!
- זהו מאמר מעניין מאוד, הוא גרם לי לדעת כיצד לארגן את האירוע שלי על ידי קביעת סדרי עדיפויות. תודה על השיתוף!
- זה עזר לעמיתי ואני להדריך מורים ללמוד לשלב למידה מבוססת פרויקטים בכיתות הנוער שלהם.
- מעולם לא היה לי שום רקע לתיאום מפגש כיתתי, וגם לא עמדתי בראש ישיבה בתכנון. אני אומר תודה רבה!
- ממש עזר לי בארגון אירוע שנתי בחברה שלי.
- זהו מאמר מועיל ביותר לארגון אירוע. קיבלתי הנחיות לסידור תפקיד בבית הספר שלי לגבי יום העצמאות של פקיסטן. תודה שפרסמת מאמר כל כך מועיל.
- אני ניצול מפרצת, וזו הפעם הראשונה שאני מסתכל בארגון אירוע.
- קל לקריאה ופרקטי לגמרי! אהבתי כל נקודה, תודה מדריך.
- מאמר זה ממש עזר לי להבין מה אני עושה ואיפה אני מתכנן.
- מעולם לא ידעתי לכתוב סדר יום, אבל זה נתן לי מושג מאוד ברור. עכשיו אני יודע יותר מבעבר. תודה רבה.
- תיאור האימון המעשי עזר לי.
- עזר לי לקבל יותר ידע אודות ארגון מופעים.
- זה היה מאוד מועיל, מכיוון שאני מתכנן אירוע שנתי.
- מאורגן היטב, זה נתן לי המון רעיונות לזכור וליישם. עבודה טובה!
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
