כיצד להשתמש ביעילות במייל בעבודה?
שימוש יעיל בדוא"ל עבודה כולל מחיקת דוא"ל שאתה יודע שלא תזדקק לקריאתם והגשת אלה שתזדקק להם בתיקיות שצוינו.
דוא"ל הפך לשיטת התקשורת המובילה בכוח העבודה. הסיבות למיילים משתנות מהתכתבויות עסקיות להודעות אישיות. הם יכולים להיות קצרים כמו מילה אחת וכל עוד נובלה, אבל זה לא אומר שכולם מתאימים או אפילו יעילים. אם יש לך גישה לשיטת תקשורת זו במשרד, יש צורך ללמוד כיצד להשתמש ביעילות בדוא"ל בעבודה.
- 1הקצב זמנים ספציפיים ביום לקריאה ותגובה לדואר האלקטרוני שלך. אם אינך נשאר בשליטה בבדיקת הדואר האלקטרוני שלך, אתה עלול לבזבז יותר מדי מיום העבודה שלך בבדיקתו. נסה להשיב להודעות דוא"ל באופן מיידי.
- 2ארגן את הדוא"ל שלך בכל פעם שאתה נמצא בו. שימוש יעיל בדוא"ל עבודה כולל מחיקת דוא"ל שאתה יודע שלא תזדקק לקריאתם והגשת אלה שתזדקק להם בתיקיות שצוינו. אם אתה מארגן את הודעות הדואר האלקטרוני שלך באופן קבוע, לא תסבך את תיבת הדואר הנכנס שלך ובכך תגרום לחרדה בכל פעם שאתה פותח אותו.
- 3הקפד ליצור חתימה להודעות שלך הכוללת את הכותרת, המחלקה ופרטי הקשר החשובים שלך. בדרך זו לא תצטרך להמשיך להוסיף אותו באופן ידני, להסתכן באפשרות של שגיאות כתיב או אפילו לשכוח את המידע לחלוטין.
- 4זכור שכדי להשתמש בהצלחה בדוא"ל בעבודה עליך לשמור על הודעות דוא"ל קצרות ולעניין. בדיוק כמו רוב תוכן האתר, פסקאות צריכות להכיל כ -20 מילים לקריאה קלה יותר מצד הנמען. הודעות דוא"ל ארוכות יכולות להיות מרתיעות ומתישות למראה, שלא חשוב לקרוא.
- 5היה מקצועי בעת שליחת דוא"ל לתכתובת רשמית. הימנע משימוש ברגשונים כגון פרצופי סמיילי ותמיד קרא מחדש ובדוק את האיות שלך לפני שליחתו. האמינות שלך עומדת מאחורי כל דוא"ל שאתה שולח.
זכור שכדי להשתמש בהצלחה בדוא"ל בעבודה עליך לשמור על הודעות דוא"ל קצרות ולעניין. - 6הישאר מקצועי אם ברצונך להשתמש במייל העסקי שלך ביעילות. תקשורת באמצעות דואר אלקטרוני אינה תירוץ לנטוש איזשהו נימוס לכתיבה מהעתיקה. פנה למקבל כפי שהיית עושה במכתב רשמי והוסף תמיד ברכה מתאימה, כגון "בכנות", "בברכה" ו"טוב ביותר ".
- 7למד את כללי הנימוס בדוא"ל. לדוגמא, הקלדה בכל הבירות נחשבת לצעקות בשפת הדוא"ל. נסה להיצמד לצבע אחד, רצוי שחור, לטקסט רגיל ולגופן קל לקריאה. זה יבטיח כי הנמען שלך יוכל לקרוא את הודעות הדוא"ל שלך ללא בעיה.
- 8השתמש בדוא"ל רק כאשר מתאים. גם בעידן האינטרנט הזה, ישנם מקרים בהם דוא"ל פשוט אינו מתאים וכתיבת מכתב רשמי בדרך המיושנת או אפילו להתקשר לאדם שאיתו ברצונך לתקשר מתאים יותר. מכתבים ומסמכים חסויים צריכים להיכתב תמיד במכתב, בעוד שמיילים צריכים להיות שמורים לתכתובות קצרות יותר.
- 9זכור לכלול בשורת הנושא הפניה שתיידע את מקבל התוכן של הדוא"ל. על ידי כך, הנמען יידע על מה דוא"ל שלך ויוכל להגיש אותו בהתאם, ולמצוא הוא במועד מאוחר יותר, במידת הצורך.
קרא גם: איך להקים חנות תקליטים משלך?
שאלות ותשובות
שאלות ללא מענה
- האם מתאים יותר להשתמש באותיות מודגשות / נטויות למידע חשוב או להשתמש בצבע גופן שונה? תודה
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
