כיצד לשלוט במלאי?
כדי לשלוט במלאי שלך, עיין בנתוני המכירות החודשיים שלך כדי להבין כמה מוצר אתה צריך לקנות כדי לכסות את הביקוש. אם נתוני המכירות שלך משתנים, נסה להזמין מלאי נוסף כדי לכסות עלייה חדה בביקוש. בנוסף, בחר רמה מינימלית של מלאי בנקודה שבה תמיד תזמין מחדש כך שלא ייגמר לך הסחורה. לדוגמא, תמיד תוכל לבצע הזמנה חדשה כאשר יש לך פחות ממאה חולצות. אתה יכול גם לנסות להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות עם תכונות מובנות לבקרת מלאי כמו Quickbooks או Peachtree. לקבלת טיפים כיצד לפתח מלאי נקודת מכירה וכיצד לשכור סוכנות לניהול מלאי, המשך לקרוא!
הצעד הראשון לבקרת מלאי הוא להיות מודע לעומק כמה מלאי יש לך בכל זמן נתון, איזה סוג מלאי יש לך, היכן ממוקם המלאי וכיצד הוא משתנה לאורך זמן.
אחד ההיבטים המאתגרים ביותר בניהול עסק הוא ללמוד כיצד לנהל ביעילות את המלאי שלך כך שיהיה לך את מה שהלקוחות שלך צריכים ורוצים מבלי שיהיה לך יותר מדי עודף, מה שיכול לבזבז כסף. בין אם זה החלטה מה וכמה להזמין, מתי להזמין, שמירת ספירה מדויקת של המוצרים שלך או ידע כיצד להתמודד עם עודפים ומחסור, הידיעה כיצד לשלוט נכון במלאי תסייע להבטיח את הצלחת העסק שלך.
חלק 1 מתוך 3: הערכת המלאי שלך
- 1הבן את המטרות של כל מערכת בקרת מלאי. מערכת בקרת מלאי אמורה להשיג שלוש מטרות מרכזיות. ידיעת יעדים אלה מועילה ליידע אותך אם המערכת הנוכחית שלך יעילה, האם ניתן לשפר אותה, וכן כיצד ניתן לשפר אותה.
- המערכת שלך אמורה ליידע אותך מה יש במלאי שלך בכל עת.
- למערכת שלך צריך להיות אמצעי לאיתור ועדכונים של שינויים במלאי שלך.
- המערכת שלך צריכה לכלול תוכנית לכמה מלאי להזמין ולשמור, כמו גם מתי להזמין מחדש.
- 2השקיעו בתוכנות ניהול מלאי. הצעד הראשון לבקרת מלאי הוא להיות מודע לעומק כמה מלאי יש לך בכל זמן נתון, איזה סוג מלאי יש לך, היכן ממוקם המלאי וכיצד הוא משתנה לאורך זמן. כיום יש הרבה יישומי תוכנה שיכולים לסייע בתהליך זה.
- הקפד להקדיש זמן לחיפוש בשוק התוכנה. יש ביקורות מקוונות וניתוח מקיף על כל החבילות הזמינות, וביקורות אלה יכולות להודיע לך אם התוכנה עונה על הצרכים הספציפיים שלך. אם אתה רק מתחיל להשיג תוכנה לניהול מלאי המובנית בתוכנת הנהלת חשבונות. זה מאפשר לך לשמור את כל המידע הכספי שלך בתוכנית אחת, כמו גם לתאם אותו.
- שקול להשתמש ב- Quickbooks או Peachtree. מדובר בתוכנות הנהלת חשבונות, אך יש להן גם תכונות לניהול מלאי שיכולות לעזור לך לעקוב אחר המלאי שלך, והן מגיעות עם בסיס נתונים מרכזי שיכול לוודא שלכל הצוות יש מידע מתואם.
- POS Maid היא תוכנה לניהול מלאי בחינם שיכולה לעזור מאוד לעסקים קמעונאיים קטנים.
- 3צור תוויות ברורות. כל פריט במלאי שלך צריך לכלול מספר פריט, כמות ותיאור בסיסי הכולל את שם הספק וכל פרט חשוב אחר. זה מקל על זיהוי מדויק מהו הפריט. לדוגמא, אם אתה מזמין חולצות בקופסאות המכילות 12 חולצות, על הקופסה לכלול תווית הכוללת את מספר הפריט לחולצה, הכמות (12) ותיאור.
- זה מקל על המעקב על ידי כך שאתה מוודא שאתה מכיל כל תיבה וכמה היא מכילה.
- אם יש לך כמויות נרחבות של מלאי, בדוק מערכת מעקב אחר ברקודים. זה יאפשר לך למקם ברקוד על כל פריט, המאפשר לצוות לסרוק, לזהות ולהעביר מידע מלאי במהירות לכל תוכנה בה אתה משתמש. זו חלופה לתוויות ידניות.
לאחר מכן תקח את גיליון ספירת המלאי הראשוני שלך, ותעשה ספירה מלאה של כל המלאי שלך. - 4בצע ספירה ראשונית של מלאי המלאי שלך. גם אם אתה משתמש בתוכנה, חשוב לבצע מלאי פיזי מדי פעם. זה מתחיל בביצוע ספירה ראשונית של מלאי המלאי שלך. תרצה להתחיל ביצירת גיליון אלקטרוני המכיל כל מספר פריט, ואחריו עמודות המציינות את הכמות.
- לאחר מכן פשוט תספור את כל הפריטים הזמינים שיש לך, כמו גם את כמויותיהם.
- אם אתה משתמש בתוכנה, תרצה להוסיף את המלאי ההתחלתי שלך לתוכנה. יהיה עליך להוסיף את מספר הפריט, את פרטי הרכישה ואת הספק. זה יוסיף את הפריט לתוכנה, וכשאתה רוכש מלאי מעתה, התוכנה תעדכן את המלאי באופן אוטומטי. זה ינוכה מהמלאי בעת ביצוע המכירות.
- חשוב לבצע ספירות פיזיות בכדי להבטיח שהתוכנה שלך מדויקת. ספירה פיזית מגנה גם מפני הצטמקות והתיישנות לא ידועים.
- מלאי צריך להימנות באופן קבוע, אך יכול להסתמך על תהליך סטטיסטי או ספירת פריטים שנעים הכי הרבה או הכי יקרים.
חלק 2 מתוך 3: עדכון המלאי שלך
- 1עדכן ידנית את המלאי שלך. תוכנת ניהול מלאי יכולה להיות דרך מועילה לעקוב אחר המלאי שלך מכיוון שהיא מעדכנת באופן אוטומטי את רשומות המלאי שלך כאשר מכירות ותוכנות מוכנסות חדשות. חשוב, עם זאת, שתהיה מערכת לניטור ידני של המלאי שלך כך שתהיה לך דרך לבדוק את דיוק התוכנה (או אם תבחר לא להשתמש בשום סוג תוכנה).
- אתה רוצה לבחור מרווח זמן לבדיקת המלאי באופן קבוע על ידי בדיקה חזותית וספירה פיזית. זה יהיה תלוי כמה מהר המלאי שלך נע.
- לאחר מכן תרצה לרכוש רשימה של כל רכישת המלאי החדשה לתקופת הזמן ההיא (נניח שבוע), וכן רשימת המכירות שהתרחשו במהלך השבוע (המייצג עזיבת מלאי).
- לאחר מכן תקח את גיליון ספירת המלאי הראשוני שלך, ותעשה ספירה מלאה של כל המלאי שלך. המלאי הנוכחי שלך צריך להיות שווה לכל הספירה שהייתה בשבוע שעבר, פחות כל המכירות בשבוע, בתוספת רכישות המלאי החדשות.
- 2אחסן את המסמכים המעודכנים בצורה מסודרת. דאג לאחסן את הצ'קים השבועיים שלך (או כל פרק זמן שבחרת) בתיקיות או קלסרים מסודרים המאורגנים לפי חודש. בדרך זו, אם אתה זקוק לנתוני מלאי במשך שבוע מסוים, תוכל למצוא אותם בקלות. זה מועיל גם במקרה שרואה החשבון שלך זקוק למידע כלשהו.
- אתה גם רוצה לבדוק את המידע מספירת הידנית שלך עם כל התוכנה שבה אתה משתמש במקרה לפני שתבחר לאחסן אותו. רמות המלאי בתוכנה ומהבדיקה הידנית שלך צריכות להיות שוות. אם לא, ייתכן שהוכנס לתוכנה מידע לא תקין, שהמלאי נעלם, או שטעית במהלך הספירה הידנית שלך. במקרה זה, עליך לעשות זאת מחדש.
- 3התקדם לשיטת ניהול מלאי נקודת מכירה לאחר שגודל העסק שלך גדל מספיק כדי להזדקק לצורה מתוחכמת יותר של בקרת מלאי. בקרת המלאי בנקודת המכירה מטופלת, כפי שהשם מרמז, בנקודת המכירה, כלומר הקופה או המחשב שבו אתה משתמש לצורך ביצוע צ'ק-אאוט בעסק שלך שומרים על ספירת המלאי שלך. זה מאפשר לך להריץ דוחות בסוף יום העסקים, החודש, תקופת דוח המכירות או כל מסגרת זמן אחרת.
- אם לעסק שלך מלאי גדול מאוד ואם מכירות רבות מתבצעות לאורך יום, מערכת נקודת מכירה יכולה לאפשר לך לעקוב אחר המלאי שלך בזמן אמת. מערכות אלו הן בדרך כלל מחשבים המריצים תוכנת קופה המגיעים עם מדפסת קבלה ומגירת מזומנים. מערכות אלו מעדכנות את המלאי שלך באופן אוטומטי בכל פעם שמתבצעת עסקה, וכן מסייעות לך להודיע כאשר יש צורך בהזמנה מחודשת או כאשר אספקה נמוכה.
- כשאתה קונה מערכת קופה, זכור שעליך לחפש נוחות שימוש ופונקציונליות בסיסית בהתחלה, ואז להתמקד בהוספת תכונות מתקדמות יותר ככל שהעסק שלך גדל.
- באפשרותך לקשר את תוכנת הקופה לתוכנת ניהול המלאי שלך או תוכנת הנהלת חשבונות כך שבכל פעם שתבצע מכירה תוכנת החשבונאות שלך תעודכן אוטומטית.
לקבלת טיפים כיצד לפתח מלאי נקודת מכירה וכיצד לשכור סוכנות לניהול מלאי, המשך לקרוא!
חלק 3 מתוך 3: שמירה על רמת מלאי נכונה
- 1ניתוח נתוני מכירות. המטרה של ניהול מלאי היא לעמוד בקצב הביקוש, ומשמעות הדבר היא שתזדקק למספיק מלאי בכדי לעמוד בכל המכירות הצפויות שלך. אם עסקתם תקופה מסוימת, תוכלו להשתמש במכירות היסטוריות כדי לחזות בערך מה יהיו המכירות העתידיות שלכם. אם אתה חדש, תרצה לבסס את תחזית המכירות שלך על סוג העסק שאתה נמצא, המיקום שלך, עסקים אחרים בגודל דומה באזור / הענף שלך, ועל כל חוזים או לקוחות שכבר אבטחת.
- אתה רוצה לבדוק כמה כל סוג מוצר מוכר על בסיס חודשי, ולהבטיח שאתה מזמין מספיק מלאי בכיסוי סכום זה בתוספת מלאי נוסף למקרה שיש ביקוש רב מהצפוי.
- כמה תוספת שתזמינו תלויה באופי העסק שלכם. האם העסק שלך נוטה לעלייה וירידה מהירה בביקוש? אם כן, כדאי לשמור על מלאי נוסף כדי להיות זהירים.
- 2החליטו כמה מלאי להזמין ולשמור. כמה מלאי אתה מחזיק וכמה אתה מזמין תלוי ברמת המכירות שלך, בסוג המלאי ובכמה מקום שיש לך פנוי.
- אם המלאי שלך מורכב מפריטים מתכלים או אם יש לך רמות נמוכות של שטח, תרצה לבחון את נתוני המכירות הקודמות שלך ולהבטיח שיש לך מעט יותר מזה כדי לענות על הביקוש החזוי בתוספת כל צמיחה פוטנציאלית. ניהול מלאי חשוב מאוד אם יש לך מעט מקום או פריטים מתכלים, ואתה רוצה לעקוב מקרוב אחר הרמות כדי להיות בטוח שלא נגמר לך. אתה תמיד רוצה לבחור ספקים אמינים שיוכלו להשיג לך את המלאי שלך במהירות ובזמן.
- אם יש לך חברת משלוחים אמינה למלאי שלך והם מסוגלים לספק לעתים קרובות, אתה יכול להפחית את מלאי הגב שלך.
- אם הפריטים שלך אינם מתכלים, ואם יש לך מקום, תוכל לשקול לנצל הנחות בכמויות גדולות על ידי רכישת מלאי נוסף. זו גישה שימושית אם קשה לחזות את המכירות שלך, אם הן משתנות בכבדות ואם המוצרים שלך לא נמצאים בשוק שבו ההעדפות משתנות במהירות.
- 3קחו בחשבון את זמני ההזמנה והאספקה. גורם נוסף שכדאי לזכור הוא כמה מהר ניתן להעביר את הפריטים שלך לאחר שתזמין אותם. למשל, אם ייקח שבוע להזמנתך של פריט מסוים, סביר להניח שתרצה להזמין כמויות גדולות יותר של הפריט כדי שיהיה בידך כדי שלא יגמר לך בזמן שתמתין למשלוח הבא. אם, עם זאת, ניתן לספק פריטים למחרת, אז אתה יודע שתוכל לחדש במהירות מלאי מתדלדל ואינך צריך להחזיק כמות גדולה יותר של מלאי אחורי.
- 4בחר נקודת הזמנה מחודשת. המטרה שלך היא שיהיה לך תמיד מלאי מספיק בכדי לענות על דרישת הלקוחות, תוך לא לשאת יותר מדי מלאי, מכיוון שהדבר קושר את ההון שלך ללא צורך. כדי לוודא שיש לך את רמת המלאי הנכונה בכל עת, עליך לדעת מתי להזמין מחדש.
- גישה אחת היא לציין רמה מינימלית של מלאי, באיזו נקודה אתה תמיד מזמין מחדש. לדוגמא, לעולם לא היית נותן לאספקת החולצות שלך לרדת מתחת ל 100. ברגע שזה קורה, מתרחשת הזמנה מחודשת.
- זה מבטיח שלעולם לא נגמר לך. עבור מוצרים שנעים במהירות, או שיש להם פוטנציאל לנוע במהירות, קבעו רמה מינימלית גבוהה יותר. אם אתה עסק עונתי, ייתכן שתרצה להגדיל את רמת המינימום הזו לכמה חודשים סביב השנה שבה אתה רואה דחיפה עונתית.
התקדם לשיטת ניהול מלאי נקודת מכירה לאחר שגודל העסק שלך גדל מספיק כדי להזדקק לצורה מתוחכמת יותר של בקרת מלאי. - 5דאג שיהיה לך "מלאי בטיחות" שיעביר אותך במחסור מאירועים בלתי צפויים. לדוגמא, אם אתה נושא פריטים שהם בעיקר פריטי מזג אוויר קר, סחוב יותר פריטים ספציפיים הדרושים במקרה של אירועי מזג אוויר חורפיים גדולים. מלאי בטיחות (או חיץ) זה ימנע מחסור שעלול להתרחש בין ביצוע ההזמנה למועד קבלתה.
- כמות מלאי הבטיחות שיש לך צריכה להיות תלויה עד כמה העסק שלך נוטה לשינויים מהירים בביקוש, כמו גם בזמן השנה אם אתה עסק עונתי.
- 6שקול להשתמש בסוכנות חיצונית לניהול מלאי. זה מועיל במיוחד אם אתה קמעונאי גדול או זקוק לספירת מלאי טובה לסוף השנה או לסוף עונת מכירה גדולה. הסוכנות תספור את מלאי מלא, תכתוב את ההזמנה מחדש ואפילו תסיר סחורה לא רצויה שתשלח חזרה ליצרן בהתאם להסדר קבוע מראש עם החברה שלך.
קרא גם: איך בונים מותג אמנותי?
שאלות ותשובות
- מה צריך להיות מרווח הזמן הקבוע לספירת מחסן?בדרך כלל, יש לבצע ספירה פיזית חודשית. כמו כן, וודא שכל פריט ומשתמש הקצה מבקש מיושר לעותק של טופס בקשת ההנפקה (או כל טופס שתגיש כהוכחה שהפריט המסוים התקבל על ידי משתמש הקצה). חשוב שלכל פריט שנמסר תהיה הזמנת רכש מתאימה. לכן, הזמנת רכש חייבת להיות ראשונה לפני המסירה על מנת למנוע פערים.
- כיצד אוכל לעדכן ידנית מלאי?על ידי בדיקת המלאי והסחורה שהתקבלה על בסיס קבוע, וביצוע ספירות פיזיות לעדכון מספרי המלאי.
- איך אני הופך לפקיד בקרת מלאי?פשוט הגישו עבודה בבקרת מלאי עבור חברה. הם בדרך כלל מכשירים אותך. כל עוד אתה בעל יכולת המחשב, אתה צריך לעשות זאת בסדר.
- איך אני מנהל את המלאי שלי כדי למנוע אזל המלאי?בדקו מלאי על בסיס יומי וקבעו מגבלת פריט במלאי המציין שהגיע הזמן להזמין.
- כיצד אוכל לשלוט במלאי בית החולים?עליכם לתת חשבון לכל מוצר ומוצר. גרום למשתמשים לחתום על ספר יומן עבור כל פריט בשימוש. בסוף היום או השבוע, ערכו סיכום של המלאי ותנו לכולם לחתום למטרות ביקורת צולבות. אתה יכול לנסות להשיג תוכנית IT כדי לעזור, אך עדיף לשמור על פשטות וליצור תרבות של אחריות עם הצוות.
שאלות ללא מענה
- איך נראה דף מלאי?
- איך נראה דף מלאי?
- כיצד אוכל לנהל מלאי במלון סואן?
תגובות (8)
- זה כמו שאני בכיתה. טוב מפורט ופשוט להבנה, כל הכבוד.
- שיתוף טוב, זה משפר את המיומנות והידע שלי.
- הבנתי מה זה מלאי וכיצד הוא מתעדכן ידנית.
- הייתי צריך רענון לבקרת מלאי. בעזרת השלבים הבנתי איך זה קרה בפועל.
- אני מתחיל מלאי לחנות ספרים בבית ספר. מאמר זה עזר לי מאוד כיוון שאיתר איפה להתחיל ואיך לעשות זאת. תודה.
- זה עזר לי לדעת את רמות ההזמנה מחדש.
- זה יכול לשפר כמה מדעותיי.
- נותן לי סקירה טובה של הנושא. התוכן ברור, ואני אוהב את הפריסה והוויזואליות.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
