איך לנהל את הדוא"ל שלך באופן מקצועי?

עקוב אחר נימוסי הדואר האלקטרוני. שקול את האמרה הישנה, "אתה תופס יותר זבובים עם דבש מאשר עם חומץ." אין טעם לעסוק בנושא הנימוסים. כולנו יודעים שאנחנו צריכים להיות מנומסים. אך הנה כמה נקודות שיש לקחת בחשבון:

• אל תכתוב כשאת כועסת - המתן 24 שעות והירגע. תהיה הגיוני.
• בקש ממישהו אחר לערוך את הדואר האלקטרוני שלך.
• אל תשתמשו בסרקזם. אתה עלול לחשוב שאתה חכם, אך הנמען יירתע.
• הימנע מכל הודעות רישיות. השימוש באותיות רישיות הוא המקבילה בדואר האלקטרוני לצעקות, והנמען שלך לא יעריך.
• לך גם על סימני הקריאה. שימוש יתר מקהה את יעילותם.
• השתמש בשורות נושא ברורות. זה יעזור לאנשים להחליט אם לקרוא את הדואר האלקטרוני כעת או במאוחר. כולנו עסוקים. הכתב שלך יעריך את התחשבותך.
• לשמור את זה קצר. אם הדואר האלקטרוני שלך הוא יותר משתי פסקאות, כדאי שתשתמש בטלפון.
• שנה את שורת הנושא אם תשנה את נושא השרשור.
• אלא אם כן הנמען הסכים בעבר, אל תעביר שירים, בדיחות, אזהרות וירוסים ודברים אחרים. אתה פשוט מבזבז זמן ורוחב פס יקר.

אל תחשוב שאתה אנונימי. אם אתה שולח מיסים נבזיים, אתה עשוי לחשוב שאף אחד לא יוכל להבין שהדואר האלקטרוני הגיע ממך. אחרי הכל, אתה מגדיר כתובת אינטרנט מזויפת. תחשוב שוב. דואר אלקטרוני מכיל מידע בלתי נראה על השולח. המידע נמצא בכותרת. כל תוכניות הדואר האלקטרוני העיקריות יכולות להציג מידע על כותרות. כך:

• ב- Microsoft Outlook, לחץ פעמיים על הדואר האלקטרוני. לאחר מכן לחץ על תצוגה> אפשרויות. ב- Microsoft Outlook Express, לחץ על הדואר האלקטרוני. לאחר מכן לחץ על קובץ> מאפיינים ובחר בכרטיסייה פרטים.
• באודורה, לחץ פעמיים על ההודעה. לאחר מכן לחץ על כפתור בלה בלה.
• ב- Netscape, לחץ על ההודעה כדי לפתוח אותה. לאחר מכן לחץ על תצוגה> מקור הודעה כדי להציג את הכותרת.
• המידע החושף של השולח נמצא בסעיפים המתחילים ב"התקבל: ". יתכנו כמה כאלה, בהתאם למספר המחשבים שעבר הדואר האלקטרוני. המחשב שמקורו נמצא בתחתית "קיבל:". לסעיף זה יהיה מספר פרוטוקול אינטרנט (IP), כגון 124,213.45,11. ניתן לאתר זאת במספר אתרי אינטרנט.

הימנע משליחת דואר אלקטרוני לאדם הלא נכון. תוכניות הדואר האלקטרוני של ימינו רוצות להקל על שליחת הדואר האלקטרוני. פירוש הדבר שכאשר אתה מתחיל להקליד את כתובת הנמען שאליו שלחת דואר בעבר, ייתכן שהשדה "אל:" כבר מאוכלס. הזהר. בדוק תמיד פעמיים שהנמען הוא המיועד. בנוסף, אם אתה כותב משהו מכוער על ג'ו סמית ', יהיה לך את שמו של ג'ו בראש. אל תשלח לו את זה.

אל תשתמש בכתובת דואר אלקטרוני אחת לכל דבר. יש מספר כתובות דואר אלקטרוני - לשימוש פרטי, לשימוש הציבור, עבור רשימות דיוור באינטרנט, וכן עבור קניות מקוונות. רוב הספקים יתנו לך חצי תריסר חשבונות דואר אלקטרוני. תוכל גם להשתמש בכתובות באינטרנט לחשבונות אישיים. גם Gmail וגם Yahoo! טובים. אתה יכול להגיע לחשבונות האלה מכל מקום, בהנחה שיש לך גישה לאינטרנט.

זכור לבדוק את כל חשבונות הדואר האלקטרוני שלך. בדיקת כל החשבונות הללו יכולה להיות מטלה, במיוחד מהבית. כדי לצמצם את הזמן, תוכלו להשתמש ב- ePrompter (www.eprompter.com), שיכול לבדוק 16 חשבונות שונים המוגנים באמצעות סיסמה. החשוב מכל, ePrompter הוא בחינם. ישנן תוכניות אחרות שיעשו זאת בתשלום, כולל Active Email Monitor (www.emailmon.com).

אל תלחץ על "שלח" מהר מדי. קרא מחדש כל דואר אלקטרוני לפני שאתה שולח אותו! גם אם אינך מחפש עבודה, אתה רוצה להיזהר. אנשים ישפוטו אותך באופן לא מודע על טעויות. אף אחד מאיתנו אינו מושלם. אבל אתה יכול לתפוס 99% מהבעיות האלה על ידי קריאה מחדש של הטקסט. ואל תלוי בבודק האיות. זה יתפוס שגיאות כתיב. אבל אם אתה משתמש ב"ארבע "במקום" עבור "או" שלך "עבור" אתה ", זה לא יגיד לך. אין זה צפוי לתפוס מילים חסרות במשפט שלא הצלחת לכלול בשוגג. אז קח דקה וקרא מחדש את הטקסט שלך. אל תיראה כמו בור.

הגדר טיימר. אתה יכול לעשות זאת ב- Outlook על ידי הוספת כלל שמעכב את השליחה, רצוי ב1-5 דקות, במהלכן הדוא"ל נמצא בתיבת הדואר הנכנס שלך וניתן למחוק אותו. זה מונע ממך ללחוץ על הכפתור השגוי ולשלוח בטעות דואר מוגמר למחצה, כמו גם לתת לך דקה אחת לאסוף את המסבים שלך ולמחוק את המדיניות של עלבונות פלורידים שהקלדת בזעם שלך לפני שזה מגיע לבוס.

זכרו את הקובץ המצורף. מכיוון שכולנו עושים זאת מדי פעם, זה לא אמור להיות עסקת ענק. עם זאת, אם אתה עושה באופן עקבי את הטעות הזו, אנשים (אולי אנשים חשובים) עשויים לחשוב שאתה מאבד את הגולות שלך. הם אולי אפילו יהססו לעשות איתך עסקים בעתיד. כשאתה מוכן לשלוח את הדואר האלקטרוני שלך, חשוב: "מה אני שוכח?"

השתמש בשם הדומיין שלך. תגרום לחברה שלך להיראות גדולה. אם אתה משתמש בחשבון אינטרנט או בשם ספק שירותי האינטרנט עבור העסק שלך, אתה לא הולך להראות מקצועי.