כיצד לסיים פרויקט בזמן?
אתה לא יכול להשלים פרויקט עד שיש לך את הדברים הדרושים כדי לבצע את העבודה בפועל.
נראה כי השלמת פרויקט בזמן לא מתרחשת. אתה תמיד עובד עד הרגע האחרון, הדברים נשברים ברגע הכי גרוע, ואנשים שאתה תלוי בהם שוכחים לעשות את העבודה שלהם. אבל סיום פרויקט בזמן קל יותר ממה שאתה חושב, כל עוד אתה מוכן להקדיש זמן מראש להתכונן כמו מקצוען.
חלק 1 מתוך 3: התארגנות להצלחה
- 1הבהיר את כל הכללים, התקנות וההנחיות הספציפיים בהקדם האפשרי. אם יש לך שאלות כלשהן, אל תחכה לשאול אותן. המתנה לקבלת תשובות עלולה לגרום לעבודה מיותרת או חסרת תועלת, או, גרוע מכך, לבצע עבודה לא נכונה במקרה. דאג שתבהיר הכל מראש.
- במידת האפשר, קבל את המידע הזה בכתב כדי שתוכל לחזור אליו אם תשכח.
- קבל את פרטי הקשר של המורה, מנהל המוצר או הלקוח שלך כבר מההתחלה ושאל אם יש דרך טובה ליצור קשר אם יש לך שאלות מאוחרות יותר.
- 2שרטט את המטרה הכוללת שלך או המוצר המוגמר לפני תחילת העבודה. על מנת להגיע ביעילות לסוף הדרך עליכם לדעת לאן אתם הולכים. סיעור מוחות וכתוב כיצד נראה החזון שלך לגבי הפרויקט שהושלם אם זה רעיון לתזה, גיליון אלקטרוני מסודר או למצוא לחברה שלך מחסן חדש. זה יעזור לך לנסח את הצעדים הדרושים כדי להגיע לשם.
- השתמש בזמן הזה כדי לוודא שהתוכנית שלך מציאותית למסגרת הזמן שלך - חלק גדול מסיום בזמן הוא בחירת פרויקט שתוכל לסיים בפועל.
- אם אתה עדיין לא יודע לאן אתה הולך, זה בסדר. לדוגמה, אם עדיין לא החלטת את נושא המצגת, אתה עדיין יכול לשרטט יעדים. אולי אתה עדיין לא יודע את הנושא, למשל, אבל אתה יודע שאתה חייב ללכת לספריה ולהתחיל לחקור נושא.
- "פרויקט הגמר" שלך עשוי להשתנות מעכשיו לסוף - המטרה היא לא להשיג רעיון מושלם לפרויקט עכשיו, אלא ליצור תכנית שניתן לעבוד ממנה.
- 3ערכו רשימה של כל החומרים הדרושים לכם, מתי הם נדרשים, וכיצד להשיג אותם. אתה לא יכול להשלים פרויקט עד שיש לך את הדברים הדרושים כדי לבצע את העבודה בפועל. ברגע שאתה יודע מה צריך לעשות בפועל, הכין רשימת מאסטר של הדברים הדרושים כדי לעשות זאת. זה יכול לעזור לחלוק את הרשימה הזו עם הצוות שלך, אם יש לך, להעביר אספקה בזמן שאתה מקבל אותם. שימו לב ל:
- הפריט
- הכמות הנדרשת
- תאריך דרוש
- מטרה
- עלות
- מיקום / חנות לקנות
- שיקולים מיוחדים (צבע, גודל וכו ')
הדרך הטובה ביותר להשלים פרויקט בזמן היא פשוט להתחיל. - 4פרקו את הפרויקט המלא ליעדים קטנים יותר וניתנים לניהול. למצוא את החברה שלך מחסן חדש, למשל, זה לא משהו שאתה פשוט יוצא ועושה. עליכם לדון בצרכים הספציפיים של החברה שלכם, לפנות למתווך, להחליט על מחסן, לבדוק אותו ואז להשלים ניירת מס, משכנתא ונדל"ן חשובים. בין אם אתם עובדים לבד ובין אם כצוות, תוכלו לתקצב זמן וכסף טוב יותר לחמש המשימות הקטנות הללו מאשר אחת ענקית.
- הפוך את המטרות שלך למדידות. במקום "לברר מה הבוס שלי רוצה למחסן", הגדר יעדים ספציפיים כדי ללמוד את המיקום הנכון, התקציב, הגודל והמתקנים החיוניים.
- אולי אין לך מושג כמה זמן לוקח לקנות מחסן, אבל אתה יודע שלדבר עם הבוס שלך לוקח יום אחד, למצוא מתווך 2-3 ימים, לבדוק 1-2 שבועות וכו '. הרבה יותר קל לתקצב זמן לקטן יותר מטרות מאשר גדולים.
- 5קבע תאריכים להשלמת היעדים הקטנים שלך עד. אם הפרויקט שלך אמור לצאת לדרך ב -31 במאי ויש לך עשרה דברים שונים לעשות, אתה לא רוצה לסיים את כל עשרת אלה עד ה -31. גלה אילו דברים אתה יכול לעשות עד ה -10, אילו דברים תוכל לסיים עד ה -20, ואילו דברים צריכים לחכות עד לסוף החודש כדי להשלים.
- באופן כללי, אנשים יעילים ביותר לעבוד על משימה אחת בכל פעם, ולא 10 בבת אחת. בדוק כל מטרה אחת בכל פעם במקום לעבוד על כולן בבת אחת ליעילות מקסימאלית.
- ברוב הפרויקטים יש עבודה שלא ניתן לסיים עד שעבודה אחרת נעשית. אינך יכול, למשל, לכתוב דוח ספר עד שקראת את הספר. בררו מהי העבודה שיש לבצע לפני אחרים ותעדפו זאת.
- 6תן לעצמך יותר זמן ממה שאתה חושב שתזדקק לו. תמיד הדברים ישתבשו - פריט שאתה צריך אזל מהמלאי, משהו נשבר, שינויים בתכנית של הרגע האחרון וכו 'אל תזמן את עצמך כך שאתה נמצא מתחת לאקדח כל יום עבודה. במידת האפשר, בנה עוד 1-3 ימים כדי שתוכל להתאים את עצמך כאשר מתעוררים סיבוכים.
- איש מעולם לא היה נסער מסיים פרויקט לפני לוח הזמנים. אם אתם מתכננים ימים נוספים ולא זקוקים להם, אתם פשוט מקבלים כמה ימי חופש.
חלק 2 מתוך 3: שמירה על לוח הזמנים
- 1התחל לעבוד בהקדם האפשרי, גם אם התוכניות אינן לגמרי. הדרך הטובה ביותר להשלים פרויקט בזמן היא פשוט להתחיל. אנשים רבים חוששים שעדיין אין להם רעיון סופי, או שהם זקוקים לכל מה שמתאים בצורה מושלמת כדי להתחיל, אבל שום דבר לא יכול להיות רחוק יותר מהאמת. אם יש משימות שניתן להתחיל, התחל אותן:
- אם אתה מעצב לוגו חדש לעבודה, אינך זקוק לרעיון הכולל כדי לשרטט ולשרטט כמה טיפוס. גם אם אינך משתמש בהם, התחל לזרוק את הרעיונות ולהניע את הכדור.
- אם יש לך פרויקט כיתתי, סיים את כל הספרים ושיעורי הבית של הכיתה בהקדם האפשרי. הוציאו את הדברים הקטנים מהדרך, כך שתוכלו להתמקד בפרויקט הגדול יותר.
- 2צפה כל בעיה פוטנציאלית לפני שהם מתרחשים. בכל פעם שאתה מתחיל בקטע חדש או בחלק מהפרויקט, הקדש זמן לחשוב על כל מה שעלול להשתבש. אתה עלול לחלות, לבדוק ספר שאתה צריך, לפרוץ את הפרויקט או להיגמר המלאי. יהיו הקשיים אשר יהיו, רשמו אותם. לאחר השלמת הרשימה שלך, החלק המהנה מתחיל: להבין כיצד להתמודד עם בעיות אלה אם הן מתרחשות:
- אם אתה חולה, האם יש עבודה שאתה יכול לעשות מהמיטה? האם יש מישהו שאתה סומך עליו שיכול לעזור לרשום הערות או לבצע סידורים?
- אם הספר שנדרש אתה נבדק, האם הספרייה שלך יכולה להזמין ספר אחר? האם תוכלו להזמין את הספר מראש?
- אם הפרויקט שלך שברירי, מה אתה יכול לעשות כדי להבטיח שהוא בטוח לחלוטין. אם זה היה נשבר, כמה זמן ייקח לבנות עוד אחד? האם אתה יכול לבנות חלקים רזרביים או חלופיים?
- אם המלאי נגמר, האם יש משהו אחר שתוכל להשתמש בו במקום? האם אתה יכול לקנות עוד 1-2 חלקים של חפצים חיוניים או קשים לאיתור כדי לסלק את הבעיה?
אם יש לך פרויקט כיתתי, סיים את כל הספרים ושיעורי הבית של הכיתה בהקדם האפשרי. - 3האציל בחוכמה עם הצוות / שותפים שלך כדי למנוע חפיפה ולחסוך זמן. כשמנסים להשלים פרויקט בזמן עם קבוצה, לעיתים נדירות זה רעיון טוב שכולם יעבדו על אותם דברים בבת אחת. במקום זאת, פרקו משימות כך ש 1-2 אנשים מבצעים כל אחד מהם. ניסיון לעשות זאת בעצמך יאט את כולם וימנע עבודה יעילה. בעת האצלה:
- קבעו ציפיות מוקדם - תנו לאנשים לדעת בדיוק מה רוצים מהם.
- תן מועדים כדי להבטיח שהכל נעשה בפועל כשצריך.
- תן לכולם לדעת את המטרה הסופית של הפרויקט, לעזור לכולם לעבוד לקראת אותו הדבר.
- פרסם את פרטי הקשר של כולם במקרה של בעיות או שאלות.
- 4סקור את ההתקדמות הכוללת במחסומים שונים, והתאם לפי הצורך. בזמן שאתה עובד על החלקים הבודדים של הפרויקט, אל תאבד את המטרות הגדולות יותר. לדוגמה, נניח שעליך ליצור מצגת על החיים במהלך מלחמת האזרחים באירופה, והחלטת לפרק את הפרויקט שלך למחקר, להצגת שקופיות ולהדגמה על מה שהחיילים נהגו לאכול. כל אלה רעיונות טובים, אך עליכם לוודא שכולם משתלבים זה בזה תוך כדי עבודה עליהם:
- בעוד שמחקר מעמיק הוא טוב, האם כל זה תואם את המטרה הסופית שלך? האם יש מספיק מידע על אוכל להכנת פרויקט, או שמא עליכם לצוד לעבר משהו כמו תרופות, כלי נשק וכו '?
- האם בעת ביצוע המצגת האם זה מתאים למחקר? האם הוא מספיק קצר בכדי להשתלב במצגת שלך, או שתידחף בזמן?
- תצטרך להכין אוכל ממלחמת האזרחים? בהתבסס על המחקר שלך, האם זה עדיין אפשרי, או שזה יהיה יותר חכם לעשות סוג אחר של הפגנה?
- 5הפוך את הפרויקט לעדיפות בכל יום. אנשים עסוקים, ואינך יוצא מן הכלל. אם אתה לא נותן עדיפות לעבודה על הפרויקט זה לא ייעשה. הקדישו זמן לפרויקט כל יום, גם אם זה רק מעט. ככל שהפרויקט גדול יותר, כך עליכם להזיז או להקריב התחייבויות אחרות על מנת לבצע דברים.
- קצת עבודה בכל יום היא בדרך כלל יעילה יותר מנתחים עצומים מדי פעם. אם אתם מתכננים לעבוד רק בשבת, אך יש מצב חירום משפחתי או בעיה בשבת בבוקר, פשוט איבדתם שבוע עבודה שלם.
חלק 3 מתוך 3: סיום בזמן
- 1בנה תוכנית גיבוי ככל שמתקרב תאריך היעד. נגיד, למשל, החלטתם לבנות קתדרלה מודל לשיעור ההיסטוריה של ימי הביניים, ואתם שבוע בחוץ ועדיין עובדים בקומה הראשונה. אמנם אתה תמיד צריך לשאוף לסיים הכל, אבל זה לא תמיד אפשרי. במקום לעשות עבודה גרועה ברעיון המקורי, העלו פרויקט או רעיון חלופי שתוכלו לסיים בזמן ועדיין להרגיש גאים:
- האם הדגם שלך זקוק לחלונות ויטראז 'משוכפלים, או שאתה יכול לעשות משהו פשוט יותר?
- אם אתה כותב מאמר ארוך, האם יש קטע שניתן לחתוך או לסכם מבלי להתפשר על הנקודה הכללית שלך?
- האם כשעובדים על עסקה עסקית, האם יש דרך להאריך את המועדים? אם לא, האם תוכלו להשיג עמית לעבודה שיעזור לכם להשלים חלק כלשהו בזמן?
- 2בצע תרגול ריצה כמה ימים לפני המועד לפרויקט. גם אם הדברים עדיין לא נעשים, עשה כמה שיותר מבחן מבחן שאתה יכול עכשיו, והקפד על בעיות, סתומים ואזורי שיפור. האם סדר העדיפויות שלך צריך לעבור כדי לסיים קטע כלשהו מראש? האם יש דברים שהולכים רחוק יותר ממה שתכננת? האם יש משהו שתוכל להוסיף או להפחית כדי לסיים את הגמר בזמן?
כשמנסים להשלים פרויקט בזמן עם קבוצה, לעיתים נדירות זה רעיון טוב שכולם יעבדו על אותם דברים בבת אחת. - 3התכוון להשקיע את יומך האחרון בבדיקת הפרויקט לגבי טעויות. יתרון עצום בתזמון זמן נוסף לעבודה הוא בכך שהוא מאפשר בקרת איכות. בין אם אתה בודק את פרויקט הוגן המדעי שלך כדי לראות אם זה עובד ובין אם אתה מגיש דוחות הוצאות רבעוניים, הקדש יום לחיפוש באגים והקלדות הקלדה.
- אם אתה מתמודד עם החוט ומנסה לסיים בזמן, אתה עדיין צריך להקצות שעה בסוף לבדיקה. אל תתנו לשבועות של עבודה קשה להיראות מרושלים בגלל כמה שגיאות הקלדה שהוחמצו.
- 4ארגן את כל הדרוש לפרויקט במקום אחד 1-2 שעות לפני שנדרש. אל תתנו לכם לפרויקט היפה להתפרק כי השארתם את תרמיל הגב בבית. גם אם אתה מתרוצץ כדי לסיים, עצור למשך 5 דקות וקח נשימה עמוקה. בעזרת רשימת ביקורת, וודאו שיש לכם כל דבר ונדרש לצורך מצגת מוצלחת.
- חזור לרשימת הטיוטה, התוכניות והחומרים המקוריים שלך. האם הכל מכוסה?
- 5בדוק את הצלחתך בסוף ומצא דרכים להשתפר לפעם הבאה. נדיר מאוד שפרויקט מתנהל בצורה מושלמת וזה בסדר. מה שהכי חשוב זה שתיקח את הטעויות האלה ותלמד מהן. איפה היית יכול לתזמן טוב יותר? אילו סיכונים או נושאים לא חזיתם ותוכלו לתכנן לפעם הבאה? האם פרויקט הגמר תאם את יעדיך?
- אין צורך לבדוק מיד לאחר שתסיים. קח 2-3 ימים להירגע ואז הסתכל אחורה על הפרויקט בעיניים רעננות.
- אם עבדת עם צוות, שאל אותם על מה לדעתם תוכל לשפר בפעם הבאה.
- אם יש לך שאלות לגבי ציוןך, ביקורתך וכו 'שאלו בנימוס "מה אוכל לעשות כדי להיות טובים יותר בפעם הבאה?"
- אם אתה עושה פרויקט שותף חלק את המשימות כך שכל אחד מבני הזוג יידע מה הוא אמור לעשות. אל תעשו הכל לבד.
- תמיד יהיו סיבוכים ונושאים בלתי צפויים - הכי טוב שאתה יכול לעשות זה לחשוב ולהתכונן מראש כמה שיותר.
קרא גם: כיצד להקים עסק של שיעורי בית?
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
