איך מכינים תוכנית פרוייקט?
תוכנית פרויקט היא מסמך המסביר את היקפו ויעדיו של פרויקט גדול.
תוכנית פרויקט היא מסמך המסביר את היקפו ויעדיו של פרויקט גדול. הוא כולל את כל המידע הדרוש לבעלי העניין כמו אבני דרך לפרויקט, ציר הזמן, זרימת העבודה ואומדן העלות. הרכבת תוכנית פרוייקט טובה דורשת הרבה תכנון מראש. התחל בזיהוי מטרת הפרויקט ופירוק מטרה זו לאבני דרך ותת-משנה. לאחר מכן חישב את ציר הזמן והעלות של כל שלב משנה. לסיום, הציגו את תוכנית הפרויקט בפני הצוות שלכם ובצעו את כל השינויים שהם מציעים.
חלק 1 מתוך 3: ארגון זרימת העבודה בפרויקט
- 1זהה את כל בעלי העניין הנדרשים בפרויקט. בעל עניין הוא כל מי שיושפע מהפרויקט. זו רשימה ארוכה של אנשים החל מנותן החסות לפרויקט וכלה בעובדים הבודדים שיעבדו בפרויקט. ישנם כמה בעלי עניין שאתה צריך לזהות ולתקשר איתם לאורך כל התהליך.
- נותן החסות לפרויקט הוא האדם או העסק המספקים את הכספים לפרויקט. בדרך כלל הם מחזיקים בתוצאה הסופית. בדרך כלל על החסות לחתום על כל ההחלטות הגדולות.
- צוות ההנהלה הוא זה שמפקח על הפרויקט. בדרך כלל כל אחד מחברי הצוות הניהולי עומד בראש אגף המבצע משימות ספציפיות להשלמת הפרויקט.
- משתמשי קצה הם אנשים שישתמשו בפרויקט לאחר סיומו. מבקרים בבניין, למשל, הם משתמשי קצה. בדרך כלל אינך נפגש עם משתמשי קצה, אך עליך לקחת בחשבון את החששות הפוטנציאליים שלהם בעת תכנון הפרויקט.
- 2נפגש עם בעלי העניין ברמה העליונה כדי להבין את יעדי הפרויקט. בשלב זה של תכנון מקדים, חישבו הגדרה ברורה של יעדי הפרויקט על ידי שיחה עם בעלי העניין שלו. אינך צריך להיפגש עם כל בעלי עניין, מכיוון שרבים הם עובדים בדרג נמוך יותר. אך עליך לדבר עם בעלי העניין ברמת הניהול והבעלות. יהיה עליכם לעמוד בציפיות שלהם עם פרויקט זה.
- שוחח עם נותן החסות לפרויקט כדי להבין את ציפיותיהם ולעבד את יעדי הפרויקט. התחל בהתייעצות איתם.
- נפגש עם צוות ההנהלה לפני עריכת תוכניות קונקרטיות להבנת התקציב, ציר הזמן, המשאבים הדרושים והסיכונים של הפרויקט. אם המנהלים מעלים חששות לגבי הפרויקט, התייחסו אליהם ברצינות. הם אלה שצריכים לבצע את הפרויקט ויכולים לזהות בעיות אפשריות.
- 3הגדר את היקף הפרויקט לתכנן כיצד תסיים אותו. ההיקף הוא התוצאה המיועדת של הפרויקט. מה יגיע הפרויקט הזה לסיום? באילו יעדים הוא יעמוד? לקבל מושג ברור על היקף הפרויקט הוא חיוני לתכנון אילו צעדים תנקוט בכדי לעמוד ביעדים אלה. בשיחה עם בעלי העניין החשובים, קבל הבנה מהו היקף הפרויקט המיועד.
- למשל, היקף הפרויקט יכול להיות בניית בניין דירות יוקרה חדש. כל התכנון הבא יבנה לקראת התוצאה הסופית הזו.
- ודא שהיקף הפרויקט אפשרי. לדוגמא, אם ספונסר רוצה לנסוע למאדים בשנה הבאה, זה כנראה לא היקף לניהול. שוחח עם נותן החסות ויידע אותם מה אפשרי כרגע, ואז פתח היקף שתוכל לפגוש.
- אם נותן החסות אינו בטוח לחלוטין מהו היקף המיועד לפרויקט, עזור להם לפתור אותו. שוחח איתם ועם מנהלי הפרויקטים כדי להגיע למסקנה על מה התוצאה הסופית צריכה לייצר.
לסיום, הציגו את תוכנית הפרויקט בפני הצוות שלכם ובצעו את כל השינויים שהם מציעים. - 4חלק את הפרויקט לאבני דרך מרכזיות. לאחר שהגדרת את ההיקף, תוכל לזהות את אבני הדרך שעליהן הצוות צריך לעמוד. אבני דרך הן משימות גדולות שמתקדמות כרונולוגית. כאשר אבן דרך אחת מתקיימת, מתחילה אחרת.
- אם המטרה היא בניית בניין דירות, אבני דרך חשובות יכללו רכישת הקרקע, קבלת היתרי הבנייה, הנחת תשתית הבנייה, הקמת המסגרת וכן הלאה עד להשלמת הבניין. זהה את כל אבני הדרך הדרושות כמו אלה.
- רשום את אבני הדרך לפי הסדר שיש לבצע. לדוגמא, אינך יכול להניח את הבסיס עד שיהיה לך היתרי בנייה. שמור על זרימת הפרויקט שלך בצורה כזו.
- 5שרטטו קווי תקשורת ברורים בין בעלי העניין בפרויקט. תקשורת היא קריטית במהלך כל תהליך הפרויקט. אנשים ומחלקות שונים צריכים להיות בעלי קווי תקשורת ברורים, כך שכל מנהל יידע על התקדמות הפרויקט. לפני שתתחיל בכלל לכתוב את תוכנית הפרויקט, זהה מי אחראי על כל משימה ומי מדווח למי. זה יעזור לצוות שלך להתנהל בצורה חלקה הרבה יותר כדי שיוכלו להשלים את הפרויקט בזמן.
- חלק מתהליך העבודה הזה הוא לוודא שאנשים לא מוטרדים מבעיות שאינן במחלקה שלהם. לדוגמא, האחראי על גינון סביב הבניין אינו צריך לדעת האם הייתה בעיה בקווי הטלפון בבניין, ולכן אין לפנות אליהם אם מתרחשת בעיה כזו.
- תכנן לכתוב את זרימת העבודה הזו בתקשורת בתוכניות הפרויקט שלך, כך שכל המשתתפים יידעו למי לפנות אם הם זקוקים למידע.
חלק 2 מתוך 3: חקר התקציב ולוח הזמנים
- 1פרק אבני דרך לתוואי משנה כדי לאמוד את העלות ולוח הזמנים. הערכת עלויות ולוחות זמנים קשה למשימות גדולות. כל אבן דרך שאתה מזהה גדולה מדי מכדי להעריך עלות ותזמון מדויק. חלק את אבני הדרך לעוד שלב משנה להשלמה. ואז פתח לוחות זמנים ותקציבים לכל שלב משנה.
- אם אבן דרך אחת היא "הנח את יסוד הבניין", ישנם מעורבים בתת-משנה רבים. עליכם ליצור קשר עם קבלנים פוטנציאליים, לקבל מהם הצעות מחיר, לבחור חברה, לחפור את הקרקע, לשפוך את הבטון וכו '. חשבו על כל אחד משלבי המשנה הללו בעת הערכתכם.
- 2העריך את העלות של כל שלב משנה כדי לחשב את עלות הפרויקט הכוללת. כאשר אבני הדרך שלך מתפרקות לשלב משנה, פיתוח אומדן עלות יהיה הרבה יותר קל. קח כל שלב משנה בודד וחקר את העלות הפוטנציאלית שלו. לאחר מכן השתמש במידע זה כדי לפתח אומדן לעלות הפרויקט הכוללת.
- אם אתה מחשב את עלות אבן הדרך "הניח את היסוד" של בניין דירות, העלויות לחשבון כוללות את מחיר הבטון וחומרים אחרים, האישורים למזיגת בטון ועלות העבודה לעבודה. חקר את העלות הממוצעת של כל שלב לפיתוח אומדן עלות. השתמש במידע העדכני ביותר שתוכל למצוא כדי שהנתונים שלך יהיו מדויקים.
- אם לחברה שלך יש אנליסטים שעבדו על פרויקטים אלה בעבר, התייעץ איתם לגבי עלויות אלה. תפקידם לחשב את עלויות הפרויקט.
- פרק את אומדן העלות שלך למספר צורות שונות. ערכו עלות פרויקט כוללת, עלות לאבן דרך ועלות לחודש או רבעון. נותני החסות לפרויקט זקוקים למידע זה בכדי להתאים את ציפיותיהם ומימוןם.
לפני שתתחיל בכלל לכתוב את תוכנית הפרויקט, זהה מי אחראי על כל משימה ומי מדווח למי. - 3קבע אילו תתי-מדרגות תלויים זה בזה. לכל הפרויקטים יש כמה שלבים שלא ניתן להשלים עד לביצוע שלב קודם, אשר משפיע על ציר הזמן ועל לוח הזמנים של הפרויקט. צעדים אלה תלויים זה בזה, ועיכוב בצעדים תלויים מעכב את הפרויקט כולו. צעדים אחרים אינם עצמאיים, ואינם בהכרח מסתמכים על צעדים אחרים שיסתיימו קודם. זהה את כל תתי-המשנה התלויים זה בזה בכדי לפתח לוח שנה מדויק לפרויקט.
- למשל, בניין חדש דורש אישורי בנייה. המשמעות היא ששום עבודה לא יכולה להתחיל עד שתקבל את האישורים האלה, וכל שאר הצעדים תלויים בשלב זה.
- לאחר תחילת בניית דירה, אינך יכול להתחיל לחווט את הבניין עד לבניית היסוד. עם זאת, אתה יכול להתחיל לעשות את הגינון בחוץ בזמן שאתה מחבר את הבניין, כך ששתי המשימות הללו אינן תלויות זו בזו.
- 4פתח ציר זמן לכל אבן דרך. בדיוק כשפרצת כל אבן דרך לתוואי משנה כדי לאמוד את העלות, עשה זאת כדי לפתח ציר זמן. חקר את משך הזמן הרגיל הדרוש לכל שלב משנה. השתמש במידע זה כדי לפתח ציר זמן לכל אבן דרך ולבסוף לכל הפרויקט.
- קחו בחשבון גם את שלב התכנון. לדוגמה, היתרי בנייה בעירך עשויים להימשך שישה חודשים. המשמעות היא שאף בנייה לא יכולה להתחיל לפחות 6 חודשים.
- בזמן שאתה ממתין להיתרים, עם זאת, אתה יכול להתחיל לנהל משא ומתן עם חברות בנייה. ואז כאשר ההיתרים יגיעו, כל ההסכמים קיימים להתחלת העבודה. זהה צעדים כמו אלה שיכולים לקרות בו זמנית כדי להאיץ את התהליך.
- כאשר מעריכים את לוחות הזמנים של הפרויקט, עדיף לרוב להעריך מעט. בדרך זו יש לך מרחב נשימה אם יש בעיות בלתי צפויות.
- 5ציין סיכונים פוטנציאליים העלולים להשפיע על הפרויקט. כל הפרויקטים כרוכים בסיכונים מסוימים שעל בעלי העניין להיות מודעים להם. אלה יכולים לנוע בין עיכובים בתזמון לאפשר בעיות שעלולות לסכן את הפרויקט כולו. בעת חקר התקציב ולוח הזמנים, זהה את כל הסיכונים שפרויקט זה עלול להתמודד איתם. במידת האפשר, הציגו הצעות העלולות להתגבר על החסרונות הללו.
- לדוגמא, אם אתם מתכננים פרויקט בנייה, סיכון פוטנציאלי אחד הוא מחיר חומרי הגלם שעולה ומשפיע על תקציב הפרויקט. אתה יכול להציע שעבודה מהירה היא האופציה הטובה ביותר להימנעות מסיכון זה. לחלופין, תוכל להציע לקנות חומרים מסוימים מבעוד מועד ולאחסן אותם כדי שהפרויקט לא יתקל בעליית מחירים בלתי צפויה.
חלק 3 מתוך 3: הצגת תוכנית הפרויקט שלך
- 1הדגים כיצד התוכנית עונה על ציפיות החסות שלך. האדם או האנשים העיקריים שעליך להרשים בתכנית הפרויקט הוא נותן החסות. אם הם אוהבים את התוכנית שלך, הם ימשיכו עם הפרויקט. אם לא, הם עלולים לסיים את עצמך ואתה עלול להפסיד הרבה כסף. התחל על ידי התייחסות לאופן שבו תוכנית זו מגשימה את היקף הפרויקט.
- השתמש בשפה ברורה ופשוטה בעת הסבר על התוכנית שלך. הימנע מז'רגון ככל שתוכל, כך שאין תקשורת לא נכונה וכולם באותו דף.
- הצהרות ברורות כמו, "אני אראה לך את שלוש הדרכים בהן תוכנית זו מגשימה את יעדי הפרויקט שלנו", מעבירות את המסר שלך בצורה הטובה ביותר.
לא תקרא בפגישה את כל תוכנית הפרויקט מילה במילה, וכמה בעלי עניין עשויים לרצות מידע נוסף. - 2הסבירו את התהליך שלכם לפיתוח התקציב וציר הזמן. נותני חסות ומנהלים ירצו לדעת כיצד הגעתם לאומדנים שלכם. היה מוכן להסביר בקצרה את ההליך שלך. בזמן ההסבר, ציין כל משתנה או סיכונים פוטנציאליים שיכולים להשפיע על התחזיות הללו, וכיצד הפרויקט עשוי להסביר אותם.
- אתה לא צריך לעבור כל חישוב שעשית. התחל בהצגת האומדן לכל אבן דרך, ותן סיכום כיצד הגעת למסקנה זו. אם מישהו רוצה מידע נוסף, היה מוכן לפרט יותר.
- היה תמציתי וישיר כשאתה מסביר את התקציב. לדוגמה, ציין, "חישבתי תקציב כולל של 11 מיליון יורו לפרויקט זה. זה כולל 5,20 מיליון יורו עבור עלויות חומר, 0,70 מיליון מיליון עבור היתרים, 3,70 מיליון מיליון עלויות עבודה, ו -1, 50 מיליון יורו ברכישות קרקעות. פיתחתי את האומדנים הללו על ידי חקר ההוצאות הרגילות לבנייה באזור זה בשנה שעברה. אני שמח להסביר את החישובים האלה אם מישהו רוצה לפרט יותר. "
- 3ספק עותק מלא של תוכנית הפרויקט לכל בעלי העניין. לא תקרא בפגישה את כל תוכנית הפרויקט מילה במילה, וכמה בעלי עניין עשויים לרצות מידע נוסף. ספק עותק מלא של הדוח שלך לכל בעל עניין, באופן אלקטרוני או על הנייר. תן להם מספיק זמן לבדוק את זה ולחזור אליך עם הצעות.
- אם לצוות שלך יש תיקיית ענן משותפת או משתמש בתוכנת תקשורת, העלה את התוכנית לכאן. הדפיסו גם כמה עותקי נייר כדי להביא לפגישה.
- בעלי העניין שלך עשויים לרצות סיכום של המידע ללא כל הדוח. ספק חוברת העונה על כל הנקודות העיקריות בתוכנית שלך.
- 4בקש משוב ותיקונים. תיקון תוכנית הפרויקט הוא חלק נורמלי בתהליך. סביר להניח שלפחות בעל עניין אחד יציע שינויים בתוכנית הפרויקט. בקש מהצוות משוב או ביקורת. אם מישהו מציע שינוי, העלה אותו עם כל הצוות. אם הם מסכימים, בצע את התיקון לתוכנית.
- האמירה "אני בטוח שהייתי מקיף את תוכנית הפרויקט הזו, אבל אני מברך על כל משוב או הצעה", מראה שאתה מרוצה מהתוכנית שהפקת, אך גמיש מספיק כדי לעבוד גם עם צוות.
- התייחס ברצינות לדאגות של מנהלי פרויקטים. הם אלה שצריכים לבצע את הפרויקט, ואם הם חושבים שאחת מההערכות שלך אינה מציאותית, כדאי שתשקול לשנות אותו.
קרא גם: כיצד לגייס הון עצמי?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
