איך כותבים דוח ניהול פרויקטים?
דוח ניהול פרויקטים מתאר פרויקט ואת הצעדים שצוות הצעד שלך צריך לנקוט כדי להשלים אותו. התחל את הדוח על ידי מתאר את מטרת הפרויקט ומה הוא מבקש להשיג. לאחר מכן יהיה עליך לרשום את המשאבים הדרושים לסיום הפרויקט, כולל כוח אדם, כלים ומוצרים. ספק תקציב צפוי כדי להראות כמה זה יעלה ואם אתה צריך להבטיח מימון נוסף. כלול ציר זמן כדי להראות כמה זמן הפרויקט יימשך ומתי אתה צפוי להגיע לאבני דרך מרכזיות. עליכם לפרט גם על כל האתגרים שעשויים להתמודד עם הפרויקט וכיצד תוכלו לפתור בעיות אלה. לאחר שתסיים לנסח את הדוח שלך, בקש משוב מאנשי הצוות העיקריים שלך למקרה שמשהו משמעותי חסר. לקבלת טיפים נוספים, כולל כיצד לעצב את דוח ניהול הפרויקט שלך, המשך לקרוא!
דוח ניהול פרויקטים מתאר פרויקט ואת הצעדים שצוות הצעד שלך צריך לנקוט כדי להשלים אותו.
דוח ניהול פרויקטים הוא מסמך המתאר פרויקט עסקי ואת הצעדים שצוות צריך לנקוט כדי להשלים אותו. הדו"ח משותף עם שחקני המפתח של הפרויקט. כשכולם נמצאים באותו דף, כולם יכולים לעבוד יחד כדי להשלים את מטרת הפרויקט. הדו"ח מכיל בדרך כלל את תוכנית הפרויקט, את האחריות של הצוות, קו זמן צפוי ותקציב. בעזרת ארגון, בהירות וכניסת חברי הצוות שלך, תוכל ליצור בקלות דוח יעיל על ניהול פרויקטים ולעבוד לקראת השלמת יעדיו.
חלק 1 מתוך 3: איסוף המידע
- 1הגדירו את מטרת הפרויקט. דוח ניהול פרויקטים אמור להתוות את היקף הפרויקט ואת מטרתו הסופית. הבנת המטרה היא המפתח להבנת הצרכים שפרויקט זה מקווה לעמוד בהם. חשוב לך ולקהל שלך להיות מושג ברור לגבי מטרת הפרויקט למקסימום האפקטיביות של הדוח שלך.
- שאל את עצמך, "איך זה יעזור לחברה שלי, ללקוח שלנו או לקהילה שלנו? האם לפרויקט זה תהיה השפעה חיובית בתחומים אחרים?" הבנת ההיקף הכללי עשויה לעזור לך להעריך כיצד פרויקט זה עשוי להיות שימושי עבורך ועבור אחרים.
- 2לאתר את הקהל שלך. דע מי יקרא את הדו"ח ומה הם עשויים לרצות ללמוד ממנו. פרטים מסוימים עשויים להיות זרים לקהלים מסוימים, בעוד שאחרים יתכן שיהיה עליהם לספק מידע מפורט. זיהוי הקוראים שלך בהתחלה יספק כיוון לתוכן דוח הפרויקט.
- ייתכן שקהלים מסוימים אינם מכירים את השפה, המונחים והז'רגון המשמשים לעתים קרובות בסביבת העבודה שלך. אם אתה כותב דוח עבור לקוח, למשל, הימנע משימוש בז'רגון טכני הדורש הסברים ארוכים. במקום זאת, תכנן לכתוב בקול המתאר בקלות את היקף הפרויקט ואת ציר הזמן שלך.
- 3צור תוכן עניינים. תוכן עניינים מהווה למעשה מתווה קל לקריאה לקהל שלכם. במבט מהיר, הקורא יכול להבין במהירות את מבנה המסמך ומהותו. תוכן עניינים יכול גם לעזור לקוראים עסוקים למצוא את המידע המשמעותי עבורם במהירות וביעילות.
- יתכן ומשקיע שקורא את הדו"ח מעוניין לבדוק קודם את התקציב. הצגת היכן נמצא התקציב בתוכן העניינים תסייע בהנחיית המשקיע למידע הדרוש לו.
- 4שוחח עם הממונה שלך. קיים פגישה עם המפקח שלך כדי להבין את הציפיות בדוח ניהול הפרויקט שלך. למפקח שלך עשויים להיות נקודות עניין, חששות או פרטים מסוימים שהם מעוניינים שתכלול בדוח. המפקח שלך עשוי גם להסביר כמה זמן הדוח אמור להיות ואם יש פורמטים מסוימים שהחברה שלך דורשת עבור סוגים אלה של דוחות. נסה לאסוף כמה שיותר מידע שימושי כדי לעזור להבהיר את הדוח שלך ושימושי.
- שאל את הממונה על מה לכלול בדוח. "חשבתי לכלול את התוצאות ממחקר אשתקד בהקדמת הפרויקט. האם אתה חושב שזה יעזור לקוראים להבין את יעדי הפרויקט?" המפקח שלך יעריך את ההזדמנות לתת לך משוב בשלב מוקדם של התהליך.
דוח ניהול פרויקטים אמור להתוות את היקף הפרויקט ואת מטרתו הסופית.
חלק 2 מתוך 3: עיצוב וכתיבת הדוח
- 1ספק סיכום מנהלים. תקציר המנהלים מוצג בתחילת דו"ח ניהול פרויקטים. סיכום זה נותן לקורא סקירה תמציתית של מטרת הפרויקט וממצאי הצוות, התקדמותו, המכשולים הצפויים וציר הזמן. הקוראים צריכים להיות מסוגלים לסקור את הסיכום ולהבין את התהליך הכולל של הפרויקט.
- סיכם בקצרה את חשיבות הפרויקט ואת מטרתו העיקרית. "פרויקט זה ירחיב את ההשפעה של הלקוח שלנו בשוק שלהם על ידי מילוי הצורך הבלתי מוגש בתחום זה."
- 2כתוב הקדמה. הקדמה צריכה לתאר את אופי הפרויקט, מטרתו הכוללת, ואת ערך הפרויקט לחברה, ללקוח או לקהילה.
- היו תמציתיים ככל האפשר מבלי לוותר על הפרטים הנחוצים. הקהל שלך עשוי להיות לחוץ בזמן. נסו להעביר את המסר שלכם בכמה משפטים או נקודות תבליט במקום בפסקאות ארוכות.
- אם אתה מפרסם ספר, למשל, ציין מידע משמעותי כגון " סיור ספרים המיועד לתחילת ספטמבר" ו"מכירות החגים הצפויים לגדול ב -15% "בנקודות התבליט, כך שמידע המפתח יהיה ברור לקורא.
- 3הסבר את נתוני המפתח בסעיף מתודולוגיה. עליכם לספק נתונים המתארים סטטיסטיקה רלוונטית ותצפיות איכותיות המודיעות על צרכי הפרויקט שלכם. הקל על הקורא להבין מדוע הפרויקט שלך חשוב, כיצד הוא מתאים באופן מיוחד לענות על בעיה מסוימת, וכיצד הוא יענה או יענה על צרכי החברה שלך או על בקשות הלקוח.
- אם מטרת הפרויקט שלך היא לעזור לחברה לפתוח חנות אופנה באזור מסוים, למשל, לספק נתונים המתארים את התחרות הסמוכה. "אין מתחרים ברדיוס של 15 ק"מ ממרכז הקניות המקומי. פתיחת חנות במיקום זה תספק ללקוח שלנו עלייה במכירות הכוללות." נתונים כאלה אלה יכולים לעזור לקורא להבין שיש הזדמנות לענות על צורך מסוים.
- 4ציין את המשאבים הדרושים לפרויקט. תאר את כוח האדם, הכלים והמשאבים המשמשים להשגת מטרות הפרויקט. השתמש בסעיף זה כדי לתאר בקצרה אילו מחלקות אחראיות על היבטים מסוימים של התוכנית ובאילו תוכניות או מידע הם משתמשים. סעיף זה יכול לתאר גם את כל המרכיבים בפרויקט שעוברים במיקור חוץ. הקורא אמור להיות מסוגל להבין מי אחראי על אספקה מסוימת.
- 5ספק תקציב צפוי או מוקצב. ספק תרשים או גרף המדגים את פרטי התקציב ומתאר לאן הכספים הולכים. שים לב אם התקציב החזוי מממן כראוי את משאבי הפרויקט. חשוב גם לכלול האם הפרויקט יושלם במסגרת התקציב המוקצה או לא.
- 6כלול ציר זמן של פרויקט. תאר כמה זמן ייקח להשלמת הפרויקט שלך והכלל את כל אבני הדרך הרלוונטיות לפרויקט. בחלק זה ייתכן שתרצה לכלול גם את הבריאות הכללית של הפרויקט ואת התקדמותו. הקל על הקורא להבין במהירות את מצב הפרויקט שלך.
- אם אתה באמצע פרויקט, כלול אחוז המתאר את השלמת הפרויקט והאם אתה לפני המועד או לא.
- 7תאר אתגרי הפרויקט ותן פתרונות. הפרויקט שלך עלול להיתקל באתגרים צפויים או נסיגות לא צפויות. האתגרים עשויים לכלול משאבים לא מספיקים, מכשולים בלתי צפויים, תקלות מכניות או טכניות או עיכובים אחרים. תאר פתרונות והסבר בקצרה מה דרוש כדי לתקן את אתגרי הפרויקט.
- אם יש עיכוב צפוי, ציין זאת בסעיף זה. "הבנייה של הבניין החדש עשויה להאט משמעותית במהלך ינואר מכיוון שהטמפרטורות הקפואות עלולות ליצור תנאי עבודה לא בטוחים." תן לקורא שלך לדעת שהתאמת את ציר הזמן בכדי להתחשב בעיכובים צפויים כאלה.
- 8עריכת סיכום הדו"ח. השתמש במסקנה כדי להזכיר לקורא בקצרה את הנושאים החשובים ביותר ואת מטרת הפרויקט. התמקד במומנטום קדימה של הפרויקט שלך ובמטרות בסיום.
- הזכר לקורא שלך את מה שצריך בהמשך. "בתמיכה בזמן של התורמים שלנו, הפרויקט אמור להסתיים בזמן ולתקציב עד למאי הבא." הדגשת הצרכים יכולה לעזור להבטיח שהפרויקט יושלם בזמן.
קיים פגישה עם המפקח שלך כדי להבין את הציפיות בדוח ניהול הפרויקט שלך.
חלק 3 מתוך 3: ליטוש הדוח שלך
- 1השתמש בטכניקות עיצוב כדי להנחות את תשומת לב הקוראים. ספק לקטגוריות ברורות כותרות משנה ונקודות תבליט לאורך הדוח כדי לחסוך זמן לקוראים המעוניינים רק בהיבטים מסוימים של מסמך הפרויקט.
- 2הפוך את הדוח למעניין מבחינה ויזואלית. שימוש בתרשימים, תרשימים ודמויות אחרות לאורך הדוח שלך יכול לעזור להפגין נקודות מפתח, להפחית את החזרה ולספק עניין חזותי לקורא. תייג כל גרף וספק מפתח קל לקריאה.
- חסוך לקורא זמן והציב את הדמויות לצד חלקים רלוונטיים של הטקסט במקום בסוף הדוח. הקורא יוכל לסקור בקלות גם את הטקסט וגם את התרשים מבלי לדפדף בין הדפים.
- 3הפץ את הדוח המקדים לחברי צוות הפרויקט שלך. זהו שלב חשוב במיוחד לפני הפצת דוח הפרויקט למחלקות אחרות, להנהלה או ללקוחות שלך. חברי הקבוצה עשויים להפנות את תשומת ליבכם לפרטים חשובים שחסרים. הם עשויים גם לעזור להצביע על קטעים שאינם ברורים וקשה להבנה.
- עיין בדו"ח כך שיכלול תרומות מחברי הצוות. השתמש בשיקול הדעת שלך בנוגע לאילו פרטים לכלול.
- 4הגה את הדו"ח. על הדוח שלך להיות נקי, ברור ונקי מבעיות עיצוב ומשגיאות כתיב ודקדוק. דוח מאורגן וללא טעויות יפחית את הסחות הדעת ויאפשר לקוראים שלך להתמקד בעיקרי הדוח שלך. קריאה של אותו מסמך מספר רב של פעמים יכולה לגרום לכם להתעלם מכמה טעויות ברורות, לכן בקשו מחבר צוות לקרוא את המסמך.
דוח ניהול פרויקטים הוא מסמך המתאר פרויקט עסקי ואת הצעדים שצוות צריך לנקוט כדי להשלים אותו.
- שוחח על הפרויקט עם חברי הצוות שלך בזמן כתיבת הדוח. אם ניקח בחשבון את נקודות המבט וההשקפות של אחרים, צרכיהם ויעדיהם עשויים לסייע בהשפעה על חלק מהפרטים שתבחר לכלול בדוח ניהול הפרויקט שלך.
- אם לחברה שלך יש פורמט או תבנית מסוימים לדיווחי ניהול פרויקטים, הקפד לציית להנחיות אלה.
שאלות ותשובות
- כיצד אוכל לכתוב דוח התמחות?דוח התמחות הוא תיאור כתוב על חוויית האדם במהלך התמחות. המטרה הכוללת היא שהתלמיד ידגים את מה שלמדו בתקופת התמחותם. דוחות אלה מוגשים בדרך כלל לקבלת אשראי אקדמי. לכל מוסד ותוכנית יש הנחיות לדוחות אלה. שוחח עם פרופסור, יועץ סטודנטים או יועץ אקדמי כדי להבין מה התוכנית שלך דורשת לדו"ח שלך.
- ייצגתי את החברה שלי בתכנית מחוץ לאתר. כיצד אוכל לסכם את ניסיוני בדוח?אם ייצגת את החברה שלך בתוכנית חיצונית, המפקח שלך עשוי לרצות שתדווח על החוויה שלך. התחל בתיאור התוכנית או האירוע ולמה היית שם כדי לייצג את החברה שלך. הסבירו מה עשיתם בזמן שהותכם בתכנית. האם עשית מצגת? האם ענית על שאלות בביתן? סיום בתיאור האינטראקציות שלך וכל משוב שקיבלת מאחרים באירוע.
שאלות ללא מענה
- איך אוכל לכתוב דוח טוב שילך עם הפרויקט שלי?
תגובות (4)
- פשוט, תמציתי ושימושי.
- זה עזר לי להכין את דוח הפרויקט שלי!
- אני איש מקצוע לניהול פרויקטים שהתבקש להכשיר קבוצת מבוגרים בעקרונות ראש הממשלה, לא לצורך הסמכה, אלא כדי לשפר את הידע והפרקטיקה שלהם. מסיבה זו חקרתי מאמרים חלופיים ומצאתי שמאוד שימושי לכל רמת דיווח על ניהול פרויקטים.
- זה עוזר לי מאוד לחזק את יכולתי בכתיבת דוח פרויקט טוב.
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
