כיצד לתעדף פרויקטים?

ערוך רשימה של כל המשימות שלך. התחל על ידי פירוט כל פרויקט ומשימה שעליך לבצע במהלך פרק הזמן שצוין (למשל בסוף יום העבודה). אל תחשוב כמה זמן הרשימה היא או להכניס משהו לסדר מסוים. פשוט הוציאו הכל על הנייר כדי שתוכלו להתחיל לתעדף.

זהה פרויקטים דחופים. עברו על הרשימה שלכם וחפשו כל מה שקודם למשימות האחרות שלכם. למשל, האם קיימת פגישה עם לקוח בצהריים ועדיין לא סיימת את המצגת שלך? אם לא תסיים את המצגת, אתה תפוצץ את סיכוייך מול הלקוח ואף עלול לפגוע במוניטין שלך. כל פרויקטים עם תאריך יעד קרוב ותוצאות חמורות צריכים לעבור לראש הרשימה.

מצא את הפרויקטים החשובים שלך. לאחר התמודדות עם הפרויקטים הדחופים, סביר להניח שתרצה להתמקד בפרויקטים חשובים, או בפרויקטים בעלי הערך הרב ביותר. ישנן דרכים רבות להעריך ערך - דרך אחת היא לחשוב על כמה אנשים משפיע הפרויקט הזה; לעתים קרובות, ככל שיותר אנשים מעורבים כך המשימה חשובה יותר. לשאול את עצמך את ההשלכות של אי ביצוע המשימה בפרק הזמן שצוין היא דרך טובה נוספת להעריך את חשיבותה, כמו גם אם אתה צריך להשלים פרויקט אחד לפני שתוכל להתמודד עם פרויקט אחר.

• לדוגמא, אם אתה מנסה לתעדף בין עריכת פרק בספרך או ללכת לחנות לקנות נתב חדש כדי לתקן את האינטרנט שלך, מה יקרה אם לא תסיים כל פרויקט היום? כמה אנשים יושפעו אם לא תסיים את העריכה שלך לעומת תיקון האינטרנט? האם אתה זקוק לאינטרנט כדי לסיים את עריכת הפרק שלך? אולי יש לך מועד אחרון לשלוח את הפרק לסוכן שלך עד סוף היום, אך אינך יכול לעשות זאת אלא אם כן תקן תחילה את האינטרנט. שתי המשימות חשובות, אך שאלת עצמך שאלות אלו עשויה לעזור לך להבהיר מה עליך לעשות קודם.
• שיקול נוסף עשוי להיות למי מיועד הפרויקט - דבר שבדרך כלל עשוי להיות משימה בעדיפות נמוכה עשוי להיות חשוב מאוד אם זה עבור מנכ"ל החברה. סיום פרויקט עבור לקוח הוא בדרך כלל חשוב יותר מהשלמת עבודה פנימית עבור עצמך.
• כדאי גם לשקול עלות ורווח הכרוכים בכך. כשחושבים על רווח, זה לא צריך להיות רק כסף. פירוש הדבר שהפרויקט יפנה זמן, ייצור כסף או יביא משאבים אחרים בדרך כלשהי. חשוב מה המשמעות של הצלחת כל פרויקט וודא שאתה חושב על הרווח בצורה מציאותית.
• שקול את מידת הסיכון הכרוך בכך. למרות שנראה שלפרויקטים רבים יש תוצאות נהדרות, עליך לשקול מה אתה עלול להפסיד אם הפרויקט לא יימצא בהצלחה. בדוק את כל עלויות הפרויקט - כסף, זמן, פרסום וכו '. הדבר ישמור על ציפיותיך מבוססות ויוביל אותך לקראת החלטות בטוחות.
• דרג את המשימות הנותרות שלך על סמך חשיבותן ופעל בדרכך ברשימה.

בדוק את הפרויקטים בעדיפות הגבוהה ביותר בשלבי ההערכה שלך. שלבי ההערכות הם התחלה טובה להחליט אילו פרויקטים יהיו בראש סדר העדיפויות, אך יתכן שלא יקבלו את ההחלטה לבד. סמוך על האינסטינקטים שלך לגבי מה שאתה עושה ומתי אתה עושה את זה. לכתוב טוב מחדש את רשימת הפרויקטים שאתה מתכוון לעשות לפי סדר דירוגם, זה מקום טוב להתחיל בו.

דע מתי להגיד 'לא'. חשוב מאוד שתבין כמה אתה יכול לקחת על עצמך בכל פעם. הרשו לעצמכם כמות מסוימת של זמן / כסף / וכו '. לפרויקטים ולהיצמד אליו. אם אתה מאריך את עצמך יתר על המידה, אתה תסתדר בצורה גרועה ברוב הפרויקטים שלך או בכלם.

קח מאמץ בחשבון. אם יש לך מספר פרויקטים חשובים ואתה עדיין לא מסוגל לתעדף אותם, חשוב כמה מאמץ כל פרויקט ידרוש. מומלץ להתחיל בפרויקט שידרוש מאמץ רב ביותר, אך זה לא תמיד עובד עבור כולם. אתה עלול להרגיש בעל מוטיבציה רבה יותר אם תוכל להשלים משימה חשובה אחרת שלוקחת פחות זמן ואז לצלול לפרויקט הארוך יותר. רק וודא שיש לך מספיק זמן להשלים את הפרויקט הארוך יותר אם אתה מבצע את הפרויקט האחר קודם.

השווה פרויקטים לפי נתונים מספריים. שניהם סיכון ורווח הן דרכים טובות להסתכל על פרויקטים, אך אחד מהם יכול להוליך שולל מעצמו. דרך יעילה לתעדף פרויקטים רבים היא על ידי התבוננות ביחס הסיכון לרווח. פרויקט בעל תשואה גדולה עם מעט סיכון הכרוך בעדיפותו. פרויקט שלא יניב תועלת ממשית, אך עלול לגרום לבעיות חמורות, צריך להתעכב או אולי אפילו לקצץ אותו לחלוטין.

עיין בהשוואות ראש בראש. אם אתה עדיין מתקשה לתעדף, זה עשוי לעזור לקחת פרויקטים חשובים ולהשוות אותם ישירות. ישנן מספר אפשרויות להשוואות ראש בראש. ניתן להשתמש בשיטות כגון דירוג מאולץ, השוואות זוגיות ומיני q בכדי לבחון את היתרונות והחסרונות של פרויקט אחד בכל הקשור לפרויקט אחר. דירוג מאולץ בדרך כלל מופיע כברירת מחדל אם לא מוצבת תוכנית עדיפות אחרת.

• דירוג כפוי. דרג כל פרויקט בנפרד או בקבוצות. הפרויקט המדורג גבוה ביותר נעשה ראשון, והפרויקטים נעשים לפי סדר דרגה עד לכולם הושלמו או שנגמר לך הזמן או משאבים אחרים. שיטה זו אינה השיטה היעילה ביותר אם יש לך יותר מדי פרויקטים, צריך להתייעץ עם יותר מדי אנשים על החלטותיך או אם אתה עובד על נושאים מורכבים.
• השוואות זוגיות. קח שני פרויקטים והשווה אותם זה לצד זה. לאחר שתבחרו פרויקט בעדיפות גבוהה ופרויקט בעדיפות נמוכה מבין השניים, תוכלו להביא פרויקט שלישי ולראות היכן הוא מדורג (מעל העדיפות הגבוהה, מתחת לעדיפות הנמוכה או ביניהם). זה נוטה להישבר עם יותר מדי פרויקטים, אבל אתה יכול להשתמש בגישה של פלייאוף כדי להשוות פרויקטים נוספים בעת הצורך.
• מיני Q. בקשו מכל העוסקים בתעדוף לכתוב את הפרויקטים בכרטיסי אינדקס נפרדים. כל אדם בקבוצה יפריד בין הפרויקטים לערימות בעלות עדיפות גבוהה מאוד, גבוהה, בינונית, נמוכה מאוד. לאחר שמיינת את הערימות שלך, אתה משווה ורואה אילו פרויקטים דורגו בסך הכל הגבוה ביותר. לאחר מכן, תוכל להתחיל לעבוד על הפרויקטים שלך בהתאם.

צור מטריצת תעדוף משלך. מטריצת סדר עדיפויות היא דרך להקצות ערך למערכת משימות. אם אתה יוצר משלך, אתה יכול להחליט בקלות אילו גורמים אתה מחשיב כחשובים ביותר (כסף, קלות וכו '). ודא שאתה מקצה ערך מספרי, או משקל, לכל פרויקט וערך מספרי, או סולם דירוג, לכל אחד מקריטריוני ההערכה שלך. ציון התעדוף הכולל עבור כל פרויקט יהיה משקל הפרויקט כפול הציון שקיבל בסולם הדירוג.

• זה עובד מצוין להערכת פרויקטים שיש להם שיקולים שאינם רווח וסיכון.