כיצד לייצר תוכנית פרוייקט?
שים לב כי לתכנית פרוייקט טובה יש אלמנטים מרכזיים המאפשרים למנהל ולצוות לקחת את הפרויקט לסיום מוצלח, בזמן ומתחת לתקציב.
כל פרויקט, ללא קשר להיקף, לחץ או תוצאה מעורבת, מרוויח מכך שיש תוכנית. תוכניות דחופות עשויות להעמיד את מנהל הפרויקט בנסיבות מלחיצות כדי להשלים את העבודה, אך לרוב, עיצובים דחופים דורשים תוכנית בנויה היטב להבטחת פתרון איכותי. הנה איך לייצר תוכנית פרוייקט.
- 1שים לב כי לתכנית פרוייקט טובה יש אלמנטים מרכזיים המאפשרים למנהל ולצוות לקחת את הפרויקט לסיום מוצלח, בזמן ומתחת לתקציב. ללא המרכיבים העיקריים הללו, התוכנית אינה שלמה ובזמן לא תיכשל לאחר שתוכיח שהיא לא מסוגלת לסיים את הפרויקט.
- 2הסבירו מדוע הפרויקט נחוץ. מדוע הוא רב תכליתי? מה הניע את זה? כמו כן חובה להצביע על התוצאות האמיתיות הכרוכות בסיום הפרויקט.
- 3רשמו את כל מה שצריך ליצור בכדי לבצע את הפרויקט. זה אומר כל פיסת עבודה אחת. זה אולי נשמע לא מעניין, אך חיוני לתרגל זאת בכדי להבטיח שאתה חושב לעשות הכל ושום דבר לא מתעלם. לאחר שגילית את העבודה שצריך לסיים, אתה נדרש להקצות חלקי פרויקט לאחריות נכונה. איזו מטרה ישמש כל היבט מוגמר בעבודה? וודא שזה ברור בתוכנית, כך שניתן יהיה לציין עבודה בקלות לאחר מכן.
- 4בעת הקצאת תפקידים במסגרת תוכנית הפרויקט, חשוב לעבוד עם נקודות החוזק והחולשה של הקבוצה. הצב את חבר הקבוצה בתפקיד המסוגל לספק את הדרוש. שיש אנשים בתפקידים שהם לא יכולים לממש זה יותר גרוע מאשר אין קבוצה בכלל.
הנה איך לייצר תוכנית פרוייקט. - 5לאחר שהקציתם את התפקידים, עליכם לקבוע לוח זמנים. אם ניקח בחשבון את תאריך הסיום, קבע מה יש לעשות מתי הכל יושלם בזמן. קח בחשבון את כל הפרויקטים שיש לבצע על מנת שעבודה אחרת תסתיים, וודא שהפרויקטים האלה יושלמו תחילה. יכול להיות שאין מספיק זמן לתת לכל עבודה מוצהרת להסתיים עד תאריך הסיום. במקרה כזה, עליך לשקול מחדש את התוצאות הרצויות לך, ליידע את הקונה בנושא או להוסיף אנשים נוספים לפרויקט שלך.
- 6איור מתוך הדרישות עבור הפרויקט, לרבות קרנות תרצו, עובדים, אספקה, ציוד, עם קירובים פורמליים של מה תצטרך להספיק הפרויקט. עליך גם לזהות את ההנחות הראשוניות שלך לגבי התפתחות הפרויקט. ברור שלא ניתן לתכנת את כל התוצאות הצפויות, אך כל דבר שאתה חושב שעשוי לעלות צריך להיכלל בתוכנית. עם הכנה מלאה מראש, הפרויקט יתחיל על בסיס איתן ויאפשר לעבודה להמשיך בצורה חלקה ככל האפשר.
- 7פתח תוכנית פרוייקט מתוך הבנה שמדובר בהליך מעורב ולעיתים משעמם, אך ערכו ניתן בקלות לטווח הארוך כאשר יש לך תוכנית רציפה, מוכשרת. על ידי הצגת כל הגורמים והצרכים הנדרשים לפני שמתחילים בעבודה כלשהי על הפרויקט עצמו, ניתן לסיים בקלות את הפרויקט הדחוף או המסובך ביותר.
קרא גם: איך לנהל משימות עם אסאנה?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
