איך כותבים תוך שימוש בסגנון עסקי נכון?
כתיבה תוך שימוש בסגנון עסקי נכון היא שונה מאוד משימוש בסגנונות אישיים או אקדמיים.
כתיבה תוך שימוש בסגנון עסקי נכון היא שונה מאוד משימוש בסגנונות אישיים או אקדמיים. מסמך עסקי אינו מקום להפגין את כישורי אוצר המילים והדקדוק שלך או להדגיש את היצירתיות שלך. במקום זאת, עליכם לשאוף להיות ברורים ככל האפשר בכמה שפחות מילים שאפשר, כדי שהקוראים שלכם ידעו איזו פעולה לנקוט מבלי לבזבז זמן בקריאה וקריאה חוזרת של פרוזה מסובכת.
- 1השתמש במשפטים קצרים ופשוטים ובפסקאות קצרות.
- יש לזכור שככל שהמשפט ארוך יותר, כך קשה יותר להבין אותו. הקוראים עשויים לפרש משפט ארוך באופן שונה מכוונתך או לא להבין אותו לחלוטין, מה שעלול לגרום להם לנקוט בפעולה שגויה.
- זכור שבכתיבה עסקית, כל רעיון מקבל פסקה משלו, גם אם פירושו שפסקה מורכבת ממשפט אחד בלבד.
- 2כתוב בקול פעיל אלא אם כן חשוב להסוות את מי שביצע את הפעולה.
- השתדל לבנות את המשפט שלך כך שהאדם או הדבר שעושה את הפעולה יופיעו בהתחלה. המשפט "הנשיא מילר בדק את הדו"ח" הוא בקול פעיל. "הדו"ח נבדק על ידי הנשיא מילר" בקול פסיבי.
- להסוות מי ביצע את הפעולה בקול פסיבי בעת הצורך. למשל, אם ברצונך ליידע את הקוראים על טעות אך אינך רוצה להאשים אדם ספציפי בכך, תוכל לכתוב "נעשתה טעות בהליך הסגירה."
- 3תחשוב על מה שהחברה הייתה אומרת, ולא על מה שאתה אומר.
- הזכר לעצמך שהקוראים שלך עובדים עבור החברה, לא בשבילך. אל תגיד "שיניתי את ההליך", אלא "החברה שינתה את ההליך."
- שקול להשתמש ב"אנחנו "כשאתה מתייחס לחברה אם אתה רוצה סגנון לא רשמי יותר או לגרום לקוראים להרגיש כאילו הם משתתפים בפעולה. לדוגמה, אולי תרצה לומר, "קבענו נוהל חדש."
- 4הימנע מז'רגון, מונחים יוצאי דופן ומילים מורכבות אלא אם כן הם הסטנדרט בענף שלך ואתה בטוח שכולם מבינים אותם.
- שאל את עצמך אם כל קורא מכיר את המשמעויות של כל מונח בו אתה משתמש. הסר כל מונחים העלולים לבלבל את הקוראים או להגדיר את המונחים בפעם הראשונה שאתה משתמש בהם. "על העובדים לבחון את LES (הצהרת חופשות ורווחים) בכל חודש."
- ניסחו מחדש כל משפט שמכיל מילות מפתח (מילים באופנה) לא רק כדי להגביר את הבהירות אלא כדי להרגיז את הקוראים שלכם. כמה דוגמאות למילות buzz הן "תכלית חוזרת", "שיתוף תודעה" ו"ספין-אפ ".
מסמך עסקי אינו מקום להפגין את כישורי אוצר המילים והדקדוק שלך או להדגיש את היצירתיות שלך. - 5ודא שהפעלים שלך לא הפכו לשמות עצם. תמיד ברור יותר לכתוב " ראשי המחלקות החליטו " מאשר לכתוב "ראשי המחלקות קיבלו החלטה."
- 6דבר על פעולה ואל תחליש את ההצהרות עם המוקדמות.
- אל תכתוב "העובדים צריכים לבחון את הנהלים, אם אפשר, במהלך המשמרת הבאה שלהם" או "אנו משנים את לוח הזמנים באופן מהותי", מכיוון שההצהרות הללו אינן ברורות כי העובדים נדרשים לעיין בהליך או שהם יכולים להתווכח. נגד שינוי לוח הזמנים.
- הצהרות לא מוסמכות כמו "סקור את הנוהל" ו"שינינו את לוח הזמנים ".
- 7ערכו רשימות במידת האפשר. אתה יכול לעשות זאת באמצעות נקודתיים ואז להפריד בין פריטי רשימה עם פסיקים "בצע את הפעולות הבאות: פתח את הדלת, הדלק את האורות וכו '." אתה יכול גם פשוט ליצור רשימה ממוספרת.
קרא גם: כיצד להשלים הצהרת פעילות עסקית?
שאלות ותשובות
- מה הפורמט של מכתב עסקי?הפניה כתוב מכתב עסקי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
