איך מתייחסים למכתב עסקי?
כדי לטפל במכתב עסקי, התחל בכתיבת שמך המלא ואחריו כתובתך בפינה השמאלית העליונה של הדף. לאחר מכן, כתוב את התאריך מתחת לכתובת, הוסף 2 שורות והקלד את שמו והכותרת המלאים של הנמען. בעקבות שם הנמען, ציין את שם תפקידו ואת שם העסק המלא. לאחר מכן, ספק את כתובת הנמען בשורה הבאה. לבסוף, הוסף שתי שורות לפני תחילת האות. כדי ללמוד כיצד לעצב את המעטפה שלך, המשך לקרוא!
כדי לטפל במכתב עסקי, התחל בכתיבת שמך המלא ואחריו כתובתך בפינה השמאלית העליונה של הדף.
כשאתה כותב ושולח מכתב עסקי רשמי, כתובת הנמען תופיע בשני מקומות - בצד החיצוני של המעטפה ובראש המכתב. שתי כתובות אלה עשויות להיות שונות במקצת באופן עיצובן. התייחסות נכונה למכתב שלך מבטיחה שמכתבך יתקבל במועד.
שיטה 1 מתוך 3: עיצוב המעטפה שלך
- 1הגדל את גודל הגופן שלך. האותיות על המעטפה צריכות להיות קריאות היטב באורך הזרוע. אם אתה מקליד את המעטפה שלך, פירוש הדבר שעליך להגדיל את גודל הגופן בהתאם.
- אם אתה כותב את המכתב שלך, דאג להשתמש בדיו שלא יימרח אם המעטפה תירטב. עטים כדורים בדרך כלל עובדים טוב. אל תשתמש בעפרון.
- 2השתמש באותיות גדולות ללא פיסוק. עיצוב נכון לכתיבת מעטפות מחייב אותך לכתוב או להקליד את כל הכותרות ללא נקודות או פסיקים. זה לא אומר שאתה צריך לאיית כל מילה - אתה עדיין יכול להשתמש בקיצורי דואר רגילים כגון "Dr" עבור "Drive".
- אם אינך מכיר קיצורי דואר רגילים, עיין במדריך באתר שירות הדואר במדינתך. המדריך של שירות הדואר האמריקני לקיצורי סיומות רחוב נמצא בכתובת https://pe.usps.com/text/pub248apc_002.htm.
- 3הצב את כתובת החזרה שלך בפינה השמאלית העליונה. השאירו מספיק מקום בקצה המעטפה, ספקו כתובת חזרה מלאה. יש להצדיק כל שורה.
- התחל עם השם החוקי המלא שלך בשורה העליונה. אין צורך לכלול שם תפקיד אלא אם כן זה יעזור להפנות את המכתב שהוחזר אליך.
- שים את כתובת הרחוב, כולל כל מספר הסוויטה או פרטי משרד, בשורה השנייה.
- העיר והמדינה או המחוז שלך, יחד עם המיקוד, צריכים לעבור בשורה השלישית. השתמש בקיצורי דואר רגילים עבור המדינה או המחוז שלך. מכיוון שאינך אמור להשתמש בפיסוק כלשהו, אל תשים פסיק בין העיר למדינה או למחוז.
- אם המכתב שלך הוא בינלאומי, שים את שם המדינה שלך בשורה האחרונה של כתובת החזרה.
אם תואר תפקידו של הנמען אינו רלוונטי למכתבך, או שאתה כותב להם באופן אישי, תוכל לבחור להשאיר את שם התפקיד בחוץ. - 4שים את כתובת הנמען בפינה השמאלית האמצעית של המעטפה. כתובת הנמען צריכה להיות מרוכזת בערך באמצע שני שליש המעטפה, כשכל שורה מוצדקת שמאלה ישירות זו מתחת זו. אם אתה משתמש באפליקציה לעיבוד תמלילים, חפש תבנית מעטפה והיא אמורה להגדיר זאת באופן אוטומטי עבורך.
שיטה 2 מתוך 3: טיפול במעטפה שלך
- 1התחל עם שם הנמען. כלול את שמו החוקי המלא של הנמען. אם אתה כולל ראשי תיבות, זכור שלא להוסיף תקופה אחרי הראשונית - רק רווח אחד. כל מידע נוסף אודות הנמען, כגון כותרת תפקיד, שיאפשר לאותיות להגיע אליהם בצורה יעילה יותר, אמור לעבור בשורה שנייה.
- 2הקלד את כתובת הרחוב המדויקת של הנמען. כלול כתובת חוקית מלאה, כולל מספר רחוב, עבור הבניין בו נמצא הנמען. זה יכול להיות רעיון טוב כדי לבדוק את כתובת הדואר על שירות הדואר האתר של המדינה שבה הבניין ממוקם.
- כל מידע אחר שיעזור להפנות את המכתב אל תוך הבניין, כגון סוויטה או מספר משרד, צריך להיכלל באותה שורה.
- 3כלול את העיר, המדינה או המחוז והמיקוד. בעת הקלדה או כתיבה של העיר, המדינה או המחוז והמיקוד, אל תשתמש בפיסוק כלשהו. למרות שבדרך כלל היית שם פסיק בין העיר למדינה בכתב, זה לא הכרחי על המעטפה.
- בדרך כלל יהיה לך רווח יחיד בין כל מילה או קבוצת מספרים. שים לב שאם אתה שולח את המכתב שלך לקנדה, יש חריג. בדואר קנדי, שים שני רווחים בין קיצור המחוז לבין המיקוד.
- 4השתמש בשורה האחרונה לשם המדינה. אם אתה שולח מכתב בינלאומי, השורה האחרונה בכתובת הנמען צריכה להיות שמורה אך ורק למדינה בה נמצא הנמען. כתוב את השם המלא של המדינה, לא קיצור.
- לדוגמה, אם אתה שולח מכתב למישהו בלונדון, היית כותב "GREAT BRITAIN" בשורה האחרונה - לא "UK" או "GB"
לדוגמא, אם הנמען עובד ב- Yahoo, כתוב את שם העסק על כתובת המכתב שלך כ- "Yahoo!", שהוא השם החוקי הרשום של העסק. - 5הוסף תרגומים לשפות ללא תווים רומאיים. אם אתה שולח מכתב בינלאומי וכתבת את הכתובת באמצעות תווים בערבית, סינית, קירילית, יוונית, עברית, יפנית או רוסית, כלול תרגום לאנגלית.
- אם אינך יודע את התרגום לאנגלית, עליך לכלול לפחות את המילים בשפה זרה בתווים רומאיים.
שיטה 3 מתוך 3: התייחסות למכתב שלך
- 1הצב את הכתובת שלך בראש מכתבך. ייתכן שיש לך נייר מכתבים הכולל את שמך וכתובתך בבאנר שמודפס לאורך החלק העליון של המכתב. אם לא, עליך להקליד את הכתובת המלאה שלך בפינה השמאלית העליונה או השמאלית העליונה של הדף.
- כל אחת מהשורות צריכה להיות מוצדקת משמאל. כלול מידע נוסף, כגון כותרת תפקידך, הרלוונטי לנושא המכתב או שיעזור למקבל לזהות אותך ביתר קלות.
- 2רשום את שם הנמען עם כותרת האדיבות המתאימה. אחרי כתובתך ושורת התאריך, החלל פעמיים ברווח והתחל את כתובת הנמען על ידי פירוט שמם המלא וכל כותרת משפטית או באדיבות, כגון "מר", "גב 'או" ד"ר ".
- עבור רופאים, ראוי להשתמש ב"דר ". לפני השם, או "MD" אחרי שמם, אך אל תשתמש בשניהם. לדוגמא: "ד"ר ג'אן ווייט" או "יאן ווייט, ד"ר
- השאירו כותרות אדיבות מגדריות כמו "מר" או "גב '" אם למקבל יש שם ניטרלי מגדרי, או אם אינך בטוח לגבי זהותו המגדרית.
- 3ספק את שם התפקיד של הנמען. השתמש בכותרת התפקיד שתואמת נכון למטרת מכתבך. אם תואר תפקידו של הנמען אינו רלוונטי למכתבך, או שאתה כותב להם באופן אישי, תוכל לבחור להשאיר את שם התפקיד בחוץ.
- המשמעות של הכללת התפקיד היא שאתה פונה למקבל בתפקיד זה. לדוגמא, אם מישהו הוא גם נשיא וגם מנכ"ל חברה, אתה יכול לפנות אליו כנשיא, כמנכ"ל או כשניהם.
- 4כלול את שם העסק. בעקבות שם הנמען וכל כותרת המשרה, עבור לשורה הבאה והקלד את השם החוקי המלא של העסק. בדוק באתר או בפרסומים עסקיים כדי לוודא שאתה מקבל את השם המדויק.
- יש לקצר מילים כמו "תאגיד" רק אם הן נעשות בשמו החוקי של העסק.
- השתמש באותיות רישיות ובחלל מילים בדיוק כפי שהן נעשות בשם החוקי של העסק, כולל תווים מיוחדים. לדוגמא, אם הנמען עובד ב- Yahoo, כתוב את שם העסק על כתובת המכתב שלך כ- "Yahoo!", שהוא השם החוקי הרשום של העסק.
כשאתה כותב ושולח מכתב עסקי רשמי, כתובת הנמען תופיע בשני מקומות - בצד החיצוני של המעטפה ובראש המכתב. - 5כתוב את כתובת הנמען. בשורות הבאות, ספק את כתובת הרחוב, הסוויטה או מספר המשרד ומידע כתובת אחר שנכתב לחלוטין ללא קיצורים ופיסוק נכון.
- השתמש במספרים עבור מספרי רחוב, אלא אם כן מספר הרחוב הוא חלק משם הבניין, כגון "One Town Plaza".
- איות את השם המלא של העיר, ואז הניח פסיק ואז הקלד את השם המלא של המדינה או המחוז ואת המיקוד.
- אם זה מכתב בינלאומי, כלול את השם המלא של המדינה בשורה האחרונה.
- 6רווח כפול לפני תחילת המכתב שלך. בעוד שהכתובת עצמה בדרך כלל צריכה להיות מרווחת יחידה, תרצה לכלול שורה ריקה לפני כתיבת ההצדעה. ואז מרווח שוב פעמיים לפני גוף המכתב.
קרא גם: איך מכינים רשימת תפוצה?
שאלות ותשובות
- האם במכתב עסקי עלי להתחיל ב"יקר... "?כן, נהוג לעשות זאת ככותרת באדיבות. "אדוני היקר", "גבירתי היקרה" או "מר ג'ונס היקר".
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
