כיצד להימנע מהפרעות והסחות דעת במהלך אירועים?

בחר את המקום המתאים לצרכים שלך. קבע את המטרות והיעדים שלך מלכתחילה. זה יעזור לך לקבוע איזה מקום מתאים לך. עשה את המחקר וקבל המלצות תוך כדי התחשבות במה שאתה מחפש להשיג.

• פרטיות עשויה להיות חיונית לאירוע שלך. אם כן, הגבל את החיפוש שלך למקומות ייעודיים עם רקורד של קייטרינג למפגשים רגישים, ברמה העליונה או בלעדית.
• נגישות עשויה להיות חשובה. יתכן שיש לך צירים שמגיעים מכל רחבי הארץ, אז התמקדו במקומות נגישים בקלות כדי להפחית את הסיכון לעיכובים.

תקשר עם המקום שלך. זהו הגורם החשוב ביותר. תקשורת ידידותית בין בעל המקום, מארגני האירוע והמארחים חשובה בקביעת דרישות האירוע. הקפידו על כל זה במהלך השיחות הראשוניות וכאשר ערכו תקציר. תמצית זו מהווה אבן הפינה להבטחת האירוע בהפרעות מינימליות, תוך התחשבות במגבלות המתקנים.

מקור צוות מתאים. במקומות מסוימים יפעל צוות הבית, בעוד שאחרים ידרשו ממך להיות משלך. כך או כך, הצוות מפעיל כוח מדהים בקביעת האם אירוע עובר בצורה חלקה או לא: צוות לא יעיל וצוות לא מועיל או לא ידוע יכול להשפיע לרעה.

• קחו את הזמן לבחון היטב את הצוותים שישגיחו עליכם ועל האורחים שלכם, ונסו לברר האם הם יהוו יותר עזרה או מכשול. גם כאשר מדובר במשפחה או חברים, תרצה לשקול את מסירותם לאירוע שלך ולקבוע אם תזדקק להם או שתוכל להסתדר בלעדיהם כעוזרים.

טיפח סביבת עבודה נעימה. פעולה זו לא רק עוזרת לספק מורל טוב אלא יכולה לעורר יעילות מכל המעורבים בפגישה או באירוע. לכן חשוב לנסות להפוך את מקום האירוע שלכם לתורם ככל האפשר לעבודה:

• זה יכול להיות דברים פשוטים כמו טמפרטורה, סידור ישיבה, תאורה טבעית. זה יכול להיות גם דברים כמו מוטיבציה ממפקחים / ראשים או תשלום.
• זה לא יוצא דופן לאכוף כלל 'אין טלפון ללא דוא"ל', במיוחד אם אלה יפריעו להעביר אירוע טוב. זה יכול להבטיח שמוח הצוות / האורחים ממוקד במשימה העומדת על הפרק, ולא בחזרה במשרד או בלחצים מהבית.

ודא כי הטכנולוגיה המשמשת לאירוע תואמת. אחד הגורמים המשמעותיים ביותר להפרעה לאירועים הוא בעיות טכניות באתר. בקש מבעלי מקום האירוע לאשר מה זמין לשימוש באירוע שלך, ולבדוק האם יהיו עלויות קשורות עבור מה שאתה צריך. זה מקובל שבמקומות, למשל, גובים תשלום נוסף עבור פריטים מסוימים, כולל שלט רחוק למקרנים, או מערכות כריזה בווידיאו. ניתן לגהץ את הבעיות הללו בביקורים קודמים לקראת יום האירוע, במיוחד כדי לבדוק אילו מכשירים שישמשו לאירוע שלך יתאימו להצעה של המקום.

• קבע מה לעשות ולמי לפנות במקרה של בעיה טכנית ביום כדי להבטיח שאם משהו ישתבש, יש נקודת קשר לפתור אותה במהירות.

שימו לב לרקע. ניתן להפנות את תשומת הלב במהלך האירועים בקלות עם רעשי רקע מיותרים, בין אם זו רכבת חולפת או ילדים מריבים בשדה המשחק. רעש רקע הוא אחד הדובים הגדולים ביותר עבור האורחים וגורם ניכר ליצירת הפרעות. מטרדים הקשורים לרעש יכולים להיות באתר כמו חומרי ניקוי או בונים. ודא כי מקום האירוע איננו חשוף מדי רעש מחוץ מופרז (קירות דקים נייר להימנע או חלונות פתיחה על מנת בכבישים סואנים למשל) כדי למזער הפרעה, ואם יש עבודות בנייה המתרחשות, בקש אזור הרחק מהאתר כדי להפחית את האירועים שלך כהפרעה או אפילו שאל אם ניתן יהיה להפסיק פעילויות כאלה למשך האירוע שלך.

בדוק את הנגישות לאורחים. היכולת להגיע למקום בקלות היא דבר שמארגני האירועים חייבים לקחת ברצינות. זה בקלות מקור לשיבוש מכיוון שהוא משפיע על הנאת האורחים עוד לפני שהם נכנסו למקום האירוע. זה יכול להציב את האירוע ברגל הלא נכונה, וכתוצאה מכך האורחים מגיעים באיחור, או להתחיל את היום מרוגז ולא מרוכז. לכן חשוב שתקבע זאת להחלטה שלך בעת בחירת מקום.

• הקפד לדון בכל חשש שיש לך לבעלי המקומות כדי לראות אם ניתן לקבוע הוראות נוספות שיסייעו לצירים גם לפני היום.

אל תעזוב את הקייטרינג עד הרגע האחרון. קייטרינג הוא לא עניין אחרון. שוב זה יהיה תלוי אם תשתמשו בשירותי קייטרינג הבית או בקייטרינג חיצוני. זהו מרכיב מכריע בכל אירוע הנשכח בקלות. אל תזלזלו בערכו של אוכל לאירועים - הוא יכול להכין או לשבור אירוע באופן יחיד וקייטרינג הוא אחד הגורמים החשובים ביותר שמייצר ערך. תבינו את זה נכון, וסביר להניח שתזכו בכל המפלגות, אחרת, זה כישלון מובהק.

• צוותי קייטרינג ייעודיים בבית יהיו בקיאים בהליכי קייטרינג לכל סוגי האירועים, ולכן יהיו מיומנים יותר בקביעת זמני הארוחות עבור מספר גדול של אורחים.
• זה לא בהכרח יכול להיות המקרה של קייטרינג חיצוני, לכן יש לנקוט בזהירות, כמו גם אוכל מדהים, שירותי קייטרינג מועברים בזמן ויכולים לספק את כל סוגי הדרישות התזונתיות.
• מרווחי מעבר לקייטרינג הם מקור נוסף להפרעה. קבעו את הזמנים הטובים ביותר לפיתוח משקאות קבלת פנים, מתאבנים, ארוחת ערב ומשקאות דיבור.
• זה גם רעיון טוב לשקול מיקום אכילה נפרד, ואם אפשר, כדי להימנע משעות העומס ערב ולהקטין עיכובים בלתי רצוי.

אפשר להתמקד בצירים לשעווה ולדעוך במהלך היום. כשאתה מכין את המסלול שלך, התמודד עם התוכן החשוב ביותר בתחילת המפגש כאשר צירים עשויים להיות ערניים יותר, ושלב כל עבודה קבוצתית או משימות מגרה יותר לאחר השפל הבלתי נמנע לאחר הארוחה, כדי להגביר את המעורבות ולהפחית הסבירות להסחות דעת פנימיות.

שקול זמני פריצה. הפסקות תקופתיות ביום במהלך האירוע יאפשרו לאורחים שינוי נוף וההזדמנות ליהנות ולהתענג ברגע האירוע. ודא שיש מספיק כיבוד, למשל, זמין לאורך כל האירוע או רק בשעות קבועות, וודא שהמשבצות משתלבות במסלול שלך.

• לעיתים משבצות פריצה לזמן מוגבל יכולות להיכנס עם פריטים אחרים במסלול, כך שרעיון טוב הוא להציע כיבוד ללא הגבלה במהלך כל האירוע כדי לתת גמישות לאורחים לעזור לעצמם מתי.
• נקודות מים לשתייה עם מקררי מים יכולות להציל את הנציגים המסתובבים לשתייה באמצע הדרך.