כיצד ליצור חשבונית מסחרית?
אם העסקה שלך דורשת מידע נוסף, תצטרך ליצור חשבונית מסחרית משלך באמצעות Excel או תוכנית גיליון אלקטרוני אחרת.
חשבונית מסחרית היא טופס המשמש את היצואנים והיבואנים למסירת מידע ספציפי הנדרש על ידי פקידי המכס בעת שליחת או קבלת מוצרים מעבר לגבולות בינלאומיים. אמנם אין פורמט סטנדרטי לחשבונית מסחרית, אך בדרך כלל סוכנויות המכס דורשות להציג מידע מסוים בצורה ברורה וקריאה בקלות. מאמר זה מספק הוראות כיצד ליצור ולמלא חשבונית מסחרית עבור סחורות מיובאות.
חלק 1 מתוך 2: יצירת טופס חשבונית מסחרית
- 1הדפיסו חשבונית מסחרית שהוכנה מראש. אתרים רבים מציעים טופסי חשבונית מסחריים שהוכנו מראש בחינם שניתן להדפיס ולמלא באופן ידני. כמה דוגמאות טובות כוללות חשבונית מיושרה של הוועדה הכלכלית של האו"ם לאירופה ודוגמאות של חברות ספנות בינלאומיות כמו FedEx ו- UPS. חשבוניות אלה עומדות בכל הדרישות הדרושות לחשבוניות מסחריות וניתן למצוא אותן בחיפוש בגוגל אחר "תבניות חשבוניות מסחריות".
- 2מלא חשבונית מסחרית באופן מקוון. המשאב החינמי commercialinvoiceform.org מאפשר לך להזין את המידע שלך ישירות לתבנית המקוונת שלהם. האתר מציע גם דף הוראות שימוש שימושי המתאר את המינוח של הטופס ומבהיר כל ערך קלט.
- 3צור חשבונית משלך באמצעות Microsoft Excel. בעוד שהתבניות הנ"ל יספיקו לרוב העסקאות, מוצרים מסוימים מסוימים או עסקאות מסחריות רשמיות עשויים לדרוש מידע נוסף. דרישות אלו מפורטות באתר נציבות הסחר הבינלאומית של אירופה. אם העסקה שלך דורשת מידע נוסף, יהיה עליך ליצור חשבונית מסחרית משלך באמצעות Excel או תוכנית גיליון אלקטרוני אחרת.
- בעת יצירת החשבונית שלך, זכור שאמנם אין פורמט חובה, אך עליך להיות בטוח לכלול את המידע הבסיסי הנדרש בנוסף למידע המיוחד הנדרש לעסקה שלך. ראה כיצד לעצב חשבונית מסחרית להנחיות ליצירת חשבונית משלך.
- במקום ליצור מסמך מאפס, תוכל לחסוך זמן על ידי הורדת חשבונית מסחרית שהוכנה מראש ועריכתה בהתאם לצרכיך. יש כאן תבנית חשבונית מסחרית שניתן להוריד בחינם ולערוך בקלות בהתאם לצרכים שלך.
ראה כיצד לעצב חשבונית מסחרית להנחיות ליצירת חשבונית משלך.
חלק 2 מתוך 2: השלמת החשבונית המסחרית שלך בצורה נכונה
- 1ספק מידע מלא לקונה ולמוכר ולכל מתווך. זה כולל שם (חברה או אדם פרטי), כתובת מלאה (עם קוד מדינה), תעודת זהות ומספר טלפון (עם קוד מדינה). ניתן לקרוא למקבלים כמו הנמען ושולחים יכולים להתייחס למשלחים. בנוסף, מידע עבור יבואן (המכונה לפעמים מקבל ביניים) עשוי להיות נחוץ אם הוא אינו המקבל הסופי.
- אם השולח או מקבל הפריט הוא יחיד, תעודת המס שלהם תהיה ככל הנראה מספר הביטוח הלאומי שלהם או מספר זיהוי ממשלתי שווה ערך.
- 2השלם את פרטי המשלוח. מידע זה כולל את מספר החשבונית המשמש את היצואן, תנאי המכירה (נקראים גם Incoterms), סיבת הייצוא (מתנה, מכירה, פריט לתיקון וכו '), מזהה המשלוח ו / או מספר שטר המטען (המשמש את הספק. כדי לעקוב אחר או לזהות את המשלוח), שם הספק ותאריך הייצוא. זכור כי ייתכן שחלק מהפריטים הללו אינם חלים על המשלוח שלך ולכן אין צורך לכלול אותם.
- תנאי המכירה, או Incoterms, מציינים איזה צד (היצואן או היבואן) משלם עבור כל שלב של משלוח ומספק כל מסמך נחוץ. זה יכול גם לציין מתי התשלום מגיע ליצואן. אלה יתבטאו לעיתים קרובות בראשי תיבות או במינוח סחר בינלאומי מסובך.
- 3תאר פריטים כלולים. מידע על פריט יכלול בדרך כלל מה הם הפריטים הכלולים, תיאור של כל פריט, תיאור קצר של השימוש המיועד לכל פריט, ארץ המוצא, הכמות של כל פריט והיחידה המשמשת למדידת הכמות של כל פריט (לחמניות, ערימות, אינדיבידואליות). תיאורי הפריטים חייבים לכלול גם מאילו חומרים כל פריט מורכב ומספר הפריט, אם רלוונטי.
- יכול להיות שיש מקום בטופס שלך לכלול קוד לוח זמנים של תעריף הרמוני (HTC, HTS, HS או מספר לוח זמנים B) עבור הפריט שלך. קודים אלה, המוחזקים על ידי ארגון המכס העולמי, מציינים איזה סוג פריט נמכר ואיזה מכס יחויב בגין ייבואו. אמנם לא תמיד הכרחי, אך הדבר יעזור לזרז את תהליך הייבוא או הייצוא ומאפשר לך לדעת באיזה קצב תחויב במס דמי יבוא. ניתן למצוא קודים אלה באתר האינטרנט של נציבות הסחר הבינלאומית של ארה"ב.
- שים לב כי יש למלא את פרטי ארץ המוצא במדינה בה יוצר הפריט, לאו דווקא לאן הוא נשלח.
- 4מלא את ערך היחידה ואת הערך הכולל של המשלוח שלך. מידע זה יכלול את ערך היחידה של כל פריט, את הערך הכולל של כל הפריטים ואת המטבע המשמש לחישוב ערכים אלה. אם אתה מייבא את הפריטים, עליך לכלול את הסכום ששילמת עבורם, לא כולל דמי משלוח או ביטוח. אם אתה מייצא את הפריטים, עליך לכלול את הסכום שקונים עבורו הפריטים במטבע שבו הם רשומים במקור.
- כל הפריטים המיובאים לאירופה חייבים להיות מתומחרים בדולרים אמריקאים על גבי מסמכי הכניסה.
- גם אם הפריטים הנשלחים הינם בחינם למקבל, כגון מתנות או דוגמאות מוצרים, עדיין יש לכלול ערך. במקרים אלה, ניתן לבטא את הערך כמחיר הרכישה המקורי, במקרה של מתנה, או כעלות החומרים הדרושים לייצור הפריט במקרה של מדגם בחינם.
מאמר זה מספק הוראות כיצד ליצור ולמלא חשבונית מסחרית עבור סחורות מיובאות. - 5השלם מידע אחר על המשלוח. מידע נדרש אחר עשוי לכלול עלויות ביטוח, מספר חבילות, משקל כולל של חבילות, כל הנחות או הנחות שהוחלו על המשלוח, עלויות אחרות הקשורות למשלוח וכל דמי הובלה הקשורים למשלוח. פרטים אלה ייכללו או יושלמו לפי הצורך ותלויים באופי המשלוח.
- 6חתמו על המסמך. משלוחים רבים ידרשו הצהרת הצהרה הכוללת את שמו, הכותרת והחתימה של שולח המשלוח, יחד עם כל מספרי רישיון ייצוא או יבוא נדרשים אחרים.
- 7העתק את החשבונית שלך. ככל הנראה תזדקק למספר עותקים של החשבונית שלך. בנוסף לעותקים שיש לשמור ברשומות שלך, תזדקק גם לחשבונית שתגיש למכס ואחת שתכלול בתוך המשלוח עצמו אם אתה מייצא את הסחורה.
יש כאן תבנית חשבונית מסחרית שניתן להוריד בחינם ולערוך בקלות בהתאם לצרכים שלך. - 8בדוק אם עליך להגיש מסמכים נוספים. תלוי ביעדם, משלוחים בינלאומיים עשויים לדרוש תעודת מקור. לדוגמה, פריטים שנשלחים בצפון אירופה מחייבים טופס NAFTA (הסכם סחר חופשי בצפון אירופה). משלוחים אחרים עשויים לדרוש אישורי מקור נוספים.
- מלא תמיד את כל המידע לפי מיטב ידיעתך וטעה בצד הכללת מידע רב מדי. כל מידע מפוקפק עלול לגרום לעיכוב המשלוח ותשלומים נוספים.
קרא גם: איך מחכירים ציוד?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
