כיצד להקים באופן חוקי רשימת ספקים מועדפת?
לפני שתוכל ליצור רשימת ספקים מועדפת, עליך לדעת אילו סוגי מוצרים החברה שלך קונה על בסיס קבוע.
אם אתה מנהל עסק ואתה צריך לרכוש אספקה על בסיס קבוע, עליך לשקול להקים רשימת ספקים מועדפים. רשימת ספקים מועדפים מאפשרת לעובדים שלך לקנות אספקה חשובה על בסיס קבוע מספקים מאושרים שקיבלו תמחור קבוע. על מנת ליצור רשימת ספקים מועדפת, יהיה עליך לאסוף מידע חשוב מספקים פוטנציאליים, להעריך את המידע שאתה מקבל וליצור את הרשימה שלך על סמך מידע זה.
חלק 1 מתוך 4: איסוף פרטי ספק
- 1הערך את צרכי הספק שלך. לפני שתוכל ליצור רשימת ספקים מועדפים, עליך לדעת אילו סוגי מוצרים החברה שלך קונה על בסיס קבוע. אלה הפריטים שתרצו למצוא עבורם ספקים מועדפים. התחל בשאול כל מחלקה בחברה שלך במה הם משתמשים ביותר. לדוגמה, אם יש לך מחלקת ה- IT, הם עשויים לומר שהם משתמשים מודמים, כונני פלאש, ו כוננים קשיחים חיצוניים כל הזמן. אם יש לך מחלקה מנהלית, הם עשויים לרכוש ברציפות דיו, טונר, נייר, עטים ועפרונות.
- בנוסף לשאול כל מחלקה בודדת מה הם בדרך כלל רוכשים, חשוב על החברה כולה. יכול להיות שאף מחלקה אחת לא קונה הרבה נייר מדפסות, אבל החברה שלך בכללותה יכולה. לכן, אל תשכח להסתכל על החברה שלך בקנה מידה גדול וגם קטן.
- 2מצא פרטי קשר עבור ספקים שונים. לאחר שתדע אילו סוגי מוצרים החברה שלך קונה על בסיס קבוע, תצטרך למצוא ספקים המספקים את כל המוצרים הללו. מצא ספקים מרובים לכל מוצר שאתה זקוק לו כדי שתוכל להשוות בין הכישורים של כל ספק ויכולתו למלא את הצורך שלך. ככלל אצבע, נסה למצוא 10-15 ספקים לכל מוצר שאתה רוכש באופן קבוע.
- ערוך חיפוש מהיר באינטרנט כדי לנסות למצוא ספקים. לדוגמה, השתמש בגוגל והקלד משהו כמו: "ספקים לנייר מדפסת, דיו ומחסניות."
- בדוק גם עם ספקים מחוץ למדינה. אמנם תצטרך לשלם עלויות משלוח נוספות כדי לקבל את המוצרים שלך אליך, אך המחירים שלהם עשויים להיות כל כך טובים שזה מפצה על המשלוח המוגדל. לדוגמא, נניח שספק במדינה גובה 190 € עבור כל הזמנת מחסניות דיו בתפזורת וישלח אותן בחינם. לאחר מכן, נניח שספק מחוץ למדינה יגבה 130 אירו עבור כל הזמנת מחסניות דיו בתפזורת וישלח כל הזמנה תמורת 34 אירו. בתרחיש זה, העלות הכוללת של השימוש בספק המדינה תהיה 190 אירו ואילו העלות הכוללת של השימוש בספק מחוץ למדינה יהיה 160 €
- כשאתה מוצא ספקים אפשריים, רשום את פרטי הקשר שלהם כדי שתדע לאן לשלוח בקשות והתכתבויות אחרות בזמן שאתה עובד ליצירת רשימת ספקים מועדפים.
- 3צור טופס בקשה למידע (RFI). RFI הוא המסמך הרשמי שתשלח לכל ספק פוטנציאלי. מסמך זה יבקש מכל ספק להשיב למספר פניות כדי שתוכלו לקבל מושג אילו ספקים יתאימו. יש ליצור את הטופס באמצעות נייר מכתבים רשמי של החברה ויש להקלידו במחשב באמצעות גופן קריא (למשל, Times New Roman).
- חפש באופן מקוון תבניות שבהן תוכל להשתמש. אם אתה מוצא תבנית, הקפד להתאים אותה בהתאם לצרכים שלך. לא פשוט להעתיק ולהדביק את כל מהתבנית על נייר המכתב שלך.
- 4כלול בקשה למידע אישי. לאחר הקדמה קצרה הכוללת מידע המסביר לספקים על בקשתך, התחל בבקשה לקבל מידע אישי של כל ספק. זה צריך לכלול את שם החברה, כתובת, מספר טלפון, כתובת דוא"ל, נקודת קשר ומספרי זיהוי מס.
- 5בקש תמחור. החלק הבא של ה- RFI שלך צריך לבקש מהספקים לצרף תמחור עבור המוצרים שאתה רוכש לעתים קרובות. מסמך תמחור איכותי יכיל רמות מחירים עבור אפשרויות שונות, כולל מוצרים באיכות גבוהה יותר ונמוכה יותר, הזמנות בכמויות גדולות ונפרדות, ועלויות משלוח שונות בהתאם למהירות שאתה זקוק לגישה למוצרים. בנוסף, מסמכי תמחור עשויים לכלול תיאור של שירותים אחרים המסופקים על ידי הספק, אשר יכול לכלול פתרון בעיות, תמיכה אישית ושירותי התקנה.
- 6אמת את ההיסטוריה של כל חברה. כל RFI שתשלח לספקים פוטנציאליים צריך לכלול בקשה למסמכים ארגוניים מסוימים שיאפשרו לך להעריך את היציבות והחוקיות של הספקים איתם אתה יכול לבחור לעבוד. לדוגמה, ייתכן שתבקש מכל ספק אפשרי לשלוח לך הוכחת טופס ביטוח שבו תוכל להשתמש כדי לוודא שלכל ספק יש את הסכום המתאים לביטוח. בנוסף, תוכל לבקש מכל ספק להגיש רשימת עובדים כדי שתוכל לבדוק את שמותיהם מול רשימות מעקב ממשלתיות, מאגרי מידע פליליים ומאגרי מידע חשופים פוליטית.
- 7ברר לגבי מידע אחר שעשוי להיות חשוב לך. RFI שלך צריך לגעת בכל מה שאתה חושב שנחוץ כדי לקבל החלטה מושכלת. אם אתה הולך לעבוד עם ספק ספציפי, עליך לדעת:
- כשהחברה התחילה
- מה האסטרטגיה שלהם
- מה צורת העסק שלהם
- איזה סוג לקוחות יש לספק
- היציבות הפיננסית של הספק
- שיא המסירה שלהם
- מעורבותם בקהילה
- התהליך שלהם ליישוב סכסוכים
- 8שלח את ה- RFI שלך לכל ספק אפשרי. לאחר סיום ה- RFI שלך, שלח אותם בדואר לכל מועמד ספק שיש לך. לצד כל RFI, שלחו מכתב היכרות מהיר המסביר כי אתם מנסים להרכיב רשימת ספקים מועדפים. אנא בקשו שיסיימו את ה- RFI ויחזירו אותו בהקדם האפשרי. הודע לכל ספק כי עליהם להרגיש חופשיים לכלול מידע נוסף נוסף, גם אם הוא לא מתבקש במפורש, אם הוא חושב שזה יעזור לך לקבל החלטה.
- 9הגש כל תגובה. כאשר אתה מקבל RFIs שהושלמו, הגש אותם בערימות מסווגות. לדוגמה, שמור על כל ספקי הדיו והטונר יחד וכל ספקי הכונן הקשיח החיצוני ביחד. תן לכל ספק זמן סביר להשלים ולשלוח בחזרה את ה- RFI שלהם לפני תחילת תהליך הבדיקה.
על החברה שלך לבדוק את רשימת הספקים המועדפים כל כמה זמן כדי לוודא שהיא מעודכנת ועובדת עבור החברה.
חלק 2 מתוך 4: הערכת התוצאות
- 1בנה צוות ביקורת. כשמגיע הזמן לבחון את ה- RFI שהושלמו, חבר צוות עובדים כדי להעריך אותם. הצוות שהרכבת צריך להיות חתך מגוון של החברה שלך, כך שכל מחלקה מיוצגת וכך תקבל כמה שיותר נקודות מבט שונות. ודא שאתה כולל מומחים פיננסיים ועורכי דין כדי שיוכלו לבדוק כל RFI מנקודת מבטם המקצועית.
- 2מסך להתאמה ראשונית. לאחר שנוצר הצוות שלך, קח זמן על בסיס שבועי לשבת יחד ולהקרין RFI. תהליך הסינון הראשוני צריך להסתכל על כריתת ספקים שאינם תואמים את צרכיך. לדוגמא, אם ספק מגיש RFI המציין כי הוא יכול לספק מחשבים ניידים בלבד, אך לחברתך אין צורך במחשבים ניידים, תוכל לעבור אותם מהרשימה במהירות.
- בנוסף, חפש ספקים שאינם מתאימים לסגנון הארגוני שלך. לדוגמא, אם ספק מבקש תשלום כל 15 יום, אך החברה שלך משלמת רק בתשלומים חודשיים, ייתכן שתרצה להעלים אותם מהרשימה.
- 3חפש דגלים אדומים ב- rfis שהוחזר. יש לבדוק את כל ה- RFI הנותרים בכדי להתאים ולהעפיל. על כל מבקר לרשום הערות ולעקוב אחר כל הדגלים האדומים שצצים בפרטי RFI מסוימים. דגלים אדומים יכולים להיות כל מה שמספק הפסקה של סוקר לגבי השימוש באותו ספק מסוים ברשימה המועדפת עליך. אם אתה מוצא יותר מדי דגלים אדומים ב- RFI אחד, יש להסיר את הספק הזה. דגלים אדומים נפוצים ב- RFI כוללים:
- משאבים כספיים לא מספקים
- שיא ביצועים גרוע
- מוניטין לא ישר
- אחריות אזרחית או פלילית קודמת
- היסטוריה של הונאה
- מבצעים שנראים טובים כנכונים
- מבנים ארגוניים שאינם הגיוניים
- 4ערכו ראיונות עם ספקים אפשריים. לאחר שתצמצם את רשימת הספקים האפשריים שלך, פנה לכל אחד מהם וערוך בדיקת רמה שנייה. הודע לכל ספק כי הם הגיעו לשלב הביקורת השני. עליך גם לומר להם שתרצה לראיין כמה עובדי מפתח שייתכן שתעבוד איתם אם יופיעו ברשימת הספקים המועדפת עליך. כשאתה מקיים ראיונות אלה, שמור על השאלות הקשורות לקשר העסקי שאתה עשוי ליצור.
- לדוגמה, תוכלו לשאול כיצד העובד מטפל בהזמנות שהם מקבלים, כיצד הם מחייבים, והאם אי פעם היו להם בעיות עם חברות איתם עבדו בעבר.
- 5בדוק את המוניטין של הספק. בנוסף לראיין עובדים בחברת הספק, שאל שאלות של אנשים אחרים בענף הספק. כאשר אתה מראיין אנשים אלה, שאל על המוניטין של הספק ושלמותו. אנשים אלה יעניקו לך לעתים קרובות את המידע הכנה ביותר של כל אחד. עם זאת, היזהר כשאתה שואל שאלות לתחרות של ספק. אנשים אלה יהיו לעתים קרובות מוטים וייתכן שלא יתנו לך תשובות כנות לחלוטין. נסה לדבוק במידע אובייקטיבי ככל שתוכל למצוא.
- 6בצע ביקורים באתר. כרמת ביקורת סופית לכל הספקים שהגיעו עד כה, שלחו בקשה לבקש גישה למקום העסק שלהם. השתמש בהזדמנות זו לבדיקת הנהלים כדי לוודא שהמתקנים שלהם תקינים ושעובדיהם מוכנים למלא את צרכיך.
- נפגש עם עובדי מפתח איתם אתה עובד ושקול אם הספק יתאים לעסק שלך.
כשזה קורה, בדוק את מקומם ברשימת הספקים המועדפים עליך וקבע אם ספקים אחרים עשויים לתת לך עסקה טובה יותר.
חלק 3 מתוך 4: יצירת הרשימה שלך
- 1בקש שכל ספק יחתום על גיליון תנאים. כשיש לכם רשימת ספקים שעומדים בכישוריכם ויכולים להציע את המוצרים שלהם במחיר מקובל, שלחו מכתב לכל אחד ויודיע להם כי ברצונכם להוסיף אותם לרשימת הספקים המועדפים עליכם. כתנאי הכרחי להיכלל ברשימת הספקים המועדפים עליך, על כל ספק להידרש לחתום על דף התנאים וההגבלות. מסמך זה יפרט את תנאי ההסכם שלך עם כל ספק. זה צריך לכלול, בין היתר, את תמחור המוצרים שלהם, איך צריך לעשות סדר, איך החיוב יעבוד, ואיך יישוב סכסוך.
- 2צור רשימת ספקים. לאחר מכן יש להכניס את כל הספקים החתומים על גיליון התנאים וההגבלות שלך לרשימת הספקים המועדפת הסופית שלך. חפש באופן מקוון תבניות שבהן תוכל להשתמש. עם זאת, התוכן של רשימת הספקים המועדפים עליך חשוב יותר מהפורמט שלה.
- 3כלול את המידע האישי החשוב של הספק. יש לסווג את רשימת הספקים המועדפים עליך לפי מחלקה, כך שכל אחת ממחלקות החברה שלך תוכל למצוא בקלות למי לפנות לצרכי מוצר שונים. תחת הכותרת של כל מחלקה צריכה להיות רשימה של ספקים מאושרים עבור כל המוצרים השונים שהמחלקה רוכשת בדרך כלל. כל עובד בחברה שלך אמור להיות מסוגל להסתכל ברשימת הספקים המועדפים ולקבוע:
- שם הספק
- פרטי יצירת הקשר של הספק
- המוצרים שכל ספק אושר למכור
- התמחור של כל מוצר
- 4הפץ את הרשימה שלך לעובדים הדרושים. לאחר השלמת הרשימה שלך, העביר אותה למי שזקוק לגישה אליה. לרשימה זו עשוי להיות מלווה תזכיר פנימי של החברה המסביר מה הרשימה וכיצד יש להשתמש בה.
על מנת ליצור רשימת ספקים מועדפת, יהיה עליך לאסוף מידע חשוב מספקים פוטנציאליים, להעריך את המידע שאתה מקבל וליצור את הרשימה שלך על סמך מידע זה.
חלק 4 מתוך 4: מעקב אחר תוצאות
- 1הגדר מדיניות פנימית לבדיקה. לצד יצירת רשימת ספקים מועדפים, עליך לקבוע מדיניות לבדיקת הרשימה מעת לעת. יש לבדוק את הרשימות הללו מכיוון שקרוב לעסקים, שינויים בתמחור ובעיות מתעוררים. על החברה שלך לבדוק את רשימת הספקים המועדפים כל כמה זמן כדי לוודא שהיא מעודכנת ועובדת עבור החברה.
- הרבה חברות יבדקו את הרשימות שלהן כל שנתיים או שלוש.
- 2הערך את תוצאות הרשימה הראשונית שלך. כשאתה יוצר את רשימת הספקים המועדפים הראשונית שלך, בדוק את התוצאות לאחר מספר חודשים שהשימוש בה היה. אתה רוצה לעשות זאת כדי לוודא שאתה חוסך כסף ומשתמש ברשימה במלוא הפוטנציאל שלה.
- 3דון בשינויים במחירים כאשר הם מתעוררים. הספקים לרוב יעלו מחירים לאורך זמן. כשזה קורה, בדוק את מקומם ברשימת הספקים המועדפים עליך וקבע אם ספקים אחרים עשויים לתת לך עסקה טובה יותר. חלק גדול מלהיות ברשימת ספקים מועדפים הוא לקבל תמחור מועדף. אם המחיר אינו תקין, אל תמשיכו בקשר.
- 4חפש שחקנים חדשים. בדיוק כמו שספקים ותיקים ברשימה שלך עשויים לצאת לעסקים, ספקים חדשים יתקיימו שלא היו כאשר יצרת את הרשימה הראשונית שלך. בדוק את השוק מעת לעת וחפש ספקים חדשים. לעתים קרובות, חברות חדשות יותר יציעו מבצעים נהדרים שיעזרו להם להשיג עסק עקבי.
- 5בדוק את הרשימה שלך לגבי חשבונות לא פעילים. אחד הדברים האחרונים שאתה יכול לעשות כדי לסקור את רשימת הספקים המועדפים עליך הוא לבדוק ולראות אם משתמשים בספקים מסוימים. במקרים מסוימים, מחלקות מסוימות בחברה שלך עשויות להעדיף ספק אחד ברשימה על פני אחר, וייתכן שספק אחר לא עושה עסקים מול החברה שלך. אם אתה מוצא ספק שנמצא ברשימה שלך אך אינו פעיל (כלומר, אינו עושה איתך עסקים), שקול להוריד אותם מהרשימה כדי לפנות מקום לספק אחר.
קרא גם: איך להפוך לעסק ירוק?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
