כיצד להקים מערכת לניהול נכסים?
מערכת לניהול נכסים היא התהליך בו משתמש העסק כדי להפיק את המרב מהנכס שלהם.
מערכת לניהול נכסים היא התהליך בו משתמש העסק כדי להפיק את המרב מהנכס שלהם. מערכת זו מבקשת גם להפחית את עלויות הרכישה והתחזוקה של נכסים אלה, וכן לוודא כי הלקוח מקבל את המוצר, השירות או התוכן הנכונים אותם הוא מבקש במהירות וביעילות. מערכת זו מיושמת בכל ההיררכיה של העסק ועליה להיות עקבית בכל הנכסים. ניתן להקים מערכות ניהול נכסים פיזית או באמצעות תוכנה מיוחדת, ויכולות לנהל נכסים פיזיים, תוכנה או מדיה דיגיטלית. השתמש בשלבים הבאים כדי להגדיר את מערכת ניהול הנכסים שלך.
שיטה 1 מתוך 3: יצירת מערכת לניהול נכסים
- 1הגדר את הנכסים שלך. זהה את כל הנכסים המנוהלים או בבעלות העסק שלך. נכסים הם פריטים, פיזיים, דיגיטליים או בלתי מוחשיים, שיש להם ערך לעסק שלך. נכסים יכולים להיות כל דבר, החל מנכסים קבועים כמו מכונות, רכבים או מבנים וכלה בתוכן דיגיטלי או בתוכנה. הגדר דברים אלה כפי שהם חלים במיוחד על העסק שלך. אילו חפצים מייצרים ערך עבורכם?
- הנכסים שלך מכונים יחד תיק הנכסים שלך.
- 2ערוך מלאי של הנכסים שלך. כדי לקבל תמונה טובה של תיק הנכסים הנוכחי שלך ועלויות הנכסים העתידיות שלך, יהיה עליך לספור, לארגן ולהעריך את הנכסים שיש לך כרגע. כדאי גם לדאוג להעריך את מצב הנכסים ולשים לב למקום בו הם נמצאים פיזית.
- יש להעריך את שווי הנכס באמצעות חישוב שווי השוק ההוגן. סכום זה מייצג את שווי המכירה הפוטנציאלי של הנכס, ולא את שוויו היחסי, הכלכלי או הספרי. זה לא זהה לבסיס הפחת של החברה שלך עבור נכסים שאתה משתמש בהם לצורך מיסים ודוחות כספיים.
- 3להבין את הביקוש לנכסים. העניין כאן הוא לקבוע כמה ערך צריך ליצור על ידי הנכסים שלך. זה משלב ביקוש ליצירת ערך של בעלי מניות, דרישה למוצרי לקוחות ודרישות רגולטוריות. מידע זה יעזור לך לקבוע רמת שירות, אשר כאן מתייחסת לכמה, באיזו תדירות, או כמה פעמים תצטרך להשתמש בכל נכס כדי ליצור ערך.
שיטה 1 מתוך 3: יצירת מערכת לניהול נכסים. - 4קבע את העלות הכוללת של כל נכס לאורך חייו. לאחר קביעת רמת השירות של הנכס, יהיה עליך לקבוע את עלות האחזקה, השירות או התיקון של הנכסים כדי לשמור על רמת שירות זו. עלויות תיקון ישלבו את עלות התיקון בפועל עם הסבירות שהנכס ידרוש תיקון לאורך חייו.
- 5הפחת את הסיכון. מדוד את הסיכון הנכסי כדרך לזהות ולמזער את החשיפה שלך לסיכון. סיכון הנכס כולל את הסיכוי שהנכסים שלך יתפרקו או לא יצליחו לספק ערך הולם ואת העלות של כישלון זה. על ידי ניתוח מידע זה, אתה יכול להעריך את העלויות הפוטנציאליות של הנכסים שלך לאורך זמן ולמצוא דרכים למזער את הסיכון. לדוגמה, תוכל לתכנן תהליכים להחלפת נכסים מסוכנים או להשתמש באופן זמני בנכסים חלופיים במקוםם. זה יקטין את עלות הנכס שנכשל.
- אתה יכול להשתמש בטבלת הסתברות כדי לסייע לך בהערכה זו.
- 6צמצם את העלות. חפש דרכים לייעל את היעילות ברכישה, ניהול, אחזקה, העברה או שימוש בנכסים שלך. זה בעיקר תלוי באופי הנכסים של העסק שלך. חישוב העלות של אחזקת נכסים לאורך תקופה ארוכה והחליט אם יהיה יותר משתלם להחליף רק. לחלופין, תוכל למצוא שיטות יעילות יותר להעברת הנכסים שלך לפי הצורך. התייעץ עם צוות ההנהלה שלך בכדי לבחון רעיונות להפחתת עלויות.
שיטה 2 מתוך 3: שימוש בניהול נכסי תוכנה
- 1קבע את צרכי ניהול הנכסים שלך. לפני שתבחר את תוכנת ניהול הנכסים המתאימה לעסק שלך, עליך לבדוק את סוג הנכסים שברצונך לנהל. עליכם לשקול גם מה המטרות שלכם ביישום מערכת זו. מה אתה מנסה להשיג או לפתור על ידי ביצוע שינוי זה? האם יש מבנים ארגוניים או ניהוליים שמערכת זו תצטרך להשתלב בהם? חשיבה על שאלות אלה יכולה לעזור לך לבחור את התוכנה המתאימה לניהול נכסים.
- כדאי גם לשקול האם עלות יישום מערכת מסוג זה תהיה גבוהה יותר מהערך שהיא תביא לעסק. יתכן והטרחה בשינוי הכל סביב המערכת הזו תחזיר אתכם יותר מכפי שהמערכת תקדם את העסק שלכם.
- 2בחר תוכנה שתתאים לסוגי הנכסים השונים. אלה יכולים להיות רכיבי IT, non-IT ורכוש אחר בהתאם לדרישותיך. בחירת התוכנה שלך תלויה גם בגודל ומורכבות תיק התוכנה שלך. חשבו על יעדיכם ביישום מערכות מסוג זה וודאו שהן מושגות באמצעות התוכנה שבחרתם.
- לדוגמה, כמה תוכניות ניהול נכסים מכובדות שיש לקחת בחשבון כוללות: mHelpDesk, Microsoft Dynamics CRM, Spiceworks, NetSuite ו- Samanage.
השתמש בשלבים הבאים כדי להגדיר את מערכת ניהול הנכסים שלך. - 3התחל עם ניסיון בחינם. זה יעזור לך להכיר את תכונות התוכנית. לאחר מכן תוכל לבחור בין הגרסאות השונות המסופקות על ידי ספק התוכנה. בדוק כל מגוון של התוכנית והעריך אותו על מנת להקל על השימוש ובאיזו מידה הוא משתלב בשאר הארגון שלך.
- 4בדוק את היעילות של אותה תוכנת ניהול נכסים מסוימת. לדוגמא, בדוק האם הוא כולל ביקורת PC מלאה וגילוי חומרה, גילוי ושימוש בתוכנה, גילוי אוטומטי של נכסים אחרים בפורמט ידידותי למשתמש לגישה נוחה.
- ודא שהתוכנה שלך מבטיחה ניהול רישיון תוכנה ועמידה בה ועוזרת בביקורת תוכנה.
- 5הגדר את תוכנת ניהול הנכסים שלך. רכוש את התוכנה והפעל את ההתקנה במערכת שלך בהתאם להוראות. התוכנה תנחה אותך ככל הנראה לבצע מלאי של תוכנתך ורכיבי המערכת שלך.
שיטה 3 מתוך 3: הגדרת ניהול נכסים דיגיטליים
- 1גלה את צרכי האחסון שלך. ניהול נכסים דיגיטליים (DAM) מתייחס למערכת שמנהלת תוכן ומידע מדיה דיגיטלי, כולל דברים כמו תמונות, קבצי שמע, מידע על שוק, קטעי וידאו ומידע לקוחות, בין היתר. ניתן לנהל תוכן זה בקלות באמצעות תוכנת DAM. כדי לקבוע באיזה סוג מערכת DAM להשתמש, תחילה עליך להעריך את הנכסים שלך. לדוגמה:
- מה נפח הנתונים והתוכן שלך? קבע מדידה בטרה-בתים או ג'יגה-בייט.
- כיצד מעוצבים הנתונים / התוכן? באילו סוגי קבצים אתה משתמש?
- 2קבע את צרכי הגישה לנכס שלך. גורם חשוב נוסף בקביעת איזה סוג תוכנת DAM להשתמש הוא מי צריך גישה לתוכן ומתי הם זקוקים לו. חשבו היכן יתקיים גם התוכן. האם התוכן יאוחסן בשרת שלך ונגיש באמצעות ה- DAM או יישמר בענן? בנוסף, בדוק אם גורמים חיצוניים, כמו לקוחות או ספקים, יצטרכו לגשת למערכת. זה יכול להיות קל יותר עם כמה חבילות תוכנה של DAM מאשר אחרות.
ניהול נכסים דיגיטליים (DAM) מתייחס למערכת שמנהלת תוכן ומידע מדיה דיגיטלי, כולל דברים כמו תמונות, קבצי שמע, מידע על שוק, קטעי וידאו ומידע לקוחות, בין היתר. - 3מצא מערכת DAM לשימוש. קיים שוק גדול עבור תוכנות DAM עם מתחרים רבים ושונים המציעים אפשרויות מעט שונות. חלק מהאפשרויות הללו מבוססות אינטרנט וחלקן מותקנות במערכת שלך. הם מציעים מגוון עצום של שירותים שונים ויכולים לטפל בכמויות נתונים שונות. חלק מהמערכות הפופולריות יותר כוללות:
- קנטו.
- Celum.
- נוקסו.
- EnterMedia.
- להרחיב.
- 4הפעל את מערכת ה- DAM שלך. השווה בין אפשרויות ה- DAM השונות ובחר אפשרות שתתאים לצרכים שזיהית קודם. מכאן תוכלו לנסות ניסיון ללא תשלום אם ספק התוכנה מציע. אחרת, אתה יכול פשוט לרכוש את התוכנה ולהתחיל לטעון את הנתונים שלך. התהליך המדויק ישתנה בין ספקים לפלטפורמות תוכנה, אך צפו לעבוד עם התוכנה כדי להעלות את היקף התוכן שלכם ואז להגדיר את ההפצה והאחסון שלכם לפי הצורך.
תגובות (2)
- זה באמת מועיל בראיונות שלי ובהגדרת תבנית ניהול הנכסים העסקיים שלי.
- סקירה מצוינת כיצד ליצור DAM. מלא במידע ומלא עצות נהדרות. כל 3 השיטות יעבדו, זה פשוט למצוא את השיטה המתאימה לך.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
