כיצד לנהל מבקרים ורגולטורים?
כל איש עסקים חושש מהחדשות שמגיעים רואי החשבון או הרגולטורים.
כל איש עסקים חושש מהחדשות שמגיעים רואי החשבון או הרגולטורים. אתה יכול לנהל את התהליך באופן יזום כדי להפחית את ההפתעות ולהפוך את התהליך ליעיל יותר. צעדים אלה מנהלים את הציפיות שלהם בדיוק כפי שתנהל כל יועץ או קשר אחר עם ספק. המטרה היא להבין את גבולות עבודתם, לבנות תהליכים יעילים ואפקטיביים, ולהישאר איתם בקשר לאורך כל ההתקשרות שלהם, כך שלא יהיו הפתעות לאף אחד מהצדדים בסוף.
- 1היו אמיתיים. הקשיבו לשאלה המלאה ואל תפריעו. ענו על השאלה שנשאלה (ולא יותר). אם אינך יודע את התשובה, אל תנחש.
- 2אל תענה על שאלות למנהלים אחרים; במקום זאת, ספר להם מי המנהל הנכון. הגיב מיד לבקשות מידע - קבע ציפיות למשלוח שלך.
- 3שמור עותקים של כל מה שניתן להם. ארגן תגובות כדי למזער את הצורך שלהם למצוא.
- 4תן להם גישה זמנית לבניין שלך עבור התאריכים והשעות שהם מבקשים. זכור להשבית זכויות גישה כאשר הם מסיימים את עבודתם. על המנהל המתאים ללוות אותם בכל סיור באזורי עבודה מאובטחים כמו חדרי שרתים, אזורי אחסון מזומנים, ארונות טלפון, מלאי וכדומה. לספק להם חדר ישיבות מתאים או מעוקב עם שירות טלפון מאושר ורשת. (הערה - חלק מהבוחנים משלמים עבור התקנות שירות הטלפון שלהם). ספקו להם גם ארונות נעילה בהם הם יכולים להשתמש במהלך עבודתם.
בקש מהמבקרים לקבוע פגישות דרך האדם הנקודתי. - 5נפגש עם הצוות שלך לפני שהבחינה מתחילה להסביר את כללי הדרך. כללים אלה הם:
- רוב השאלות שלהם יענו על ידי המנהלים שלך.
- אם המנהל שלך זקוק לעזרתך, תוזמן לפגישה עם המנהל שלך והמבקר.
- אם המבקרים "קופצים" לקוביה שלך עם שאלה, הזכר להם שהם אמורים לקבוע פגישות באמצעות המנהל שלך.
- אם המבקר מתעלם מבקשה זו וממילא ישאל אותך שאלות, הסביר בנימוס שעליו לדבר קודם עם המנהל ולהפנות אותם למנהל.
- עם קבלת מכתב הכניסה, על ההנהלה לייעד אדם נקודתי לאיסוף המידע ולזהות את המנהלים האחראים לכל חלק בבקשה.
- אם תאריכי הביקורת המתוכננים מתנגשים עם אירועים בעדיפות גבוהה, ייתכן שמנהל יכול להתקשר לבוחן האחראי ולבקש עיכוב.
- ארגן את התגובות לקלסרים בקטעים שנקבעו על ידי הבוחנים. ספק להם 2 עותקים ושמור על המקור. צרוב מסמכים אלקטרוניים לתקליטור ושמור עותקים של כל תקליטור. הגנה על סיסמא לתקליטור היא רעיון טוב. הבוחנים "מאבדים" מידע לעיתים קרובות ותזדקק למקור כדי ליצור עותקים נוספים.
- כאשר מגיעים רואי החשבון, ערכו פגישת כניסה עם צוות ההנהלה המלא אשר יהיה מעורב. בקש שיפנו כל שאלה לאיש הנקודה שלך או למנהלים המיועדים. למנהלים יש " התמונה הגדולה? ויש להם את הזמן לתמוך בביקורת. אם יש צורך בצוות, המנהלים יקבעו אותם לפגישה. בקשו מהמבקרים לקבוע פגישות באמצעות איש הנקודה. המנהלים צריכים לנקות את לוחות הזמנים שלהם כדי להשיג את ביקורת מהירה ככל האפשר. על האדם הנקוד להשתתף בפגישות אלה בכדי לקבל כל פעולות פעולה או מעקב אחר נושאים חדשים.
- בקש פגישות סטטוס שבועיות (יום שישי הוא בדרך כלל טוב אך חלק מהבוחנים מורידים כל יום שישי אחר). פגישות אלה מיועדות לרואי החשבון לדווח על כל נושא או ממצא שמתפתח ולהנהלה לשדול בנושאים ידועים. במידת האפשר, פתר ממצאים לפני סיום הבחינה מכיוון שהדבר ימזער את הביקורת הכוללת.
צעדים אלה מנהלים את הציפיות שלהם בדיוק כפי שתנהל כל יועץ או קשר אחר עם ספק. - על איש הנקודה להעביר את הבקשה למגיבים ולקבוע תאריכי יעד שיחזירו את התגובות בזמן כדי לאפשר בדיקה, ארגון והעתקה. באופן אידיאלי, האדם הנקודתי אמור להיות מסוגל לספק תשובות לשנים האחרונות כדי להאיץ את התהליך. עיין בתשובות ובמעקב אחר חלשים / לא שלמים.
- הדמות הראשית צריכה לשאוף יחסי קרבה לבנות עם צוות הבחינה לעשות דברים קלים ככל האפשר עבור הבוחנים. הפוך זאת למשימת עדיפות והשקיע זמן רב ככל האפשר בהאזנה לסיפורים שלהם, הסבר מידע שאתה מבין, והספק הבנה לגבי פקדים מפצים שהם עשויים שלא לקבל מהנתונים הגולמיים. שים לב שיש להם כללים מחמירים לגבי טובות הנאה והוצאות ולכן אל תנסה לתזמן ארוחות צהריים או ארוחות ערב.
- יש לשלוח דואר אלקטרוני למנהלי המחלקה בדו"חות על ישיבות בוחנים יחד עם כל חשדות או ממצאים שנראים מתפתחים. שלב זה של העבודה הוא על תחושות ואל תחכה להיות בטוח ב 100%.
- אם אתה יודע שיש לך בעיות באזור, והפעולות כבר מתבצעות, דווח על כך לרואי החשבון מראש. חסוך להם את זמן חשיפתו. באופן דומה, אם ידוע לך שלא ניתן לפתור בעיה לפני שהם עוזבים, שקול לחשוף אותה מוקדם כדי למנוע מהם לחפור.
- אל תנסה לשקר. רואי החשבון והרגולטורים מיומנים מהר מאוד בקריאת אנשים כמו גם במסמכים. זה התפקיד שלנו.
- כשאתה בספק רק תגיד שאתה לא יודע..
- נניח שהם הולכים לבקש הוכחה בכל תשובה. אם אתה מזייף את זה, הם כנראה יגלו חדשות רעות שייחשבו פעמיים נגדך.
אם המבקרים "קופצים" לקוביה שלך עם שאלה, הזכר להם שהם אמורים לקבוע פגישות באמצעות המנהל שלך. - אל תטות את תשובותיך כדי לנסות להשיג מימון לפרויקט חיית המחמד שלך. מנהלים תמיד מתבוננים במבט עמום במנהלים שמנסים לשחק בסוף.
- אל תנסו לקבור אותם עם נתונים שימושיים שוליים. נניח שהם יודעים להשתמש בפקודה 'מצא', מנועי חיפוש, מיונים ומסננים.
- אל תתן להם גישה למערכות, לרשת או לאתרים הפנימיים שלנו. יש להם את הזכות לראות כל רשומה במשרד, אך לא ללא אבטחה ואמצעי הגנה מתאימים.
- אל תיכנס לוויכוח משפטי ואל תנסה לפרש תקנות. פנה לצוות משפטי או תאימות בנושאים אלה.
- אל תאפשר להם להסיר רשומות מקוריות מהבניין. הם רשאים ליצור עותקים ולהסיר את העותקים, אך לא כל מקור.
- אל תניח שהם ירוקים כפי שהם פועלים. זה לעתים קרובות תחבולה. לעתים קרובות הם צעירים, בהירים, אך חסרי ניסיון. הם לא שם כדי להערים על אנשים ולהבין תיאוריה. זכרו, זו העבודה שלהם והם אוהבים את זה כמו כל אחד אחר.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
