איך כותבים מדריך הדרכה?
כדי לכתוב מדריך הדרכה, התחל בלחבר את כל המידע שהמדריך צריך לכסות ואז קבע אם חלוקתו לפרקים, חלקים או חלקים תעבוד בצורה הטובה ביותר. לאחר מכן, ארגן את המידע וצור תוכן עניינים ואינדקס כך שהמדריך שלך יהיה קל לניווט. כמו כן, תרצה לכתוב תצוגה מקדימה קצרה של 2-3 פסקאות לתחילת כל קטע כדי שהקוראים ידעו למה לצפות. כמו כן, סיימו כל קטע בסיכום העוטף ובודק את המידע שלמד הקורא. כדי ללמוד כיצד לכלול חידונים, גרפיקה ורשימות ביקורת במדריך שלך, המשך לקרוא!
כדי לכתוב מדריך הדרכה, התחל בלחבר את כל המידע שהמדריך צריך לכסות ואז קבע אם חלוקתו לפרקים, חלקים או חלקים תעבוד בצורה הטובה ביותר.
מדריכי הדרכה הם חלק חשוב בלימוד עובדים חדשים על חברה, או עובדים ותיקים על מערכות או תוכניות חדשות. התהליך המדויק לכתיבת מדריך הכשרה עשוי להיות מוכתב על ידי התעשייה שהיא מיועדת לה, אך יש כמה דברים כלליים שתוכלו לעשות בכדי לעזור לעובדים שלכם להפיק את המרב מהמדריך. עליכם לבדוק שוב כי יש לכם את כל המידע הדרוש לכם לפני שמתחילים, לכתוב עם הקהל שלכם בראש ולנסות להקל עליהם ללמוד, ולכלול כמה חומרים נוספים כדי להקל על המידע. המדריך שלך ירוויח אם תכלול תמונות וגרפיקה, מקום ריק להערות, חידונים לבדיקת מה שאנשים לומדים ורשימות של משימות חשובות.
שיטה 1 מתוך 3: הרכבת המידע
- 1סקור והרכב את המידע שהמדריך צריך לכסות. לעולם אל תכתוב מדריך אימונים מהזיכרון. עברו על התהליכים ונקודות הידע השונות שהמדריך שלכם יכסה והיו בטוחים שברור לכם הכל. ערוך רשימה של כל המידע החשוב והתייחס לרשימה זו בעת כתיבת המדריך, בדוק שוב כדי לכלול את כל זה.
- אפילו דילוג על צעד קטן עלול לבלבל את המשתמשים שלך, אז שימו לב. לדוגמה, יכול להיות שאתה אומר למישהו כיצד להזין נתונים לגיליון אלקטרוני, אך אתה יכול לשכוח בקלות להזכיר "לחץ על קובץ כדי לפתוח גיליון אלקטרוני חדש." או כשאתה מתאר כיצד להשתמש בפיסת מכונות, אתה עשוי לשכוח להזכיר את הפעלת מתג מסוים החשוב ביותר.
- אם לא תבדוק הכל ואתה שוכח משהו, סביר להניח שהמשתמשים יהיו במצוקה מכיוון שמשהו לא עובד כמו שצריך. זה לא התוצאה שהאימון אמור להביא לעולם.
- 2מתאר את זרימת מדריך ההדרכה. השתמש ברשימה שהכנת והתחל לארגן את המידע לרצף הגיוני של פרקים, חלקים או חלקים. סביר להניח שתתחיל ביסודות ותעבוד לפי מושגים מעמיקים יותר.
- לפני שאתה כותב תוכן כלשהו, ודא שיש לך מושג טוב היכן כל ההיבטים של המדריך ישתלבו. אתה לא רוצה להזכיר משהו ממה שאתה חושב שהוא סעיף קודם אם המדריך עדיין לא כיסה את המידע הזה.
- אם אתה יכול לכתוב חלקים עצמאיים שאינם מתבססים זה על זה, זו עשויה להיות הגישה הנכונה במצבים מסוימים.
- 3כלול תוכן עניינים ואינדקס. גם אם המדריך נועד לקריאה ישירות מההתחלה ועד הסוף, קטעי ניווט אלה יעזרו לאנשים כאשר הם צריכים לחזור לרענן את זכרונם וללמוד את מה שלמדו. תוכן העניינים צריך לכלול את כל כותרות הפרקים וכל כותרות החלקים הגיוני לכלול. הפוך את האינדקס ליסודי ככל האפשר, ותתן לאנשים המון דברים למצוא בכל המדריך.
- תוכניות לעיבוד תמלילים מכילות לעיתים קרובות תבניות לסוגי מסמכים אלה. תוכל גם למצוא מקורות מועילים באינטרנט כיצד לבנות אלמנטים אלה.
- 4כתוב תצוגה מקדימה של פרקים אינפורמטיביים. בתחילת כל פרק או פרק, כתוב 2-3 פסקאות המתארות את מה שיכוסה בחלק זה של המדריך. אתה יכול לכלול רשימת יעדים לקטע, מילות מפתח שכדאי להתמקד בהן ולהזכיר חידונים או פעילויות שייכללו.
- כותרות פרקים אמורות לעזור לאנשים לדעת מה הם ימצאו, אך עליהם להיות מסוגלים לדלג על התצוגה המקדימה ולוודא שבפרק יש את מה שהם צריכים לדעת.
- 5סיימו כל פרק בסיכום. תמיד מועיל לעטוף ולסקור את מה שכוסה בפרק. זה סיכום, אז אתה לא יכול להזכיר הכל. נסה להדגיש את מה שאתה רואה כמידע החיוני ביותר שאנשים צריכים לקחת מהפרק.
- אתה יכול להזכיר את היעדים שוב כדי לתת לאנשים את ההזדמנות לערוך חשבון אם הם למדו מה הם אמורים או לא.
- 6צור קבוצה או צוות משימה שיעזור לך לכתוב את המדריך. תצליח ביתר קלות לכתוב מדריך הדרכה אם יש לך אנשים שיעזרו לך לעשות את זה. אתה צריך שאנשים יבדקו אם יש שגיאות תוך כדי תוודא שהתוכן מובן, ויעזרו לך לשקול את כל ההיבטים של מה שאתה מאמן. בנוסף תוכלו להאציל חלק מהעבודה ולהפיץ אותה באופן שווה.
- אם אין לך קבוצה שתסייע בכל התהליך, שקול לפחות לשאול אנשים כמה דברים בנקודות שונות כשאתה הולך לקבל חוות דעת שנייה.
לעולם אל תכתוב מדריך אימונים מהזיכרון.
שיטה 2 מתוך 3: התאמת המשתמשים שלך
- 1כתוב עבור והקהל שלך. ודא שאתה ברור מי הקהל. שקול אם יש להם בסיס ידע או שהם מתחילים לגמרי חדשים. זה ייתן לך מושג עד כמה אתה צריך להיות רחב או ספציפי בכל המדריך. כאשר זה הגיוני, כתוב ישירות לקהל באומרו, "כשאתה מגיע לשלב הזה..." ולא משהו כמו, "כשאדם מגיע לשלב זה."
- אם אתה מאמן עובדים בתוכנה חדשה שאף אחד לא ראה, אפשר להניח שהם לא ידעו כלום. אם אתם מתאמנים לטכניקות מכירה בחנות בגדים, אינכם צריכים להסביר מהם מכנסיים וחולצות.
- אל תתנשא על ידי הסבר על מושגים פשוטים, אך אל תניח שהם יודעים משהו שהם אולי לא יודעים.
- 2כלול תרחישים לפתרון בעיות ונושאי דיון. לא כולם יכולים ללמוד על ידי קריאת 20 עמודי טקסט, אז כלול דרכים למשתמשים ליישם את מה שהם קוראים ולהשיג ניסיון. תן תרחיש ובקש מהקורא לפתור בעיה כלשהי. אפשר דיון ושיתוף פעולה בין חניכים. אתה רוצה להתאים לסגנונות למידה שונים ולכן המדריך שימושי לכמה שיותר אנשים.
- אינך יכול להתאים לכל עובד בצורה מושלמת, אך אם אתה משתמש רק בגישה אחת, סביר להניח שלא תעבור לרבים מאוד בכלל. מטרת מדריך ההדרכה היא לעזור לעובדים ללמוד את מה שהם צריכים לדעת, לכן מטרתם להקל על כמה שיותר אנשים.
- 3שפר את המדריך באמצעות קטעי וידאו או הקלטות שמע. אם אתה כותב מדריך מודפס, שקול אם אתה יכול לתת לחניכים גישה לחומרים נוספים, כגון קטעי וידאו או הקלטות שמע. עבור לומדים שמתקשים לקרוא מדריך שלם, אתה יכול לעבוד כדי להבטיח שהם עדיין ילמדו את מה שהם צריכים. פעמים רבות המדריך הכתוב יהיה כלי ההדרכה העיקרי, אך כמה תוספות עשויות לחולל שינוי גדול.
- זה עשוי להיות מושפע מסוג התוכן שהמדריך שלך כולל וייתכן שלא יהיה תקף בכל המקרים. עיין במפרט הפרטים של המדריך שלך ושפט אם ניתן ליצור חומרים נוספים או לא.
תצליח ביתר קלות לכתוב מדריך הדרכה אם יש לך אנשים שיעזרו לך לעשות את זה.
שיטה 3 מתוך 3: בדיקת הבנת המשתמש
- 1כלול קטע להערות משתמשים. בזמן שאתה כותב כל קטע במדריך, אנשים המשתמשים במדריך ינסו לקבל מידע רב. כשאתה בכוונה כולל שטחים ריקים עבור כתיבת הערות, אתם מעודדים את המשתמשים כדי לרשום את מה שהם לומדים. זה יגדיל את כמות המידע שהם שומרים.
- קטעי הערות יהיו טובים לצד רוב חלקי הטקסט, אך תוכל גם ליצור קטע הערות נפרד בסוף הפרקים ובסוף המדריך כולו. זה עוזר לאנשים להימנע ממחברות נפרדות שעשויות לאבד את עקבותיהן.
- 2השתמש בתמונות וגרפיקה. בכל פעם שתוכלו להראות לקורא משהו ויזואלי, זה יכול להשפיע על עד כמה הם מבינים. אתה לא רוצה להעמיס יותר מדי את המדריך שלך, אלא להשתמש בתמונות חזותיות אם אתה יכול. אתה יכול לקבל צילומי מסך של שלבים בעבודה במחשב. אתה יכול לכלול תרשימים של נתונים חשובים. גם תמונות של כלים או מכונות שהאדם ישתמש בהן טובות.
- אין באמת גבול לסוגי העזרים החזותיים שאתה יכול לכלול, אז חשוב על מה אתה מתאמן ומה הכי יעיל עבור המשתמש לראות.
- 3כלול רשימות של צעדים חשובים. עבור מדריכים רבים תפרט את שלבי התהליכים השונים ורשימות רשימות הן דרך נהדרת לסכם את הדברים. כאשר משתמש צריך לחזור לסעיף הכולל שלבים ספציפיים, רשימת הבדיקה תרענן את הזיכרון שלו וניתן לבדוק אותה הרבה יותר מהר מכמה פסקאות טקסט.
- זה יכול אפילו להיות שימושי כדי להפוך את הדפים האלה לקלים לקריעה, כך שמשתמשים יוכלו לשמור על רשימת הבדיקה בהישג יד במועד מאוחר יותר כאשר הם עובדים על משימות.
- רשימות הבדיקה יכולות לכלול חומרים הדרושים, חלקים לפני, במהלך ואחרי סיום המשימה, או כיצד להעריך את העבודה לאחר ביצועה.
- 4כלול פעילויות וחידונים המודדים למידה. אתה רוצה להבטיח שמשתמשים במדריך שלך ילמדו תוך כדי הלימודים, אז כתוב בדיקות קטנות של הידע שלהם. כלול את התשובות במקום נפרד כדי שיוכלו לבדוק איך הצליחו. יכולות להיות לכם שאלות רב ברירה, למלא את הריק והתאמה, או תרחישים לפתרון בעיות.
- אלה יהיו נפרדים מכל בדיקות רשמיות שהעובדים יבצעו לאחר סיום ההכשרה. המטרה תהיה לעזור להם בדרך לאמוד עד כמה הם לומדים.
ערוך רשימה של כל המידע החשוב והתייחס לרשימה זו בעת כתיבת המדריך, בדוק שוב כדי לכלול את כל זה.
- לאחר השלמת המדריך, אסוף קבוצת בדיקות כדי לבדוק אם יש בכך היגיון והוא כלי הדרכה יעיל. קבל מהם משוב על כל דרך שהם חושבים שניתן לשפר את המדריך.
- נסו להשתמש בשפה פשוטה ותמציתית כך שיהיה קל לאנשים להבין.
- אל תהפוך את התוכן לרשמי כל כך שהוא משעמם, או שהקהל שלך לא ישאר מעוניין.
קרא גם: כיצד לזהות מגמות בענף?
שאלות ותשובות
- על איזו תוכנה אתה ממליץ ליצור מדריכי הדרכה?אם ברצונך ליצור מדריך הדרכה, תוכל להשתמש בכל תוכנת עיבוד תמלילים, כגון Microsoft Word, Pages (Mac) או Google Docs.
תגובות (10)
- זה עזר לאשר את הסגנון והפורמט של המדריך המתבצע. המאמר עזר להעלות על הדעת אזורים לכלול שלא חשבתי עליהם. תודה!
- למדתי להכין טיוטה גסה לפני מידע מבלבל, כמו גם הקדמה וסיכום של כל פרק שיעזור לקורא לקבל מושג מעוגל היטב על מה שאתה מלמד אותם.
- מצאתי שאלה ותשובות אלו מהוות נקודת התחלה מצוינת לתכנון מדריך ההדרכה שלי. זה ממקד את דעתך בהיבטים החיוניים של אוסף ידני.
- דרכים אינפורמטיביות מאוד להתחיל.
- עזר ביצירת מדריך הדרכה לצוות במבשלה מקומית. מאמר זה היה מועיל מכיוון שרק גמרתי את כל הטיפים לשימוש בזה בסביבה טכנולוגית. תודה!
- כולל תצוגה מקדימה של פרקים וסיכום.
- מעולה! בקיצור, הוא מכסה את הנקודות העיקריות, ישר לעניין, ואני אוהב את הדרך הפשוטה שהגרפיקה מכסה את הנושא. לא צריך להשקיע זמן רב בקריאת ספר כדי ללמוד משהו. אתה רשאי לפרסם את הביקורת שלי. עבודה טובה. תודה.
- ישר קדימה צעד אחר צעד. פשוט להבנה.
- התכונה סייעה בהבנת הצעדים השונים הכרוכים בפיתוח מדריך הדרכה.
- תודה, זה שימושי.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
