איך להיות מנהל פרויקטים יעיל?
כדי להיות מנהל פרויקטים טוב, שמור על הצוות שלך מרוכז בתמונה הגדולה בזמן שהם עובדים על משימות ספציפיות, כגון על ידי הזכרתם למטרה הסופית כשמצב קשה. בנוסף, העדיפו את המשימות החשובות ביותר והשלמו אותן דבר ראשון בכל בוקר, כולל מעקב אחר פגישות והתקדמות חברי הצוות. כדי לשמור על המוטיבציה של הצוות, נסה להיות חביב ומרתק על ידי תקשורת עם הצוות שלך באופן קבוע ומחייך במהלך יום העבודה. לקבלת טיפים כיצד להישאר אופטימיים ולנהל סיכונים, המשך לקרוא!
כמנהל הפרויקט, המשימות שלך עשויות לכלול בדיקת התקדמות חברי הצוות או מעקב אחר פגישות.
מנהלי פרויקטים טובים יכולים להיות ההבדל בין פרויקט מצליח לפרויקט כושל. הם צריכים להיות שכל ישר, כישורי ארגון, ואת יחסי אנוש יוכלו להתמודד עם פרויקטים מורכבים. אם הרגע הפכת למנהל פרויקט, ישנם מספר דברים שתוכל לעשות כדי להבטיח סביבת עבודה חיובית ותוצאה מוצלחת.
חלק 1 מתוך 3: הובלת צוות פרויקט לעבר מטרה
- 1לזהות ולתקשר מטרה. עם פרויקטים גדולים יותר, יהיו הרבה מדרגות קטנות יותר בדרך. לא משנה כמה אנשים או צעדים מעורבים, דאגו להישאר ממוקדים בתוצאה הסופית. היכולת לפקוח עין על הפרס היא סימן היכר של מנהלי פרויקטים מצליחים.
- על ידי התמקדות בתמונה הגדולה, אתה שומר על הצוות שלך ממוקד במטרה משותפת, ולא בגחמות או תחומי עניין אישיים. לדוגמא, אם המטרה היא פתיחת מיקום קמעונאי חדש במרכז העיר, הצוות יכול להישאר מרוכז בכך. אם חבר בצוות מציע שהם אכן מעוניינים בסדרה של חלונות קופצים בקניון, אתה יכול לשמור על הצוות על המסלול על ידי הזכרת לאנשים שכבר קבעת מטרה ברורה.
- תבהיר את המטרה. העבירו אותו בעל פה (כמו בפגישה) ובכתב (כמו במייל או במזכר). בדרך זו, חברי הצוות יכולים תמיד להסתכל אחורה אל המטרה המוצהרת לצורך התייחסות.
- 2העדיפו עדיפות על משימות חשובות. לכל פרויקט יש דברים מסוימים החשובים ביותר או המשפיעים ביותר להצלחה. בצע את הדברים האלה קודם. אם אתה לא נותן עדיפות לחלקים החשובים ביותר בפרויקט, אתה יכול להסתבך בפרטים קטנים או בהסחות דעת.
- כמנהל הפרויקט, המשימות שלך עשויות לכלול בדיקת התקדמות חברי הצוות או מעקב אחר פגישות. זכור כי הצוות שלך עשוי לחכות שתאשר החלטות מסוימות או יחתום על דברים לפני שהם יכולים להתקדם.
- אחת הדרכים לעשות זאת היא על ידי השלמת כל המשימות החשובות דבר ראשון בכל בוקר. אל תעבור לשאר ימי העבודה שלך עד שיסיימו.
- ייתכן שיהיה עליך לכבות התראות דוא"ל או את הטלפון שלך כדי למנוע הסחת דעת מהתראות חיצוניות.
- לאחר שתסיים עם פריטי העדיפות הגבוהה שלך, קח הפסקה מהירה ועבר לדברים הנמצאים ברשימה שלך.
- 3מקסם את היעילות. כמנהל הפרויקט, באחריותך לעקוב אחר כל החלקים הנעים. אם יש משהו שאתה רואה כמכשול או בלימת מהירות פוטנציאלית, בצע את הצעדים להתמודד עם זה לפני שהוא מאט את הפרויקט כולו.
- זכור ש"תפר בזמן חוסך תשע. " לדוגמה, אם מערכת המחשבים שלך לא עודכנה זמן מה, זה עשוי להיות מפתה לשמור על המערכת כהלכה. עדכון המערכת והדרכת עובדים בטכנולוגיה חדשה עלול לקחת זמן ולהאט את העניינים בתחילה. עם זאת, הזמן המושקע במעבר עשוי להתברר כמושקע היטב כאשר הדבר הופך את המשרד ליעיל ויעיל יותר לאחר יישומו.
- שאל את חברי הצוות שלך אם יש דברים שלא שמת לב אליהם שיכולים לשפר את היעילות.
פרויקט גדול יכול להרתיע אפילו את מנהל הפרויקט המנוסה ביותר. - 4לתקשר את התוכנית בצורה יעילה. להיות מנהל זה עניין של תקשורת. בכל שלב בדרך וודא כי אנשי הצוות שלך מבינים מה מצופה מהם ומהו ציר הזמן.
- השתמש במגוון שיטות לתקשורת. שוחח עם אנשים באופן אישי, השתמש בלוחות המודעות, שלח דוא"ל פרטני וקבוצתי.
- חפשו תמיד להבין כמו גם להיות מובנים. פירוש הדבר שעליך לשאול שאלות ולהאזין, שהם היבטים חשובים בתקשורת יעילה.
חלק 2 מתוך 3: הפגנת מנהיגות בפרויקט
- 1להיות מוחצן. זה עשוי להיות קשה אם אינך מוחצן באופן טבעי. עם זאת, ניהול אנשים ופרויקטים דורש שתוכלו לתקשר ולגרום לאנשים להרגיש מעורבים בפרויקט. הדרך הטובה ביותר לעשות זאת היא להפגין את הערכתך כלפיהם ותרומתם. אתה יכול לעשות זאת על ידי:
- מחייך ויוצר קשר עין עם אנשים שאתה עובד איתם
- לשאול את חברי הצוות איך מתנהלת העבודה שלהם ואיך אתה יכול לעזור
- יצירת הזדמנויות לדיון ופתרון בעיות קבוצתיות
- הופעה נגישה. אל תבלה את כל היום נעול בתוך המשרד שלך מחוץ לטווח הראייה.
- 2הפגין אומץ אישי. פרויקט גדול יכול להרתיע אפילו את מנהל הפרויקט המנוסה ביותר. ודא שאתה "מוביל מלפנים." זה אומר לשים את עצמך במצב לקחת סיכונים, לעשות טעויות ולהבין החלטות.
- אם אתה תמיד מבקש מאחרים להוציא את צווארם ולקחת סיכונים אישיים, הם עלולים לאבד את האמון בך כמנהיג.
- זכרו שזה בסדר לפשל. אם אתה עושה טעות או החלטה גרועה, יידע לאחרים שאתה לוקח אחריות, ובקש סליחה אם מתאים.
- 3הראה כריזמה. אנשים רבים חושבים שכריזמה היא משהו שאנשים נולדים איתו, ולא משהו שאפשר ללמוד. עם זאת, ישנן דרכים רבות לטפח ולהפגין כריזמה. אנשים נמשכים למנהיגים כריזמטיים ובדרך כלל מוצאים אותם מהנים לעבוד עבורם.
- הראה את הרגשות שלך. אנשים כריזמטיים מודיעים לאחרים כשהם מרוצים, נסערים, נרגשים או עצבניים. אתה עשוי לחשוב שאתה צריך להסתיר את הרגשתך כדי להיראות מקצועי. עם זאת, יש מדיום שמח שאנשים כריזמטיים יודעים לשבות.
- הראה את התעניינותך באחרים כמו גם את הדברים המעניינים בך. אל תפחד לספר סיפור מעניין על עצמך אם זה יעזור לאנשים להתקשר איתך.
- הראה את החכמים שלך. אל תנסה להסתיר את האינטליגנציה שלך או את הכישורים שלך. הם חלק ממה שהביא אותך למקום שאתה נמצא.
- להיות מונחה פרטים כאשר אתה מתמודד עם אנשים אחרים. שימו לב לדברים קטנים על האינטראקציות שלכם, כמו שפת גוף, הבעות פנים ושפה.
- 4תהיה אופטימי. אנשים אחרים בצוות שלך עלולים לאבד אמון בפרויקט לעיתים. הם עשויים להרגיש מוצפים או לא בטוחים בתוצאה הסופית. כמנהל, שמרו על גישה אופטימית כך שכולם ידעו שאתם בטוחים בעמידה ביעד הסופי.
- העסיק גישה של "יכול לעשות". אם מישהו בצוות שלך מפרפר, צא לתמוך במאמציו.
- להיות מוכן לבצע התאמות בתוכנית אם נראה שהדברים לא עובדים.
מנהלי פרויקטים טובים יכולים להיות ההבדל בין פרויקט מצליח לפרויקט כושל. - 5יש תחושה חזקה של עבודת צוות. כמנהל פרויקטים, עליכם להעריך את ערך הצוות. גם אם כל המעורבים עובדים בנפרד על היבטים שונים של הפרויקט, באחריותך לוודא שאנשים מבינים כיצד החלקים משתלבים זה בזה ותלויים זה בזה.
- אתה יכול לקיים פגישות בפרויקט או להתכנס כדי לעזור לחברי הצוות לראות כיצד עבודתם משתלבת ולהכיר אחרים בצוות.
- זכרו שכל תפקיד חשוב. אל תתייחס לחברי צוות מסוימים כאילו תרומתם חשובה יותר משל אחרים.
- 6נציג. אתה לא יכול לעשות את זה לבד. יכול להיות שיש לך כישורים רבים שהביאו אותך עד כדי היותך מנהל הפרויקט; עם זאת, עליכם לוודא שגם לשאר הצוות שלכם יש אחריות רבה.
- הקצה משימות על סמך חוזקותיהם של אנשים. אין סיבה לתת לאנשים משרות שהם לא מוכנים להן.
- אם אינך בטוח ביכולתו של מישהו לבצע תפקיד, תן לו חבר או צוות. היכנס אליהם מדי פעם כדי לראות מה שלומם.
- 7היזהר לא "לבצע ניהול מיקרו" של חברי הצוות. זה חונק את היצירתיות ומפחיד את המוטיבציה. עקוב אחר התקדמות פונקציות הפרויקט השונות בפרקי זמן מתוזמנים וסבירים ומאפשרים לחברי הצוות את החופש לעבוד באופן פרודוקטיבי.
חלק 3 מתוך 3: ניהול סיכונים ובעיות בפרויקט
- 1זהה סיכונים פוטנציאליים. לכל פרויקט ישנם כמה סיכונים. אלה עשויים להיות סיכונים פיננסיים לחברה, או סוגים אחרים של סיכונים. בתחילת כל פרויקט, ערכו רשימה של דברים שנראים כאילו הם עלולים להיות סיכונים ושמרו על הרשימה הזו.
- הסיכונים עשויים להיות ממש קונקרטיים, כגון: "אנו משלמים עבור שטח עבודה גדול יותר, אך ייתכן שלא נקבל מספיק הזמנות כדי שיהיה שווה את העלייה בשכר הדירה."
- סיכונים עשויים להיות קשורים גם לאנשי כוח אדם, כגון: "שכרנו ראש מחלקה חדש, אך הוא צעיר מאוד ולא מנוסה בתחום זה."
- ייתכנו סיכונים אישיים עבורך, כגון, "אם אני לא עומד במכסה שקבעה הדירקטוריון, אני עלול לאבד את עמדתי."
- 2בצע ניתוח סיכונים, במידת הצורך. פרויקטים או חברות מסוימות ידרשו ניתוח סיכונים לפני תחילת הפרויקט. זה יכול להיות כלי נהדר לעזור לך כמנהל לדעת אילו סיכונים הגיוניים לקחת וכיצד ניתן להימנע או להפחית את הסיכון.
- יתכן שתוכל לבצע ניתוח סיכונים בעצמך, או שיש מישהו בחברה שלך שתפקידו לעשות זאת.
אם אתה לא נותן עדיפות לחלקים החשובים ביותר בפרויקט, אתה יכול להסתבך בפרטים קטנים או בהסחות דעת. - 3הערך סיכונים ברציפות. זה נהדר להכין רשימת סיכונים כבר בתחילת הפרויקט. עם זאת, ככל שהפרויקט יתפתח, ככל הנראה הסיכונים ישתנו. חדשים יופיעו ואחרים עשויים להתמוסס. פקח את עיניך לסיכונים פוטנציאליים בכל עת.
- אתה יכול להוסיף סיכונים חדשים לרשימה המקורית שלך ולחצות את אלה שכבר אינם קיימים.
- שאל את חברי הצוות שלך אם הבחינו במשהו בדרך העלול להוות סיכון חדש.
- 4היכונו לבלתי ידוע. לא משנה כמה תנסו לתכנן, תמיד יהיו הפתעות ודברים שלא תוכלו להתכונן אליהם. עם זאת, אתה יכול לעשות כמיטב יכולתך כדי לוודא שתהיה מוכן לקימור כדור, אם מישהו יבוא בדרכך.
- לדוגמא, ודא שיש תקציב נוסף בכל תקציב למקרי מקרה. יתכן שתיתקל בעלויות בלתי צפויות ותרצה להיות מסוגל לכסות אותן בקלות.
- ודא שיש לך מספיק כוח אדם. אם מישהו חולה או יצטרך לעזוב את הפרויקט, אינך רוצה להרגיש מאויש מאוד.
- גבה את כל הקבצים והמידע הרלוונטי.
- הפעל תוכניות של ההנהלה העליונה כדי לוודא שאין דברים שהתעלמת מהם או גורמים חשובים שאינך מודע להם.
- 5לטפל בסיכונים במהירות האפשרית. לאחר שזיהית סיכון, נקוט פעולה. יתכן שלא תוכל לפתור את הבעיה לחלוטין או לגרום לסיכון להיעלם, אך ככל הנראה תוכל למצוא דרך למזער את הסיכון או להפחית את הנשירה שתתרחש.
- אם אתה מבחין בכך שאדם בצוות שלך הוא אחריות מכל סיבה שהיא, עקוב אחריהם וודא שיש לו את התמיכה והפיקוח הדרושים להם כדי להוות כמה שפחות סיכון לפרויקט.
- אם הפרויקט מסוכן בשל היקפו וציר הזמן שלו, בקש הארכה או שוחח עם ההנהלה העליונה על מה יכולה להיות מטרה ריאלית יותר.
- אם ישנם סיכונים לביטחונם האישי של אנשים, התייחס אליהם באופן מיידי. איש אינו צריך לעבוד במצב המסוכן לבריאותם הגופנית או הנפשית.
- בתחילת פרויקט, שקול את עבודתך בפרויקטים קודמים כדי לזהות כמה מהדברים החשובים ביותר שעשית.
תגובות (3)
- אני ניהלתי את הפרויקטים שלי על סמך גישות ניסוי וטעייה שלי. כש"נקלעתי "למאמר זה, זה עזר לי לשקף את הגישות הקיימות שלי לניהול פרויקטים. מבין הנקודות הקשורות במאמר זה, חלקן מזכירות את "מעידות" העבר שלי, ואחרות מחזקות עוד יותר את מה שעשיתי נכון. עכשיו יש לי דרך מובנית ומודרכת יותר לגשת לפרויקטים העתידיים שלי. תודה רבה על זה!
- אני מנהל פרויקטים ואני מוצא מאמר זה מאוד מועיל ומפורט.
- כל אחת משאלותי נענתה על ידי מדריך. אני אוהב אותך, מי שפרסם את המאמר הזה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
