כיצד לנהל פרויקט?
לניהול פרויקט התחל בזיהוי מטרות הפרויקט והצעדים הנדרשים להשלמתן. לאחר מכן, הקצו את חברי הצוות לכל משימה, כמו למשל להפוך את הגרפיקאי שלכם לאחראי על ההיבטים הוויזואליים של הפרויקט. לאחר מכן, ערכו פגישת פתיחה כדי להסביר לצוות שלכם את הציפיות שלכם לעדכוני סטטוס. כדאי גם לעדכן את הלקוח בהתקדמות הפרויקט באמצעות מיילים או שיחות טלפון. לקבלת טיפים כיצד להתמודד עם בעיות, כמו לרוץ אחר לוח הזמנים ולעבור את התקציב, המשך לקרוא!
לאחר מכן, על ידי תקשורת עם חברי הפרויקט, תנהל את הפרויקט להצלחה.
פרויקט הוא אחריות גדולה, אך ניתן להקל על הטיפול על ידי תכנון מראש. זה נעשה על ידי זיהוי מטרות הפרויקט שלך ופירוקם לשלבים מעשיים. תוך שמירה על מודעות לכל מגבלות תקציב או זמן, תצטרך להתאים את התוכניות שלך ככל שהפרויקט יתגבש. לאחר מכן, על ידי תקשורת עם חברי הפרויקט, תנהל את הפרויקט להצלחה.
חלק 1 מתוך 3: מתווה הפרויקט והקצאת משימות
- 1זהה את יעדי הפרויקט. קח את הזמן לתאר את מטרת הפרויקט שלך ומה הוא ישיג. כתוב זאת על גבי לוח לבן, מסמך מחשב או נייר בכמה משפטים. הפוך את התיאור לספציפי וקל להבנה ככל האפשר.
- אחת הדרכים לעשות זאת היא להעמיד פנים שאתה כותב הודעת השקה על המוצר המוגמר. תאר לעצמך איך יהיה הפרויקט כשתסיים עם זה.
- לדוגמא, "לבנות בית" הוא תיאור בסיסי ביותר. "לבנות בית חוף מזכוכית עם 3 חדרי שינה" הוא יותר תיאורי ושימושי.
- 2צור רשימת מטלות עם המשימות שאתה צריך להתמודד איתן. להמציא דרכים להגשים את יעדי הפרויקט. התחל בצעדים הגדולים ורשום אותם תחת מטרתך. זה ייתן לך מושג בסיסי לגבי מה שאתה צריך לעשות. חלק את השלבים האלה לקטנים יותר כדי להפוך אותם ליותר פעילים.
- זה יכול להיות מועיל להתחיל עם החזון שלך לגבי פרויקט הגמר ולזהות מה אתה צריך לעשות כדי להפוך אותו למציאות.
- לדוגמה, אם אתה בונה אתר, עליך ליצור גרפיקה, לספק קידוד ולכתוב את טקסט הדף.
- יכול להיות שלב שניתן לבצע, "החל פילטר על תמונת הפיל ואז פרסם אותו לאתר."
- 3עבור על הצוות שלך על הרשימה. תן לצוות שלך להסתכל ברשימה ולתת את דעתם. פעמים רבות הם יגיעו עם צעדים קטנים יותר הדרושים כדי להשיג את אלה שרשמת. שיתוף השלבים הללו מבטיח גם שכולם שעובדים בפרויקט נמצאים באותו דף.
- אחת הדרכים לעשות זאת היא ליצור מפת חשיבה. לשם כך, ראשית רשום את המשימות הגדולות, ואז צייר "ענפים" המקשרים ביניהם לצעדים ורעיונות קטנים יותר. הקפידו לצלם את המפה או לשמור את הנייר.
- 4הערך את דרישת הזמן והעלות של כל שלב. חזור לכל אחד מהשלבים שרשמת וחשב באילו משאבים תשתמש בכדי לבצע אותם. הניחוש שלך לא יהיה מדויק ב 100%, אבל זה אמור לתת לך תחושה מה דרוש כדי לסיים את הפרויקט. זכור כי המשימות שקבוצתך לא ביצעה בעבר גוזלות זמן וכסף מיותרים, לכן חשוב על כך.
- אתה יכול לחקור כמה זמן וכסף לוקח למשימה על ידי חיפוש מקוון ושאלה של אנשים שעשו זאת בעבר. לדוגמא, קודן מומחה יכול לומר לך כמה זמן לוקח ליצור תוכנית חדשה לאתר שלך.
- זה יכול להיות מועיל להקצות זמן מוגדר למשימות שיכולות להימשך ללא הגבלת זמן. לדוגמה, כתוב "אנו נבזבז עד 20 שעות ביצירת הפריסה הגרפית."
- אם אינך בטוח בעלויות הצעד, תוכל לרשום כמה זמן וכסף אתה מוכן להפריש להשלמת הצעד. לדוגמה, כתוב "החלק הזה של עולם המשחק שלנו צריך להיעשות תוך חודשיים ולעלות פחות מ- 750 €".
- 5ארגן את המשימות בציר זמן. כעת חזור לרשימת השלבים הגדולה שלך וסדר מחדש את השלבים לסדר עבודה. אתה יכול לקבץ את המשימות לשלבים עם מועדים, וזה שימושי לשמירה על הצוות שלך במסלול.
- לדוגמא, בעת בניית אתר, שלבי פרויקט או אבני דרך עשויים לבנות, לעצב ולבדוק.
- כשתשלים ציון דרך או שלב, זה יכול להיות מועיל להכיר בעבודת הצוות שלך. שלחו להם הודעה מעודדת, קנו להם סופגניות, או על ידי עשייה אחרת שמעוררת בהם השראה.
- 6הקצה משימות למשתתפי הפרויקט. החליטו אילו משימות חברי הקבוצה שלכם יעבדו. לשם כך, שוחח עם כל אדם כדי למצוא את נקודות החוזק ותחומי ההתמחות שלו. אתה יכול גם לחלק את האחריות על ידי כך שחברי הפרויקט יתנדבו לחלקים שונים.
- לדוגמא, קרוב לוודאי שתרצה אומן גרפי המטפל בהיבט החזותי של הפרויקט. לאחר מכן תוכל להקצות עבודות בנייה למישהו אחר.
בין אם יוצר הפרויקט הוא בוס, קונה או מורה, ספר להם על אופן התנהלות הפרויקט.
חלק 2 מתוך 3: ניהול בעיות בפרויקט
- 1עיין בתקציב הפרויקט ובמועד האחרון. הוסף את אומדני הזמן והעלות שלך ולאחר מכן עיין במשימות שהוקצו. יתכן שתראו שהפרויקט גדול ומסובך מכדי להשלים בזמן ותחת תקציב, או שאולי אין לכם מספיק אנשים. יהיה עליך לבצע שינויים להשלמת הפרויקט.
- לדוגמה, יתכן שנשארו לך רק כמה שבועות לסיים את משחק הווידאו שלך. יהיה עליך לסיים את המשחק, לבדוק אותו ולתקן את הבאגים על ידי העסקת אנשים נוספים או עיכוב תאריך השחרור.
- 2הזז את המועד לאחור אם אינך יכול לסיים את הפרויקט בזמן. אם אתה מבין שתזדקק ליותר זמן לסיום הפרויקט, ספר לאדם שהקצה את הפרויקט. יתכן שהם מוכנים להאריך את המועד האחרון. חשוב שתשאל מייד כדי שהקבוצה שלך תוכל להסתגל ולא משנה מה יקרה.
- זכור כי תאריך יעד מורחב פירושו שהפרויקט עולה יותר זמן וכסף. אם זה משפיע על הפרויקט שלך, ודא שאתה מכניס אותו לחשבון.
- 3הביאו עוד אנשים אם צריך לסיים את הפרויקט מהר יותר. יתכן שתצטרך למהר לעמוד במועד האחרון, או שבפרויקט עדיין יהיו משימות שלא הוקצו. בקש ממארגן הפרויקט עזרה או מצא אנשים שיכולים לקחת על עצמם חלק מהמשימות.
- במסגרת עסקית, יותר עובדים פירושו שהפרויקט עולה יותר לסיום. ודא שאתה מסוגל להגדיל את התקציב כדי לפצות.
- 4בטל חלק מהצעדים להשלמת הפרויקט מהר יותר. לפעמים החזון הראשוני שלך לפרויקט אינו אפשרי. גזור חלק מהצעדים כדי להתמקד בתכונות החשובות של הפרויקט. זה יעזור לך לעמוד בכל חשש בתקציב או במועד אחרון.
- לדוגמה, מפתחי משחקי וידאו צריכים לעתים קרובות לחתוך תכונות יקרות מדי או שלא ניתן לסיים אותן לפני תאריך השחרור של המשחק.
- 5החליטו על דרכים לתקן תרחישים במקרה הגרוע ביותר. חשוב מה סביר להניח שישתבש במהלך הפרויקט. כדי לתכנן את אלה, רשמו את הדרכים בהן תמנעו נושאים אלו והתמודדו איתם אם יתעוררו.
- לדוגמה, אתה עלול לדאוג שהלקוח ישנה את הפרויקט ברגע האחרון. כדי לפצות, החלט להחזיק תיעוד של העבודה ולספק עדכונים תכופים ללקוח.
לניהול פרויקט התחל בזיהוי מטרות הפרויקט והצעדים הנדרשים להשלמתן.
חלק 3 מתוך 3: עבודה על הפרויקט
- 1ערכו פגישת בעיטה כדי להתחיל את הפרויקט. נפגש עם הצוות בפעם האחרונה לפני תחילת העבודה על הפרויקט. עברו שוב על התוכנית כדי להבטיח שכולם ידעו מהו הפרויקט ומה מצופה מהם.
- זה זמן טוב להסביר את כל הציפיות שיש לך לגבי עדכוני סטטוס.
- זו לא צריכה להיות הפעם הראשונה שהצוות, הבוסים או הלקוחות שלך שומעים על תוכניות הפרויקט שלך. עדכן אותם בשלב התכנון.
- 2הישאר בקשר עם הצוות שלך כדי לעקוב אחר התקדמות הפרויקט. הצוות שלך צריך לעדכן אותך באופן קבוע בעבודתו. יידעו שהם צריכים מייד לספר לך על כל חשש או בעיה שיש להם. תצטרך לדעת את הדברים האלה כדי שתוכל לעקוב אחר הפרויקט.
- אחת הדרכים לעשות זאת היא לבחור זמן מסוים, כמו בסוף השבוע, לבצע צ'ק-אין חובה.
- אם חבר בפרויקט שוכח לעדכן אותך, פנה אליהם. שאל אותם כיצד מתנהל הפרויקט ומה התקדמותם.
- 3עדכן את הלקוח בהתקדמות הפרויקט. בין אם יוצר הפרויקט הוא בוס, קונה או מורה, ספר להם על אופן התנהלות הפרויקט. שלח להם דוא"ל מהיר או התקשר לשיחה לאחר סיום שלב מרכזי או אם נוצרת בעיה. תקשורת טובה מספקת ביטחון שהפרויקט נמצא בידיים טובות.
- לדוגמא, פרופסור באוניברסיטה עשוי לדרוש ממך להגיש דוחות אבן דרך על פרויקט הדוקטורט שלך כדי להבטיח שהעבודה תיעשה בזמן.
- 4התאם את התוכנית לפי הצורך בכדי לבצע את העבודה. פרויקטים בדרך כלל לא מסתדרים בצורה מושלמת, כך שתצטרך לשנות את התוכניות שלך. כאשר לא ניתן עוד להשלים שלב, בדוק דרכים חדשות להגיע ליעד הסופי שחזית קודם.
- לדוגמה, ייתכן שתתאים את המועד האחרון, תתאים את התקציב, תקצץ כמה צעדים או תבקש מהצוות שלך לעשות עבודה נוספת היום.
- 5סקור את הפרויקט ולמד ממה שקרה. בסיום הפרויקט חזור ובדוק את התוכניות שלך. שאל את עצמך מה היה טוב ורע בפרויקט כמו גם מה היה אפשר לעשות טוב יותר. החלט אם הפרויקט עמד בחזון המקורי שלך לגביו.
- בקש מהצוות שלך משוב. ככל הנראה תהיה להם הרבה תובנה עבורך שיכולות לשפר את הפרויקט הבא שלך.
אם אתה מבין שתזדקק ליותר זמן לסיום הפרויקט, ספר לאדם שהקצה את הפרויקט.
- הכירו את כולם בפרויקט שלכם ואת מה שהם צריכים. ככל שתדעו יותר על תפקידיהם, כך גדל הסיכוי שהפרויקט יצליח.
- תמיד להיות מודע למעמד הפרויקט. אתה המנהל, אז בקש תמיד עדכוני סטטוס בעת הצורך.
- הימנע מלהעמיד פנים שאתה יודע הכל. לחברי הפרויקט האחרים עשויים להיות רעיונות שלעולם לא הייתם מעלים על דעתכם.
- הבעלים של הטעויות שלך ותמיד תמוך בצוות שלך. זה יהפוך אותך למנהל טוב יותר.
קרא גם: כיצד להשלים פרויקטים בהצלחה?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
