כיצד לדווח על עובדים חדשים לתכנית הדיווח החדשה לשכר המדינה שלך?
אם אתה זקוק לעזרה בדיווח על עובדים חדשים לתכנית הדיווח החדשה לשכר המדינה שלך, התקשר לסוכנות הממלכתית שלך לעזרה.
דיווח שכירות חדש מתקיים כאשר אתה כמעסיק מדווח על מידע מסוים אודות עובדים שזה עתה נשכר לממשלת המדינה שלך. דרישה זו נקבעת על ידי החוק הפדרלי ולכל מדינה יש דרך משלה לעמוד בה. רוב המידע שאתה נדרש לדווח נאסף כבר באמצעות טפסי מס W-4. לכן, זה לא אמור להיות נטל עצום עליכם לאסוף ולדווח על מידע שכירות חדש הדרוש. למעשה, דיווח יכול לסייע בהפחתה ובמניעת תשלום במרמה של אבטלה וקצבאות פיצויים לעובדים.
חלק 1 מתוך 2: דיווח על עובדים חדשים
- 1קבע אם אתה נדרש לדווח. על "מעסיקים" לדווח על "שכירת עובדים" לספריית המדינה שלהם. "מעסיק" על פי החוק כולל גופים ממשלתיים וארגוני עבודה. בעיקרון, אם אתה נדרש שעובד ימלא W-4, אתה מעסיק. "עובדים חדשים" הם עובדים שלא הועסקו בעבר אצלך, או עובדים שהועסקו בעבר אך הופרדו בין 60 יום רצופים לפחות.
- אינך צריך לדווח על עובד שעוזב וחוזר אם אותו עובד לא פוטר רשמית או הוסר משכר העבודה.
- מדינות מסוימות ידרשו ממך לדווח על קבלנים עצמאיים. עם זאת, החוק הפדרלי אינו מחייב זאת.
- 2ודא שאתה מדווח בזמן. החוק הפדרלי מחייב לדווח על עובדים שכירים חדשים בתוך 20 יום מ"מועד ההעסקה ". תאריך ההשכרה הוא היום בו עובד שלך עובד לראשונה עבור שכר עבודה. אמנם תקופת הדיווח הפדרלית היא 20 יום, אך ישנם חוקי מדינה המחייבים אותך לדווח מוקדם יותר. לדוגמא, בג'ורג'יה אתה נדרש לבצע דוחות שכירות חדשים תוך עשרה ימים מרגע שכירת העובד.
- 3דווח ברשת. ברוב המדינות יש מערכת מקוונת שבה תוכלו להשתמש כדי לדווח על עובדים שכירים. אם יש לך גישה למחשב, עליך לשקול להשתמש במשאבים מקוונים כדי להקל על הדיווח. לדוגמה, בקליפורניה תוכלו להירשם בשירותים אלקטרוניים לעסקים של המחלקה לפיתוח תעסוקה. לאחר שתקבע שם משתמש וסיסמה, תישלח אליך אישור בדוא"ל המאשר את זהותך. לאחר שתאמת את ההרשמה תוכל להשתמש בשירות לצורך הגשת דוחות שכירות חדשים. בקליפורניה תוכלו לדווח על מידע שכיר חדש באופן מקוון בשיטות שונות:
- האפשרות קובץ דוח של עובד חדש מאפשרת לך למלא את טופס ההעסקה החדש של המדינה (DE 34 בקליפורניה) באופן מקוון. באמצעות אפשרות זו תוכלו להזין עד 30 עובדים חדשים בו זמנית. לאחר בחירת אפשרות זו תמלא טופס אלקטרוני ותגיש אותו. תקבל מספר אישור ברגע שתגיש את המידע.
- הקובץ צרף קובץ החזרה מאפשר לך לצרף את מידע ה- DE 34 שלך כקובץ מצורף לאינטרנט. לאחר שתצרף את DE 34 שהושלם באמצעות המערכת המקוונת, תגיש אותו ותקבל אישור באופן מיידי.
מרבית המדינות יצרו טפסים חדשים ספציפיים לדיווח על שכירות שבהם תוכלו להשתמש כדי לאסוף את המידע הנדרש מעובדים חדשים. - 4דווח ידנית. אם אין לך גישה למחשב או שאין לך את היכולת לדווח אלקטרונית, כל מדינה מאפשרת לך לדווח על מידע שכיר חדש באופן ידני. בין אם תאסוף את המידע ב- W-4, בטופס דוח ממלכתי או בטופס שתיצור לבד, תוכל לשלוח את המידע הנדרש למחלקת התעסוקה של המדינה שלך.
- לדוגמא, בג'ורג'יה ובקליפורניה תוכלו לשלוח בדואר אלקטרוני או לשלוח בדו"חות את דוחות השכירות החדשים שלכם לתכנית דיווחי השכירות החדשה או למחלקת פיתוח התעסוקה בהתאמה.
- 5בקש משירות השכר שלך לדווח עבורך. אם אינך מעוניין כלל בדוחות שכירות חדשים, הרבה חברות שירותי שכר יציעו שירותי דיווח. אם אתה כבר משתמש בספק שירותי שכר, שאל אם יש לו את היכולת לדווח על עובדים חדשים עבורך. אם הם יעשו זאת, הם פשוט ישתמשו במידע שהם מקבלים מ- W-4 של העובד כדי להכין את הדו"ח הנדרש.
- 6יש לוודא עמידה בדרישות הגשת מדינות רבות. אם אתה מעסיק רב מדיני שיש לו עובדים העובדים במספר מדינות, אתה יכול להגיש דוחות שכירות חדשים באחת משתי דרכים. ראשית, תוכל לבצע מספר דוחות לכל מדינה בה עובד העובד. אם תבחר באפשרות זו, פשוט תעשה דוח נפרד לכל מדינה ותגיש אותו בשיטה המועדפת עליך.
- שנית, אתה יכול לבחור מדינה אחת בה תעשה כל דוח לעובדים הרב-מדינתיים. אם תבחר לדווח במדינה אחת בלבד, יש להגיש את הדוחות שלך באופן אלקטרוני. בנוסף, עליך להודיע בכתב למזכיר הפדרלי של משרד הבריאות והשירותים האנושיים בארה"ב על המדינה בה אתה בוחר לדווח. תוכל להודיע על כך באופן אלקטרוני על ידי הגשת טופס רישום מעסיקים רב-מדינתי באופן מקוון. אתה יכול גם לשלוח אותו למחלקה בדואר.
- 7הימנע מקנסות בגין אי דיווח. אם אינך מדווח על עובדים חדשים במועד, מדינתך עשויה להטיל קנסות אזרחיים על אי ציותך לחוק. החוק הפדרלי משאיר את הטלת העונשים על כל מדינה. אם מעריכים קנסות, הקנס לא יעלה על 19 אירו לעובד שזה עתה הועסק. עם זאת, אם אתה זומם עם העובד שלך כדי להימנע מדיווח, אתה יכול להיקנס בסכום של עד 370 אירו לעובד שזה עתה נשכר. מדינות מסוימות עשויות גם להטיל עונשים לא כספיים.
- לדוגמה, בקליפורניה ניתן להעריך קנס בסך 18 אירו על כל שכירה חדשה שאינכם מדווחים עליה. אם כישלון הדיווח הוא מכוון, אתה יכול להיקנס בסכום של עד 370 אירו לכל מקרה.
- 8להבין לשם מה משמש המידע. המידע שעליו אתה מדווח משמש ממשלות פדרליות וממלכתיות כדי להתאים את הדוחות לאנשים המחויבים במזונות ילדים. זה עוזר לממשלות לאתר אנשים, להקים צווי תמיכה בילדים ולאכוף פקודות קיימות. בנוסף, המידע יכול לשמש את סוכנויות המדינה כדי לאתר ולמנוע תשלומי גמלה שגויים (למשל, עבור פיצוי עובדים ו / או דמי אבטלה). סוכנויות מדינה יכולות להשתמש במידע גם כדי למנוע קבלה לא נכונה של הטבות כגון חותמות מזון, רווחה ומדיקייד.
אם ברצונך להשתמש בטופס הדיווח החדש על שכירות המדינה שלך, יהיה עליך לבקר באתר הממשלתי המתאים ולהוריד עותק.
חלק 2 מתוך 2: איסוף המידע הנדרש
- 1השג את ארבעת מרכיבי הדיווח הנדרשים. החוק הפדרלי מחייב אותך למסור ארבע פיסות מידע על העובד שהועסק לאחרונה. עם זאת, לכל מדינה יכולות להיות דרישות שונות ועשויה לדרוש דיווח על מידע נוסף. על פי החוק הפדרלי, עליך לקבל את שם העובד, כתובתו, מספר הביטוח הלאומי ותאריך שכירתו של העובד.
- בגאורגיה, למשל, עליכם לאסוף גם את תאריך ההתחלה בפועל של העובד, זמינות הביטוח הרפואי ומצב שכירותו.
- 2ודא שיש לך מספר ביטוח לאומי מדויק. אם לעובד שלך אין מספר ביטוח לאומי, הם יצטרכו להגיש בקשה למסמך בביטוח הלאומי. אם יש לך עובד שאינו יכול למלא את דרישת מספר הביטוח הלאומי, עליך למלא טופס פדרלי SS-5, שהוא בקשה לכרטיס ביטוח לאומי. השירות חינם.
- לאחר מילוי הטופס והגשתו על ידי העובד, תוכל להתקדם עם חובות הדיווח שלך.
- 3וודא שמידעך זמין. החוק הפדרלי מחייב אותך להגיש שלוש פרטי מידע בכל דוח שכירות חדש. מדינות מסוימות עשויות לדרוש ממך להגיש יותר. על פי החוק הפדרלי, דוח השכירות החדש שלך חייב לכלול את שמך, כתובתך ומספר זיהוי התעסוקה הפדרלי (FEIN).
- בקליפורניה, למשל, עליך לדווח גם על שם העסק שלך, מספר הטלפון שלך ומספר חשבון המעסיק שלך בקליפורניה.
- 4כלול מידע אופציונלי אם תבחר. מדינות מסוימות נותנות לך אפשרות לדווח על מידע נוסף שניתן להשתמש בו כדי לסייע לסוכנויות המדינה והפדרליות ליישם את מטרת החוק. אם אתה מוכן ומסוגל, עליך לדווח גם על מידע אופציונלי. לדוגמא, בג'ורג'יה עומדת בפניך הבחירה לדווח על משכורתו החודשית של העובד, מידע לגבי האם אתה מספק ומציע ביטוחים רפואיים מרובים.
- 5בקש מהעובד שלך למלא w-4. אתה יכול לאסוף את המידע הנדרש כמעט בכל דרך שתרצה. אחת הדרכים היעילות ביותר לעשות זאת היא ליצור עותק של ה- W-4 של כל עובד חדש. טופס המס W-4 יכלול בדרך כלל את כל המידע הדרוש לו אתה זקוק לטופס שהעובד נדרש למלא ללא קשר לחובות הדיווח שלך. לאחר שתשיג עותק מה- W-4 של העובד שלך, פשוט תדווח על המידע שנמצא שם. אתה יכול אפילו לשלוח את כל ה- W-4 ולעמוד בדרישות הדיווח שלך.
- אם אתה משתמש ב- W-4 לדיווח, ודא שאתה שם את ה- FEIN והכתובת שלך בראש כל W-4.
- בנוסף, וודא שכל המידע ב- W-4 קריא.
דיווח שכירות חדש מתקיים כאשר אתה כמעסיק מדווח על מידע מסוים אודות עובדים שזה עתה נשכר לממשלת המדינה שלך. - 6השג טופס דיווח חדש על מדינה שכירה. מרבית המדינות יצרו טפסים חדשים ספציפיים לדיווחי שכירות שבהם תוכלו להשתמש כדי לאסוף את המידע הנדרש מעובדים חדשים. אם ברצונך להשתמש בטופס הדיווח החדש לשכר המדינה שלך, יהיה עליך לבקר באתר הממשלתי המתאים ולהוריד עותק. תן טופס ריק לכל עובד חדש ובקש ממנו למלא אותו. אם אינך רוצה להכביד על העובד החדש שלך, תוכל למלא את הטופס בעצמך באמצעות מידע שנאסף ב- W-4s.
- לדוגמה, בג'ורג'יה תשתמש בטופס הדיווח על שכירה חדשה בג'ורג'יה.
- בקליפורניה תשתמש בטופס DE 34.
- 7הכינו גיליון אלקטרוני. אם אינך יכול להשתמש בטפסים ממלכתיים ובמדינות פדרליות, תוכל אפילו ליצור גיליון אלקטרוני משלך כדי לאסוף את המידע הנדרש. בגאורגיה, למשל, תוכלו ליצור גיליון אלקטרוני כל עוד הוא כולל את כל המידע הנדרש והוא נוצר עם גופן של לפחות 10 נקודות. הכתובת שלך צריכה להיות מוצגת בחלק העליון של הגיליון האלקטרוני.
- 8התקשר למחלקת התעסוקה של המדינה שלך לסיוע. אם אתה זקוק לעזרה בדיווח על עובדים חדשים לתוכנית הדיווח החדשה על שכירות של המדינה שלך, התקשר לסוכנות הממלכתית שלך לעזרה. לכל מדינה יש מספר טלפון שאליו אתה יכול להתקשר. לדוגמה, בקליפורניה ניתן להתקשר למוקד הרישום לעובדים חדשים.
קרא גם:
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
