איך כותבים תוכנית לניהול שינויים?
כדי לכתוב תוכנית ניהול שינויים בארגון, התחל ברשימת הגורמים התורמים, כגון פערי ביצועים או טכנולוגיה חדשה. לאחר מכן, תאר את השינוי וכיצד הוא משפיע על תפקידי התפקיד, הנהלים, המדיניות והארגון המבני. לאחר מכן, רשום את המחלקות, הקבוצות ובעלי העניין המושפעים מהתוכנית. צור צוות ניהול שינויים בכדי להבטיח מעבר חלק, ותכנן תוכנית תקשורת שתחזק את הסיבות מאחורי השינוי! לקבלת טיפים למעקב אחר שינויים בכל פרויקט, המשך לקרוא!
צור צוות ניהול שינויים בכדי להבטיח מעבר חלק, ותכנן תוכנית תקשורת שתחזק את הסיבות מאחורי השינוי!
ישנם שני סוגים של תוכניות לניהול שינויים. האחד מתייחס להשפעת השינוי על ארגון, ומקל על המעבר. שאר המסלולים עוקבים אחר שינויים בפרויקט יחיד ויוצרים תיעוד ברור של שינויים במוצרים או שינויים בהיקף הפרויקט. שתי התוכניות הללו נועדו לתקשר את מה שצריך לעשות בצורה ברורה ומדויקת.
שיטה 1 מתוך 2: כתיבת תוכנית לניהול שינוי ארגוני
- 1הדגימו את הסיבות לשינוי. ציין גורמים שהובילו להחלטה לשנות, כמו פערי ביצועים, טכנולוגיה חדשה או שינוי במשימת הארגון.
- גישה אחת היא לתאר את מצבו הנוכחי של הארגון, ואת המצב העתידי שתכנית זו מתכוונת ליצור.
- 2הגדר את סוג השינוי והיקפו. תאר בקצרה את האופי הצפוי של פרויקט ניהול השינויים. קבע אם זה ישפיע על תפקידי התפקיד, על שינויים בתהליך, על שינויים במדיניות ו / או על ארגון מבני. ציין את המחלקות, קבוצות העבודה, המערכות או רכיבים אחרים שעשויים להשתנות.
- 3תאר תמיכה של בעלי עניין. ציין את כל בעלי העניין המושפעים מהתכנית, למשל, הנהלה בכירה, מנהל פרויקט, נותן חסות לפרויקט, משתמשי קצה ו / או עובדים המושפעים מהשינוי. עבור כל אחד, כתוב אם בעל העניין תומך בשינוי.
- שקול תרשים כדי לתקשר זאת בצורה ברורה ותמציתית. תבנית אפשרית אחת מפרטת מודעות, מידת תמיכה והשפעה לכל בעל עניין, המדורג בסולם של גבוה / בינוני / נמוך.
- במידת האפשר, ערכו ראיונות אישיים על מנת לאמוד את התמיכה.
אחרים דורשים גישות נוספות, שעשויות להיכלל בתוכנית שלך או להשאיר את צוות ניהול השינויים ליישום לפי הצורך. - 4צור צוות ניהול שינויים. צוות זה אחראי על תקשורת עם כל בעלי העניין, האזנה לדאגות והבטחת השינוי בצורה חלקה ככל האפשר. בחר אנשים עם אמינות גבוהה בארגון, וכישורי תקשורת טובים.
- זה צריך לכלול נותן חסות ברמת ההנהלה הבכירה. הדגישו כי מדובר בעבודה אקטיבית לקידום השינויים, ולא רק בחתימה על התוכנית.
- 5לפתח גישה עם הנהלת הארגון. תמיכה מלאה ממשקלים כבדים בארגון היא קריטית להצלחת השינוי. אפשר לכל אחד מאנשי הצוות הבכיר לספק משוב על השינוי, ולעבוד יחד עם כל אחד מהם כדי ליצור תפקיד פעיל בהדגמת השינויים ובתמיכה בהם.
- 6ערכו תוכנית לכל בעל עניין. עבור כל בעל עניין, כולל אלה התומכים בשינוי, העריך את הסיכונים והדאגות הכרוכים בכך. הטיל על צוות ניהול השינויים את המשימה לטפל בחששות אלה.
- 7צור תוכנית תקשורת. תקשורת היא המרכיב החשוב ביותר בניהול שינויים. תקשר לעתים קרובות עם כל אדם שנפגע. לחזק את הסיבות העומדות מאחורי השינוי ואת היתרונות שהוא יביא.
- על בעלי העניין לקבל תקשורת אישית, דו כיוונית. פגישות פנים אל פנים חיוניות.
- התקשורת צריכה להגיע מצד נותן החסות ברמה הגבוהה, מהמפקח הישיר של כל עובד, וכל דובר נוסף שסומך על בעלי העניין. כל תקשורת צריכה להיות בעלת מסר עקבי.
- 8עקוב אחר התנגדות. תמיד יש התנגדות לשינויים. זה קורה ברמה האישית, אז תקשרו באופן אישי עם בעלי העניין כדי לגלות את הסיבה. עקוב אחר תלונות כדי שצוות ניהול השינויים יוכל לטפל בהן. חששות אלה כוללים בדרך כלל:
- אין מוטיבציה לשינוי, או שום תחושת דחיפות
- אין הבנה של התמונה הגדולה יותר או מדוע השינוי הכרחי
- חוסר קלט בתהליך
- אי וודאות הנוגעת לביטחון בעבודה, לתפקיד עתידי או לדרישות ומיומנויות עבודה עתידיות
- כישלון ההנהלה לעמוד בציפיות הנוגעות ליישום שינוי או תקשורת
כדי לכתוב תוכנית ניהול שינויים בארגון, התחל ברשימת הגורמים התורמים, כגון פערי ביצועים או טכנולוגיה חדשה. - 9כתובת לחסימות דרכים. צריך לענות על תלונות רבות על ידי עלייה בתקשורת או שינוי באסטרטגיית תקשורת העוסקת בסוגיות ספציפיות. אחרים דורשים גישות נוספות, שעשויות להיכלל בתוכנית שלך או להשאיר את צוות ניהול השינויים ליישום לפי הצורך. שקול אילו מבין אלה מתאימים לארגון שלך:
- לכל שינוי בתפקידי התפקיד או בתהליך, הפוך את הכשרת העובדים בראש סדר העדיפויות.
- אם אתה מצפה למורל נמוך או למעבר מלחיץ, הקל על כך באירוע חברה או הטבות עובדים.
- אם בעלי עניין אינם מונעים לשנות, ספק תמריצים.
- אם בעלי העניין מרגישים שהם לא נותרים מחוץ לולאה, ערכו פגישה כדי לאסוף משוב ולשקול שינויים בתוכנית.
שיטה 2 מתוך 2: מעקב אחר שינויים בכל פרויקט
- 1הגדר תפקידי ניהול שינויים. ציין את התפקידים שיוקצו לפרויקט זה. תאר את האחריות ואת הכישורים הדרושים לכל תפקיד. לכל הפחות, לכלול מנהל פרויקט שיחוקק שינויים ברמה היומיומית, ונותן חסות לפרויקט כדי לעקוב אחר ההתקדמות הכוללת ולקבל החלטות לניהול שינויים ברמה גבוהה.
- בפרויקטים רחבים בארגון גדול, יתכן שתצטרך לחלק את תפקיד ניהול הפרויקט בין מספר אנשים עם ידע מיוחד.
- 2שקול לוח בקרת שינוי. פרויקטים של תוכנה כוללים בדרך כלל ועדת בקרת שינוי, המורכבת מנציגים מכל קבוצת בעלי עניין. מועצה זו מאשרת בקשות לשינוי במקום מנהל הפרויקט ומעבירה את ההחלטות לבעלי העניין. גישה זו עובדת היטב עבור פרויקטים עם בעלי עניין רבים ופרויקטים אשר עשויים להזדקק להערכה מחודשת של היקף ויעדי הבסיס.
- 3צור תהליך לחקיקת בקשות לשינוי. ברגע שמישהו בצוות הפרויקט מזהה צעד קדימה, איך זה עובר מרעיון למציאות? תאר את התהליך כאן, בהתאם להסכמת הצוות. הנה דוגמה:
- חבר הצוות ממלא טופס בקשת שינוי ושולח אותו למנהל הפרויקט.
- מנהל הפרויקט מזין טופס ביומן בקשות השינוי ומעדכן יומן זה כמימוש או בקשות של בקשות.
- מנהל מייעד את חברי הצוות לכתוב תוכנית ספציפית יותר ולהעריך את המאמץ הנדרש.
- מנהל הפרויקט שולח תוכנית לחסות הפרויקט לאישור או דחייה.
- שינוי מיושם. בעלי עניין מתבשרים על ההתקדמות לעיתים קרובות.
- 4צור טופס בקשת שינוי. יש לכלול את הנתונים הבאים בכל בקשת שינוי ולהזין אותם ברשימת השינויים:
- תאריך בקשת השינוי
- שנה את מספר הבקשה, שהוקצה על ידי מנהל הפרויקט
- כותרת ותיאור
- שם המגיש, דוא"ל ומספר טלפון
- עדיפות (גבוהה, בינונית או נמוכה). תוכניות ניהול שינויים דחופות עשויות לדרוש מועדים ספציפיים.
- מוצר ומספר גרסה (לפרויקטים של תוכנה)
ציין את כל בעלי העניין המושפעים מהתכנית, למשל, הנהלה בכירה, מנהל פרויקט, נותן חסות לפרויקט, משתמשי קצה ו / או עובדים המושפעים מהשינוי. - 5הוסף מידע נוסף לרשימת השינויים. על לוח השינויים לעקוב אחר החלטות ויישום. מלבד המידע שהועתק מטופס בקשת השינוי, תזדקק למרחב עבור הדברים הבאים:
- סימן אישור או דחייה
- חתימת האדם המאשר או דוחה את הבקשה
- שינוי מועד יישום
- שנה תאריך סיום
- 6עקוב אחר החלטות מרכזיות. בנוסף למערכת השינויים היומיומית, הפרויקט עשוי להפיק תועלת מרשומת ההחלטות הגדולות. שיא זה עשוי להקל על המעקב אחר פרויקטים ארוכי טווח או פרויקטים שעוברים שינויים במנהיגות. רשומה זו יכולה גם להנחות תקשורת עם לקוחות או הנהלה בכירה. לכל שינוי במועדים, בהיקף הפרויקט או בדרישות, ברמות העדיפות או באסטרטגיה, כולל המידע הבא:
- מי קיבל את ההחלטה
- כשהתקבלה ההחלטה
- סיכום הסיבות העומדות מאחורי ההחלטה, והתהליך ששימש להגיע אליו. צרף מסמכים הקשורים לתהליך זה.
- בנה אמון ונאמנות גם עם אנשי הצוות שלך וגם עם הלקוחות שלך. שינוי יכול לגרום לאנשים לחוש אי נוחות. על ידי תקשורת שאתה מחפש את טובת עמך, תזכה בתמיכתם.
קרא גם: איך לפתח מוצר?
שאלות ותשובות
שאלות ללא מענה
- איך מנהלים פרויקט תאימות?
תגובות (19)
- זה היה מאוד מועיל תודה. זו הייתה עצה ברמה גבוהה שגרמה לי לחשוב בדרך הנכונה!
- מאמר זה מפרט, בצורה ברורה מאוד, את כל הצעדים הדרושים ליצירת ויישום תוכנית ניהול שינויים. זה בדיוק מה שהייתי צריך! תודה!
- חיפשתי תבנית תוכנית לשימוש לניהול שינויים והרגשתי מאוד מבורך למצוא את זה כדי ללמד אותי בדיוק איך לעשות את זה. זו תוכנית טובה מאוד שאני מתאימה למטרה שלי. תודה על העזרה.
- מבנה ברמה גבוהה למדי וראייה רחבה על ניהול שינויים.
- מאמר זה נתן לי מסגרת שאפשרה לי להכניס חומרים ומושגים שכבר היו לי בתהליך שלב אחר שלב.
- זה עזר לי להכיר גורמים מרכזיים שיש לקחת בחשבון בעת פיתוח תוכנית ניהול שינויים. ראשית, עליכם לדעת בדיוק מה ברצונכם להשיג, לרשום את כל בעלי העניין ולערב אותם באמצעות אסטרטגיית תקשורת יעילה. נהל התנגדות או מכשולים בשלב היישום. נותן החסות לפרויקט חייב להיות אחראי על התוצאות. סוכני שינוי חייבים להשפיע על הצלחת הפרויקט.
- הפריסה שלך מושלמת לתפיסת מידע מהירה ואינפורמטיבית, שורת נושא ונקודות תבליט תמציתיות המעבירות פעולות נדרשות. כל הכבוד!
- מאוד עוזר וקל להבנה תהליך.
- זוהי התייחסות טובה לגבי שינוי תוכנית הניהול.
- בהכנת דוח ניהול שינויים לאוניברסיטה, מאמר זה סיכם בקוהרנטיות רבה את השלבים הקצרים של תוכנית ניהול.
- מדריך צעד אחר צעד. תודה רבה.
- השתמשתי במידע בתוכנית מאסטר לעיצוב תכניות בריאות. זה היה קצר, פשוט ותמציתי.
- אנו עוברים שינוי פרדיגמה עצום לשינוי בארגון שלנו. אני מאמין שמאמר זה יעזור לנו לעשות זאת.
- מדהים.
- השתמשתי בשלבים כמתווה למסמך סיכום של תוכנית ניהול שינויים. מצאתי שהמידע הנוסף על כל שלב שימושי כדי לעזור לי לפרט את התוכן עבור החלק הזה במסמך שלי.
- מאמר נהדר וברור.
- הבנת תהליך ניהול השינויים.
- זה היה מצוין! תודה.
- צריך לכתוב תוכנית שינוי לפרויקט יישום מערכות. טוב שיש תבנית וכמה עצות לגבי מה לכלול. זה היה מאוד שימושי. תודה.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
