כיצד לתכנן אירוע חברה?
תכנון אירוע חברה יכול להיות אחריות מלחיצה על כל אחד, בין אם אתה מפקח, איש צוות או מתכנן אירועים.
תכנון אירוע חברה יכול להיות אחריות מלחיצה על כל אחד, בין אם אתה מפקח, איש צוות או מתכנן אירועים. ארגון פעילויות מסוג זה דורש מעקב אחר אלמנטים ארגוניים שונים והרכבת אסטרטגיה שתתאים בצורה הטובה ביותר לצרכים שלך. אך עם מעט תכנון ותרגול, תוכלו להיות בטוחים ליצור אירוע מהנה לכולם עם מתח מינימלי עבורכם.
חלק 1 מתוך 3: האצלת האחריות התכנונית
- 1הודיעו לעמיתיכם על האירוע הקרוב. הודיעו לעמיתי העבודה שלכם כי אתם מתכננים אירוע חברה והזמינו אנשים שיסייעו לכם בארגון. אתה יכול לשקול לשלוח דוא"ל לכל המוזמנים, להעלות עלון בחדר האולם או אפילו ליצור אירוע בפלטפורמות מדיה חברתית שונות. ייתכן שתרצה גם לגשת לאנשים מסוימים באופן אישי.
- לא תמיד אנשים ממהרים להתנדב, אך להזמנה אישית עשויה להיות יותר משיכה, במיוחד אם אתה מדגיש את המיומנות הספציפית שאתה מעוניין להשתמש בה על ידי בחירת אותו אדם מסוים.
- יש אנשים שטובים בארגון פרטים, בעוד שמישהו אחר עשוי להיות טוב במיוחד באפיית פינוקים טעימים למסיבה. אם יש לך מישהו בראש שאתה רוצה לבקש לעזור במיוחד, נסה לומר משהו כמו: "ג'ון, אני באמת התרשמתי מהדרך שעזרת לארגן את הפעילויות בפונקציה האחרונה שלנו. תהיתי אם אתה יכול לשקול לעזור באותה הדרך לאירוע הקרוב שלנו? "
- 2קבע פגישה לדיון בסדר היום של תכנון אירועי החברה. בפגישה זו עליכם לחלק את הצעדים השונים לוועדות, כגון מקום, אוכל, בידור וקישוט. הקציב לכל ועדה מנהיג שלדעתך הוא המסוגל ביותר מבין המתנדבים שלך. כל מנהיג צריך לבחור צוות, של לפחות אדם אחד אחר, שיסייע להם מהמתנדבים שנותרו.
- במהלך הפגישה, שוחח על רעיונות מכל ועדה כדי לגרום לצוותים להניע ולחשוב על גישתם.
- לפני סיום הפגישה, קבעו תאריך ושעה לפגישה הבאה ובקשו שכל ועדה תציע דוח סטטוס.
- 3אל תתנתק מתהליך התכנון. האצלת את המשימות כך שלא תצטרך ללכת לאיבוד בסוף הקניות באזורים אלה, אלא עליך לקחת חלק בתהליך קבלת ההחלטות - במיוחד בכל הנוגע לבחירה וקנייה.
- הסתבך עם כל הוועדות, ותישאר אחראי על התקציב.
- ודא שכל ועדה מנהלת עלויות על ידך לפני ביצוע רכישות כלשהן.
- תנו לחברי הוועדה להתמודד עם הדברים הקטנים, אך וודאו שהם יודעים להתייעץ אתכם בכל ההחלטות הגדולות יותר.
קבע פגישה לדיון בסדר היום לתכנון אירועי החברה. - 4ארגן פגישות מעקב מעת לעת. ערכו פגישות אלה עד למועד תפקוד החברה. דאג שאחד מאותם פגישות יהיה במקום הנבחר, כך שכל הוועדות יוכלו לוודא שחלקן מהתוכנית יעבוד בשיתוף האירוע בכללותו.
- לדוגמא, צוות הקישוטים צריך לדעת את גודל המקום ומבנהו כדי לוודא שהם בוחרים קישוטים מתאימים, וועדת הבידור צריכה לבדוק את המקום לפני שתקבל החלטה סופית על בחירת הבידור.
- וודאו שכולם מתוזמנים ומתאימים למשקלם. היו מוכנים לעזור בבעיות ובפתרונות לקבלת החלטות.
- נסה להתמקם בתאריך, בשעה ובמיקום כדי שתוכל לעבוד על ידיעתך על האירוע.
חלק 2 מתוך 3: תכנון הפרטים
- 1קבע את המטרה העסקית של האירוע. שקול אילו יעדים אתה רוצה להשיג עבור העסק על ידי אירוח אירוע זה. האם המטרה היא למשוך יותר לקוחות? או אולי המטרה שלך היא לפתח קשרים חזקים יותר עם שותפים עסקיים. תהיה הסיבה אשר תהיה, חשוב שתזכיר זאת מההתחלה כדי שתוכלו לשמור על מטרה זו כגורם המניע בכל פעם שתקבלו החלטות לגבי האירוע.
- המטרה העסקית שלך צריכה להיות משהו ספציפי ומדיד במקום משהו מעורפל. לדוגמא, יעד אירוע סביר יכול להיות הגדלת המשקיעים העסקיים ב -20%.
- 2בחר את המקום. זהו אחד הצעדים החשובים ביותר בתכנון אירוע עבור החברה שלך מכיוון שהמיקום באמת ייתן את הטון לכל האירוע. קחו בחשבון את היקף האירוע שלכם - האם זה יהיה רק האנשים במשרד הקטן שלכם, או שהאירוע יתאים לקהל עסקי מורחב?
- תלוי בגודל האירוע ובהיקפו, ייתכן שתוכלו לארח אותו במקום העבודה שלכם. אם יש לכם חדר ישיבות גדול, זו יכולה להיות דרך חסכונית לתכנן את האירוע.
- אך אם אתם מזמינים אנשים רבים לאירוע, עליכם לבדוק הזמנת מרכז כנסים או מרכז אירועים. במלונות רבים ניתן להזמין מיקומים מסוג זה.
- שקול את האקוסטיקה של החדר. אם תהיה לכם קבוצה גדולה, כנראה שתזדקקו למיקרופון לרמקול ואתם לא רוצים שהסאונד ידהד נורא בגלל אקוסטיקה קולית לקויה.
- וודאו שהמקום מתאים לתקציב שלכם לאירוע, ובכל זאת מאפשר מספיק להוצאות האחרות.
- 3שקול כמה אנשים להזמין. לאחר שבחרתם במקום, תצטרכו להתחיל לשקול את מי להזמין. ודא שאתה לא מזמין יותר אנשים מאשר המקום יכול להכיל בנוחות. אתה לא רוצה שהאורחים שלך יהיו צפופים או לא נוחים.
- עובדי המקום יוכלו לומר לכם מה התפוסה המרבית במקום.
- הקפידו לזכור את המטרה העסקית כשאתם שוקלים מה האורחים להזמין. אתה רוצה להזמין אנשים שיתרמו לתוצאה המוצלחת של האירוע ויתמכו במטרה שלך, ולא אנשים שעשויים להפריע למטרה זו.
- 4תכננו את הכיבוד. לאחר שתדעו כמה אנשים תזמינו, תוכלו להתחיל לתכנן את האוכל. עליכם להבין אילו סוגי אוכל אתם רוצים להגיש וכמה מהם להשיג לאירוע. שיקולים אלו תלויים במידה רבה באיזו שעה ביום יתקיים האירוע שלך.
- לדוגמא, אם האירוע שלכם יהיה בשעה 19:00, האורחים שלכם כנראה יצפו שתספקו להם אוכל וכנראה שהם לא יאכלו ארוחת ערב לפני האירוע. במקרה זה תצטרכו לספק מנה ראשונה, כמה צדדים וקינוח, כמו גם כמה משקאות.
- אם האירוע שלך מתחיל בשעה 8 בבוקר, זה יהיה טוב להציע קפה ומיץ יחד עם כמה קרואסונים או סופגניות.
הודיעו לעמיתי העבודה שלכם כי אתם מתכננים אירוע חברה והזמינו אנשים שיסייעו לכם בארגון. - 5בחר דובר מפתח. אם תחליט להזמין דובר מרכזי לאירוע שלך, ודא שמי שתבחר יהיה קשור איכשהו לעסק שלך, למוצר שלך, לאידיאולוגיה של החברה שלך או למטרת האירוע הזה.
- ודא שעלות הדובר היא בתקציב האירוע שלך.
- נסה לדבר ישירות עם מספר אפשרויות לדוברים המרכזיים, כך שתוכל לקבל מושג טוב יותר על איזו מהן תתאים לאירוע שלך.
- 6קבעו את התקציב שלכם לאירוע. על מנת להישאר בתקציב האירוע, תצטרך להעריך כמה כסף אתה יכול להוציא ולהפחית קרן מגירה משמעותית. ואז השאר זה מה שאתה צריך להוציא על האירוע.
- אף אירוע לעולם לא יעבור ב 100% בצורה חלקה. בדרך כלל תהיה תקלה מינורית (או גדולה!) שבסופו של דבר תעלה כסף נוסף ולא צפוי. חשוב לתכנן זאת מראש ולהיות מוכנים עם קרן מגירה לגיבוי.
- בהתאם לגודל האירוע, קרן המגירה יכולה לנוע בין כמה מאות דולרים לכמה אלפי דולרים.
טיפ מומחההמומחה שלנו מסכים: כשאתה מחליט על התקציב לאירוע חברה, שקול את ההחזר שאתה עשוי לקבל. למשל, אם אתם מתכננים להזמין אנשי VIP מפורסמים שעשויים לחתום בסופו של דבר על חוזה של מיליון דולר, הוצאה של 14900 € על אירוע עשויה להיות השקעה טובה מאוד.
- 7קבלו ספונסרים לאירוע. על מנת למשוך נותני חסות ארגוניים לאירוע החברה שלך, תצטרך לבקש בקשת הצעה שתעורר את העניין שלהם. חסות לאירוע שלך חייבת להועיל לחסות בצורה כלשהי - כמו שהיא תעניק לארגון שלהם יותר סיקור תקשורתי.
- ההצעה שלך צריכה לכלול את הסיבות שבגללן הם צריכים לתת חסות לאירוע שלך, פרטים דמוגרפיים לאירוע / ארגון, סכומי הדולר שאתה מבקש בפועל,
חלק 3 מתוך 3: השלמת הפרטים
- 1קדם את האירוע. כדי להשיג את אחוז ההצבעה הרצוי לאירוע שלך, כדאי לך לשקול לקדם אותו ברשתות החברתיות. אתה יכול ליצור אירוע פייסבוק ו- להזמין אנשים ככה. אתה יכול גם לצייץ על כך מחשבון הטוויטר של החברה שלך. כל אלה הם דרכים נהדרות להפיץ את הבשורה על האירוע הקרוב של החברה שלך.
- 2שלח את ההזמנות עם rsvps לפחות חודש מראש. ודא שיש לך ועדה להזמנות ותגובות, והציע להם ליצור גיליון אלקטרוני עם מידע על רשימת האורחים.
- זה יאפשר לך לעקוב אחרי מי מתכנן להשתתף ולקבל מספר מצומצם לדברים שתצטרך לתכנן עבורם - כמו כמה כיבוד או חברה מחליפים לרכוש לאירוע.
זהו אחד הצעדים החשובים ביותר בתכנון אירוע עבור החברה שלך מכיוון שהמיקום באמת ייתן את הטון לכל האירוע. - 3ערכו פגישה אחרונה. בפגישה זו עליכם לבדוק את כל החלטות הוועדה, רשימת האורחים ותנאי התקציב. קח את הזמן הזה כדי לגהץ את כל הפרטים הסופיים.
- הקפידו לכלול זמן באירוע לרשת כי זה היבט חשוב מאוד באירועי החברה.
- 4התייחס לספונסרים בהתאם. נותני החסות הם האנשים שאיפשרו את האירוע שלך, כך שתצטרך להתייחס אליהם כראוי. פירוש הדבר שאולי להזמין אותם לאירוע, להבטיח שיהיה להם זמן טוב בזמן שהם שם, ולתת להם גישה בשורה הראשונה לכל מה שקורה באירוע. יהיה עליך גם להודות לספונסרים שלך בפומבי באירוע.
- אולי תרצה לארח פגישת המשך חסות לאחר האירוע כדי לדון כיצד עבר האירוע, מה ניתן לעשות אחרת בעתיד וכו '.
- 5תודה לאלה שעזרו בארגון האירוע. זכור להודות לכל המתנדבים שלך על עזרתם בארגון התכנסות החברה. כתוב כרטיסים אישיים המזהים את תרומתם האישית. זו דרך טובה לעזור להפוך את כל תהליך התכנון לנעים ככל האפשר.
- הצגת הערכתך ככל הנראה תניע את העוזרים שלך לעזור לך שוב בעתיד.
- וודאו שתהליך התכנון מהנה. אם המתנדבים שלך מרגישים לחוצים או מתוססים, הם עשויים שלא לעזור לך שוב בעתיד.
קרא גם: כיצד לפתח מערכת מלאי?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
