כיצד להעריך את עבודת הצוות בעסק?

התחל עם היסודות. הערך מהן הציפיות שלך ומה הדרישות שלך. זה יכול להיות כל מספר של מטרות יקרות ערך, כגון להקל על תהליכים פנימיים, להגדיל מכירות, להפחתת מחזור הצוות ולשיפור המורל של הצוות שלך. זה עשוי לכלול גם הפיכת חברה מוכרת יותר שלך בשוק על ידי פיתוח צוות יעיל ומקצועי. כתוב את כל הרעיונות - בזמן שאתה לא מחויב, לא שופט, או צוחק מהצעות.

ערוך רשימת ביקורת חסויה של שיקולי השינויים שלך, בשלב זה כדי לראות אם יש דרכים לשפר תהליכים כנדרש, כמו למשל למצוא דרכים ליישום טכנולוגיות טובות יותר. בהמשך, שקול את הדרכים השונות שאתה מרגיש שאתה יכול ליישם כמה מהרעיונות האלה. התייחס אליהם לאחר שתבצע את הצעדים הבאים.
היו פרגמטיים כך שאם, באופן אידיאלי, הצוות כבר עובד בסדר, הלקוחות מאושרים ואין בעיות ברורות, אז אין סיבה אמיתית לשנות לשם שינוי.

שוחח עם חברי הצוות (1) כקבוצה, ואז (2) כיחידים כדי לברר את רגשותיהם, חששותיהם, מטרותיהם ושאיפותיהם לגבי התקדמותם והמכשולים שלהם בעבודות ובתפקידים, בסביבת העבודה שלהם ובחוויות שלהם.

זהה בעיות "מחתרתיות" שאולי בדרך כלל לא יגידו לך. אם אתה מרגיש שככל הנראה לא מספרים לך את הסיפור המלא, אז חזור לפגוש אנשי צוות בודדים על דעתם, גישה לדוגמא עשויה להיות: "נאמר לי שיכולה להיות בעיה בתוכנת בקרת המניות, האם זה גרם לך לכאבי ראש? ". אם התשובה דומה: "התוכנה בסדר, אבל אנשים פשוט לא מזינים את הנתונים נכון!" - אז גילית שיש בעיה, כמו גם היכן הבעיה יכולה להיות - ולכן נדרשת הכשרה מחודשת ובקרת איכות של נתונים.

הקשיבו היטב. לפעמים אתה יכול לקרוא בין השורות כאשר עובד מנסה להישאר "דיפלומטי" על משהו מחשש להפללה או אפילו לאבד את מעמדו.

זהה אתגרים שעומדים בפני העובדים. יכולים להיות הרבה גורמים ברורים, צפויים, אך גם מאוד עדינים. והיו מודעים לכך שלמרות שבעיות מסוימות צפויות להיות בתוך החברה, סביר להניח שאחרות יתרחשו בחייו הפרטיים של העובד ויש להם אפקט "זליגה" למקום העבודה, כשהם עייפים, עצבניים או טרודים. בעיות פנימיות נפוצות יכולות להיות: פוליטיקה משרדית עם רכילות, ידע מוצר או חברה נמוך או מיושן, מיומנויות "טיפול בלקוח וטיפול נכון" נמוך או לקוי, או ניסיון, מערכות וחומרה ישנות או מיושנות, ציוד שירות פגום או מלאי מכירות ולקוי קווי תקשורת או חוסר במידע נחוץ / שימושי.

• לקבלת ידע נמוך במוצרים, ארגן סמינר להכשרת מוצרים. אם אתם מוכרים מוצרים, יצרנים וספקים רבים יהיו מוכנים לארח הדרכה כזו עבורכם ללא תשלום אם זה יחזק את הקשר העסקי המועיל הדדי.
• עבור פוליטיקה משרדית, זהו המרכיב הקשה ביותר של יחסי מקום עבודה להתמודד איתו. הדרכים המזיקות ביותר לעובד אחד לפגוע בעובד הן באמצעות פעולות או מחדלים שליליים "רכים" מאוד במטרה להקשות על חברים אחרים בצוות. עבור האדם או האנשים הנמצאים בקצה המקביל להתנהגות חסימתית או קשה, זה יכול בסופו של דבר להניע אותם לתסכול קיצוני ואף לגרום להם להתחיל לחפש מקום עבודה אחר. במקרה כזה, עדיף להפריד בין חברי הצוות הרלוונטיים כך שהם לא נמצאים באותה סביבה; אם זה לא אפשרי, התמודד ישירות עם מקור הבעיות ובדוק אם ייעוץ, הסבה מקצועית או אזהרה הם תגובות מתאימות. אם לחברתך עדיין לא קיים קוד התנהגות, זה הזמן לפתח קוד; ואכן, תהליך פיתוחו יכול להוות חוויה קתרטית עבור הצוות הרואה בכך הזדמנות לבחון דרכים למנוע התנהגויות חסימות ולהתמודד איתן. פוליטיקה משרדית היא דבר שעדיף לפעול במהירות האפשרית מכיוון שהיא מדבקת מאוד.
• עבור עובדים חדשים או עבור מי שיש להם מיומנויות נמוכות, כמו איטיות לעבד הצעות מחיר או להחזיר שיחות, או למי שיש שרות לקוחות שוחק, ארגנו פגישות הדרכה. בחר אימון המכיל פעילויות משחק תפקידים תכופות שיכולות להיות אחד על אחד או בסביבה קבוצתית. משחק תפקידים יעזור למשתתפים ללמוד דרכים חדשות להתקרב לדברים שהם מוצאים מאתגרים. במידת האפשר, הקצה את החברים הפחות מנוסים לעבוד עם בן זוג מנוסה יותר, כך שהידע של אחד יועבר לאחר.
• לבעיות אישיות מחוץ לסביבת העבודה, ניתן לעשות מעט מאוד נגדם מלבד להציע שירותים שכבר קיימים בחברה שלך, כגון יועצים לסיוע לעובדים. עדיף לתמוך בעובדים הנתקלים בקשיים ככל האפשר ולמצוא דרכים להגמיש את שעות עבודתם כדי להפחית את העומס בבית ובעבודה. איש צוות שניתן לו גמישות ותמיכה לעבור את שלבי הפעילות הראשוניים יהיה נאמן וחרוץ כשישוב שוב על רגליו.

נצל הזדמנות קבועה לבדוק אם נהלים ומערכות קיימים נמצאים בשימוש ושהם אכן עובדים. לפעמים מערכות יכולות להיות במקום אך לא לעבוד - כך שחברי הצוות עובדים סביבם ולא "עושים מהומה" להנהלה. עם זאת, זה יכול להפחית את התפוקה באופן מאסיבי ויגביר את רמות התסכול (ניתן להשיג עד כה רק כושר המצאה, רצון טוב בצוות ותושייה). עבור תקשורת או מערכות תפעוליות לקויות שיכולות למנוע את עמיתים לעבודה לבצע את עבודתם, או לפחות למנוע מהם לבצע את עבודתם בהתלהבות, בעיות כאלה יתקנו בהקדם האפשרי.

• אם זה לא נראה כאילו החומרה אשם, שאל את חברי הצוות באופן אינדיבידואלי מה החששות שלהם לגבי המערכת או מדוע התקשורת אינה זורמת בחופשיות. ייתכן שיהיה צורך לקחת אותם מחוץ לאתר לבית קפה מקומי או לטריטוריה נייטרלית אחרת כדי לשאול בדיסקרטיות.

השקיעו בשיפור מתווה הבניין והציוד. מסדרונות זעירים ומתקני הזדקנות קטנים יכולים להוות ניקוז למורל הצוות, כמו גם לתסכל ולהרחיק לקוחות. אמנם זה אולי לא נראה כמו עדיפות, אך מדובר בכסף שהושקע היטב - עלות קטנה לתיקון בעיה קטנה עדיפה מעלות עצומה לתיקון בעיה ענקית.

• בדוק את הארגונומיה של כל התחנות וחללי העבודה של החברים.
• בדוק את האינטראקציות בין הצוות ללקוחות. האם האינטראקציות נעשות או מונעות על ידי רהיטים, דלפקים, מתווה בניין וכו '?

התקן מערכת לאנשי הצוות שתציע הצעות הוגנות או הערות. לכל הצעה (כמו בקשה לשיפוץ, רעיון עיצובי או משהו אחר) צריכה להיות משוב האם ניתן לפעול או לא. עודד הצעות צוות כמו גם הצעות אישיות, מכיוון שאלה עשויות להצביע על דיון מוקדם והתפשרויות שיכולות להיות תוצאה טובה עבור העסק שלך.

• מטבע הדברים, מסיבות שונות לא תמיד ניתן ליישם את כל הרעיונות. אך מתן משוב אומר כי ראשית אתה מקשיב, ניתן לפנות אליו עם רעיונות ועל ידי תגובה אתה מפגין את פתיחותך; זה גם מראה כי יש להשתמש במערכת בתנאים הוגנים. ואולי תוכל ליישם גרסה שונה של כל הצעה במקום לעשות כלום.

להתייעץ, להתייעץ, להתייעץ. התייעץ עם לקוחות ככל האפשר, בין אם יש לך שיטת סקר מקוונת או אחרת, ובין אם הם אינם מחייבים את השאלה ישירות. התייעץ עם ראשי צוותים שונים וחברי צוות. התייעץ עם יועצים עצמאיים כגון רואה החשבון שלך, המנטור לפיתוח עסקי או אנשים אחרים המכירים את ניהול העסקים. קבלת משוב מכולם היא מדד חשוב לעבודת הצוות שלך בכללותה והכיוון הכללי שהעסק שלך לוקח. למרות שאי אפשר לרצות את כולם, זו הדרך הטובה ביותר למצוא רעיונות חדשים ופתרונות חדשים.

חזור עם המידע שהתגלה לאחרונה והשווה אותו לציפיות המקוריות שלך שתוארו בשלב הראשוני. סביר להניח שהציפיות הישנות שלך כבר אינן רלוונטיות, אך ייתכן שתראה כמה מקבילות. זה שימושי ביותר עבור מנהל לדעת בדיוק כמה הם מכירים את חברי הצוות שלהם, הצוות והחברה שלהם לפני שהם הסתכלו קרוב יותר.