כיצד לארגן תיקי כוח אדם?
כדי לארגן את קבצי כוח האדם שלך באופן כרונולוגי, תיצור קובץ נפרד לכל עובד.
ארגון תיקי כוח אדם יכול להיראות כמשימה מרתיעה, אך בחירת שיטה ודבקות בה באמת יכולה לפשט את התהליך. סביר להניח שתצטרך לארגן בנפרד קבצי נייר עם קבצים קשיחים וקבצים אלקטרוניים. בחר לארגן את המסמכים שלך באופן כרונולוגי לפי כל עובד, או למיין לפי סוג מסמך בודד. הקפד לתייג קבצים בזהירות ולהגן על מידע רגיש באמצעי אבטחה מתאימים.
שיטה 1 מתוך 3: ארגון קבצי עותק קשיח
- 1השתמש במערכת ארגון כרונולוגית. מערכת ארגונית מסוג זה מתאימה ביותר לאנשים הנוטים לסווג אירועים כרונולוגית במוחם, אם כי זה באמת מסתכם בעניין של העדפה. כדי לארגן את קבצי כוח האדם שלך באופן כרונולוגי, תיצור קובץ נפרד לכל עובד. בתוך תיק העובד הזה, תכלול את כל המסמכים הרלוונטיים בסדר כרונולוגי.
- לדוגמה, קובץ עובד אחד עשוי להתחיל בבקשה לעבודה שהושלמה, קורות חיים / קורות חיים ו- W-4, ואז להוסיף מסמכים חדשים מאחור - כמו הערכות ביצועים שנתיות.
- 2ארגן קבצים לפי סוג המסמך. מערכת ארגונית מסוג זה מתאימה ביותר לאנשים הנוטים להסתכל על התמונה הרחבה יותר, אם כי העדפה אישית היא הגורם הקובע העיקרי. עבור סוג זה של ארגון, יהיה עליך לקבץ קבצים לפי סוג מסמך, תוך שמירה על כל הקבצים הדומים לכל עובד. לדוגמה, יכול להיות שיהיה לך קובץ אחד שמכיל את כל בדיקות התרופות של העובד, קובץ אחר לכל הערכות ביצועי העובד, וקובץ אחר לצורך רשומות רפואיות נחוצות.
- בתוך כל קיבוץ סוגי מסמכים, עליכם לארגן את הקבצים באופן אלפביתי כדי להקל על מציאת הטפסים של כל עובד לפי הצורך.
סביר להניח שתצטרך לארגן בנפרד קבצי נייר עם קבצים קשיחים וקבצים אלקטרוניים. - 3כלול את כל המסמכים הדרושים. ברוב הממשלות יש חוקים שקשורים למסמכים שחברה נדרשת לשמור עבור כל עובד. הקפד לבדוק עם החוקים המקומיים והלאומיים כדי לוודא שאתה שומר על תיקי כוח האדם שלך בהתאם לדרישותיהם.
- תיקי הצוות שלך צריכים לכלול את כל המידע הקשור לתהליך הגיוס / בקשה והקשר בין העובד לחברה. זה כולל מסמכים הקשורים להערכות ביצועים, לשבחות עובדים ואפילו אמצעי משמעת שננקטו.
- מרבית החוקים מחייבים את העסקים לשמור תיעוד (גם לאחר סיום העובד) למשך 3 שנים לפחות, אם כי מומלץ לשמור אותם למשך מינימום של 5 שנים בכדי לכסות את הבסיסים שלך במקרה שמתעורר בעיה בלתי צפויה.
- 4גבה את העותקים הקשיחים שלך עם עותקים אלקטרוניים. למרות שחשוב לארגן ולתחזק את המסמכים המקוריים שלך, מומלץ גם ליצור עותקים אלקטרוניים של מסמכים אלה. זה יכול להיות שימושי במקרה שקורה משהו לעותקים הקשיחים - אבודים, פגומים, נהרסים וכו '.
- זכור לגבות ללא הרף את העותקים האלקטרוניים שלך כדי לוודא שרשת הביטחון שלך מעודכנת.
שיטה 2 מתוך 3: ארגון קבצים אלקטרוניים
- 1בחר ארגון מבוסס עובדים או מבוסס מסמכים. כדי לארגן קבצים אלקטרוניים, עליך ליצור תיקיות המסבירות בבירור את השיטה הארגונית שלך. אתה יכול לארגן קבצים לפי עובד, ובמקרה זה תהיה לך תיקיה עם שם העובד המכילה את כל המסמכים הקשורים. בתוך תיקיית העובד, אתה יכול לכלול תיקיות משנה אחרות כדי לסייע בארגון נוסף (למשל, "הערכות ביצועים"). לחלופין, אתה יכול לבחור לארגן אותם לפי סוג קובץ, ובמקרה זה תהיה לך תיקייה עם סוג המסמך כתווית (כמו "הערכות ביצועים" או "חומרי יישום") ותכלול את המידע של כל עובד בתיקיית משנה שכותרתה בצורה ברורה. לא משנה באיזו שיטה ארגונית תבחר - הכל מסתכם בהעדפה האישית שלך.
כשמארגנים קבצי כוח אדם אלקטרוניים, חשוב שתתייג קבצים בצורה נכונה וברורה. - 2תייגו את תיקיות הקבצים בזהירות. כאשר ארגון קבצי אנשים אלקטרוניים, זה חיוני כי לך תווית קבצים בצורה נכונה בעליל. כל מי שניגש לקבצים אמור להיות מסוגל להבין את התווית שאתה מקצה לקובץ.
- דאג לתייג שמות עובדים באופן עקבי: "שם משפחה, שם פרטי."
- דוגמה למסמך שכותרתו ברורה יכולה להיות "Smith.John.PerformanceEvaluation.April2017." שם קובץ זה אומר לך את שם העובד, את סוג המסמך ואת התאריך.
- דוגמה למסמך שתויג בצורה לא ברורה יכול להיות "SmithEvaluationApril". שם קובץ זה אומר לך את שם המשפחה של העובד, אך זה עלול לבלבל אם יש יותר מעובד אחד עם שם המשפחה "סמית". זה גם לא מציין בבירור איזה סוג הערכה או השנה, רק החודש.
- זה יעזור במניעת אובדן או מיקומם של קבצים, ויאפשר לאנשים למצוא אותם בקלות בעת הצורך.
- 3גבה את קבציך. יש לגבות את כל קבצי כוח האדם האלקטרוניים בצורת נייר עם העתקה, בכונן קשיח אחר או באחסון ענן מאובטח. אתה לא רוצה לאבד את כל קבצי כוח האדם שלך אם קורה משהו למערכת שלך או למחשב שבו אתה שומר את המידע.
- יש לבצע גיבויים באופן קבוע על מנת להבטיח שכל קבצי כוח האדם נשמרים ומוגנים תמיד. כלל אצבע טוב הוא לגבות את הקבצים שלך אחת ל -4-6 שבועות, אם כי מספר זה ישתנה בהתאם לכמה עובדים וקבצים שיש לעסק שלך.
שיטה 3 מתוך 3: נקיטת אמצעי הזהירות המתאימים
- 1שמור את כל העותקים הקשיחים המכילים מידע רגיש בארון נעול ומאובטח. אם ברשותך קבצי כוח אדם המכילים מידע רגיש אודות עובדי החברה, יש לשמור את המסמכים הללו במנעול ובמפתח בכל עת כדי למנוע גישה בלתי מורשית. וודא כי רק לאנשים מורשים יש גישה למפתחות הנעילים את הארונות הללו.
- זה כולל כל מסמך המכיל מידע הקשור למידע רפואי, מוגבלות, גיל, גזע, מין, מוצא לאומי, אמונות דתיות, מצב משפחתי או מידע מזהה אחר (כמו מספרי ביטוח לאומי).
- כדאי לשקול השקעה בארון עמיד באש, אם כי יש לזכור כי ארונות אלו יכולים להיות יקרים למדי. אז תצטרך לשקול את היתרונות שיש בכך הגנה נוספת לעומת הסתמכות על העותקים האלקטרוניים שלך כגיבויים.
עבור סוג זה של ארגון, יהיה עליך לקבץ קבצים לפי סוג מסמך, תוך שמירה על כל הקבצים הדומים לכל עובד. - 2הגן על קבצים אלקטרוניים רגישים באמצעות סיסמאות. הקפידו ליישם נוהל אימות לכל קבצים אלקטרוניים שיש לשמור עליהם מטעמי פרטיות. רק לאנשים מסוימים צריכה להיות גישה לקבצים אלה, אז השתמשו בסיסמאות כדי להגן על המידע.
- מהנדס הרשת של החברה שלך או איש מקצוע בתחום ה- IT אמור להיות מסוגל לעזור לך להפעיל סיסמאות בתיקיות קבצים מסוימות.
- 3תנו למחלקת השכר לשמור על קבצי שכר משלהם. יש לדרוש ממחלקת השכר לארגן ולאבטח את התיקים שלהם. מכיוון שסוגי מסמכים אלה כמעט תמיד מכילים מידע רגיש, הגישה חייבת להיות מוגבלת מאוד. רק למנהלי שכר תהיה גישה לקבצים נעולים ומאובטחים אלה.
- זה כולל דברים כמו W-4s, מידע על שכר, קישוטים, רישומי שמירה על זמן וטפסי הלנת מדינה.
- ייתכן שמחלקות אחרות צריכות לעקוב אחר התיעוד שלהן. לדוגמא, משאבי אנוש עשויים להזדקק לשמירה על מסמכים הקשורים לבריאות העובדים וההיסטוריה הרפואית שלהם, תלונות בין משרדים או כל פעולה משמעתית הקשורה להתנהגות העובדים.
קרא גם: כיצד לנהל תזרים מזומנים לעסק?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
