כיצד לנתח תהליך עסקי?
כדי לנתח תהליך עסקי, התחל בשיחה עם אנשי הצוות המעורבים. הם יכולים לעזור לך לזהות את מרכיבי המפתח של התהליך, כגון המשאבים הדרושים להם והצעדים שהם נוקטים כדי להשלים כל משימה הכרוכה בתהליך. לאחר מכן, צור תרשים זרימה כדי לתעד את כל חלקי התהליך. ברגע שיש לך מושג כיצד התהליך עובד והיכן יהיה צורך לשפר אותו, סיעור מוחות עם חברי הצוות שלך כדי למצוא פתרונות לכל הבעיות שגילית. המשך לקרוא לקבלת טיפים נוספים ממחברנו העסקי, כולל כיצד להבין יצירת תהליך עסקי!
כדי להבין כיצד לנתח תהליך עסקי, עליך לשקול כיצד נוצר תהליך.
תהליך עסקי הוא מערכת המשמשת את החברה להשגת מטרה. ניתן להגדיר זאת גם כמערכת שלבים המשמשת ליצירת ערך ללקוחות. מנהלים מנתחים תהליכים עסקיים כדי לשפוט עד כמה תהליך מסוים עובד. המנהל מנתח תחילה את התהליך הנוכחי. לאחר בדיקה זו, ההנהלה עשויה להחליט על שינויים לשיפור התהליך הקיים. התהליך המשופר עשוי לסייע לחברה לחסוך זמן, להוזיל עלויות או ליצור מוצר רצוי יותר עבור הלקוחות.
חלק 1 מתוך 2: קביעת אופן יצירת תהליכים עסקיים
- 1הגדר תהליך עסקי. תהליך עסקי מתייחס לפעילויות שעובדים מבצעים ביום יום שמגשימות מטרה ארגונית. התהליך מייצג את מה שעושה חברה כדי להגיע ליעד מסוים. תהליך עסקי צריך לכסות כל וריאציה או חריגה לתהליך. כדי להבין כיצד לנתח תהליך עסקי, עליך לשקול כיצד נוצר תהליך.
- שקול את היקף המשימה. נניח שאתה מעדכן את התהליך שבו אתה משתמש לשליחת חשבוניות ללקוחות. היקף המשימה מתייחס עד כמה המשימה נרחבת. במקרה זה, נניח שההיקף הוא כל חשבונית שנשלחת ללקוח. אתה קובע שבממוצע אתה שולח 200 חשבוניות בחודש.
- קבע את התוצאה הרצויה שלך. חשוב על מה אתה רוצה להשיג באמצעות התהליך. במקרה זה, אתה מעוניין שהחשבונית המדויקת תישלח לכל לקוח ברגע שנמסר המוצר שלך. תשלח עותק קשיח של החשבונית כשתשלח את ההזמנה. כמו כן, תשלח את החשבונית בדוא"ל לכל לקוח.
- שימו לב שתת-תהליכים קיימים בתוך תהליכים. ככל שהתהליך ספציפי יותר, כך קל יותר לנתח ולשפר.
- תעד את התהליך העסקי. אתה יכול לתעד את התהליך כרשימת שלבים וגם לשקול ליצור תרשים זרימה. תהליך לרוב יעבור בין מחלקות שונות בארגון גדול. תהליך החשבונית שלך, למשל, יערב את מחלקת החיובים ואת תחום החשבונאות שלך.
- הגדר את המחלקות או הפונקציות של הגופים בתהליכים, כמו גם כל קלט והוצא. לדוגמא, ביצוע שכר דורש תשומות מהפקה לאנשים ולשעות עבודה, שיעורי שכר והשתתפות עצמית בשכר ממחלקת משאבי אנוש וכו '
- רשמו חריגים כלשהם לתהליך. כמעט לכל הליך עסקי יהיו חריגים או שינויים. לדוגמא, ייתכן שיש לך לקוחות מסוימים המקבלים הנחות גדולות. לקוחות אלה מזמינים מכם כמות גדולה של מוצרים. ההנחות הגדולות מחייבות את עובדי החיוב לעקוף את ההנחות המחושבות בתוכנת החשבונית שלך. יש להזין את ההנחה הגדולה יותר באופן ידני כדי ליצור חשבונית מדויקת.
- 2תעד את התהליך העסקי שלך וחשוב איזה סוג של תהליך יצרת. הפרדת כל תהליך לפי סוג יכולה לעזור לך לנתח את התהליך ולבצע שיפורים. אם שני תהליכים הם מאותו הסוג, שיפורי התהליך שלהם עשויים להיות דומים. תהליך מסוים עשוי להיות תהליך הפעלה, תמיכה או ניהול.
- הפעולות שלך מתייחסות למשימות היום יומיות שאתה מבצע כדי לספק מוצר או שירות ללקוח. ניתן לחשוב על תהליך החשבונית של הלקוח כתהליך הפעלה. חשוב לך לשלוח חשבוניות מדויקות ללקוחות כדי שתוכל לגבות את התשלומים שלהם במהירות.
- תהליך תמיכה, כשמו כן הוא, תומך בפעילות משרדך. מחלקת משאבי אנוש (HR) היא דוגמה טובה לאזור תמיכה. משאבי אנוש עוזרים למנהל מחלקת החשבוניות בראיונות ושכירת עובדים חדשים. HR אמנם לא מעורב ישירות עם לקוחות, אך הם תומכים במחלקות תפעול.
- כל ארגון זקוק להנהלה שתנהל את הכיוון הכללי של העסק. תהליך תכנון ויישום תקציב הוא תהליך ניהול. כל חברה צריכה לקיים תהליך רשמי ליצירת תקציב. תהליך זה אמור לדרוש מההנהלה לדון בתקציב המחלקה שלהם עם מנהל הכספים הראשי של המשרד.
תרשים זרימה של תהליכים יכול לעזור לכם לדמיין תהליך עסקי. - 3ניתוח התהליך העסקי לסימני חוסר יעילות בתהליך. תהליך עסקי מורכב מתשומות ופלטים. עבודה, אנרגיה, חומרים וציוד הוני נחשבים לתשומות. קלט הוא נכס שאתה משתמש בו כדי לייצר הכנסות ורווחים. תפוקה, לעומת זאת, היא מוצר או שירות פיזי. תשומות נכנסות לתהליך שלך ויוצרות פלט. עליך לבצע ניתוח כדי למצוא חוסר יעילות.
- התהליך שלך צריך להשתמש בתשומות ביעילות כדי לייצר תפוקות. אמור, למשל, שאתה מנהל רשת בחנויות לתיקון רכב. התשומות שלך הן עבודה, ציוד וחלקי תיקון. התפוקה שלך היא רכב לקוח מתוקן.
- זמני תיקון ארוכים או צבר גדול בעבודה הם אינדיקציה לכך שמשהו לא בסדר בתהליך שלך. הבעיה עשויה להיות שאתה מתזמן תיקונים קרוב מדי זה לזה.
- אם עלות החלקים החלופיים שלך גבוהה בהרבה ממה שתקצבת, זה עוד אינדיקציה שמשהו לא בסדר. באופן ספציפי, ייתכן שיש לך בעיה עם מחלקת הרכש שלך, או עם הספקים שמוכרים לך חלקים
- על סמך הבעיות שאתה מזהה, החליט אילו תהליכים יש לשפר. אם אתה צריך לתעדף בין מספר תהליכים, בחר את התהליך שיש לו את ההשפעה הגדולה ביותר על העסק שלך. לדוגמה, ייתכן שתרצה לתקן תחילה את תהליך זמן ההמתנה. זמני המתנה ארוכים עלולים לגרום לכם לאבד לקוחות. הפוך את תיקון התהליך לעדיפות הראשונה שלך.
חלק 2 מתוך 2: ניתוח התהליך העסקי שלך
- 1שוחח עם אנשי מפתח על התהליך. ברגע שאתה מזהה תהליך לתיקון, דון בתהליך עם האנשים האחראים ליישום. קח את הזמן לראיין משתתפים מרכזיים, ובקש מהם לזהות שיפורים פוטנציאליים.
- שאל את הצוות שלך מה הם עושים ולמה הם עושים את זה.
- קבע את התשומות הדרושות לביצוע כל משימה והיכן אתה משיג כל קלט. אם אתה מייצר, למשל, ג'ינס ג'ינס, עליך לדעת מי מספק את הג'ינס שלך ובאיזו תדירות הספק שולח לך את חומר הג'ינס.
- זהה את התפוקות של כל משימה ומי מקבל את הפלט. אם אתה מנהל חנות לתיקון רכב, צוות התיקונים שלך צריך לתעד את העבודה שהם מבצעים. צוות התיקונים צריך להעביר את המידע הזה למחלקת החיוב שלך. אזור החיוב מייצר חשבון עבור הלקוח
- בקש הצעות כיצד לפתור חוסר יעילות בתהליך שהצוות שלך חושף.
תהליך עסקי צריך לכסות כל וריאציה או חריגה לתהליך. - 2צור תרשים זרימה של תהליכים עסקיים לכל תהליך. תרשים זרימה של תהליכים יכול לעזור לכם לדמיין תהליך עסקי. באפשרותך להשתמש בתיעוד מדיוני התהליך שלך כדי ליצור את תרשים הזרימה. תרשים הזרימה אמור להכיל את כל השלבים הנדרשים להשלמת תהליך עסקי מסוים.
- חשוב לציין כי תרשים זרימה של תהליכים עסקיים אמור להכיל רק את הנהלים המוגדרים שעליהם העובדים צריכים לעקוב.
- ניתן להכין תרשימי זרימה באופן ידני או באמצעות תוכנה. ניתן להשתמש במעבדי תמלילים ובתוכניות גיליונות אלקטרוניים עם פונקציונליות תרשימים. אתה יכול גם למצוא תוכנה שנועדה לצייר תרשימי זרימה.
- תרשים הזרימה הוא כלי מצוין לראות בבירור את התהליך העסקי שלפניכם. כלי ויזואלי זה יכול להקל הרבה יותר על זיהוי ותיקון חוסר יעילות.
- לאחר שתבצע שינויים בתהליך, עיין בתוצאות ובדוק אם התהליך ביצע את השיפורים שציפית. אם לא, יש לנתח את התהליך שוב ולנסות לזהות תחומי שיפור. ניתוח תהליכים אמור להיות משימה מתמשכת עבור העסק שלך.
תהליך עסקי מתייחס לפעילויות שעובדים מבצעים ביום יום שמגשימות מטרה ארגונית. - 3ערכו סיעור מוחות כדי למצוא שיפורים בתהליכים. תהליכים רבים מערבים יותר ממחלקה אחת בעסק שלך. מפגשים קבוצתיים יכולים לזהות חוסר יעילות בתהליך המשפיעים על יותר ממחלקה אחת. מפגשים אלה יכולים גם לאמת את המידע שנמסר במהלך הראיונות האישיים שלך עם המשתתפים.
- סיכמו את המידע שקיבלתם והפיצו אותו למשתתפים בתהליך. זה צריך לכלול גם את המשתתפים שראיינת וגם אחרים שלא ראיינת. בקש משוב מכולם. המשוב יספק הנחיות נוספות לניתוח שלך.
- מידע המתקבל מהמשתתפים בתהליך אמור לספק לך מושג ברור כיצד התהליך עובד ומה הנושאים שלו.
- הדיונים עם הצוות הופכים לבסיס לשינויים בתהליך. השינויים שלך עשויים להפחית עלויות, להפחית את זמן המחזור, לפשט תהליך או לשפר את שירות הלקוחות.
תגובות (4)
- מאמר זה הוא חלק מהנושא שלי לרצ'רצ'ה בנושא דוקטורט, זרימת נתונים בתהליך העסקי.
- התאמה למתודולוגיית Six Sigma עוזרת מאוד.
- אני יועץ לאנליסטים עסקיים ואני עובד עם חברות קטנות. המאמר עזר לי להסביר טוב יותר לבעלים במה אני מנסה לעזור.
- נחמד מאוד ואינפורמטיבי. תודה על מתן השירות היקר הזה!
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
