כיצד להקליט מיילים עסקיים?
אם אתה משתמש באפליקציית טלפון חכם כדי להקליט מיילים עסקיים שלך, שמור תיעוד נפרד של אותם במקומות אחרים, כגון בגיליון אלקטרוני במחשב שלך.
אם אתה עצמאי או בעל עסק משלך, ממשלות רבות, כולל הממשלה הפדרלית בארה"ב, מאפשרות לך לנכות עלויות תחבורה הקשורות לעסקים כהוצאה עסקית על המסים שלך. כדי לקחת ניכוי זה, חישב נכון את הקילומטראז 'ושמור יומנים מדויקים. רשומות אלה יגנו עליך במקרה של ביקורת. במקום לקחת ניכוי קילומטראז רגיל, ייתכן שתוכל לנכות את ההוצאות שלך בפועל. אמנם זה דורש שמירת רשומות נוספות, אך זה עשוי לאפשר לך לבצע ניכוי גדול יותר.
שיטה 1 מתוך 3: חישוב קילומטראז '
- 1הקלט את קריאות מד המרחק שלך. הדרך הכי פשוטה לרשום מיילים עסקיים, והדרך המועדפת על ידי מס הכנסה, היא לרשום את קריאות מד המרחק של מכוניתך כאשר אתה מתחיל ומסיים את הנסיעה. ההבדל הוא קילומטראז 'שלך.
- זה יקבל את הקילומטראז 'המדויק ביותר לטיול שלך. בעוד שכתיבת קריאת מד המרחק שלך בתחילת ובסוף כל נסיעה דורשת מאמץ, בסופו של דבר זה יהפוך להרגל.
- אם אתה נוסע הרבה, אתה עלול למצוא תועלת רבה יותר באמצעות קריאות מד מרחק בפועל. בדרך זו, אתה מקבל אשראי על אותה תקופה שהיית צריך לנסוע בבלוק 3 פעמים בהמתנה ללקוח שיגיע, או על נסיעה דרך חניון מלא בחיפוש אחר מקום.
- 2השתמש ב- GPS כדי למצוא קילומטראז 'לאחר מעשה. אם אינך מתעד את קריאות מד המרחק ברכב שלך בתחילת ובסוף הנסיעה, חבר את כתובת ההתחלה והסיום שלך ל- GPS או ליישום מיפוי והשתמש בקילומטראז 'המסופק.
- בדוק פעמיים את המסלול שנבחר על ידי האפליקציה שבה אתה משתמש וודא שזה היה אותו מסלול שעשית. בעת שימוש בשיטה זו, ייתכן שתרצה להדפיס עותק נייר של המסלול והקילומטרז 'בכדי לשמור ביומני הקילומטראז' שלך.
- בשיטת חישוב זו אינך מצליח להוסיף קילומטר או שניים למרחק שעברת בחיפוש אחר מקום חניה או עצירה כדי להשיג אוכל. אתה יכול לנכות רק את הקילומטראז 'שאתה יכול לבסס.
- 3עקוב אחר קילומטראז 'שלך באמצעות אפליקציית טלפון חכם. ישנן מספר אפליקציות לטלפונים חכמים, כגון MileIQ ו- Hurdlr, שיכולות לעזור לך להקליט את הקילומטר של העסק שלך ביתר קלות. ומכיוון שרשומות חשבונות נשמרות בדרך כלל בענן, אתה יכול לגשת אליהם בכל מקום.
- אם אתה משתמש באפליקציית טלפון חכם כדי להקליט מיילים עסקיים שלך, שמור תיעוד נפרד מהם במקום אחר, כגון בגיליון אלקטרוני במחשב שלך. השג לפחות עותק אחד של יומני הקילומטראז 'שלך למקרה שיום אחד אתה כבר לא יכול לגשת לחשבונך באפליקציה.
סכם את הקילומטראז 'העסקי שלך מיומני הקילומטראז' העסקיים שלך.
שיטה 2 מתוך 3: יצירת יומני קילומטראז '
- 1טיולי שיא לנסיעות עסקים. אתה יכול לקנות יומני קילומטראז שהודפסו מראש בחנויות רבות בהנחות או ציוד משרדי. אתה יכול גם ליצור משלך באמצעות כל תוכנית בסיסית לגיליונות אלקטרוניים. השתמש ביומן זה כדי להזין את הקילומטראז 'לכל נסיעת עסקים שתבצע במהלך השנה.
- מספר הקילומטרים לטיולים שאתה מבצע למטרה עסקית, כמו נסיעה לעיר אחרת לפגישה או ביקור אצל לקוחות או לקוחות, עשוי להיות מנוכה ממס. הוצאות נסיעה, כגון נסיעה מהבית למקום העבודה שלך, בדרך כלל אינן.
- הוצאות ללא השתתפות עצמית כוללות טיולים נוספים שנעשו לאחר שעות העבודה, אם אתה הולך למקום העבודה הרגיל שלך.
- אתה יכול, עם זאת, לנכות נסיעות למקומות עבודה זמניים. זה ייכנס לתפקיד אם, למשל, אתה קבלן שעובד בבית לקוחות שונים.
- 2כלול את התאריך והיעד לכל נסיעה. הכנס עמודה אחת בגיליון האלקטרוני של יומן הקילומטרים שלך לתאריך הנסיעה ועמודה אחרת לאן נסעת. היה ספציפי ככל האפשר כדי שניתן יהיה לזהות את הטיול מאוחר יותר.
- ייתכן שתרצה גם עמודה שתתעד מהיכן נסעת. אם אתה נוסע תמיד מאותו מקום (כגון הבית או המשרד), לא יהיה צורך בטור זה. עם זאת, אם אתה נוסע לעתים קרובות בין מיקומי לקוחות או אתרי עבודה זמניים, ייתכן שמיקום ההתחלה שלך הוא מידע חשוב.
- 3ציין את מטרת הנסיעה בצורה ברורה. יתכן שלא תוכלו לזהות את הנסיעה אך ורק מהיעד זמן רב לאחר מעשה. מתן מקום לתיאור מטרת הטיול עשוי לעזור לכם להיזכר בהמשך.
- זה יכול לעזור גם להבחין בין טיולים דומים. לדוגמה, אם אתה מבצע באופן שגרתי נסיעות לבירת המדינה שלך לצורך עסקים, היית רוצה לדעת מה המטרה של כל נסיעה.
- כלול הערות של כל תיעוד נוסף שברשותך, כגון חשבוניות מכירה, אשר יבססו את מטרת הנסיעה.
- 4כתוב בקריאות מד מרחק או בקילומטראז 'כולל. אם אתה מחשב מיילים עסקיים שלך באמצעות קריאות מד המרחק שלך, תרצה 3 עמודות: שתיים לקילומטראז 'ההתחלתי והסיום שלך, ואז אחת נוספת להבדל בין השניים.
- אם השתמשת באפליקציית GPS או בשיטה אחרת לחישוב הקילומטראז ', ייתכן שתרצה פשוט עמודה אחת לקילומטראז'.
- סכם את עמודת הקילומטראז 'בתחתית הגיליון האלקטרוני, כך שיש לך את המספר הזה להחזר המס שלך מבלי שתצטרך להוסיף בעצמך את כל העמודה.
- 5עדכן את יומניך בזמן. מס הכנסה לא בהכרח דורש שתזין קילומטראז 'כל יום. עם זאת, עליך לעדכן את יומני הקילומטראז 'לפחות פעם בשבוע, גם אם אינך מבצע נסיעות עסקים תכופות.
- אם יש לך מספר נסיעות ליום אחד, כל אחת מהטיולים אמורה להיות ערך נפרד. רבים מהפרטים יהיו שונים. כניסה גנרית עם קילומטרים למשך יום שלם, ככל הנראה לא תעבור לגביה אם חזרתך הייתה מבוקרת.
- 6שמור את יומניך במשך 3 שנים לאחר הגשת ההחזר. כאשר אתה מגיש את החזר המס שלך, שמור את יומני הקילומטראז 'יחד עם כל קבצי העסק האחרים שלך הקשורים למיסים שלך לאותה שנה. אם מס הכנסה מבקר את החזר המס שלך, יהיה עליך להפיק את הרשומות האלה.
- מס הכנסה אינו מאפשר לאמוד הוצאות עסק, לרבות הוצאות קילומטראז, לצורך ניכוי. זה חל אם אתה משתמש בשיעור הקילומטראז 'הרגיל או בהוצאות בפועל. אם אינך יכול להוכיח שההוצאה נוצרה וכי היא נועדה למטרה עסקית, הניכוי לא יאושר ותוכל בסופו של דבר לחייב את כספי מס הכנסה.
ישנן מספר אפליקציות לטלפונים חכמים, כגון MileIQ ו- Hurdlr, שיכולות לעזור לך להקליט את הקילומטרים העסקיים שלך ביתר קלות.
שיטה 3 מתוך 3: השוואת הוצאות בפועל
- 1אשר שאתה יכול להשתמש בהוצאות בפועל. ניכוי הוצאות בפועל דורש הרבה יותר עבודה מאשר פשוט להשתמש בשיעור הקילומטראז 'הסטנדרטי. לפני שתשקיע את כל המאמצים האלה, בדוק את כללי מס הכנסה כדי לוודא ששיטה זו זמינה עבורך.
- אם אתה הבעלים של המכונית בה אתה משתמש לעסקים, השתמש בשיעור הקילומטראז 'הסטנדרטי בשנה הראשונה בה הרכב זמין לשימושך לעסקים. זה שומר על הבחירה. לאחר אותה שנה ראשונה, תוכל להשתמש בהוצאות בפועל או בשיעור הקילומטראז 'הרגיל, העדיף לך. עם זאת, אם לא השתמשת בשיעור הקילומטראז 'הרגיל באותה שנה ראשונה, אתה תקוע בהוצאות בפועל כל עוד אתה הבעלים של המכונית ההיא.
- אם אתם שוכרים את הרכב, אינכם יכולים לנכות הוצאות בפועל. עליך להשתמש בשיעור הקילומטראז 'הסטנדרטי למשך תקופת השכירות.
- 2רשום את מספר הקילומטראז 'הכולל של מכוניתך בתחילת השנה ובסיומה. אם אתה משתמש ברכב שלך הן עבור הוצאות עסקיות והן עבור הוצאות אישיות, עליך לקבוע איזה חלק מהשימוש שלך הוא לעסקים. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא באחוזים מקילומטראז '.
- הפחית את הקילומטראז 'שלך בתחילת השנה מהקילומטראז' שלך בסוף השנה. זה נותן לך את קילומטראז 'שלך לשנה.
- 3קבע את חלק השימוש הכללי שהיה לעסקים. סכם את הקילומטרז 'העסקי שלך מיומני הקילומטראז' העסקיים שלך. חלק את המספר במספר הקילומטראז 'הכולל שלך לשנה כדי לקבל את אחוז השימוש הכולל של המכונית שלך שהיה בשימוש עסקי.
- לדוגמא, נניח שאתה קבלן שנהג ברכב שלך 20000 מיילים במהלך השנה. מתוך הקילומטראז 'הכולל, 12000 מיילים היו מיילים עסקיים. אתה יכול לנכות 60 אחוז מההוצאות שלך בפועל על המסים שלך.
- 4אסוף קבלות ורישומים אחרים עבור הוצאות רכב. ההוצאות המותרות כוללות דלק, נפט, צמיגים, תיקונים ותחזוקה, ביטוח, דמי תיוג ורישום ופחת רכבך. כדי לחשב את הפחת, תשתמש בטבלת הפחתים המתאימה של מס הכנסה.
- קבלות אינן נדרשות עבור חלק מההוצאות, אך עדיין עליך להיות הוכחת ההוצאה. לדוגמה, אם ביטוח הרכב שלך הוא אותו סכום מדי חודש, אתה יכול פשוט להכפיל את התשלום החודשי שלך ב- 12 ולהשתמש בנתון זה. עם זאת, במקרה של ביקורת יהיה עליכם להוכיח את ההוצאה, למשל באמצעות קבלת רישומי התשלומים מחברת הביטוח שלכם.
- אם אין לך קבלה על הוצאה, אל תנכה אותה. במקרה של ביקורת, מותר לך רק את הניכויים שאתה יכול לתמוך בקבלה או בראיות אחרות.
- 5חשב את החלק העסקי מסך ההוצאות שלך. ברגע שיש לך נתון לסך ההוצאות שלך, הכפל אותו באחוז שהוקצה לשימוש עסקי כדי לקבוע את הסכום שאתה יכול לנכות על המס שלך.
- כל ההוצאות בפועל ניתנות לניכוי רק אם לעולם אינך משתמש ברכב המדובר מסיבות אישיות.
- אם הייתם מזנחים לרשום את קריאות מד המרחק בתחילת השנה ובסוף השנה, תצטרכו לחלק את ההוצאות לפי מה שהשתמשתם בפועל לעסקים. ללא קריאות מד המרחק, בדרך כלל לא תוכל לתפוס הוצאות כגון ביטוח ורישום, אלא אם כן המכונית שלך משמשת רק לעסקים.
- 6בדוק את ההוצאות בפועל מול שיעור הקילומטראז '. לאחר שקבעת כמה אתה יכול לנכות בהוצאות בפועל, הכפל את המיילים העסקיים שלך בשיעור הקילומטראז 'הרגיל ובדוק איזו ניכוי גדול יותר.
- בתנאי שתוכל לבחור בין שתי השיטות, אתה רשאי לבחור את הניכוי הגבוה יותר.
- טיול שלם הוא הוצאה עסקית לניכוי אם לא הייתה לכם שליטה מהותית על סידור הטיול ההוא - גם אם עסקתם בפעילות אישית או בהנאה בזמן שהותכם שם.
- הוצאות רכב אחרות, כגון עבור חניה או אגרה, ניתנות בניכוי נפרד. הם אינם כלולים בשיעור הקילומטראז 'הרגיל או בהוצאות בפועל.
- אם אתה חושב שאתה רוצה להשתמש בהוצאות בפועל, כרטיס אשראי ייעודי בו אתה משתמש אך ורק להוצאות אוטומטיות הוא דרך טובה לנהל רישומים. בסוף השנה תוכלו פשוט להשתמש בהצהרות של כרטיסי אשראי.
לאחר שקבעת כמה אתה יכול לנכות בהוצאות בפועל, הכפל את המיילים העסקיים שלך בשיעור הקילומטראז 'הרגיל ובדוק איזו ניכוי גדול יותר.
- מאמר זה מכסה בעיקר כללי מס הכנסה להקלטת מיילים עסקיים לצרכי מס פדרליים בארה"ב. אם אתה גר במדינה אחרת, עקוב עם עורך דין או איש מקצוע מוסמך בקרבתך.
- אם הטיול שלך היה בעיקר מסיבות אישיות, הנסיעות עצמן אינן נחשבות כהוצאה עסקית בהשתתפות עצמית. עם זאת, תוכלו לנכות כל הוצאות עסקיות שהוצאתם בזמן הנסיעה.
- היזהר במיוחד אם אתה תובע את הרכב שלך במאה אחוז לשימוש עסקי, במיוחד אם אתה עובד עם חברת מניות נסיעה כגון Uber או Lyft. זהו דגל אדום ביקורת, וצפויים לייצר רשומות הכוללות את התאריך, הקילומטראז 'והמטרה לכל נסיעה שנעשתה אי פעם ברכב.
- אינך יכול לנכות גם את קילומטראז 'וגם את ההוצאות בפועל לשימוש ברכב שלך. בעוד שאתה חופשי לבחור את הניכוי הגדול יותר, עליך לבחור אחת. לא משנה שתבחרו, וודאו כי ברשותכם הרשומות לגיבוי הניכוי שתבעת במקרה של ביקורת.
קרא גם: כיצד להפעיל מוקד טלפוני?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
