כיצד לתכנן אירוע חברה?
אתה רוצה לתכנן בדיוק כמה כסף אתה הולך להקצות למקום, לקייטרינג, לקישוטים וכו '.
בין אם אתם מתכננים מקצועיים ובין אם נתקעתם במשימה עבור העסק שלכם, לדעת איך לתכנן אירוע ארגוני יכול להיות מאמץ מסובך להבטיח שתכסו את כל הפרטים. מאוכל, למיקום, לאווירה ועוד, האירוע המושלם דורש תכנון ומאמץ כדי לצאת חלק.
- 1מושג את הרעיון הגדול שלך, גם העלה את הנושא שלך.
- בין אם אתם עורכים מסיבת קוקטייל, סדנה או הפיקניק של החברה, הגדרת נושא נותנת את הטון של האירוע ונותנת לכם נקודת התחלה בבחירת האוכל שלכם, המוסיקה, העיצוב שלכם ועוד.
- וודאו כי הנושא שלכם מתאים לקהל שעבורו אתם מתכננים. תוכל למצוא מגוון גדול של רעיונות נושא מקוונים כדי להתחיל בעבודה.
- 2קבעו תקציב ראשוני על ידי קביעת סכום שתוכלו להוציא על אוכל, בידור, השכרת חדרים, הזמנות וכל תוספות אחרות שתרצו לבצע עבור האירוע.
- תקציב מפורט מתאר את הסכום המקסימלי שיש לבזבז על כל היבט באירוע שלך, כמו גם את הסכום הכולל.
- אתה רוצה לתכנן בדיוק כמה כסף אתה מתכוון להקצות למקום, לקייטרינג, לקישוטים וכו ', כך שלא יהיו הפתעות בלתי צפויות ולא תעבור את הסכום שהחברה הקדישה.
- בחשבון תקציב יעזור לך להבין את סוג המקום שאתה יכול להתחיל להסתכל עליו. עלויות מסוימות יהיו בעלות נמוכה יותר בימים מסוימים בשבוע. אל תפחדו לנהל משא ומתן ולמצוא מחיר טוב יותר.
- 3התחל לקבוע פגישות כדי להציג מיקומים ולפגוש ספקים אחרים.
- דן בעלויות השכרת חדרים ומה כלול בעמלות אלה.
- קבע מהן השעות בהן תהיה לך גישה לחדר. אם אף אחד לא מזמין אותו בלילה הקודם, האם תהיה לך גישה להיכנס ולקשט או להגדיר? האם הם מספקים את כלי השירות לאוכל, או שאתה צריך להביא או לשכור מצעים, צלחות, מפיות וכלי כסף בעצמך?
- האם האוכל צריך להגיע מאותו מקום, או שאתה יכול להביא קייטרינג חיצוני?
- אם אתה יכול להביא קייטרינג משלך, התחל להיפגש עם ספקים פוטנציאליים כדי לטעום את האוכל שלהם ולקבוע את התמחור שלהם.
- לאחר ארוחות קייטרינג באירוע שלכם יכול למנוע את הטרחה בניסיון להרכיב לבד את האוכל והמשקאות. הוצאת הזמנה משאירה גם מקום מיותר לטעויות בהזמנה או לעיכובים במסירה.
- קבע אם המקום שלך דורש ממך להביא אבטחה חיצונית לאירוע שלך. זה לא רק מגן עליך מפני אחריות, אלא זה יכול לעזור למנוע מבחוץ להתרסק על המפלגה שלך.
- חפש להזמין ברמן מורשה אם המתקן שלך לא יכול לספק כזה, ואתה בוחר לשתות אלכוהול באירוע.
- גלה אם המקום יכול לספק קישוטים או שאתה צריך לספק בעצמך. בחלק מהמתקנים יש מגוון רחב של פריטים שתוכלו להשתמש בהם כמו נרות, מראות כדי להניח על השולחן, צנצנות זכוכית וכו '. אם תוכלו לנצל את כל מה שמספק בחינם, תוכלו לחסוך לא מעט בתקציב שלכם.
מאוכל, למיקום, לאווירה ועוד, האירוע המושלם דורש תכנון ומאמץ כדי לצאת חלק. - 4קבעו את התפריט שלכם עם הקייטרינג או המתקן שלכם, וקבעו את מועד ואופן ההגשה. האם זה יהיה מזנון או ארוחה מצופה? האם אתה עושה מתאבנים מבעוד מועד, ו / או שוקל בר קינוחים מאוחר יותר בערב? גהצו את הפרטים והתזמון המדויקים כדי שהאורחים שלכם לא יהיו רעבים בשום שלב.
- 5חתמו על חוזים עם הספקים שלכם וודאו שהם מספקים לכם עותק.
- 6רכשו את הקישוטים שלכם כך שיתאימו לנושא שלכם.
- 7צור ושלח את ההזמנות באמצעות דואר מסורתי או באופן אלקטרוני.
- 8הכינו ציר זמן של רשימת המטלות. אם יש פרטים שאתה עדיין צריך לכסות או שהם רגישים לזמן, ודא שיצרת רשימת ספירה לאחור כדי להישאר בראש הפרטים הקטנים.
- 9בדקו ובדקו שוב את הרשימה שלכם שבוע לפני, יום לפני ויום יום כדי לוודא שלא שכחתם דבר.
תקציב מפורט מתאר את הסכום המקסימלי שיש לבזבז על כל היבט באירוע שלך, כמו גם את הסכום הכולל. - 10יש אדם שליחויות מיועד שנבחר, כך שאתה יכול להישאר ולנצח את האירוע בזמן שאתה שולח אותו אדם חופש לכל פריטים נוספים שצריך הרים.
- בדוק עם חברת הביטוח שלך אם אתה צריך לקחת פוליסת רוכבים נוספת באירוע. אמצעי "למקרה" זה יכול להוות רשת ביטחון במקרה שתאונה לא צפויה כלשהי, למשל שריפה, פציעה או תביעה.
קרא גם: איך להיות מתמלל רפואי מהבית?
שאלות ותשובות
- מה אני מגיש בפעם הראשונה לאירועים אלה, כספק שירות?רשימה מפורטת של עלויות והסבר על שירותים, ובקשה שהמארגן ייצור איתך קשר בכל שאלה.
- מדוע אני צריך קייטרינג?לאירוע חברה עם אנשים רבים, קייטרינג הוא אידיאלי אם אתם רוצים לאכול אוכל, שכן הכנת אוכל להרבה אנשים גוזלת זמן.
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
