איך מארגנים אירוע גדול?
מי שאתה שוכר לדבר באירוע תלוי לחלוטין בסוג האירוע שאתה מארח.
להרכיב אירוע גדול יכול להרגיש מכריע בהתחלה. מהאוכל למקום, יש רק כל כך הרבה דברים שאתה צריך לקחת בחשבון! למרבה המזל, ארגון אירוע הוא הרבה יותר קל אם אתה נותן לעצמך הרבה זמן ומרחב למשימות שלך כדי לטפל בהן אחת אחת. זה עוזר גם אם יש לך כמה עמיתים לעבודה או חברים שיעזרו לך במשימות מסוימות. כל זה יהיה שווה את זה אם כי כאשר אתה רואה את החיוכים על פני האורחים שלך כאשר הם נכנסים למקום ביום הגדול!
שיטה 1 מתוך 4: הקמת התקציב שלך ומציאת מקום
- 1קבעו כמה אורחים יהיו לכם באירוע. או קחו מספר מצומצם של מספר העובדים שיהיו לכם באירוע חברה או ערכו רשימה של כל החברים שאתם מזמינים. אם אתם מוכרים כרטיסים לאירוע פתוח, העריכו כמה אנשים באזור עשויים להתעניין על פי גודל האירועים הדומים שראיתם. ברגע שיש לך מושג כמה אנשים עשויים להופיע יהיה לך מושג מה גודל המקום צריך להיות.
- אם אתם עורכים מופע או כנס אוטומטי, כמות האנשים שתגיע תלויה בכמה דוברים, חברות או ספקים שתוכלו לנעול. כדאי לכם לתקצב ולהתחיל שם קודם.
- 2התחילו לתכנן את פרטי האירוע 6-12 חודשים מראש. זה יכול לקחת הרבה זמן למצוא מקום, להבין מי קייטרינג ולתת לאורחים שלך זמן להגיב להזמנות. מכיוון שתכנון אירועים אינו המשרה המלאה שלך, עליך לתת לעצמך כרית בכדי להבין את כל הדברים האלה. אפילו לאירוע קטן יותר, תנו לעצמכם לפחות 6 חודשים לתכנן. אירועים מאסיביים עשויים לדרוש לפחות שנה של תכנון.
- אם אתה מזמין רק 25-100 איש, אתה צריך פחות זמן להתכונן. תן לעצמך לפחות 6 חודשים כדי למצוא את השטח והספקים הנכונים.
- אם אתה מקדיש את כל זמנך לתכנון האירוע ואין לך מגבלות תקציב, תוכל להרכיב אירוע גדול תוך 2-3 שבועות לאחר שתמצא מקום. המציאות היא שרוב האנשים מארגנים אירוע מחוץ לזמן שלהם ולוקחים את זה חתיכה אחת בכל פעם.
- 3צור רשימת מטלות או ציר זמן בכדי לשמור על סדר. יצירת רשימת משימות לאירוע שלך היא הדרך הטובה ביותר לוודא שלא תשכח משהו. אם אתה מתכוון לגייס עזרה לתכנון (מה שאתה צריך), צור מסמך או רשימת מאסטר הניתנת לשיתוף שלכולם יש גישה. שמור את כל הקבלות, ההפקדות והמסמכים שלך בתיקייה אחת, עם רשימת המטלות שלך למעלה כדי לשמור על סדר.
טיפ: ציר זמן מועיל אם אתה מתזמן אירוע שבו אתה מוכר כרטיסים, מכיוון שאתה עשוי להזדקק לחלק מההכנסות לכיסוי פיקדונות או ספקים. שמור את הדברים הקלים לסוף האחרון. לדוגמא, אתה יכול כנראה לשלוף קניית קישוטים חודש לפני האירוע.
- 4קבע את התקציב שלך לפני שתגבש את פרטי האירוע. או עברו על הכספים האישיים שלכם או שבו עם הצוות או המשפחה שלכם וקבעו כמה כסף תוכלו להוציא על האירוע. אם אתם מתכננים אירוע עם אחרים, צאו בנושא זה בשלב מוקדם כך שכולם יהיו באותו דף לגבי כמה כסף תוכלו להוציא.
- אל תסמוך יותר מדי על מכירת כרטיסים, תרומות או עזרה. ככל שתוכלו לכסות מבעוד מועד, כך ייטב.
- אם אתה מארח אירוע קהילתי או צדקה, פנה לעסקים מקומיים כדי למצוא נותני חסות.
- התקציב צריך להיות מבוסס על כמה שהאירוע גדול וכמה בזבזני שאתה רוצה לקבל. מסיבה קטנה במקום נמוך יכול להיות מושך יחד במחיר של 220 € -400. כנס מאסיבי עם מספר רמקולים באולם אירועים מפואר במרכז העיר עשוי לעלות 59700 € -100000 €.
- 5צור קשר ובקר במקומות כדי למצוא מקום לאירוע שלך. חפש באינטרנט כדי למצוא מקומות באזור שלך. תלוי באירוע שלכם, כדאי לכם לשקול מקומות חתונה, מוזיאונים, אולמות אירועים, מלונות או חללי אוניברסיטאות. צור קשר עם מקומות שנראים מבטיחים לערוך סיור במרחב שלהם ולהבין מה הזמינות שלהם. לאחר שתמצא מקום שנראה תקין וזמין בטווח הזמן שלך, נעל את התאריך על ידי תשלום הפיקדון.
- יהיה עליך לשלם פיקדון בכדי להחזיק ברוב המקומות. זה בדרך כלל 15-30% מהמחיר הכולל. אולם זה שונה ממקום למקום.
- לאירוע קהילתי שמתאים לילדים, צרו קשר עם כנסיות מקומיות, בתי ספר ומרכזים קהילתיים. המקומות הללו לרוב מנדבים את החלל או משכירים אותו במחיר זול.
- חלק מהמקומות יעשו עבורכם את כל הקישוטים והקייטרינג. זו בחירה מצוינת אם אתם מחפשים לצמצם את העבודה.
המציאות היא שרוב האנשים מארגנים אירוע מחוץ לזמן שלהם ולוקחים את זה חתיכה אחת בכל פעם.
שיטה 2 מתוך 4: בחירת נושא או סדר יום
- 1בחר את הפורמט על פי מטרת האירוע. אם המטרה היא לחגוג את העובדים שלכם, הם כנראה יעדיפו ריקודים, שתייה ומוסיקה. אם אתה מנסה להעלות את המודעות למטרות צדקה, ככל הנראה תרוויח מדובר או פאנל מרכזי לדבר על הנושא. בחר את פורמט האירוע על סמך מה שאתה מנסה להשיג.
- המטרה שלך עשויה להיות לבדר, ליידע, להרוויח כסף או להפיץ מודעות. זה תלוי לחלוטין במה שאתה מנסה לעשות.
- הספקים שתבחר בסופו של דבר יהיו תלויים בפורמט. סביר להניח שתוכלו לחפש עסקים קטנים כדי למכור אוכל בתערוכה, אבל תצטרכו לקנות את האוכל בעצמכם למסיבה חגיגית.
- 2כלול נושא אם האירוע הוא פנאי או חינוכי. נושא אינו דרישה, אך ייתכן שתרצה להדגיש נושא או רעיון ספציפיים להנחיית השיווק, העיצוב והפורמט של האירוע. נושא גם נותן לאורח שלך מושג למה לצפות באירוע. שים את שם הנושא על הזמנותיך וחומרי השיווק שלך.
- הנושא שלך לא צריך להיות מסובך. זה יכול להיות משהו פשוט כמו "חוגגים עובדים", או "עבודה שבוצעה היטב".
- נושא לאירוע חינוכי עשוי להיות "כוח בלמידה", ואילו באירוע צדקה יכול להיות נושא כמו " להילחם בשינויי אקלים ".
- 3צור סדר יום או לוח זמנים לפעילות לאירוע. ברגע שיש לך רעיון כיצד ייראה האירוע שלך, תוכל להתחיל לעצב לוח זמנים אמיתי לאירוע עצמו. קבע לוח זמנים לארוחת ערב, נאומים, ריקודים או שעת קוקטייל. החלט אם ברצונך לכלול חלונות ראווה או פרסים כלשהם. אינך זקוק לסדר יום קבוע למשהו כמו מסיבה, אך לכל אירוע רשמי סביר להניח שיהיה צורך בלוח זמנים.
- עבור משהו כמו חתונה, סדר היום יהיה פשוט למדי: טקס, שעת קוקטייל, ארוחת ערב וריקודים. יש לך הרבה יותר חופש לאירועים פתוחים יותר.
- אם מדובר במופע אוטומטי או במסיבה, אינכם צריכים בהכרח לוח זמנים מכיוון שהאורחים יוכלו לבדר את עצמם. זה לגמרי תלוי בך.
- זה בסדר אם האג'נדה הראשונית שלך משתנה עם התפתחות הדברים. זה יותר על יצירת תחושה לאיך האירוע ייראה.
אופן האצלה תלוי לחלוטין בסוג האירוע, אך הפרדת העבודה תהפוך אותה לניהול הרבה יותר.
שיטה 3 מתוך 4: הזמנת אורחים
- 1לעצב ולהדפיס הזמנות לאירוע רשמי. לאירוע סגור ורשמי, אתם צפויים לשלוח הזמנות רשמיות. או שתעצב את ההזמנה בעצמך או שכר מעצב שיעשה זאת עבורך. כלול את התאריך, המקום, קוד הלבוש, מגבלות האורחים וכל מידע מפתח אחר שהאורחים שלך זקוקים לו. קבל את ההזמנות מודפסות במקצועיות ושלח אותן בדואר לפחות 3-6 חודשים מראש.
- קבל את המעטפות מודפסות גם אם אתה הולך למראה מקצועי יותר.
- 2שלח הודעות אלקטרוניות או הזמנות בסיסיות למסיבה רגועה או להתכנסות. אם זה לא אירוע רציני ואתה רק מכין הרבה אנשים למסיבה, יש לך המון חופש איך אתה מזמין אנשים. אתה יכול לעצב הזמנות מנייר אם תרצה, או לשלוח פינוי פשוט באינטרנט. אתה יכול גם להודיע לאנשים באופן אינדיבידואלי באמצעות טקסט אם זה רק עבור 50-100 אנשים.
- 3השתמש במדיה החברתית כדי לפנות לציבור לאירוע פתוח. אם מישהו מסוגל להגיע או שאתה מוכר כרטיסים, שליחת הזמנות לנייר היא דרך לא יעילה לעשות זאת. במקום זאת, צור אירוע בפייסבוק ופרסם את האירוע בפלטפורמות האחרות שלך במדיה החברתית. שתף את הפוסטים בפומבי ועודד את החברים והמשפחה שלך לעשות את אותו הדבר.
- אם אתם פונים לאזור מסוים או לדמוגרפיה, הציבו עלונים או פוסטרים בכל האזור. זה רעיון טוב לאירועי קולג 'או קונצרטים מקומיים.
- 4קדם את האירוע שלך אם אתה מוכר כרטיסים או שוכר רמקולים. לאירועים אלה, צרו קשר עם תחנות הרדיו המקומיות כדי לראות מה יעלה להוציא את המילה. הכן עלונים אם מדובר באירוע שכונתי או מכללה ושקול להוציא מודעה בעיתון המקומי שלך. בדרך זו תפנה לקהל הרחב ביותר האפשרי לגרום לאנשים רבים יותר להופיע.
- לאירוע מסחרי גדול יותר, כמו מכונית או תערוכה, הקים אתר למכור כרטיסים ולקדם את האירוע שלך. שקול לפרסם את האתר שלך ברשתות חברתיות או באתרים פופולריים.
טיפ: בדוק אם יש דרכים בחינם לקדם את האירוע שלך אם זה למען צדקה. לעתים קרובות הרדיו הציבורי והטלוויזיה הציבורית ישתפו את פרטי האירוע שלך בחינם אם זה למטרה טובה.
אם אתה מקדיש את כל זמנך לתכנון האירוע ואין לך מגבלות תקציב, תוכל להרכיב אירוע גדול תוך 2-3 שבועות לאחר שתמצא מקום.
שיטה 4 מתוך 4: העסקת ספקים
- 1גייס עזרה להאצלת המשימות הנותרות במידת האפשר. להכין אירוע גדול יחד זו עבודה רבה. במידת האפשר, גייס 3-5 עמיתים לעבודה, חברים קרובים או בני משפחה לטיפול בחלק מהמשימות האחרות. הקצה לאנשים נפרדים להיות אחראים על קייטרינג, קישוט, הזמנות, דוברי אורח או מוזיקה. אופן האצלה תלוי לחלוטין בסוג האירוע, אך הפרדת העבודה תהפוך אותה לניהול הרבה יותר.
- כאשר אתה בוחר במה שאתה מתכוון להתמקד באופן אישי, בחר באיזה אלמנט באירוע הוא החשוב ביותר. לכנס, זה כנראה הדוברים. לחתונה זה כנראה הצלם, הקייטרינג והצילום. זה באמת תלוי איזה סוג אירוע אתם מארחים.
- 2קבל את האירוע עבור האירוע שלך אם זה יותר משעתיים. אם האירוע שלך לא יימשך יותר משעתיים, תוכל לדלג על האוכל. לרוב האירועים הסטנדרטיים, אתה בטח רוצה להזמין קייטרינג. צרו קשר עם חברות קייטרינג ומסעדות באזור בכדי למצוא מישהו שיוכל להתמודד עם מספר האורחים שאתם מארחים. מרבית חברות הקייטרינג יכסו גם את ההגשה וההגשה, מה שיקל על הדברים במידה ניכרת.
- אתה עדיין יכול לקבל קייטרינג לאירוע קצר יותר, אבל אנשים רבים מתכוונים לאכול אחר כך או עם בטן מלאה לפני הזמן.
- יתכן שתצטרך להשיג ברמנים נפרדים אם אתה רוצה אלכוהול באירוע.
טיפ: כשמדובר במטבח, בחרו משהו שכולם ייהנו ממנו. כמו כן, דאגו לקבל אוכל שתואם את הטון של האירוע. אירוע עניבה שחור לא ייראה תקין עם פיצה בעוד מפגש משפחתי עלול להרגיש קצת מוזר עם מטבח צרפתי מפואר.
- 3הזמינו קבוצת אירועים שתטפל ברהיטים ובעיצוב במידת הצורך. אם אתה שוכר שטח פתוח שאינו מגיע עם רהיטים, תצטרך לשכור את הרהיטים והקישוטים. הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא להזמין חברת אירועים שתטפל בקישוטים, בשולחנות ובכיסאות. אחרת, תצטרך לגרור ולהקים חבורה של רהיטים בעצמך אשר באמת יכולים להכאיב.
- לכנסים גדולים יותר, נסו לארח אותם באוניברסיטה. בבתי ספר לרוב יהיו אולמות או רהיטים שתוכלו להשתמש בהם.
- אם אתה שוכר ספקים לתערוכה, קבל את הספקים להביא דוכנים, מקומות ישיבה וחומרים משלהם במידת האפשר.
- 4גייס רכז אירועים לטיפול ביום האירוע. אתה יכול לעשות זאת בעצמך אם תרצה, אך יהיה מהנה יותר אם תזכה ליהנות מהאירוע. חפש באינטרנט או פנה למקום לקבלת המלצות. שכור מתכנן אירועים לאחר שנפגש איתם ומסר את פרטי הספק ופרטיו. הם יוודאו שהאירוע שלכם יעבור כמתוכנן ויפתור את הבעיות שעלולות להתעורר ביום האירוע.
- אתה יכול לשכור רכז אירועים שיעשה עבורך את כל המופיע במאמר זה, אך הם נוטים לגבות אלפי דולרים בהתאם לגודל האירוע שלך.
- 5קבל DJ או להקה אם אתה רוצה מוזיקה באירוע. אם אתה מארח פורום או כנס, זה לא חשוב. אתה בהחלט צריך להשיג תקליטן או להקה אם אתה מארח חתונה, מסיבה או אירוע גדול אחר. חפש באינטרנט כדי למצוא תקליטן או להקה מבוקרים שמופיעים באזור שלך. נפגש עם התקליטן או הלהקה כדי לראות את סוג המוסיקה שהם מתמחים בה. ברגע שתמצא מוזיקה לאולם שלך, נעל אותם לדייט שלך.
- כנראה שתצטרך לשלם פיקדון עבור התקליטן או הלהקה; זה לעיתים קרובות 10-20% מהמחיר הכולל שלהם..
- לחתונות, התקליטן עובד לעתים קרובות גם כמקבל.
- אם ריקודים או מוזיקה אינם מרכיב מרכזי באירוע, שקול להרכיב פלייליסט בעצמך. בחר משהו רך כמו מוזיקה ג'אז, אינסטרומנטלי או קלאסי. תנו לפלייליסט לפעול ושמרו על עוצמת הקול במהלך האירוע.
טיפ מומחהטריק מומחה: אני אוהב להתחבר עם ספקים חדשים בנוסף לשמות גדולים. ספקים חדשים תמיד מוכנים לעבוד איתך, בתקווה לפריצת דרך גדולה עבור עצמם. הם יעבדו קשה על מנת להתאים לבחירת המוסיקה הדרושה לכם לאירוע, כל עוד זה במסגרת הסגנון שלהם.
- 6שכר מארח וגייס דוברים לפורום או כנס. אתה יכול להעסיק מארח על ידי חיפוש מקוונים מקצועיים או שחבר קרוב שמיטיב לדבר בקהל יעשה זאת בשבילך. אם עומדים להיות לך דוברים אחרים, פנה מוקדם בדוא"ל כדי לראות אם הם מעוניינים באירוע. לכנסים אקדמיים, צרו קשר עם פרופסורים או מחברים בנושא. לאירועי רשת, גייס עזרה מאנשים שמצליחים בתחום העסקים שלך בכדי לתת כתובות מרכזיות.
- השתדל להתחיל בזה מוקדם ככל האפשר. זה יכול לקחת אנשים כמה שבועות עד שאנשים מגיבים ורבים מדוברים פוטנציאליים לא יהיו זמינים. נעל את המארח מוקדם כדי לוודא שמטפלים באלמנט מכריע זה.
- מי שאתה שוכר לדבר באירוע תלוי לחלוטין בסוג האירוע שאתה מארח. אתה יכול להיצמד לאנשי מקצוע ומומחים, או ליצור פאנל בסגנון פורום מלא באנשים המעוניינים לבנות את קורות החיים שלהם או לקדם את עבודתם.
- בדרך כלל אתה צריך לשלם לרמקולים אם זה לא אירוע ידוע במיוחד. אם לא תקבל מומחים ידועים, אתה כנראה יכול לברוח עם מציאת מתנדבים.
- 7קבעו שירות הסעות אם אתם מביאים אנשים לאירוע. זה חשוב יותר אם אתה מטיס אנשים מחוץ לעיר. צרו קשר עם שירות הלימוזינה, ההסעות או המוניות כדי לארגן הסעות מהמלון למקום. אינך צריך לעשות זאת, אך זו דרך נהדרת לוודא שהאורחים שלך מוצאים את המקום ומרגישים שמטפלים בו.
- אתה יכול לשכור צי הסעות כדי ללכת הלוך ושוב לנקודת איסוף אם אתה מארח את האירוע באולם אירועים גדול או באצטדיון מחוץ למטרופולין.
- אל תשכח לבדוק מעיל אם אתה מארח אירוע בחודשים הקרים יותר!
- אתה יכול גם לשאול את האורחים הפוטנציאליים שלך מה הם מעוניינים לאכול או לשמוע באירוע אם אתה רוצה לקבל מידע.
קרא גם: איך להקים סוכנות סיעוד?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
