איך לקבל מכתב התפטרות?
קיום מדיניות הפרדה מובנית מבעוד מועד יעזור לך לדעת לקבל מכתב התפטרות.
אחד ההיבטים המאתגרים יותר בניהול עובדים הוא התמודדות עם עזיבת העובד. קיום מדיניות הפרדה מובנית מבעוד מועד יעזור לך לדעת לקבל מכתב התפטרות. באמצעות כמה כישורי ניהול עסקי בסיסיים, תוכלו ללמוד להתמודד כראוי עם החלטת העובד להתפטר מהחברה שלכם באופן ידידותי.
חלק 1 מתוך 3: טיפול בעסקים (פרטים מנהליים)
- 1פיתחו מערכת לוגית לטיפול במכתבי התפטרות. אתה תראה לא מקצועי אם אין לך דרך ברורה ותמציתית להתמודד עם עובדים יוצאים.
- זה עשוי להיות מועיל שיש חבילות מידע כלליות על הפרדה לתת לעובדים שמתפטרים. אם הם יבואו אליך עם התפטרותם, הם בטח ירצו לדבר איתך על ביצוע הצעדים הנדרשים כדי שהמעבר מהחברה שלך יתנהל בצורה חלקה ככל האפשר. הצע להם ייעוץ מקצועי ושמר על מתווה מובנה לפריטים כגון חבילות פיטורין, דרישות הודעת הודעה, מתן כתובת למשלוח לתשלום סופי ותאריכי עבודה אחרונים.
- 2קבע מתי יינתנו הצעות נגד. כל התפטרות שונה והיא כוללת תרחישים עובדתיים משתנים. כמעסיק, אתה צריך לקבוע מתי הצעות נגד מקובלות ומתי אתה פשוט נותן לעובד ללכת. יש מעסיקים שמדיניותם לא לנסות להחזיק עובד שלכאורה אינו רוצה להיות שם. עם זאת, מדיניות המאפשרת משא ומתן כלשהו עשויה להיות יתרון, במיוחד כאשר העובד יקר ערך עבור הצוות שלך.
- לדוגמא, אם האדם ששולח מכתב התפטרות הוא נושא משרה בכיר או בכיר בעסק שלך, ייתכן שתרצה להבין את חששותיו ולתקן אותם כך שהעובד יישאר.
- 3נסח מכתב תשובה. כלול במערכת קבלת ההתפטרות הרגילה שלך מכתב תשובה. על המכתב לציין כי אתה מתחרט על אובדן העובד, אך מכבד ומבין את החלטתם. הודיעו להם על התאריך שקיבלתם את המכתב ותאריך יום העבודה האחרון שלהם. היו לבביים ואחלו לעובד היוצא שלכם את הטוב ביותר.
- במכתב תשובה לדוגמא עשוי להופיע:
"יקר [שם העובד],
בצער קיבלתי את הודעת ההתפטרות שלך בתאריך [הודעת ההתפטרות הוגשה]. התפטרותך אושרה ויום העבודה הסופי שלך יהיה [תאריך יום העבודה הסופי]. זה היה תענוג לעבוד איתך ובשם החברה כולה, אני רוצה לאחל לך מזל טוב בכל המאמצים העתידיים. אנא הפנה כל שאלה למשרד זה. תודה על
שירותך רב השנים. בכבוד רב [שמך]. "
- במכתב תשובה לדוגמא עשוי להופיע:
- 4הגן על מידע עסקי חסוי. אם החברה שלך נתנה גישה פרטנית לכרטיסי אשראי של החברה, חשבונות בנק, מכוניות או מחשבים ניידים או ציוד אלקטרוני אחר, ודא שהחזרתם היא. לאחר עזיבתם, בטל את הגישה של העובד למשרד באמצעות כרטיסי אבטחה ושנה את פרטי הכניסה למערכת. ההגנה על החברה שלך ועל הרכוש שלה צריכה להיות בראש רשימת העדיפויות שלך כשאתה שוקל כיצד לקבל מכתב התפטרות.
- אם עובדים נדרשים לחתום על הסכם אי תחרות כחלק מתהליך הגיוס, עיין במסמך זה עם העובד בזמן שתקבל את התפטרותם. זה יבטיח שהם מודעים לחלוטין למגבלות שלהם בפרסום מידע על החברה ויצירת קשר עם לקוחות או מקורבים לחברה.
- 5עטוף את הדברים. אם העובד המתפטר נמצא בעיצומו של פרויקט או עסקה, תביא אותו לסיים אותו. אם זה בלתי אפשרי עבורם להשלים את עומס העבודה הנוכחי שלהם לפני שהם עוזבים, גרום להם לנסח דוח המתאר מה נעשה ומה לא נותר לבטל. יידעו מה מצופה מהם לפני שהם עוזבים את החברה.
- הדריכו את העובד לספק רשימה של כתובות דואר אלקטרוני חשוב, מספרי טלפון, ואת קבצי מחשב עבור החלפתם.
- בקש מהעובד לספק כתובת למשלוח לדוחות המס ולמשכורת הסופית שלהם.
- 6קבע תאריך סיום. בדרך כלל, הנחיות משאבי אנוש מחייבות את העובד למסור התראה של שבועיים לפחות לפני התפטרותו. בתום השבועיים העובד רשאי לעזוב. בהתבסס על מה שאתה יודע על עומס העבודה הנוכחי של העובד, ייתכן שתבקש להאריך את המועד האחרון. מועדי הסיום עשויים להשתנות עם עמדת העובד בתוך החברה; אנשים עם אחריות רבה יותר יצטרכו בדרך כלל לחכות זמן רב יותר לפני שהם עוזבים את החברה באופן רשמי מאשר עובדים זוטרים בדרגה.
- במדינות שונות יש חוקים שונים לגבי הודעה. לדוגמא, בקנזס, עובד אינו צריך למסור הודעה כלשהי כאשר הוא או היא עוזבים. עם זאת, מדינות מסוימות עשויות לדרוש הודעה מוקדמת. הקפד לבדוק את החוקים המקומיים שלך כדי לוודא שתאריך הסיום שנקבע תקף.
- 7עבודה על שכירת מחליף. הדרך להחלפת העובד שעוזב עם עובד אחר אמורה להתחיל מיד. חפש בסגל המשרד שלך מועמד מקובל. בקש מהעובד היוצא הצעות למי לדעתם יתאים לתפקיד. אם לא קיימים עובדים מוסמכים בחברה שלך, פתח את תהליך הגיוס למועמדים חיצוניים. איתור והכשרה של מחליף העובד היוצא במהירות ובזמן יבטיח כי מופחתת הפרעה בזרימת העבודה.
- אם אתה יכול להעסיק את מחליפו של העובד היוצא לפני עזיבתו, הרשה לו להתאמן תחת העובד היוצא. זה יבטיח מעבר חלק.
- 8ערכו ראיון יציאה. ראיון יציאה נותן לעובד היוצא הזדמנות לדבר על החוויה שלהם איתך ולהביע את מה שהם הרגישו עובד במחלקה הספציפית שלהם או בעסק בכלל. עודד את העובד שעוזב להיות כנה בהערכתם את החברה, את עמיתיו וההנהלה במהלך ראיון היציאה. הקשיבו היטב והשתמשו בתובנות שלהם כהזדמנות ללמוד כיצד תוכלו לזהות בצורה הטובה ביותר את מחליפם ולהתאים את הציפיות לאדם הנושא בתפקיד.
- אל תשכח לברר יותר מדוע העובד רוצה לעזוב בעת קיום ראיון היציאה. בדרך כלל תהיה סיבה המפורשת במכתב ההתפטרות, אך מומלץ להעמיק במה שאפשר לעשות בכדי לגרום לעובד להישאר.
האופן שבו אתה מגיב להתפטרות עובדים משפיע ישירות על האופן שבו שאר העובדים שלך רואים אותך ומתייחסים לעובד היוצא.
חלק 2 מתוך 3: מתן הצעה נגדית
- 1החליטו אם ברצונכם לקבל את התפטרות העובד. התמקחות עם עובד על שהייה היא בדרך כלל רעיון טוב אם אתה יכול להרשות זאת לעצמך, במיוחד אם יש להם שנים רבות בחברה, הרבה ידע מוסדי ויצירת קשרים יקרי ערך שעשויים ללכת בעקבותיו לתפקידם החדש.
- 2בררו ככל שתוכלו לגבי סיבות העובד לעזיבת החברה. השתמש בהסבר זה כדי להחליט אם ניתן להתמקח עם העובד. אם העובד שלך עוזב בגלל שהוא שונא את עבודתו, אל תנסה לשמור עליהם בסביבה. עם זאת, אם הם עוזבים לעסוק בעבודה טובה יותר - עם יותר חופש, שכר טוב יותר או יוקרה רבה יותר - תוכלו לשקול לדבר עליהם על ידי הצעת נגד.
- 3אל תעכב את הבלתי נמנע. לעתים קרובות, הצעה נגדית לשימור עובד לא תשמור אותם במשרדכם בטווח הארוך. יכולות להיות סיבות מעבר לסיבות שהכירו בהן וגורמות להן לרצות לעזוב את המשרד שלך. זה לא אומר שהעובד שלך משקר, אבל הם עשויים באמת להאמין שמצבם הנוכחי שווה לשמור תמורת כסף בלבד. בדרך כלל העובדים אינם עוזבים אך ורק בגלל גודל המשכורת שלהם. לשמור עליהם בסביבה הוא פיתרון זמני שנמנע בצורה הטובה ביותר.
- 4שקול את ההודעה שאתה שולח. אם עובדים אחרים מקבלים רוח בעובדה שהצעת הצעה נגדית לעובד המתפטר שלך בכדי לגרום להם להישאר, האחרים עשויים לראות בך נואשות למנוע מאנשים לקפוץ לספינה. יתר על כן, הם עשויים לחוש שעליהם לבחון גם הזדמנויות עבודה אחרות, ולאיים לעזוב על מנת לקבל העלאה או קידום.
- 5אל תלחץ על העובד להישאר. אם מחשבתם תהיה מורכבת, לא תרוויח דבר על ידי הישענות עליהם שיישארו. אל תזלזל או תעלה ספקות לגבי איכות המשרד שאליו מצטרף העובד היוצא שלך. אם העובד בטוח פחות בהחלטתו להתפטר, לגרום לו להרגיש טיפש, אשם או אנוכי על ידי הפסקת התפקיד אינו רק לא מקצועי ומניפולטיבי, אלא גם לא לטובתך. התנהגות בלתי הולמת זו אינה מובילה של מנהיג.
- לחיצה על העובד להישאר זה רע גם להם וגם לכם. מבלי לפתור את הסיבות הבסיסיות לחוסר שביעות הרצון של העובד, אתה יוצר מתכון לאכזבה מאוחרת יותר כשהם מחליטים לעזוב.
- 6היו כנים. אל תבטיח לעובד המתפטר אחריות חדשה או שינוי בתרבות המשרד אם אינך יכול לספק זאת. כישלון כזה ימרר ללא צורך את העובד היוצא שלך, וישאיר אותם עם טעם רע בפה כאשר הם סוף סוף מבינים ששום דבר לא ישתנה.
- גם אם אתה בעל כוונה טובה, צעד אחורה ושאל מה אפשרי ומה לא אפשרי במקום העבודה שלך. למשל, אם העובד שלך רוצה עבודה שכבר מילאה מישהו אחר וזה יהיה מיותר ליצור משרה זהה, היה כנה ותודיע לעובד שאתה לא יכול לתת להם את מה שהוא רוצה.
ההגנה על החברה שלך ועל הרכוש שלה צריכה להיות בראש רשימת העדיפויות שלך כשאתה שוקל כיצד לקבל מכתב התפטרות.
חלק 3 מתוך 3: להיפרד ולהראות הערכה
- 1שמרו על קור רוח. לטפל בהתפטרות באופן מקצועי. זה חשוב במיוחד כשמספקים לך את מכתב ההתפטרות באופן אישי ומקבלים את ההודעה הראשונה על עזיבת העובד. אל תגיב רגשית. אם אתה מגיב בשלילה, העובד עלול להיעלב ולהתפרץ עליך או על עמיתיהם.
- עובד חמוץ יכול להפוך את מספר השבועות שהם נשארים בחברה לסיוט.
- היענות בעצב, בהלם או בצער, אמנם מובנת, אך עלולה להפוך את המצב למלחץ וקשה עוד יותר לעובד המתפטר.
- אל תוסיף למתח והאי נוחות של העובד על ידי בקשה ממנו להישאר (אלא אם כן אתה מציע שכר והטבות משופרות גם כן).
- 2הצע לעובד מכתב המלצה. אלה צריכים לתאר במדויק את האחריות של העובד. עבוד איתם אם הם רוצים פרטים במכתב שלהם על העבודה שהם עשו למשרדך, אך תהיה כנה וכנה. שמור על מכתבי ההמלצה שלך בקצרה ולעניין. אם לחברה המקבלת את המכתב יש שאלות, היא תפנה אליך.
- מכתבי ההמלצה ישתנו, אך טופס סטנדרטי מורכב מברכה ("יקר ככה וככה"); תיאור כיצד אתה מכיר את האדם המתפטר בו אתה מתאר את חווית העבודה שלך איתו; ומכלאה של איכויות שהופכות את העובד לאטרקטיבי בעיניך וככל הנראה למעסיק אחר. הצהירו כי העובד ימשיך להצטיין במקצוע שבחרתם. ספק את פרטי ההתקשרות שלך למרגלות המכתב והציע שאם המעסיק העתידי מעוניין בכך, אתה זמין לדבר יותר על העובד המדובר.
- ספק דוגמאות קונקרטיות לגיבוי כל הצהרת שבח שאתה משמיע. למשל, אתה יכול לכתוב, " ג'ון הראה יצירתיות בהתמדה בפתרון בעיות עיצוב." לאחר מכן, עליך לצטט שלושה או ארבעה מקרים בהם ג'ון פתר באופן יצירתי את בעיות העיצוב הנ"ל.
- 3תודיע לחבורה. שלח תזכיר או דוא"ל לעמיתיהם של העובד המתפטר והודיעו על ההתפטרות. שיידעו אותם בצער שהעובד המדובר עוזב, ובשם החברה אתה מאחל להם בהצלחה בעתידם.
- הודעת אימייל בהודעה עשויה לקרוא משהו כמו: "בצער עמוק עלי להודיע לך ש [שם העובד] יעבור לתפקיד אחר. יומם האחרון יהיה [יומו האחרון של העובד]. אנא הצטרף אלי וביקש לו / לה ובכן בכל המאמצים העתידיים. "
- 4חגגו את החלטת העובד. למרות שאתה מאוכזב לראות עובד טוב (ואולי אפילו חבר טוב) עוזב, חשוב שידעו שעבודתם ותרומתם הוערכה. ערכו מסיבת עבודה בסוף היום האחרון שלהם כדי להודיע להם. אם אינך מעוניין לקחת את זמן התפקיד מכולם, דאג לכולם להיפגש למשקאות לאחר תום יום העבודה האחרון של העובד. אם אתה חושב שאספקה אינטימית יותר מתאימה, אכל ארוחת צהריים של צוות קטן ביום האחרון של העובד.
- 5תשאיר את הדלת פתוחה. הרחב את ההזדמנות לעובד לחזור אם ימצא שהמעסיק החדש שלהם לא מסתדר. יידעו שתמיד יהיה להם בית בבית העסק שלך.
- טיפוח יחסים טובים עם עובדים יוצאים הוא עסק טוב. כאשר עובדים יוצאים מרגישים שעבודתם זכתה להערכה והם הוערכו, הם ישמשו כשגרירי רצון טוב עבור משרדך וימליצו על החברה שלך לעובדים פוטנציאליים אחרים ולעסקים או לסוכנויות שותפים. הקשרים שהעובד שלך מקבל בתפקיד הבא שלו עשויים להועיל לך גם, והם עשויים לשלוח ללקוחות או לעובדים פוטנציאליים אחרים בדרך שלך.
זה חשוב במיוחד כשמספקים לך את מכתב ההתפטרות באופן אישי ומקבלים את ההודעה הראשונה על עזיבת העובד.
- האופן שבו אתה מגיב להתפטרות עובדים משפיע באופן ישיר על האופן שבו שאר העובדים שלך רואים אותך ומתייחסים לעובד היוצא. אם אתה מגיב בכפייה, תסכול, טינה ואכזבה, העובדים שלך עשויים להתייחס לרעה לעובד היוצא. בין אם אתה מאוכזב ובין אם מרוצה מהעוזב, קבל את החלטת העובד להתפטר בגישה חיובית.
- תמיד לדרוש מהעובדים להגיש הודעת התפטרות בכתב. התפטרות מילולית ("התפטרתי!") עשויה להוביל מאוחר יותר לטענות על פיטורים לא הוגנים על ידי עובדים.
- צריבת גשרים היא אף פעם לא רעיון טוב, במיוחד כאשר מתמודדים עם עובד שמילא תפקיד קריטי בהצלחת החברה שלך.
- לכל מדינה חוקים שונים לגבי יחסי עבודה. ודא שאתה מבין ומציית לכל החוקים הממלכתיים והמקומיים שבהם אתה עובד.
קרא גם: כיצד לדווח על התעללות בילדים?
הצהרה משפטית תוכן מאמר זה מיועד לידיעתך הכללית ואינו מיועד להוות תחליף למשפט מקצועי או לייעוץ פיננסי. כמו כן, אין הכוונה להסתמך על ידי המשתמשים בקבלת החלטות השקעה כלשהן.
